PAGE教育基金會(huì)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)教育基金會(huì)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在基金會(huì)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于教育基金會(huì)及所屬各部門形成的各類檔案的管理。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指教育基金會(huì)在各項(xiàng)工作活動(dòng)中直接形成的、具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則基金會(huì)檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映基金會(huì)各項(xiàng)工作活動(dòng)的真實(shí)情況，不得篡改、偽造檔案內(nèi)容。3.完整性原則全面收集基金會(huì)在工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整，不遺漏重要文件材料。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、基金會(huì)商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、借閱和利用，提高檔案的使用效率，為基金會(huì)各項(xiàng)工作提供有力支持。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立以基金會(huì)理事長(zhǎng)為組長(zhǎng)，秘書長(zhǎng)為副組長(zhǎng)，各部門負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組。負(fù)責(zé)審定檔案管理工作規(guī)劃、制度和標(biāo)準(zhǔn)，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的重大問(wèn)題，監(jiān)督檢查檔案管理工作的執(zhí)行情況。（二）綜合管理部門綜合管理部門作為基金會(huì)檔案管理的職能部門，具體負(fù)責(zé)檔案管理工作的組織實(shí)施，履行以下職責(zé)：1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善基金會(huì)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常檔案管理工作，確保檔案的齊全完整和規(guī)范有序。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，如案卷目錄、全引目錄、電子目錄等，方便檔案的查詢利用。4.負(fù)責(zé)檔案的保管和保護(hù)工作，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，如檔案庫(kù)房、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)，確定檔案的保管期限，對(duì)已到保管期限的檔案提出存毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行處理。6.負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計(jì)工作，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。7.積極開展檔案信息化建設(shè)，將檔案信息錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理和遠(yuǎn)程查詢利用。8.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全體員工的檔案意識(shí)和檔案管理水平。9.負(fù)責(zé)向有關(guān)部門報(bào)送檔案管理工作情況和統(tǒng)計(jì)報(bào)表，接受上級(jí)主管部門和檔案行政管理部門的監(jiān)督檢查。（三）各部門兼職檔案員各部門指定一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、移交等工作，并協(xié)助綜合管理部門做好檔案管理的其他相關(guān)工作。兼職檔案員應(yīng)接受綜合管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，履行以下職責(zé)：1.負(fù)責(zé)收集本部門在工作活動(dòng)中形成的各類文件材料，按照檔案管理要求進(jìn)行初步整理，確保文件材料的齊全完整。2.定期將本部門整理好的檔案移交綜合管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助綜合管理部門開展檔案的查閱、借閱等利用工作，及時(shí)提供本部門相關(guān)檔案資料。4.負(fù)責(zé)本部門檔案的日常保管和安全保密工作，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)向綜合管理部門報(bào)告。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)文件包括上級(jí)主管部門下發(fā)的各類文件、指示、通知、批復(fù)等，以及與上級(jí)機(jī)關(guān)的往來(lái)函件、請(qǐng)示報(bào)告等。2.基金會(huì)文件基金會(huì)制定的章程、制度、規(guī)劃、計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、決議、決定、通知、通報(bào)、簡(jiǎn)報(bào)等各類文件材料。3.項(xiàng)目檔案基金會(huì)開展的各類教育項(xiàng)目文件，如項(xiàng)目申報(bào)書及批復(fù)、項(xiàng)目實(shí)施方案、項(xiàng)目預(yù)算、項(xiàng)目合同、項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、項(xiàng)目績(jī)效評(píng)估報(bào)告等。4.捐贈(zèng)檔案捐贈(zèng)協(xié)議、捐贈(zèng)款物接收清單、捐贈(zèng)證書、捐贈(zèng)儀式相關(guān)資料等。5.財(cái)務(wù)檔案會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。6.人事檔案員工招聘、錄用、考核、晉升、獎(jiǎng)懲、工資福利、培訓(xùn)、離職等人事管理文件材料。7.會(huì)議檔案基金會(huì)召開的各類會(huì)議的會(huì)議通知、會(huì)議議程、會(huì)議記錄、會(huì)議決議、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議照片等。8.活動(dòng)檔案基金會(huì)組織開展的各類教育活動(dòng)、公益活動(dòng)的策劃方案、活動(dòng)通知、活動(dòng)照片、活動(dòng)總結(jié)、活動(dòng)新聞報(bào)道等。9.其他檔案與基金會(huì)工作相關(guān)的其他具有保存價(jià)值的文件材料，如榮譽(yù)證書、資質(zhì)證明、合同協(xié)議、知識(shí)產(chǎn)權(quán)文件等。（二）收集要求1.各部門兼職檔案員應(yīng)及時(shí)收集本部門形成的文件材料，確保文件材料的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。2.對(duì)于重要文件材料，應(yīng)在形成后及時(shí)送交綜合管理部門，不得積壓或擅自留存。3.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、紙張完好無(wú)損，如有破損或褪色等情況，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.分類科學(xué)、組卷合理、排列有序、編號(hào)規(guī)范、編目準(zhǔn)確。（四）整理方法1.分類按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為文書檔案、項(xiàng)目檔案、捐贈(zèng)檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案、會(huì)議檔案、活動(dòng)檔案等類別，每類檔案再根據(jù)具體情況進(jìn)行二級(jí)分類。2.文件排列文書檔案按年度結(jié)合保管期限進(jìn)行排列，同一保管期限內(nèi)的文件按重要程度和時(shí)間順序排列；項(xiàng)目檔案按項(xiàng)目周期排列，同一項(xiàng)目的文件按文件形成先后順序排列；捐贈(zèng)檔案按捐贈(zèng)時(shí)間順序排列；財(cái)務(wù)檔案按會(huì)計(jì)年度排列；人事檔案按員工類別和時(shí)間順序排列；會(huì)議檔案按會(huì)議時(shí)間順序排列；活動(dòng)檔案按活動(dòng)時(shí)間順序排列。3.編號(hào)對(duì)每卷（件）檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。文書檔案采用年度保管期限流水號(hào)的編號(hào)方式；項(xiàng)目檔案采用項(xiàng)目編號(hào)檔案類別流水號(hào)的編號(hào)方式；捐贈(zèng)檔案采用捐贈(zèng)編號(hào)檔案類別流水號(hào)的編號(hào)方式；財(cái)務(wù)檔案采用會(huì)計(jì)年度+檔案類別+流水號(hào)的編號(hào)方式；人事檔案采用員工編號(hào)+檔案類別+流水號(hào)的編號(hào)方式；會(huì)議檔案采用會(huì)議編號(hào)檔案類別流水號(hào)的編號(hào)方式；活動(dòng)檔案采用活動(dòng)編號(hào)檔案類別流水號(hào)的編號(hào)方式。4.編目編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)目錄等。案卷目錄應(yīng)包含檔案編號(hào)、題名、年度、保管期限、起止日期、件數(shù)、頁(yè)數(shù)等內(nèi)容；卷內(nèi)目錄應(yīng)包含順序號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁(yè)號(hào)、備注等內(nèi)容。電子檔案應(yīng)建立相應(yīng)的電子目錄，便于檢索查詢。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全保管。檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案采用檔案盒、檔案柜等方式進(jìn)行保管，按照分類編號(hào)順序排列存放，便于查找和利用。2.電子檔案采用磁盤、磁帶、光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行備份。電子檔案應(yīng)按照檔案管理要求進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)電子檔案的集中管理和遠(yuǎn)程查詢利用。（三）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案凡是反映基金會(huì)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)基金會(huì)工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。主要包括基金會(huì)章程、重要會(huì)議文件、重要合同協(xié)議、重大項(xiàng)目檔案、財(cái)務(wù)決算、審計(jì)報(bào)告、人事任免文件等。2.長(zhǎng)期保管的檔案凡是反映基金會(huì)一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)基金會(huì)工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管。保管期限為16年至50年。主要包括一般性會(huì)議文件、一般項(xiàng)目檔案、捐贈(zèng)檔案、財(cái)務(wù)報(bào)表、人事檔案等。3.短期保管的檔案凡是反映基金會(huì)短期工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)基金會(huì)工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管。保管期限為5年至15年。主要包括一般性文件、臨時(shí)性活動(dòng)檔案等。（四）檔案清查定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的賬實(shí)相符。清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等。對(duì)清查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并做好記錄。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、區(qū)別對(duì)待、準(zhǔn)確判定的原則，根據(jù)檔案的保存價(jià)值和保管期限，剔除失去保存價(jià)值的檔案，確保檔案的精煉和有效利用。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人等組成。檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，提出存毀意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法對(duì)檔案逐件進(jìn)行審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等因素，判斷其保存價(jià)值和保管期限。2.分析比較法將檔案與同類檔案進(jìn)行分析比較，了解其在基金會(huì)工作中的地位和作用，從而確定其保存價(jià)值。3.效益評(píng)估法從檔案利用的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益等方面進(jìn)行評(píng)估，判斷檔案的保存價(jià)值。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行鑒定，提出存毀意見，填寫《檔案銷毀清冊(cè)》，注明檔案的編號(hào)、題名、年度、保管期限、數(shù)量等內(nèi)容。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組審批后，報(bào)上級(jí)主管部門備案。3.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀后，應(yīng)將《檔案銷毀清冊(cè)》永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。六、檔案的利用（一）利用原則檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、安全、保密的原則，在確保檔案安全和保密的前提下，充分發(fā)揮檔案的作用，為基金會(huì)各項(xiàng)工作提供服務(wù)。（二）利用范圍1.基金會(huì)內(nèi)部人員為基金會(huì)內(nèi)部各項(xiàng)工作的開展提供檔案查閱、借閱服務(wù)，如查閱文件資料、參考?xì)v史檔案、核實(shí)工作信息等。2.外部單位因工作需要，經(jīng)基金會(huì)批準(zhǔn)，可向有關(guān)外部單位提供檔案查閱、借閱服務(wù)，如接受審計(jì)、檢查、評(píng)估等。3.捐贈(zèng)人捐贈(zèng)人可根據(jù)需要查閱與其捐贈(zèng)相關(guān)的檔案資料，了解捐贈(zèng)資金的使用情況和項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)展。（三）利用方式1.查閱檔案查閱應(yīng)在檔案管理部門指定的場(chǎng)所進(jìn)行，查閱人員應(yīng)遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。如需復(fù)印檔案材料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并登記復(fù)印內(nèi)容。2.借閱檔案借閱應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損，不得擅自復(fù)印、拍照、錄音、錄像等。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案。（四）利用登記建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、部門、查閱（借閱）檔案名稱、數(shù)量、用途、歸還日期等內(nèi)容。檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查詢。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化采集、存儲(chǔ)、管理、檢索和利用，提高檔案管理工作的效率和水平，為基金會(huì)各項(xiàng)工作提供更加便捷、高效的檔案信息服務(wù)。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對(duì)基金會(huì)現(xiàn)存的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，將檔案內(nèi)容錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。數(shù)字化檔案應(yīng)保證圖像清晰、文字準(zhǔn)確，符合檔案管理要求。2.電子檔案管理建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類、存儲(chǔ)、編目、檢索、利用等管理。電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份、安全保密等功能，確保電子檔案的安全和有效利用。3.檔案信息資源共享通過(guò)檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，為基金會(huì)內(nèi)部各部門和外部相關(guān)單位提供檔案信息查詢服務(wù)，提高檔案信息的利用效率。（三）信息化安全保障1.網(wǎng)絡(luò)安全加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，采取防火墻