PAGE不動產檔案管理中心制度一、總則（一）目的為加強不動產檔案管理中心的規(guī)范化建設，確保不動產檔案的完整、準確、安全和有效利用，依據(jù)國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合本中心實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于不動產檔案管理中心全體工作人員及與不動產檔案管理相關的各項業(yè)務活動。（三）基本原則1.真實性原則：確保檔案內容真實反映不動產的實際情況，不得篡改、偽造檔案信息。2.完整性原則：全面收集、整理和保存與不動產相關的各類文件資料，保證檔案的齊全完整。3.安全性原則：采取有效措施，保障檔案實體和信息的安全，防止檔案損壞、丟失和泄露。4.保密性原則：對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案信息嚴格保密，未經授權不得對外披露。5.便利性原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為不動產登記、查詢、處置等工作提供便捷服務。二、檔案管理職責分工（一）檔案管理中心負責人職責1.全面負責不動產檔案管理中心的日常工作，制定工作計劃和目標，并組織實施。2.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保檔案管理工作合法合規(guī)。3.組織制定和完善檔案管理制度、工作流程和操作規(guī)范，并監(jiān)督執(zhí)行。4.負責檔案管理中心人員的配備、培訓和考核，提高團隊整體素質和業(yè)務水平。5.協(xié)調與其他部門的工作關系，保障檔案管理工作與不動產登記、交易等業(yè)務的順利銜接。6.定期向上級主管部門匯報檔案管理工作情況，及時解決工作中出現(xiàn)的問題。（二）檔案管理人員職責1.負責不動產檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。2.嚴格按照檔案管理制度和操作規(guī)范，對檔案進行妥善保管，確保檔案的安全和完整。3.負責檔案信息的錄入、存儲和維護，建立健全檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理。4.為不動產登記、查詢、處置等業(yè)務提供檔案查閱、借閱服務，做好登記和跟蹤工作，確保檔案及時歸還。5.定期對檔案進行清查盤點，核對檔案數(shù)量、質量和存放位置，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。6.協(xié)助做好檔案的鑒定、銷毀等工作，按照規(guī)定程序辦理相關手續(xù)。（三）檔案業(yè)務部門職責1.在業(yè)務辦理過程中，負責及時形成和移交與不動產相關的各類文件資料，確保檔案的齊全完整。2.配合檔案管理中心做好檔案的整理、編目等工作，提供必要的業(yè)務指導和信息支持。3.根據(jù)工作需要，向檔案管理中心提出檔案查閱、借閱申請，并按照規(guī)定使用檔案。4.對檔案管理工作提出意見和建議，促進檔案管理與業(yè)務工作的協(xié)同發(fā)展。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.不動產登記申請書、審批表、詢問筆錄等登記過程中形成的文件資料。2.不動產權屬證書、證明文件及相關附圖。3.不動產交易合同、協(xié)議、發(fā)票等交易資料。4.不動產測繪報告、評估報告等技術資料。5.涉及不動產的法院判決書、裁定書、協(xié)助執(zhí)行通知書等法律文書。6.其他與不動產相關的文件資料。（二）收集要求1.各業(yè)務部門應在業(yè)務辦結后[X]個工作日內，將相關文件資料移交檔案管理中心。2.移交的檔案應齊全完整、字跡清晰、簽字蓋章手續(xù)完備，符合檔案整理要求。3.檔案管理中心對接收的檔案進行認真核對，發(fā)現(xiàn)問題及時與移交部門溝通解決。（三）整理方法1.按照不動產的類別、年度、保管期限等進行分類。2.對每份檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息。4.對檔案進行裝訂，確保整齊牢固，便于查閱和保管。四、檔案存儲與保管（一）存儲環(huán)境1.檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫房溫度應保持在[X]℃[X]℃之間，相對濕度應控制在[X]%[X]%。3.庫房應配備必要的消防器材、溫濕度調節(jié)設備、防蟲藥品等設施設備。（二）檔案上架1.按照檔案分類順序，將檔案上架存放，排列整齊有序。2.建立檔案存放索引，注明檔案的類別、編號、存放位置等信息，便于查找。（三）保管期限1.不動產檔案的保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案主要包括不動產權屬證書存根、涉及不動產的重要法律文書等。3.長期保管的檔案保管期限為[X]年，主要包括不動產登記檔案、交易檔案等。4.短期保管的檔案保管期限為[X]年，主要包括一般性查詢資料等。（四）檔案清查與盤點1.檔案管理中心應定期對檔案進行清查盤點，每年至少進行一次全面清查。2.清查盤點內容包括檔案數(shù)量、質量、存放位置等，發(fā)現(xiàn)問題及時記錄并報告。3.對清查盤點結果進行總結分析，針對存在的問題提出改進措施，確保檔案管理工作的規(guī)范有序。五、檔案利用與服務（一）查閱服務1.不動產登記機構、司法機關、稅務機關等依法有權查閱檔案的單位和個人，可憑有效證件和相關證明材料，到檔案管理中心查閱檔案。2.查閱檔案應在指定地點進行，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。3.檔案管理人員應按照查閱申請，及時提供檔案查閱服務，并做好查閱登記工作。（二）借閱服務1.因工作需要借閱檔案的，須填寫借閱申請表，經部門負責人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借、復印、泄露檔案內容，按時歸還檔案。（三）證明出具1.根據(jù)有關單位和個人的申請，檔案管理中心可依據(jù)檔案內容出具不動產檔案證明。2.出具證明應嚴格按照規(guī)定程序進行，確保證明內容真實、準確、有效。3.證明出具后，應做好登記和存檔工作。六、檔案信息化管理（一）數(shù)據(jù)庫建設1.建立不動產檔案數(shù)據(jù)庫，將檔案信息錄入數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲。2.數(shù)據(jù)庫應具備數(shù)據(jù)錄入、查詢、統(tǒng)計、備份等功能，確保數(shù)據(jù)的安全和穩(wěn)定。3.定期對數(shù)據(jù)庫進行維護和更新，保證數(shù)據(jù)的準確性和完整性。（二）信息安全管理1.加強檔案信息化系統(tǒng)的安全防護，設置用戶權限，防止未經授權的訪問和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對系統(tǒng)進行安全檢查和漏洞掃描，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。3.做好數(shù)據(jù)備份工作，備份數(shù)據(jù)應異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復性。（三）電子檔案管理1.對電子檔案進行分類、編號、存儲，建立電子檔案目錄。2.電子檔案應與紙質檔案同步管理，確保兩者內容一致。3.嚴格按照電子檔案管理規(guī)定，對電子檔案進行保管、利用和銷毀。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關檔案保管期限的規(guī)定和不動產檔案的實際價值，對檔案進行科學鑒定。2.鑒定工作應堅持全面、客觀、公正的原則，確保鑒定結果準確可靠。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理中心負責人、業(yè)務骨干等組成。2.鑒定小組負責對到期檔案進行審查鑒定，提出鑒定意見。（三）銷毀程序1.經鑒定確無保存價值的檔案，應填寫檔案銷毀申請表，報上級主管部門批準。2.批準后，由檔案管理中心組織專人進行銷毀，并做好銷毀記錄。3.銷毀記錄應包括檔案名稱、數(shù)量、銷毀時間、銷毀人員等信息，保存[X]年。八、檔案保密管理（一）保密制度1.建立健全檔案保密制度，明確保密責任和保密措施。2.對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案信息，嚴格實行保密管理。（二）保密措施1.檔案管理人員應嚴格遵守保密規(guī)定，不得擅自泄露檔案內容。2.檔案查閱、借閱場所應具備保密條件，防止檔案信息被無關人員獲取。3.對檔案信息傳輸、存儲等環(huán)節(jié)采取加密等安全措施，確保信息安全。（三）監(jiān)督檢查1.定期對檔案保密工作進