PAGE居家養(yǎng)老公司臺賬與檔案管理制度一、總則（一）目的為加強居家養(yǎng)老公司臺賬與檔案管理，確保各類信息的真實、完整、有效和安全，提高公司運營管理效率，保障居家養(yǎng)老服務(wù)質(zhì)量，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在居家養(yǎng)老服務(wù)過程中涉及的臺賬與檔案管理工作。（三）管理原則1.真實性原則：臺賬與檔案應(yīng)如實記錄居家養(yǎng)老服務(wù)的各項活動、業(yè)務(wù)往來及相關(guān)信息，確保內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：涵蓋居家養(yǎng)老服務(wù)的各個環(huán)節(jié)，包括服務(wù)對象信息、服務(wù)計劃、服務(wù)記錄、評估反饋等，保證資料的全面性。3.準(zhǔn)確性原則：數(shù)據(jù)記錄準(zhǔn)確無誤，檔案整理規(guī)范有序，避免出現(xiàn)錯誤或遺漏。4.安全性原則：采取有效措施確保臺賬與檔案的安全，防止信息泄露、丟失或損壞。5.保密性原則：對涉及服務(wù)對象隱私等敏感信息嚴(yán)格保密，未經(jīng)授權(quán)不得對外披露。二、臺賬管理（一）臺賬種類及內(nèi)容1.服務(wù)對象臺賬記錄服務(wù)對象的基本信息，包括姓名、性別、年齡、聯(lián)系方式、家庭住址、健康狀況、特殊需求等。跟蹤服務(wù)對象的服務(wù)歷史，如服務(wù)開始時間、服務(wù)項目、服務(wù)頻率、費用結(jié)算等情況。2.服務(wù)人員臺賬登記公司員工及服務(wù)人員的個人信息，如姓名、身份證號、聯(lián)系方式、入職時間、崗位、資質(zhì)證書等。記錄員工的培訓(xùn)經(jīng)歷、考核情況、獎懲記錄等。3.服務(wù)項目臺賬詳細(xì)列出各類居家養(yǎng)老服務(wù)項目，如生活照料、醫(yī)療護(hù)理、康復(fù)保健、精神慰藉等。對每個服務(wù)項目的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、收費標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)流程進(jìn)行說明。4.物資設(shè)備臺賬管理公司用于居家養(yǎng)老服務(wù)的物資設(shè)備，包括名稱、型號、數(shù)量、購置時間、使用狀況、維護(hù)記錄等。記錄物資設(shè)備的采購、領(lǐng)用、報廢等情況。5.財務(wù)收支臺賬核算公司居家養(yǎng)老服務(wù)業(yè)務(wù)的收入與支出，包括服務(wù)收費、政府補貼、成本費用、利潤等明細(xì)。定期進(jìn)行財務(wù)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計與分析，為公司財務(wù)管理提供依據(jù)。（二）臺賬建立與登記1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)臺賬的建立與登記工作，確保臺賬信息及時、準(zhǔn)確錄入。2.臺賬應(yīng)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容進(jìn)行記錄，使用統(tǒng)一的編號和編碼規(guī)則，便于查詢和管理。3.對于新產(chǎn)生的業(yè)務(wù)信息，應(yīng)在發(fā)生后及時登記臺賬，不得拖延或遺漏。（三）臺賬更新與維護(hù)1.根據(jù)居家養(yǎng)老服務(wù)的實際進(jìn)展和變化情況，定期對臺賬進(jìn)行更新。服務(wù)對象信息如有變更，應(yīng)及時修改服務(wù)對象臺賬。服務(wù)人員的崗位變動、資質(zhì)更新等信息要同步更新服務(wù)人員臺賬。服務(wù)項目的調(diào)整、物資設(shè)備的增減等情況要相應(yīng)調(diào)整服務(wù)項目臺賬和物資設(shè)備臺賬。2.對臺賬中的數(shù)據(jù)進(jìn)行定期核對和審核，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和一致性。發(fā)現(xiàn)問題及時查明原因并進(jìn)行更正。（四）臺賬查詢與使用1.公司內(nèi)部員工因工作需要可查詢相關(guān)臺賬信息，但必須遵守保密規(guī)定，不得擅自將臺賬信息提供給無關(guān)人員。2.涉及對外提供臺賬數(shù)據(jù)的，需經(jīng)公司相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行提供。三、檔案管理（一）檔案分類及范圍1.服務(wù)對象檔案服務(wù)對象的個人資料，如身份證復(fù)印件、戶口本復(fù)印件、健康檔案等。服務(wù)協(xié)議、服務(wù)計劃、服務(wù)記錄、服務(wù)評估報告等。服務(wù)對象的反饋意見、投訴處理記錄等。2.服務(wù)人員檔案員工入職登記表、勞動合同、工資發(fā)放記錄等。培訓(xùn)檔案，包括培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)考核成績等?？冃Э己藱n案，如考核指標(biāo)、考核結(jié)果、獎懲決定等。職業(yè)資格證書、學(xué)歷證書等相關(guān)證明材料。3.服務(wù)項目檔案各類服務(wù)項目的策劃方案、實施方案、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)文件等。服務(wù)項目的質(zhì)量監(jiān)控記錄、改進(jìn)措施及效果評估報告。與服務(wù)項目相關(guān)的合作協(xié)議、合同文本等。4.物資設(shè)備檔案物資設(shè)備的采購合同、發(fā)票、驗收報告等。設(shè)備的使用說明書、維護(hù)保養(yǎng)手冊資料。設(shè)備的維修記錄、報廢申請及審批文件。5.財務(wù)檔案財務(wù)報表、會計憑證、賬簿等財務(wù)資料。收費票據(jù)存根、費用報銷憑證等。稅務(wù)申報資料、審計報告等。6.行政管理檔案公司文件、通知、會議紀(jì)要等。人事檔案管理資料，如員工招聘、晉升、調(diào)動等相關(guān)文件。公司資質(zhì)證書、營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證等證照資料。（二）檔案收集與整理1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，及時收集本部門在居家養(yǎng)老服務(wù)過程中產(chǎn)生的各類文件資料，并移交至檔案管理部門。2.檔案管理部門對收集到的檔案進(jìn)行分類整理，按照檔案編號順序排列，編制檔案目錄，便于查找和檢索。3.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂、編頁，確保檔案的完整性和規(guī)范性；對電子檔案進(jìn)行分類存儲，并建立相應(yīng)的索引和鏈接，方便快速查閱。（三）檔案歸檔與保管1.整理后的檔案應(yīng)及時歸檔，存入專門的檔案柜或電子存儲設(shè)備中，并按照檔案類別和保管期限進(jìn)行存放。2.檔案保管期限分為永久、長期和短期。具體劃分如下：涉及公司重大決策、核心業(yè)務(wù)、重要權(quán)益等具有長期保存價值的檔案列為永久保管。與公司運營管理密切相關(guān)、在一定時期內(nèi)有查考利用價值的檔案列為長期保管，保管期限一般為10年至30年。僅在短期內(nèi)有參考價值的檔案列為短期保管，保管期限一般為1年至5年。3.檔案保管場所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全。定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，防止數(shù)據(jù)丟失。備份存儲介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)的可恢復(fù)性。（四）檔案借閱與利用1.公司內(nèi)部員工因工作需要借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、用途、借閱時間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)對借閱情況進(jìn)行登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱時間、歸還時間等信息。借閱人應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)重新辦理申請手續(xù)。3.借閱檔案時，借閱人應(yīng)妥善保管，不得擅自涂改、損壞、轉(zhuǎn)借或丟失。嚴(yán)禁在檔案上圈劃、批注、污損等。4.因工作需要查閱檔案的非公司員工，需經(jīng)公司相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并由檔案管理部門指定專人陪同查閱。查閱過程中不得擅自摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容。5.檔案利用過程中形成的復(fù)印件、摘錄等資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門審核并加蓋公章后，方可作為有效文件使用。（五）檔案鑒定與銷毀1.檔案管理部門定期對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，組成鑒定小組，對檔案的保存價值進(jìn)行評估。2.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，填寫《檔案銷毀申請表》，詳細(xì)列出檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行銷毀，確保檔案信息徹底消除。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、監(jiān)銷人等信息，并由監(jiān)銷人簽字確認(rèn)。4.對涉及國家機密、商業(yè)秘密或個人隱私的檔案，應(yīng)按照國家有關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行處理，嚴(yán)禁擅自銷毀。四、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.公司設(shè)立臺賬與檔案管理監(jiān)督小組，由公司管理層、各部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)業(yè)務(wù)骨干組成，負(fù)責(zé)對臺賬與檔案管理工作進(jìn)行定期檢查和不定期抽查。2.監(jiān)督小組應(yīng)制定詳細(xì)的檢查計劃和標(biāo)準(zhǔn)，明確檢查內(nèi)容、方法和頻率，確保監(jiān)督工作的有效性。（二）檢查內(nèi)容1.臺賬與檔案的建立、登記、更新、維護(hù)情況，檢查臺賬數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、檔案資料的完整性。2.檔案的分類、整理、歸檔、保管情況，查看檔案存儲環(huán)境是否符合要求，檔案保管期限是否正確。3.臺賬與檔案的查詢、借閱、利用、銷毀等環(huán)節(jié)的操作是否規(guī)范，是否遵守相關(guān)制度和審批程序。（三）問題整改1.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，明確整改要求和期限。2.責(zé)任部門應(yīng)針對問題制定整改措施，認(rèn)真組織整改，并在規(guī)定時間內(nèi)將整改情況書面報告監(jiān)督小組。3