PAGE無(wú)傳銷檔案規(guī)范管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織對(duì)無(wú)傳銷檔案的管理，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，有效防范傳銷風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司/組織的正常運(yùn)營(yíng)秩序，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部涉及無(wú)傳銷工作的各類檔案資料管理，包括但不限于文件、記錄、報(bào)表、合同、培訓(xùn)資料等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映公司/組織無(wú)傳銷工作的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。3.安全保密原則：加強(qiáng)檔案的安全保護(hù)措施，防止檔案信息泄露，確保檔案資料的保密性。4.分類管理原則：按照檔案的類別、性質(zhì)、時(shí)間等因素進(jìn)行分類管理，便于查詢和使用。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善無(wú)傳銷檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱和銷毀等工作。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。4.加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門無(wú)傳銷工作相關(guān)檔案資料的收集、整理，并及時(shí)移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、使用等工作，確保檔案信息的合理利用。3.對(duì)本部門產(chǎn)生的檔案資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。（三）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括整理、分類、編號(hào)、裝訂等。3.做好檔案的安全保管工作，防止檔案損壞、丟失和泄密。4.按照規(guī)定為檔案查閱人員提供服務(wù)，做好查閱登記和記錄。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)主管部門下發(fā)的關(guān)于無(wú)傳銷工作的文件、通知、政策法規(guī)等。2.公司/組織制定的無(wú)傳銷工作計(jì)劃、方案、制度及相關(guān)文件。3.開展無(wú)傳銷宣傳活動(dòng)的資料，如宣傳海報(bào)、宣傳單頁(yè)、活動(dòng)照片、視頻等。4.涉及傳銷案件的調(diào)查資料，包括舉報(bào)材料、調(diào)查記錄、詢問(wèn)筆錄、證據(jù)材料等。5.與相關(guān)部門、單位的溝通協(xié)調(diào)文件，如函件、會(huì)議紀(jì)要等。6.員工參加無(wú)傳銷培訓(xùn)的記錄、培訓(xùn)教材、考核成績(jī)等。7.其他與無(wú)傳銷工作相關(guān)的資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保資料的及時(shí)、完整。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、清晰，不得偽造、篡改。3.對(duì)于重要的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行原件收集，如無(wú)法收集原件，應(yīng)收集復(fù)印件，并注明原件存放處。（三）整理方法1.按照檔案的類別進(jìn)行分類，如文件類、宣傳類、案件類、培訓(xùn)類等。2.對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查詢和管理。3.對(duì)檔案資料進(jìn)行排序，按照時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排列。4.去除檔案資料中的無(wú)關(guān)材料，如重復(fù)頁(yè)、空白頁(yè)等，確保檔案的簡(jiǎn)潔性。5.對(duì)檔案資料進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于翻閱。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔要求1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)收集整理好的檔案資料進(jìn)行歸檔，確保檔案資料及時(shí)入庫(kù)。2.歸檔的檔案應(yīng)編制目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源等信息，便于查詢。3.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于管理和查找。（二）保管期限1.無(wú)傳銷工作的文件、政策法規(guī)等檔案資料，保管期限為長(zhǎng)期。2.公司/組織制定的無(wú)傳銷工作計(jì)劃、方案、制度等檔案資料，保管期限為[X]年。3.開展無(wú)傳銷宣傳活動(dòng)的資料，保管期限為[X]年。4.涉及傳銷案件的調(diào)查資料，保管期限為長(zhǎng)期。5.與相關(guān)部門、單位的溝通協(xié)調(diào)文件，保管期限為[X]年。6.員工參加無(wú)傳銷培訓(xùn)的記錄、培訓(xùn)教材、考核成績(jī)等檔案資料，保管期限為[X]年。（三）保管方式1.檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫(kù)房?jī)?nèi)，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能。2.檔案應(yīng)采用紙質(zhì)和電子兩種方式進(jìn)行保管，電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性。3.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、滅火器、防蟲藥品等，保證檔案保管環(huán)境的適宜。五、檔案查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱無(wú)傳銷檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.涉及重要機(jī)密的檔案資料，查閱人應(yīng)經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在檔案管理人員的陪同下查閱。3.外部單位或個(gè)人因工作需要查閱無(wú)傳銷檔案的，應(yīng)持單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。（二）查閱程序1.查閱人填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)批準(zhǔn)后，查閱人到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)，檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)表提供檔案資料。3.查閱人應(yīng)在指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。如需復(fù)印或摘錄檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。4.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時(shí)將檔案資料歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。（三）使用規(guī)定1.查閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案資料。2.未經(jīng)檔案管理部門同意，查閱人不得將檔案資料提供給其他單位或個(gè)人使用。3.檔案資料的使用應(yīng)符合法律法規(guī)及公司/組織的相關(guān)規(guī)定，不得用于非法目的。六、檔案保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)檔案資料的內(nèi)容和信息嚴(yán)格保密。2.檔案庫(kù)房應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。3.檔案管理人員在工作中應(yīng)注意保管好檔案資料，不得隨意透露檔案信息。4.對(duì)涉及機(jī)密的檔案資料，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專人保管等措施，確保信息安全。（二）安全管理1.加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全管理，定期檢查庫(kù)房的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保設(shè)施完好有效。2.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，定期組織演練，提高應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力。3.對(duì)檔案資料的電子存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行定期維護(hù)和檢查，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。4.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并處理。七、檔案銷毀（一）銷毀條件1.檔案資料超過(guò)保管期限，且確無(wú)保存價(jià)值的。2.檔案資料因自然災(zāi)害、意外事故等原因造成損壞，無(wú)法修復(fù)且無(wú)保存必要的。3.法律法規(guī)規(guī)定需要銷毀的檔案資料。（二）銷毀程序1.檔案管理部門定期對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行清理和鑒定，編制《檔案銷毀清單》。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)