PAGE工程項(xiàng)目檔案管理制度牌一、總則（一）目的為加強(qiáng)工程項(xiàng)目檔案管理，確保工程項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，為工程項(xiàng)目的建設(shè)、運(yùn)營、維護(hù)及管理提供可靠的依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有工程項(xiàng)目檔案的管理，包括但不限于項(xiàng)目規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、調(diào)試、竣工驗(yàn)收等各個(gè)階段形成的各類文件、資料、圖紙等。（三）基本原則1.集中管理原則：工程項(xiàng)目檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映工程項(xiàng)目的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠。3.及時(shí)歸檔原則：工程項(xiàng)目各階段產(chǎn)生的檔案應(yīng)及時(shí)整理、歸檔，并確保歸檔文件的時(shí)效性。4.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于查詢、檢索和利用，滿足公司/組織內(nèi)各部門對(duì)檔案信息的需求。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善工程項(xiàng)目檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查工程項(xiàng)目各部門的檔案管理工作，確保檔案管理工作符合本制度要求。3.負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和銷毀等工作。4.建立和維護(hù)工程項(xiàng)目檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化管理和共享。5.開展檔案利用服務(wù)工作，為公司/組織內(nèi)各部門提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。（二）工程項(xiàng)目各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在工程項(xiàng)目各階段產(chǎn)生檔案的收集、整理和初步審核工作，并及時(shí)移交檔案管理部門。2.明確本部門檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理工作的具體實(shí)施，并配合檔案管理部門做好相關(guān)工作。3.按照檔案管理部門的要求，規(guī)范本部門檔案的形成、積累和整理工作，確保檔案的質(zhì)量。4.在工程項(xiàng)目建設(shè)過程中，及時(shí)向檔案管理部門反饋檔案管理工作中存在的問題，并協(xié)助檔案管理部門進(jìn)行整改。（三）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.對(duì)工程項(xiàng)目檔案管理工作負(fù)總責(zé)，確保項(xiàng)目檔案管理工作納入項(xiàng)目整體工作計(jì)劃，并與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行。2.協(xié)調(diào)項(xiàng)目各部門之間的工作關(guān)系，督促各部門及時(shí)做好檔案的收集、整理和移交工作。3.審核項(xiàng)目檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，對(duì)不符合要求的檔案提出整改意見。4.負(fù)責(zé)組織項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收工作，確保項(xiàng)目檔案符合驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.項(xiàng)目前期文件：包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、項(xiàng)目選址意見書、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證等。2.設(shè)計(jì)文件：包括初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)變更通知等。3.施工文件：包括施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、施工技術(shù)交底、工程質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件、工程進(jìn)度記錄等。4.監(jiān)理文件：包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等。5.竣工驗(yàn)收文件：包括竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、工程質(zhì)量保修書、竣工圖等。6.其他文件：包括項(xiàng)目建設(shè)過程中形成的各類會(huì)議紀(jì)要、協(xié)議、合同、來往信函、通知等。（二）收集要求1.工程項(xiàng)目各部門應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)收集本部門在項(xiàng)目各階段產(chǎn)生的檔案，并確保檔案的齊全、完整。2.收集的檔案應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備，紙質(zhì)檔案應(yīng)使用耐久性強(qiáng)的書寫材料，電子檔案應(yīng)格式規(guī)范、存儲(chǔ)安全。3.對(duì)于同一事項(xiàng)的文件材料，應(yīng)按照其形成的先后順序或重要程度進(jìn)行排列，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。（三）整理方法1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類方案，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類整理。分類應(yīng)科學(xué)合理，便于管理和利用。2.對(duì)每份檔案應(yīng)進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和識(shí)別。3.檔案整理過程中，應(yīng)編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，確保目錄與檔案內(nèi)容一致。4.對(duì)于電子檔案，應(yīng)按照電子文件管理要求進(jìn)行整理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，確保電子檔案的存儲(chǔ)、檢索和利用方便快捷。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔要求1.工程項(xiàng)目各部門應(yīng)在檔案整理完畢后，及時(shí)向檔案管理部門移交檔案。移交時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門應(yīng)對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核，審核合格后予以歸檔。對(duì)于不符合要求的檔案，應(yīng)退回原部門進(jìn)行整改，直至符合要求為止。3.歸檔的檔案應(yīng)按照年度、項(xiàng)目、類別等進(jìn)行排列存放，并建立相應(yīng)檔案索引，便于查找和利用。（二）保管期限1.工程項(xiàng)目檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、工程質(zhì)量保修書等重要文件。3.長(zhǎng)期保管的檔案主要包括項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件、施工文件、監(jiān)理文件等與項(xiàng)目建設(shè)密切相關(guān)的文件，保管期限一般為[X]年。4.短期保管的檔案主要包括項(xiàng)目建設(shè)過程中形成的一般性文件，保管期限一般為[X]年。（三）保管措施1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保電子檔案的安全性和完整性。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好檢查記錄。對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。五、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。2.鑒定工作應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素進(jìn)行綜合評(píng)估，確定檔案的存毀。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員等組成。2.檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行鑒定，并提出鑒定意見。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行清理，提出擬銷毀檔案清單。2.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀檔案清單進(jìn)行審核，對(duì)每份檔案的內(nèi)容、價(jià)值等進(jìn)行詳細(xì)審查，并提出鑒定意見。3.對(duì)經(jīng)鑒定小組審核同意銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊(cè)，報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、鑒定意見、審批意見等內(nèi)容。（四）銷毀實(shí)施1.經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施檔案銷毀工作。2.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.檔案銷毀過程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。六、檔案利用與借閱（一）利用范圍公司/組織內(nèi)各部門因工作需要，可查閱、借閱工程項(xiàng)目檔案。查閱、借閱檔案應(yīng)遵守本制度規(guī)定，確保檔案的安全和保密。（二）利用程序1.查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案查閱、借閱申請(qǐng)表，注明查閱、借閱的檔案名稱、編號(hào)、查閱目的、借閱期限等內(nèi)容，并經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字同意。2.將檔案查閱、借閱申請(qǐng)表提交檔案管理部門，檔案管理部門對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，審核通過后予以辦理查閱、借閱手續(xù)。3.查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在指定地點(diǎn)提供檔案，并進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，確保查閱人員遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案。4.借閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)按照借閱期限及時(shí)催還檔案。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。如因特殊原因需要延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）保密規(guī)定1.查閱、借閱檔案人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。對(duì)涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。2.檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案查閱、借閱情況進(jìn)行記錄，包括查閱、借閱人員姓名、部門、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、借閱期限等信息，以便跟蹤和管理。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的工程項(xiàng)目檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理和共享，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。2.通過信息化手段，對(duì)檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等全過程進(jìn)行有效管理，確保檔案信息的安全和完整。（二）信息系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能：實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速錄入，包括檔案編號(hào)、題名日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容，并支持批量錄入和導(dǎo)入功能。2.檔案檢索功能：提供多種檢索方式，如按檔案編號(hào)、題名、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，方便用戶快速查找所需檔案信息。3.檔案借閱管理功能：實(shí)現(xiàn)檔案借閱申請(qǐng)、審批、歸還等流程的信息化管理，記錄借閱人員信息、借閱時(shí)間、借閱期限等內(nèi)容。4.檔案統(tǒng)計(jì)分析功能：對(duì)檔案的數(shù)量、種類、保管期限、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.系統(tǒng)安全管理功能：設(shè)置用戶權(quán)限管理，確保不同用戶只能訪問其權(quán)限范圍內(nèi)的檔案信息；對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份和恢復(fù)，防止數(shù)據(jù)丟失；采取安全防護(hù)措施，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。（三）數(shù)據(jù)維護(hù)與更新1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.對(duì)于新產(chǎn)生的檔案，應(yīng)及時(shí)錄入系統(tǒng)；對(duì)于檔案信息的變更，如題名、日期、保管期限等，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修改和更新。3.定期對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責(zé)1.公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)工程項(xiàng)目檔案管理工作進(jìn)行定期審計(jì)和監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作符合本制度要求和相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)工程項(xiàng)目各部門的檔案管理工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正檔案管理工作中存在的問題。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和銷毀等環(huán)節(jié)的工作是否符合制度要求。2.檔案管理工作的質(zhì)量，如檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性，檔案整理的規(guī)范性，檔案編號(hào)的唯一性等。3.檔案管理信息系統(tǒng)的運(yùn)行情況，包括系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性，系統(tǒng)功能的正常使用等。4.檔案利用管理情況，如檔案查閱、借閱手續(xù)是否完備，檔案利用記錄是否齊全等。（三）問題整改1.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，明確整改要求和整改期限。2.工程項(xiàng)目各部門應(yīng)按照整改通