PAGE辦公室檔案管理保密制度一、總則（一）目的為加強公司辦公室檔案管理，確保檔案信息的安全與保密，防止檔案信息泄露、篡改或丟失，特制定本保密制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在辦公室檔案管理工作中的保密行為。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理保密工作合法合規(guī)。2.預(yù)防為主原則：強化保密意識教育，建立健全保密管理制度和防范措施，預(yù)防檔案信息安全事故的發(fā)生。3.最小化原則：嚴(yán)格限定知悉檔案信息的人員范圍，確保信息僅在必要的范圍內(nèi)流轉(zhuǎn)和使用。4.全程管控原則：對檔案的形成、收集、整理、存儲、利用、銷毀等全過程進(jìn)行嚴(yán)格的保密管理。二、檔案管理保密職責(zé)（一）公司管理層職責(zé)1.全面領(lǐng)導(dǎo)公司辦公室檔案管理保密工作，將保密工作納入公司整體發(fā)展戰(zhàn)略和管理體系。2.審批檔案管理保密制度、保密工作計劃和重大保密事項，為保密工作提供必要的資源支持。3.監(jiān)督檢查各部門檔案管理保密工作的執(zhí)行情況，對違反保密制度的行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。（二）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司辦公室檔案管理保密制度、流程和規(guī)范，并組織實施。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理保密工作，開展保密培訓(xùn)和宣傳教育活動。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編號、存儲、保管等工作，確保檔案的安全與完整。4.嚴(yán)格控制檔案的查閱、借閱、使用權(quán)限，對檔案的利用情況進(jìn)行登記和跟蹤。5.定期對檔案進(jìn)行清查和盤點，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理中的安全隱患。6.負(fù)責(zé)檔案信息系統(tǒng)的安全管理，防止檔案信息在傳輸和存儲過程中被泄露或篡改。（三）各部門職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)人為本部門檔案管理保密工作的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織本部門員工學(xué)習(xí)和遵守檔案管理保密制度。2.明確本部門檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步保管工作，并定期向公司檔案管理部門移交。3.嚴(yán)格控制本部門員工對檔案的查閱、借閱和使用，確保檔案信息不被非法獲取或泄露。4.配合公司檔案管理部門開展檔案管理保密工作的檢查和整改，對本部門存在的問題及時進(jìn)行糾正。（四）員工職責(zé)1.自覺遵守公司辦公室檔案管理保密制度，增強保密意識，保守公司檔案信息秘密。2.妥善保管個人使用的檔案資料，不得擅自復(fù)制、傳播、銷毀檔案信息。3.在檔案的查閱、借閱、使用過程中，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理手續(xù)，不得違規(guī)操作。4.發(fā)現(xiàn)檔案信息泄露或可能泄露的情況，應(yīng)及時報告公司檔案管理部門，并采取必要的措施防止損失擴大。三、檔案的分類與標(biāo)識（一）檔案分類1.行政檔案：包括公司各類行政文件、會議紀(jì)要、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度等。2.人事檔案：涵蓋員工個人基本信息、入職離職資料、薪酬福利記錄、績效考核檔案等。3.財務(wù)檔案：包含會計憑證、賬簿、財務(wù)報表、審計報告等財務(wù)相關(guān)資料。4.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司業(yè)務(wù)類型分類，如銷售合同、采購訂單、項目文檔、客戶資料等。5.技術(shù)檔案：涉及公司技術(shù)研發(fā)、產(chǎn)品設(shè)計、工藝流程等方面的文件資料。（二）檔案標(biāo)識1.對每類檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識別和管理。2.在檔案封面或顯著位置標(biāo)注檔案類別、編號、年度、保管期限等信息。3.根據(jù)檔案的保密級別，分別標(biāo)注“絕密”“機密”“秘密”等字樣，并采用相應(yīng)的顏色標(biāo)識，如“絕密”為紅色，“機密”為藍(lán)色，“秘密”為黃色。四、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案管理規(guī)定，及時收集本部門形成的各類文件資料，并確保文件的完整性和準(zhǔn)確性。2.對于重要文件和緊急文件，應(yīng)優(yōu)先收集并及時移交檔案管理部門。3.在文件收集過程中，要注意對文件的原始性進(jìn)行保護，不得擅自涂改、偽造或丟失文件。（二）整理規(guī)范1.檔案管理部門對收集到的檔案進(jìn)行統(tǒng)一整理。整理工作應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，確保檔案分類準(zhǔn)確、排列有序。2.對每份檔案進(jìn)行編目，包括文件標(biāo)題、文號、日期、來源、保管期限等信息，并填寫檔案目錄清單。3.對破損或褪色的文件進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的可讀性和完整性。4.建立電子檔案與紙質(zhì)檔案的對應(yīng)關(guān)系，將電子檔案的元數(shù)據(jù)與紙質(zhì)檔案的目錄信息進(jìn)行關(guān)聯(lián)，便于查詢和利用。五、檔案的存儲與保管（一）存儲環(huán)境1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護設(shè)施。2.庫房溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.配備必要的消防器材和應(yīng)急照明設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護。（二）存儲方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案類別和保管期限進(jìn)行分類存放，采用密集架或檔案柜進(jìn)行存儲，并標(biāo)識清晰。2.電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，進(jìn)行定期備份，并分別存儲在不同的物理位置。備份存儲介質(zhì)應(yīng)妥善保管，定期進(jìn)行檢查和更新。3.對于重要的檔案資料，可采用異地存儲的方式進(jìn)行備份，以防止因自然災(zāi)害或其他意外事件導(dǎo)致檔案丟失。（三）保管措施1.建立檔案出入庫登記制度，詳細(xì)記錄檔案的出入庫時間、檔案名稱、數(shù)量、借閱人等信息。2.定期對檔案進(jìn)行清查和盤點，確保檔案的數(shù)量、存儲位置與檔案目錄一致。如發(fā)現(xiàn)檔案缺失或損壞，應(yīng)及時查明原因并進(jìn)行處理。3.對檔案庫房進(jìn)行定期巡查，檢查庫房的安全設(shè)施是否正常運行，檔案存儲是否符合要求。4.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫房，確需進(jìn)入的，應(yīng)經(jīng)過檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并進(jìn)行登記。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.絕密級檔案：僅限公司高層管理人員和經(jīng)授權(quán)的特定人員查閱，查閱時需經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，并在檔案管理部門專人陪同下進(jìn)行。2.機密級檔案：公司內(nèi)部相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及經(jīng)授權(quán)的人員可查閱，查閱申請需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，報檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.秘密級檔案：公司員工因工作需要可查閱，查閱時需填寫查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。（二）查閱流程1.查閱人填寫查閱申請表，注明查閱檔案的名稱、目的、查閱時間等信息。2.申請表按照查閱權(quán)限進(jìn)行審批，審批通過后，檔案管理部門為查閱人提供相應(yīng)的檔案。3.查閱人應(yīng)在指定的查閱地點進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱地點。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并在查閱登記表上簽字確認(rèn)。（三）借閱權(quán)限1.絕密級檔案：原則上不允許借閱，如有特殊情況需要借閱的，必須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，并嚴(yán)格限定借閱期限和歸還方式。2.機密級檔案：公司內(nèi)部相關(guān)部門因工作需要可借閱，借閱申請需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，報檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并簽訂借閱承諾書。3.秘密級檔案：公司員工因工作需要可借閱，但借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱流程1.借閱人填寫借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱時間、用途等信息。2.申請表按照借閱權(quán)限進(jìn)行審批，審批通過后，檔案管理部門與借閱人簽訂借閱承諾書，并提供借閱的檔案。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自擴大使用范圍。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時報告檔案管理部門并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。4.借閱期限屆滿，借閱人應(yīng)按時歸還檔案。如需續(xù)借，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可續(xù)借。七、檔案的利用與共享（一）利用原則1.檔案的利用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、合理的原則，確保檔案信息的安全和保密。2.在檔案利用過程中，不得泄露檔案中的敏感信息，不得利用檔案謀取不正當(dāng)利益。（二）共享范圍1.公司內(nèi)部因工作需要，在經(jīng)過審批的情況下，相關(guān)部門之間可以進(jìn)行檔案信息的共享。共享范圍應(yīng)嚴(yán)格限定在必要的人員和工作范圍內(nèi)。2.對于涉及公司商業(yè)秘密、客戶隱私等敏感信息的檔案，嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)的共享。（三）共享流程1.檔案共享需求部門填寫共享申請表，注明共享檔案的名稱、共享對象、共享目的、共享時間等信息。2.申請表按照共享權(quán)限進(jìn)行審批，審批通過后，檔案管理部門將共享的檔案提供給共享對象，并記錄共享情況。3.共享對象應(yīng)按照規(guī)定使用共享的檔案，不得將檔案泄露給無關(guān)人員或用于其他非共享目的。4.共享結(jié)束后，共享對象應(yīng)及時歸還共享的檔案，并向檔案管理部門反饋使用情況。八、檔案的銷毀與處置（一）銷毀條件與范圍1.檔案保管期限屆滿，且已無留存價值的，可進(jìn)行銷毀。2.因公司機構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更等原因，不再使用或不需要保存的檔案，應(yīng)及時進(jìn)行銷毀。3.涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等的檔案，在解密或不再具有保密價值后，方可按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。（二）銷毀流程1.檔案管理部門定期對擬銷毀的檔案進(jìn)行清理和鑒定，編制檔案銷毀清單，注明檔案名稱、編號、年度、保管期限、銷毀原因等信息。2.檔案銷毀清單報公司檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)后，方可實施銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用安全、環(huán)保的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等，并確保銷毀過程可追溯。4.檔案銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，銷毀完畢后，監(jiān)督人員和執(zhí)行人員應(yīng)在銷毀清單上簽字確認(rèn)。5.銷毀后的檔案清單應(yīng)妥善保存[X]年，以備查閱。九、保密監(jiān)督與檢查機制（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司檔案管理部門定期對各部門的檔案管理保密工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度執(zhí)行情況、檔案存儲保管情況、檔案查閱借閱登記情況等。2.各部門應(yīng)定期開展自查自糾工作，及時發(fā)現(xiàn)和整改本部門檔案管理保密工作中存在的問題，并將自查情況報告公司檔案管理部門。（二）外部審計1.公司定期聘請外部審計機構(gòu)對公司檔案管理保密工作進(jìn)行審計，審計內(nèi)容包括保密制度的健全性、執(zhí)行的有效性、檔案信息的安全性等。2.根據(jù)外部審計意見，及時調(diào)整和完善公司檔案管理保密制度和措施，確保檔案管理保密工作符合法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。（三）違規(guī)處理1.對于違反公司辦公室檔案管