PAGE體制內(nèi)檔案管理制度匯編一、總則（一）目的本檔案管理制度匯編旨在規(guī)范體制內(nèi)各類檔案的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，為組織的決策、管理、業(yè)務(wù)開展以及歷史研究等提供可靠的依據(jù)。（二）適用范圍本制度適用于體制內(nèi)各部門、各單位在工作活動中形成的各種門類和載體的檔案，包括但不限于文書檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案、科技檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則體制內(nèi)檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性原則檔案應(yīng)如實反映組織的工作活動和歷史面貌，確保檔案內(nèi)容的真實性和可靠性。3.完整性原則全面收集和整理體制內(nèi)各部門、各單位在工作過程中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整，不遺漏重要文件和資料。4.保密性原則對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進行管理，防止檔案信息的泄露。5.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查找、調(diào)閱和利用，提高檔案的服務(wù)效率，滿足組織和社會對檔案信息的需求。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，負責(zé)體制內(nèi)檔案管理工作的組織、協(xié)調(diào)和實施。其職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善本單位的檔案管理制度。2.負責(zé)接收、收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和銷毀各類檔案，確保檔案的安全和完整。3.開展檔案信息資源的開發(fā)利用工作，為組織的決策、管理和業(yè)務(wù)工作提供檔案信息支持。4.指導(dǎo)和監(jiān)督體制內(nèi)各部門、各單位的檔案管理工作，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動。5.負責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的配備、維護和更新，保障檔案管理工作的正常開展。（二）檔案管理人員檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉檔案管理的業(yè)務(wù)流程和相關(guān)法律法規(guī)。其職責(zé)包括：1.負責(zé)檔案的日常收集、整理、分類、編目、裝訂等工作，確保檔案的質(zhì)量。2.做好檔案的保管工作，定期對檔案進行檢查和清點，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題。3.按照規(guī)定的程序和方法，對檔案進行鑒定和銷毀，確保檔案的價值得到合理利用和處置。4.負責(zé)檔案信息的檢索、查詢和提供利用工作，為利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。5.協(xié)助檔案管理部門開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全體員工的檔案意識。（三）各部門、各單位職責(zé)體制內(nèi)各部門、各單位應(yīng)明確一名負責(zé)人分管檔案工作，并指定專人負責(zé)本部門、本單位檔案的收集、整理和移交工作。其職責(zé)包括：1.負責(zé)本部門、本單位在工作活動中形成的各類文件材料的收集、整理和歸檔工作，確保文件材料的齊全完整。2.按照檔案管理部門的要求，定期將整理好的檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.配合檔案管理部門開展檔案的鑒定、統(tǒng)計、利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。4.加強對本部門、本單位員工的檔案意識教育，確保員工在工作中自覺遵守檔案管理制度。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.文書檔案收集體制內(nèi)各部門、各單位在行政管理、業(yè)務(wù)工作等活動中形成的各類文件材料，包括上級文件、本級文件、下級文件、內(nèi)部文件、會議文件、請示報告、批復(fù)、通知、函件等。2.人事檔案收集員工的個人基本信息、履歷材料、學(xué)歷學(xué)位材料、工作經(jīng)歷材料、考核鑒定材料、工資待遇材料、獎懲材料、黨團材料、培訓(xùn)材料、任免材料等。3.財務(wù)檔案收集財務(wù)預(yù)算、決算、會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報表、審計報告、稅務(wù)資料、資產(chǎn)清查報告等文件材料。4.業(yè)務(wù)檔案收集各業(yè)務(wù)部門在業(yè)務(wù)工作中形成的各類文件材料，如合同協(xié)議、項目方案、業(yè)務(wù)報表、技術(shù)資料、客戶資料、市場調(diào)研材料等。5.科技檔案收集科研項目、工程建設(shè)、設(shè)備儀器等方面形成的文件材料，包括項目立項報告、可行性研究報告、設(shè)計圖紙、技術(shù)文件、實驗數(shù)據(jù)、驗收報告等。（二）收集要求1.各部門、各單位應(yīng)建立健全文件材料收集制度，明確文件材料收集工作的責(zé)任人，確保文件材料及時、準(zhǔn)確地收集齊全。2.對重要文件材料應(yīng)實行跟蹤收集，確保文件材料的完整性和連續(xù)性。3.收集的文件材料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造、損毀或丟失。4.對于電子文件，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進行收集和保存，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于檔案的管理和利用。2.按照檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)進行整理，確保檔案分類科學(xué)、合理、準(zhǔn)確。3.整理后的檔案應(yīng)符合規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的要求，便于檔案的裝訂、編目、上架和保管。（四）整理方法1.文書檔案按照年度保管期限機構(gòu)（問題）的分類方法進行整理，將文件材料按年度分開，再按保管期限分為永久、長期、短期，然后在每個保管期限內(nèi)按機構(gòu)（問題）進行分類排列，最后進行編號、編目、裝訂。2.人事檔案按照中組部《干部人事檔案工作條例》的要求進行整理，采用分類法將檔案材料分為十大類，并按照一定的順序進行排列、編號、編目、裝訂。3.財務(wù)檔案按照會計年度進行整理，將會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報表等分別裝訂成冊，并按照時間順序進行編號、編目。4.業(yè)務(wù)檔案根據(jù)業(yè)務(wù)特點和檔案管理要求，制定相應(yīng)的分類方案進行整理，如按項目類別、時間順序、客戶名稱等進行分類排列，然后進行編號、編目、裝訂。5.科技檔案按照項目、專業(yè)、時間等因素進行分類整理，將科研項目、工程建設(shè)、設(shè)備儀器等方面的文件材料分別組卷，然后進行編號、編目、裝訂。四、檔案的保管（一）保管場所1.應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度一般控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)備等，確保檔案保管環(huán)境的安全和穩(wěn)定。（二）檔案裝具1.應(yīng)使用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案裝具，如檔案柜、檔案架、檔案盒等，確保檔案的存放安全和整齊有序。2.檔案裝具應(yīng)定期進行檢查和維護，如有損壞應(yīng)及時修復(fù)或更換，確保檔案裝具的正常使用。（三）檔案存放1.檔案應(yīng)按照分類方案進行存放，不同門類、不同保管期限、不同年度的檔案應(yīng)分開存放，便于查找和管理。2.檔案應(yīng)排列整齊，編號清晰，便于識別和檢索。3.對于電子檔案，應(yīng)按照存儲介質(zhì)的類型和存儲方式進行分類存放，并建立相應(yīng)的電子檔案目錄和索引，便于電子檔案的查找和利用。（四）檔案保管期限1.文書檔案的保管期限分為永久、長期（16年至50年）、短期（15年以下）三種。2.人事檔案的保管期限根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般員工檔案應(yīng)長期保存，重要領(lǐng)導(dǎo)干部檔案應(yīng)永久保存。3.財務(wù)檔案的保管期限按照《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行，會計憑證、會計賬簿等一般保管期限為30年，財務(wù)報表等一般保管期限為10年。4.業(yè)務(wù)檔案和科技檔案的保管期限根據(jù)業(yè)務(wù)特點和實際需要確定，一般應(yīng)保存至業(yè)務(wù)活動結(jié)束或項目完成后一定期限。（五）檔案定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行檢查，每年至少進行一次全面檢查，對重點檔案應(yīng)增加檢查頻次。2.檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況、利用情況等，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取措施進行處理。3.對檢查情況應(yīng)進行詳細記錄，形成檢查報告，并存檔備查。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.堅持全面審查、準(zhǔn)確判定檔案價值的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和公正性。2.遵循國家有關(guān)檔案鑒定的法律法規(guī)和政策規(guī)定，嚴(yán)格按照鑒定標(biāo)準(zhǔn)進行鑒定。3.充分考慮檔案的歷史價值、現(xiàn)實價值和未來利用價值，確保檔案的合理留存和處置。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人、檔案管理人員等組成。鑒定工作小組負責(zé)制定檔案鑒定方案，組織實施檔案鑒定工作，對鑒定結(jié)果進行審核和審批。（三）鑒定方法1.直接鑒定法對檔案逐件進行審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，綜合判斷檔案的價值，確定檔案的保管期限。2.分析評估法對檔案進行分類、統(tǒng)計和分析，評估檔案的整體價值和利用需求，確定檔案的鑒定范圍和重點。3.專家咨詢法對于專業(yè)性較強、價值難以判斷的檔案，可邀請相關(guān)領(lǐng)域的專家進行咨詢和評估，為檔案鑒定提供專業(yè)意見。（四）銷毀程序1.經(jīng)過鑒定確無保存價值的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊，詳細列出檔案的名稱、文號、日期、保管期限、數(shù)量等信息。2.檔案銷毀清冊應(yīng)經(jīng)檔案鑒定工作小組審核，報本單位主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點進行，由檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同派員監(jiān)銷，確保檔案銷毀過程的安全和徹底。4.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字，并將檔案銷毀清冊歸檔保存。六、檔案的統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案的數(shù)量統(tǒng)計，包括各類檔案的年度歸檔數(shù)量、累計庫存數(shù)量等。2.檔案的利用情況統(tǒng)計，包括檔案的查閱人次、調(diào)閱卷次、利用效果等。3.檔案保管狀況統(tǒng)計，包括檔案的完好率、破損率、丟失率等。4.檔案設(shè)施設(shè)備統(tǒng)計，包括檔案庫房面積、檔案裝具數(shù)量、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備數(shù)量等。（二）統(tǒng)計方法1.建立檔案統(tǒng)計臺賬，定期對檔案的相關(guān)數(shù)據(jù)進行記錄和匯總。2.利用檔案管理軟件，對檔案信息進行自動化統(tǒng)計和分析，提高統(tǒng)計工作的效率和準(zhǔn)確性。3.定期開展檔案統(tǒng)計調(diào)查，收集和整理檔案管理工作中的相關(guān)數(shù)據(jù)，為檔案管理決策提供依據(jù)。（三）統(tǒng)計報表1.定期編制檔案統(tǒng)計報表，如年度檔案統(tǒng)計報表、季度檔案利用情況報表等，向上級主管部門和本單位領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案管理工作情況。2.檔案統(tǒng)計報表應(yīng)內(nèi)容真實、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、格式規(guī)范，報表編制完成后應(yīng)進行審核和蓋章，確保報表的質(zhì)量。七、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和本單位的檔案管理制度，確保檔案利用活動的合法性和規(guī)范性。2.服務(wù)為本原則以服務(wù)組織決策、管理和業(yè)務(wù)工作為宗旨，積極主動地為利用者提供檔案信息服務(wù)，滿足利用者的合理需求。3.安全保密原則在檔案利用過程中，要嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息的安全，防止檔案信息的泄露。（二）利用范圍1.本單位內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.上級主管部門、相關(guān)單位因工作需要查閱、借閱檔案。3.司法機關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察部門等因辦案需要查閱、借閱檔案。4.其他經(jīng)本單位批準(zhǔn)的單位或個人因特殊需要查閱、借閱檔案。（三）利用方式1.查閱利用者可到檔案管理部門查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱登記工作。2.借閱因工作需要確需借閱檔案的，利用者應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)所在部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過規(guī)定時間，借閱期間利用者應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、損毀或丟失檔案。3.復(fù)制利用者如需復(fù)制檔案資料，應(yīng)填寫復(fù)制申請表，經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人審批后，由檔案管理人員按照規(guī)定的程序和方法進行復(fù)制，并加蓋檔案管理部門印章。復(fù)制件應(yīng)與原件核對無誤，確保復(fù)制件的真實性和可靠性。（四）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對檔案