PAGE物業(yè)項目檔案室管理制度總則目的為加強物業(yè)項目檔案室的管理，有效保護和利用檔案資源，提高物業(yè)管理工作的效率和質量，依據(jù)國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合本物業(yè)項目實際情況，制定本管理制度。適用范圍本制度適用于本物業(yè)項目內所有與物業(yè)管理活動相關的文件、資料、記錄等檔案的管理。基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：物業(yè)項目檔案室對各類檔案實行集中管理，確保檔案的完整性、系統(tǒng)性和安全性。2.真實準確原則：檔案內容必須真實反映物業(yè)管理活動的實際情況，數(shù)據(jù)準確無誤。3.便于利用原則：檔案管理應便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率。4.安全保密原則：嚴格遵守國家有關檔案安全保密的規(guī)定，確保檔案信息不泄露。檔案管理職責檔案室職責1.負責制定和完善物業(yè)項目檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理物業(yè)項目各類檔案，做好檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作。3.定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的完整和安全。4.開展檔案信息化建設，提高檔案管理的效率和水平。5.對物業(yè)項目各部門的檔案管理工作進行指導和監(jiān)督。各部門職責1.負責本部門在物業(yè)管理活動中形成的文件、資料、記錄等的收集、整理，并定期移交檔案室。2.配合檔案室做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助。3.嚴格遵守檔案管理制度，確保本部門檔案的安全和保密。檔案的收集與整理收集范圍1.物業(yè)項目規(guī)劃、建設相關文件，如項目立項批復、規(guī)劃設計圖紙、施工許可證等。2.物業(yè)承接查驗資料，包括物業(yè)共用部位、共用設施設備的查驗記錄、交接清單等。3.日常物業(yè)管理文件，如各類合同協(xié)議、服務記錄、維修記錄、投訴處理記錄等。4.財務檔案，包括財務報表、收支憑證、費用臺賬等。5.人力資源檔案，如員工入職離職資料、培訓記錄績考核檔案等。6.其他與物業(yè)管理活動相關的文件、資料、記錄。收集要求1.各部門應明確專人負責檔案的收集工作，確保檔案及時、完整地收集。2.收集的檔案應真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對電子文件應同時收集其元數(shù)據(jù)等相關信息，并確保電子文件的可讀性和完整性。整理方法1.按照檔案的形成時間、來源、內容等進行分類。2.對每份檔案進行編號、編目，編制檔案目錄清單。3.對紙質檔案進行裝訂、編頁，確保檔案的整齊、牢固。4.對電子檔案進行分類存儲，建立清晰的文件夾結構，并進行命名規(guī)范。檔案的歸檔與保管歸檔流程1.各部門收集整理好的檔案，應在規(guī)定時間內移交檔案室。2.檔案室對移交的檔案進行審核、驗收，符合要求的予以歸檔。3.歸檔后的檔案應按照分類編號順序上架存放。保管期限1.物業(yè)項目檔案的保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案主要包括物業(yè)項目規(guī)劃、建設的重要文件，物業(yè)承接查驗的關鍵資料，涉及重大權益的合同協(xié)議等。3.長期保管的檔案保管期限一般為10年至30年，如日常物業(yè)管理中的重要文件、財務檔案等。4.短期保管的檔案保管期限一般為1年至5年，如一般性的服務記錄、維修記錄等。保管條件1.檔案室應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、溫濕度控制設備等。3.定期對檔案保管環(huán)境進行檢查和維護，確保檔案的安全。檔案的查閱與利用查閱權限1.物業(yè)項目內部人員因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，經所在部門負責人審批后，到檔案室查閱。2.外部單位或個人因特殊原因需要查閱檔案的，須持單位介紹信或相關證明文件，經物業(yè)項目負責人批準后，方可查閱。查閱程序1.查閱人員到檔案室填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱檔案的名稱、目的、時間等。2.檔案室工作人員根據(jù)審批后的《檔案查閱申請表》，提供相應的檔案，并在現(xiàn)場監(jiān)督查閱。3.查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案，如需復印或摘錄檔案內容，應經檔案室工作人員同意。利用規(guī)定1.檔案的利用應嚴格遵守國家有關法律法規(guī)和本制度的規(guī)定，確保檔案信息的安全。2.利用檔案形成的資料、文件等，如需對外提供或公開，應經物業(yè)項目負責人審核批準。3.對涉及商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的檔案，應嚴格保密，不得泄露。檔案的鑒定與銷毀鑒定工作1.定期對保管期滿的檔案進行鑒定，由檔案室牽頭，組織相關部門人員組成鑒定小組。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價值等，對檔案進行逐一審查，提出鑒定意見。銷毀程序1.經鑒定確無保存價值的檔案，編制《檔案銷毀清單》。2.《檔案銷毀清單》經物業(yè)項目負責人批準后，由檔案室組織實施銷毀。3.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應在《檔案銷毀清單》上簽字確認，并將銷毀情況記錄存檔。檔案信息化管理信息化建設目標1.建立物業(yè)項目檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理和信息化檢索利用。2.提高檔案管理的工作效率，降低管理成本，提升檔案服務水平。數(shù)據(jù)錄入與維護1.按照檔案整理的要求，將紙質檔案和電子檔案的相關信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)。2.定期對檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行更新和維護，確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性。系統(tǒng)安全與保密1.加強檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護，設置用戶權限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。2.定期對系統(tǒng)進行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復性。檔案管理人員職責檔案管理人員基本要求1.具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉物業(yè)管理業(yè)務。2.責任心強，工作認真細致，嚴格遵守檔案管理制度。3.保守檔案機密，不得泄露檔案信息。具體工作職責1.負責檔案的日常管理工作，包括收集、整理、歸檔、保管、查閱等。2.維護檔案管理信息系統(tǒng)，確保系統(tǒng)正常運行和數(shù)據(jù)安全。3.定期對檔案進行清查、盤點，及時發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問題。4.對各部門的檔案管理工作進行指導和培訓，提高檔案管理水平。監(jiān)督與考核監(jiān)督檢查1.物業(yè)項目定期對檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，確保檔案管理制度的有效執(zhí)行。2.監(jiān)督檢查內容包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等情況?？己嗽u價1.建立檔案管理工作考核評價機制，對各部門的檔案管理工作進行考核。2.考核結果與部門和個人的績效掛鉤，對檔案管理工作成績突出的