PAGE檔案室墻壁制度規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)一、總則（一）目的為加強公司檔案室管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本檔案室墻壁制度規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。（二）適用范圍本標(biāo)準(zhǔn)適用于公司內(nèi)所有檔案室墻壁制度的制定、執(zhí)行與監(jiān)督。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保制度的制定與實施合法合規(guī)。2.完整性原則：涵蓋檔案室墻壁制度的各個方面，保證制度體系的全面性和完整性。3.規(guī)范性原則：語言表達嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范，避免模糊不清或歧義性表述，確保制度的可操作性。4.實用性原則：充分考慮實際工作需求，制度內(nèi)容通俗易懂，便于使用人員理解和執(zhí)行。二、檔案室墻壁制度內(nèi)容（一）檔案管理職責(zé)1.檔案室管理人員職責(zé)負責(zé)檔案室的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管和查閱等。定期對檔案進行清查盤點，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好。嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，做好檔案的安全保密工作，防止檔案丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。協(xié)助各部門做好檔案的收集和整理工作，提供檔案管理方面的培訓(xùn)和指導(dǎo)。2.各部門檔案管理職責(zé)各部門應(yīng)指定專人負責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的及時、完整。按照公司檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對本部門檔案進行分類整理，編制檔案目錄，并定期向檔案室移交。在檔案形成過程中，嚴(yán)格按照檔案管理要求進行規(guī)范操作，保證檔案質(zhì)量。配合檔案室做好檔案的查閱、借閱等工作，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）檔案收集與整理1.檔案收集范圍公司在各項活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料，均應(yīng)納入檔案收集范圍。包括但不限于行政管理、財務(wù)管理、人力資源管理、業(yè)務(wù)合同、技術(shù)研發(fā)、生產(chǎn)運營等方面的檔案。2.檔案收集要求各部門應(yīng)及時收集本部門形成的檔案材料，確保檔案的齊全、完整。對收集到的檔案材料進行初步整理，剔除重復(fù)、無用的材料，保證檔案的質(zhì)量。按照檔案管理規(guī)定的時間要求，定期向檔案室移交檔案。3.檔案整理標(biāo)準(zhǔn)遵循公司檔案分類方案，對檔案進行分類整理。每份檔案應(yīng)編制清晰、準(zhǔn)確的標(biāo)題，反映檔案的主要內(nèi)容。按照檔案形成的時間順序或重要程度進行排列，便于查找和利用。對檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和檢索。編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、標(biāo)題、日期、保管期限等信息，確保目錄與檔案內(nèi)容相符。（三）檔案歸檔與保管1.檔案歸檔流程檔案室管理人員對各部門移交的檔案進行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。對審核合格的檔案進行分類、編號、編目，然后按照檔案保管期限和存放位置進行歸檔。在檔案歸檔過程中，建立檔案歸檔記錄，記錄檔案的名稱、數(shù)量、移交部門、歸檔時間等信息。2.檔案保管期限根據(jù)檔案的重要程度、形成時間、保存價值等因素，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期（[具體年限]年）和短期（[具體年限]年）。對于涉及公司核心機密、重要權(quán)益、長期規(guī)劃等方面的檔案，應(yīng)列為永久保管；對于一般性業(yè)務(wù)檔案，可根據(jù)實際情況確定為長期或短期保管。3.檔案保管要求檔案室應(yīng)具備適宜的保管條件，保持清潔、干燥、通風(fēng)，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，按照檔案類別和保管期限進行分類存放，便于查找和管理。對重要檔案和易損檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如備份、加密、防潮、防蟲等。定期對檔案進行檢查和維護，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全和完整。（四）檔案查閱與借閱1.檔案查閱規(guī)定公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人審批后，到檔案室查閱。檔案室管理人員應(yīng)根據(jù)審批后的申請表，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督，確保查閱人員遵守檔案查閱規(guī)定。查閱人員不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞檔案，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案室管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.檔案借閱規(guī)定因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱原因、借閱期限、歸還時間等，經(jīng)所在部門負責(zé)人和檔案室負責(zé)人審批后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[具體天數(shù)]天，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容，確保檔案的安全和保密。借閱人員歸還檔案時，檔案室管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和質(zhì)量，如有損壞或丟失，應(yīng)及時查明原因，并按照規(guī)定進行處理。（五）檔案安全與保密1.檔案安全措施檔案室應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)備，確保檔案的安全。建立檔案安全檢查制度，定期對檔案室進行安全檢查，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時整改。加強對檔案室管理人員的安全教育，提高安全意識，掌握安全防范技能。制定檔案應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對可能發(fā)生的自然災(zāi)害、事故等突發(fā)事件，確保檔案的安全轉(zhuǎn)移和妥善保管。2.檔案保密制度嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及公司機密的檔案進行嚴(yán)格保密。檔案室管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。限制檔案查閱和借閱范圍，對涉及機密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的審批程序進行查閱和借閱。加強對檔案查閱和借閱場所的管理，防止無關(guān)人員進入，確保檔案信息不被泄露。對違反檔案保密制度的行為，應(yīng)依法依規(guī)進行處理。（六）檔案信息化管理1.檔案信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。通過信息化手段，提高檔案管理的效率和水平，方便檔案的查閱和利用，降低檔案管理成本。2.檔案數(shù)字化要求對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)，確保掃描圖像清晰可讀。建立檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)庫，對數(shù)字化檔案進行分類、編號、編目，錄入相關(guān)信息，實現(xiàn)檔案信息的電子化管理。定期對檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)進行備份，確保數(shù)據(jù)的安全和完整。3.檔案信息化系統(tǒng)使用與維護公司內(nèi)部人員可通過檔案信息化管理系統(tǒng)查閱和利用檔案，應(yīng)按照系統(tǒng)操作規(guī)范進行操作。檔案室管理人員負責(zé)檔案信息化系統(tǒng)的日常維護和管理，及時更新系統(tǒng)數(shù)據(jù)，保證系統(tǒng)的正常運行。加強對檔案信息化系統(tǒng)的安全防護，設(shè)置用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。三、檔案室墻壁制度的執(zhí)行與監(jiān)督（一）制度執(zhí)行1.公司全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守本檔案室墻壁制度規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，自覺履行檔案管理職責(zé)。2.各部門應(yīng)將檔案管理工作納入部門工作計劃，定期檢查本部門檔案管理情況，確保制度的有效執(zhí)行。3.檔案室管理人員應(yīng)按照制度要求，認(rèn)真做好檔案管理的各項工作，對違反制度的行為及時進行糾正。（二）監(jiān)督檢查1.公司設(shè)立檔案管理監(jiān)督小組，定期對檔案室墻壁制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、安全保密等方面的工作。3.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改，并跟蹤整改情況。（三）考核與獎懲1.建立檔案管理工作考核機制，將檔案管理工作納入公司績效考核體系。2.對檔案管理工作成績突出的部門和個人，給予表彰