PAGE檔案查詢一次性告知制度一、總則（一）目的為規(guī)范檔案查詢工作流程，提高服務(wù)質(zhì)量和效率，保障檔案查詢?nèi)藛T的合法權(quán)益，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本一次性告知制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)部涉及檔案查詢的所有部門及工作人員，以及前來(lái)查詢檔案的外部單位和個(gè)人。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案查詢工作合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確全面原則：提供的檔案查詢信息應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤、全面完整，避免因信息不準(zhǔn)確或不完整給查詢?nèi)藛T造成誤導(dǎo)或損失。3.高效便民原則：優(yōu)化檔案查詢流程，提高工作效率，為查詢?nèi)藛T提供便捷、高效的服務(wù)，減少查詢?nèi)藛T的辦事時(shí)間和成本。4.保密原則：嚴(yán)格遵守檔案保密規(guī)定，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案信息予以保密，防止信息泄露。二、檔案查詢受理（一）受理部門及職責(zé)1.檔案管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一受理檔案查詢申請(qǐng)，對(duì)查詢申請(qǐng)進(jìn)行初審，確定是否屬于本部門職責(zé)范圍，并指導(dǎo)查詢?nèi)藛T填寫相關(guān)查詢表格。2.其他相關(guān)部門根據(jù)檔案管理部門的要求，協(xié)助提供與檔案查詢相關(guān)的資料或信息，配合檔案管理部門完成檔案查詢工作。（二）受理流程1.申請(qǐng)登記查詢?nèi)藛T前來(lái)申請(qǐng)檔案查詢時(shí)，檔案管理部門工作人員應(yīng)首先對(duì)其身份進(jìn)行核實(shí)，并要求查詢?nèi)藛T填寫《檔案查詢申請(qǐng)表》，詳細(xì)記錄查詢?nèi)藛T的基本信息、查詢目的、查詢內(nèi)容等。2.初審檔案管理部門工作人員對(duì)查詢申請(qǐng)進(jìn)行初審，主要審查查詢申請(qǐng)是否符合法律法規(guī)規(guī)定，查詢內(nèi)容是否明確、合理，查詢?nèi)藛T是否具備查詢資格等。對(duì)于符合要求的查詢申請(qǐng)，予以受理；對(duì)于不符合要求的查詢申請(qǐng)，應(yīng)向查詢?nèi)藛T說(shuō)明原因，并告知其補(bǔ)充完善相關(guān)材料或按照規(guī)定程序辦理。3.受理告知經(jīng)初審受理的查詢申請(qǐng)，檔案管理部門工作人員應(yīng)向查詢?nèi)藛T出具《檔案查詢受理通知書》，明確告知查詢?nèi)藛T查詢檔案的預(yù)計(jì)辦理時(shí)限、查詢結(jié)果的領(lǐng)取方式等信息。三、檔案查詢條件及所需材料（一）查詢條件1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可查詢與其工作相關(guān)的檔案信息。2.外部單位因履行合同、合作項(xiàng)目、司法調(diào)查等合法事由，需查詢本公司/組織檔案信息的，應(yīng)提供相關(guān)證明材料，并經(jīng)本公司/組織相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.個(gè)人因個(gè)人權(quán)益保障、辦理公證、訴訟等合法需要，需查詢本人檔案信息的，應(yīng)提供有效身份證件；需查詢他人檔案信息的，除提供有效身份證件外，還應(yīng)出具相關(guān)授權(quán)委托書及證明材料。（二）所需材料1.查詢申請(qǐng)表查詢?nèi)藛T應(yīng)填寫《檔案查詢申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明查詢目的、查詢內(nèi)容等信息，并簽字確認(rèn)。2.身份證明材料本公司/組織內(nèi)部人員提供工作證或身份證；外部單位人員提供單位介紹信、法定代表人身份證明書及查詢?nèi)藛T身份證；個(gè)人提供有效身份證件。3.授權(quán)委托書查詢他人檔案信息的，需出具由委托人簽字或蓋章的授權(quán)委托書，明確授權(quán)查詢的內(nèi)容、范圍、期限等。4.證明材料根據(jù)查詢目的不同，提供相應(yīng)的證明材料。如因履行合同需查詢檔案的，提供合同文本；因司法調(diào)查需查詢檔案的，提供司法機(jī)關(guān)出具的相關(guān)法律文書等。四、檔案查詢辦理（一）查詢方式1.現(xiàn)場(chǎng)查詢查詢?nèi)藛T可根據(jù)檔案管理部門的安排，到指定地點(diǎn)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)查詢。檔案管理部門工作人員應(yīng)在現(xiàn)場(chǎng)協(xié)助查詢?nèi)藛T查閱檔案，并提供必要的指導(dǎo)和幫助。2.非現(xiàn)場(chǎng)查詢對(duì)于一些可以通過(guò)電子數(shù)據(jù)形式提供的檔案信息，經(jīng)檔案管理部門審核同意后，可采用非現(xiàn)場(chǎng)查詢方式，如通過(guò)電子郵件、光盤等形式向查詢?nèi)藛T提供。（二）查詢流程1.檢索查找檔案管理部門工作人員根據(jù)查詢申請(qǐng)表中明確的查詢內(nèi)容，利用檔案管理系統(tǒng)或檔案目錄進(jìn)行檢索查找，確定所需檔案的具體位置和保管狀態(tài)。2.調(diào)閱檔案對(duì)于需要現(xiàn)場(chǎng)查閱的檔案，工作人員按照檔案查閱規(guī)定，辦理檔案調(diào)閱手續(xù)，將檔案調(diào)至指定查閱地點(diǎn)供查詢?nèi)藛T查閱。3.查閱登記查詢?nèi)藛T查閱檔案時(shí)，檔案管理部門工作人員應(yīng)進(jìn)行查閱登記，記錄查閱時(shí)間、查閱人員、查閱內(nèi)容等信息。查閱登記應(yīng)確保信息準(zhǔn)確、完整，以備后續(xù)查詢和監(jiān)督檢查。4.復(fù)印或摘錄查詢?nèi)藛T如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，檔案管理部門工作人員應(yīng)按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行辦理。復(fù)印或摘錄的檔案內(nèi)容應(yīng)清晰、完整，并加蓋檔案管理部門印章。（三）辦理時(shí)限1.一般查詢對(duì)于材料齊全、查詢內(nèi)容明確的一般檔案查詢申請(qǐng)，檔案管理部門應(yīng)在收到申請(qǐng)后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成查詢辦理，并向查詢?nèi)藛T反饋查詢結(jié)果。2.特殊查詢對(duì)于涉及復(fù)雜檔案整理、需跨部門協(xié)調(diào)或需進(jìn)行檔案鑒定等特殊情況的查詢申請(qǐng)，檔案管理部門應(yīng)在受理申請(qǐng)后的[X]個(gè)工作日內(nèi)告知查詢?nèi)藛T預(yù)計(jì)辦理時(shí)限，并在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成查詢辦理工作。五、檔案查詢結(jié)果告知（一）告知方式1.當(dāng)面告知對(duì)于現(xiàn)場(chǎng)查詢的檔案，檔案管理部門工作人員應(yīng)在查詢結(jié)束后，當(dāng)面將查詢結(jié)果告知查詢?nèi)藛T，并對(duì)查詢結(jié)果進(jìn)行解釋說(shuō)明。2.書面告知對(duì)于非現(xiàn)場(chǎng)查詢或查詢?nèi)藛T不便現(xiàn)場(chǎng)接收查詢結(jié)果的情況，可以采用書面形式告知查詢?nèi)藛T。書面告知應(yīng)包括查詢結(jié)果、查詢依據(jù)、相關(guān)證明材料等內(nèi)容，并加蓋檔案管理部門印章。3.電話告知對(duì)于一些緊急或簡(jiǎn)單的查詢事項(xiàng)，檔案管理部門工作人員可通過(guò)電話方式將查詢結(jié)果告知查詢?nèi)藛T，但應(yīng)做好電話記錄，并要求查詢?nèi)藛T對(duì)查詢結(jié)果進(jìn)行確認(rèn)。（二）告知內(nèi)容1.查詢結(jié)果明確告知查詢?nèi)藛T檔案查詢的結(jié)果，包括是否查到相關(guān)檔案信息、檔案信息的具體內(nèi)容等。2.查詢依據(jù)向查詢?nèi)藛T說(shuō)明查詢所依據(jù)的法律法規(guī)、政策文件及本公司/組織的相關(guān)規(guī)定。3.相關(guān)證明材料如查詢結(jié)果涉及相關(guān)證明材料的，應(yīng)向查詢?nèi)藛T提供復(fù)印件或摘錄件，并告知其證明材料的來(lái)源和用途。4.后續(xù)處理建議根據(jù)查詢結(jié)果，如需要查詢?nèi)藛T進(jìn)一步補(bǔ)充材料或按照規(guī)定程序辦理其他手續(xù)的，應(yīng)向查詢?nèi)藛T提供明確的后續(xù)處理建議和指導(dǎo)。六、檔案查詢收費(fèi)（一）收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查詢檔案的，不收取查詢費(fèi)用。2.外部單位因履行合同、合作項(xiàng)目、司法調(diào)查等合法事由查詢檔案的，按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定或本公司/組織與外部單位簽訂的協(xié)議收取查詢費(fèi)用。收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)在檔案管理部門顯著位置公示，并告知查詢?nèi)藛T。3.個(gè)人因個(gè)人權(quán)益保障、辦理公證、訴訟等合法需要查詢本人檔案信息的，不收取查詢費(fèi)用；查詢他人檔案信息的，按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定或本公司/組織的相關(guān)規(guī)定收取查詢費(fèi)用。（二）收費(fèi)方式1.現(xiàn)場(chǎng)繳費(fèi)查詢?nèi)藛T在現(xiàn)場(chǎng)查詢檔案時(shí)，如需要繳納查詢費(fèi)用的，應(yīng)按照檔案管理部門的要求，在指定地點(diǎn)辦理繳費(fèi)手續(xù)。2.非現(xiàn)場(chǎng)繳費(fèi)對(duì)于通過(guò)非現(xiàn)場(chǎng)查詢方式獲取檔案信息的查詢?nèi)藛T，如需要繳納查詢費(fèi)用的，檔案管理部門應(yīng)在告知查詢結(jié)果時(shí)，同時(shí)告知其繳費(fèi)方式和繳費(fèi)期限。查詢?nèi)藛T應(yīng)按照要求在規(guī)定期限內(nèi)完成繳費(fèi)。七、檔案查詢監(jiān)督與投訴處理（一）監(jiān)督機(jī)制建立1.內(nèi)部監(jiān)督本公司/組織應(yīng)建立健全檔案查詢工作內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)檔案查詢工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問(wèn)題。檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的監(jiān)督崗位或指定專人負(fù)責(zé)對(duì)檔案查詢工作進(jìn)行日常監(jiān)督。2.外部監(jiān)督積極接受上級(jí)主管部門、相關(guān)行業(yè)協(xié)會(huì)及社會(huì)公眾的監(jiān)督，及時(shí)處理外部監(jiān)督提出的意見(jiàn)和建議。對(duì)于涉及檔案查詢的投訴舉報(bào)，應(yīng)認(rèn)真受理，并按照規(guī)定程序進(jìn)行調(diào)查處理。（二）投訴處理流程1.投訴受理檔案管理部門設(shè)立專門的投訴舉報(bào)電話、郵箱或信箱，接受查詢?nèi)藛T的投訴舉報(bào)。對(duì)于收到的投訴舉報(bào)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記，并確定專人負(fù)責(zé)處理。2.調(diào)查核實(shí)對(duì)投訴舉報(bào)事項(xiàng)進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，通過(guò)查閱檔案、詢問(wèn)當(dāng)事人、走訪相關(guān)部門等方式，全面了解投訴舉報(bào)的事實(shí)真相。在調(diào)查核實(shí)過(guò)程中，應(yīng)充分聽(tīng)取各方意見(jiàn)，確保調(diào)查結(jié)果客觀、公正。3.處理反饋根據(jù)調(diào)查核實(shí)結(jié)果，對(duì)投訴舉報(bào)事項(xiàng)作出處理決定。對(duì)于經(jīng)查實(shí)存在問(wèn)題的，應(yīng)責(zé)令相關(guān)部門或人員立即整改，并將處理結(jié)果及時(shí)反饋給投訴舉報(bào)人；對(duì)于經(jīng)查實(shí)不存在問(wèn)題的，應(yīng)向投訴舉報(bào)人說(shuō)明情況，做好解釋工作。4.跟蹤復(fù)查對(duì)投訴舉報(bào)事項(xiàng)的處理結(jié)果進(jìn)行跟蹤復(fù)查，確保問(wèn)題得到徹底解決。對(duì)于整改不到位的，