PAGE采石場檔案管理制度匯編一、總則（一）目的為加強采石場檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統和安全，充分發(fā)揮檔案在采石場生產經營、管理決策、技術創(chuàng)新等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本采石場各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統一管理原則：采石場檔案由專門的檔案管理部門集中統一管理，確保檔案的完整性和系統性。2.真實準確原則：檔案內容必須真實反映采石場的各項工作和活動，數據準確可靠。3.分類科學原則：按照檔案的形成領域、內容性質等進行科學分類，便于管理和查找利用。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門設立專門的檔案管理辦公室，配備專業(yè)的檔案管理人員，負責采石場檔案的日常管理工作。（二）檔案管理人員職責1.負責檔案的收集、整理、歸檔、保管和統計工作。2.制定檔案管理制度和工作流程，指導各部門做好檔案工作。3.對檔案進行分類編目，編制檢索工具，方便檔案的查找利用。4.負責檔案的安全保管，定期檢查檔案保管狀況，采取有效措施防止檔案損壞、丟失和泄密。5.按照規(guī)定向有關部門和單位提供檔案查閱、借閱服務，做好登記和跟蹤管理。6.參與檔案的鑒定和銷毀工作，對擬銷毀的檔案提出鑒定意見。三、檔案分類與編號（一）檔案分類標準1.行政管理類：包括采石場的行政文件、會議記錄、工作計劃與總結、人事檔案、財務檔案等。2.生產技術類：涵蓋采石場的地質勘探資料、開采設計方案、生產工藝文件、設備檔案等。3.安全環(huán)保類：涉及安全生產規(guī)章制度、安全檢查記錄、環(huán)境監(jiān)測報告、環(huán)保設施檔案等。4.市場營銷類：包含市場調研報告、銷售合同、客戶檔案等。5.其他類：如榮譽證書、資質證明、法律文件等。（二）檔案編號規(guī)則1.采用層次分類編號法，由大類代碼、中類代碼、小類代碼和順序號組成。2.大類代碼用一位字母表示，如A表示行政管理類，B表示生產技術類，C表示安全環(huán)保類，D表示市場營銷類，E表示其他類。3.中類代碼用兩位數字表示，小類代碼用三位數字表示，順序號用四位數字表示。4.例如，B01001表示生產技術類中開采設計方案小類的第1份檔案。四、檔案收集與整理（一）檔案收集范圍1.各部門在工作中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數據等。2.上級主管部門下發(fā)的與采石場有關的文件、通知、指示等。3.對外簽訂的合同、協議、意向書等。4.各類會議形成的會議紀要、決議、報告等。5.員工個人在工作中形成的重要業(yè)務資料、技術成果等。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責檔案的收集工作，確保檔案及時、完整地收集上來。2.收集的檔案應保持原始材料的完整性，不得隨意涂改、損毀。3.對于電子文件形式的檔案，應按照規(guī)定進行格式轉換和存儲，確保其可讀性和可利用性。（三）檔案整理1.檔案管理人員對收集上來的檔案進行分類整理，按照檔案分類標準和編號規(guī)則進行編號。2.對每份檔案進行編目，填寫檔案目錄卡片，包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等信息。3.對檔案進行裝訂、裝盒，確保檔案的整齊、美觀和便于保管。五、檔案歸檔與保管（一）檔案歸檔1.檔案整理完畢后，應及時歸檔到檔案管理部門。2.歸檔時，檔案管理人員應按照檔案分類順序依次排列，放入相應的檔案柜中，并在檔案柜上標明類別和編號。（二）檔案保管1.檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，配備必要的保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家規(guī)定的標準。3.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現問題及時處理，并做好記錄。4.對重要檔案應采取備份措施，防止因自然災害、意外事故等原因導致檔案丟失。六、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.本采石場員工因工作需要查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，經所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理人員應根據申請表提供的查閱內容，在指定地點提供檔案查閱服務，并做好查閱記錄。3.查閱檔案時，應保持檔案的整潔，不得在檔案上涂改、標記、抽換或損壞。4.如需復印檔案，應經檔案管理部門負責人批準，并按照規(guī)定進行復印登記。（二）借閱規(guī)定1.外單位人員因工作需要借閱檔案，應持有單位介紹信，填寫《檔案借閱申請表》，經采石場主管領導簽字同意后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]天，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱檔案時，檔案管理人員應向借閱人當面清點檔案數量，并辦理借閱登記手續(xù)。4.借閱人應妥善保管檔案，不得轉借他人，不得擅自復制、摘錄、傳播檔案內容。5.借閱人歸還檔案時，檔案管理人員應認真檢查檔案的完整性和完好性，如有損壞或丟失，應及時查明原因，并追究借閱人的責任。七、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定依據1.根據國家有關檔案保管期限的規(guī)定，結合采石場的實際情況，確定檔案的保管期限。2.對已超過保管期限且確無保存價值的檔案進行鑒定。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人和檔案管理人員組成，負責檔案的鑒定工作。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期檔案進行清理，列出擬銷毀檔案清單。2.檔案鑒定小組對擬銷毀檔案進行逐一審查，提出鑒定意見。3.經采石場主管領導批準后，對確無保存價值的檔案進行銷毀。（四）銷毀方式1.采用焚燒、粉碎等方式進行銷毀，確保檔案信息無法恢復。2.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，并做好銷毀記錄。八、檔案統計與移交（一）檔案統計1.檔案管理人員應建立檔案統計臺賬，對檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、鑒定、銷毀等情況進行統計。2.定期向上級主管部門和采石場領導報送檔案統計報表，為檔案管理決策提供依據。（二）檔案移交1.采石場因機構調整、業(yè)務變更等原因，需要進行檔案移交時，應按照規(guī)定辦理檔案移交手續(xù)。2