PAGE合作社檔案管理制度范本一、總則（一）目的為加強本合作社檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本合作社及所屬各部門在各項工作活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：合作社檔案由綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標準化。2.真實性原則：檔案應如實反映合作社各項工作活動的真實情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集、整理合作社在各個階段形成的檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：對涉及合作社商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，應嚴格保密，防止泄露。二、檔案管理職責（一）綜合管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善本合作社檔案管理制度。2.負責合作社檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等工作。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理效率和服務水平。4.組織開展檔案業(yè)務培訓和指導，提高合作社全體員工的檔案意識和業(yè)務能力。5.負責向有關(guān)部門提供檔案查閱、借閱服務，按照規(guī)定做好檔案的保密工作。（二）各部門職責1.負責本部門在工作活動中形成的各類文件材料的收集、整理，并定期移交綜合管理部門歸檔。2.配合綜合管理部門做好檔案的整理、鑒定、銷毀等工作，提供有關(guān)檔案利用的信息。3.嚴格遵守檔案管理制度，妥善保管本部門使用的檔案，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借或丟失檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.合作社設立、變更、注銷等過程中形成的文件材料，如章程、決議、批復、營業(yè)執(zhí)照等。2.生產(chǎn)經(jīng)營活動中形成的文件材料，包括生產(chǎn)計劃、合同協(xié)議、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗報告、銷售記錄等。3.財務管理活動中形成的文件材料，如會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。4.人力資源管理活動中形成的文件材料，如員工檔案、招聘記錄、培訓資料、績效考核文件等。5.行政管理活動中形成的文件材料，如會議紀要、工作計劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度等。6.科技研發(fā)活動中形成的文件材料，如科研項目申報書、研究報告、實驗數(shù)據(jù)、技術(shù)成果等。7.對外宣傳、交流活動中形成的文件材料，如宣傳資料圖片、新聞報道、合作協(xié)議等。8.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.收集的文件材料應真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對于電子文件，應同時收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成來源、時間、內(nèi)容等因素進行分類，一般可分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、財務審計類、人力資源類、科研項目類等。2.編號：對每一類檔案編制統(tǒng)一的編號，以便于管理和查找。編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則。3.編目：對每份檔案進行編目，包括檔號、題名、日期、責任者、保管期限等，編制目錄索引，方便查閱。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行整理裝訂，保持檔案的整齊美觀，便于保管。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.各部門應在每年年底前將本年度形成的文件材料整理完畢，移交綜合管理部門歸檔。2.對于重大活動、重要項目等形成的檔案，應在活動結(jié)束或項目完成后及時歸檔。（二）歸檔程序1.各部門將整理好的檔案移交清單一式兩份，一份交綜合管理部門，一份留存本部門備查。2.綜合管理部門對移交的檔案進行核對、驗收，符合要求的予以接收，并辦理交接手續(xù)。3.綜合管理部門對接收的檔案進行進一步整理、編目，按照規(guī)定的保管期限進行分類存放。（三）保管要求1.檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案應分類存放，排列有序，便于查找和利用。對于電子檔案，應存儲在安全可靠的存儲設備上，并定期進行備份。3.建立檔案保管臺賬，對檔案的收進、移出、保管等情況進行詳細記錄，做到賬物相符。4.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.合作社員工因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人批準后，到綜合管理部門查閱。2.外單位人員查閱檔案的，應持有單位介紹信，注明查閱目的和范圍，經(jīng)合作社分管領導批準后，方可查閱。涉及重要檔案的，還需經(jīng)合作社主要領導批準。（二）查閱程序1.查閱人員應在綜合管理部門指定的地點查閱檔案，查閱時不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.如需復印檔案材料，應經(jīng)綜合管理部門負責人批準，并按照規(guī)定辦理復印手續(xù)。復印件應與原件核對無誤，并加蓋綜合管理部門印章。3.查閱人員查閱檔案后，應在《檔案查閱登記表》上如實填寫查閱情況，包括查閱日期、查閱人姓名、查閱內(nèi)容等，并簽字確認。（三）借閱權(quán)限1.合作社員工因工作需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人和綜合管理部門負責人批準后，方可借閱。2.外單位人員原則上不得借閱檔案，確因特殊情況需要借閱的，應按照查閱權(quán)限辦理審批手續(xù)，并繳納一定的押金。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱程序1.借閱人員應持批準后的《檔案借閱申請表》到綜合管理部門辦理借閱手續(xù)，領取檔案。2.借閱人員應對借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標記、污損或拆卷。3.借閱人員歸還檔案時，應確保檔案的完整無損，經(jīng)綜合管理部門核對無誤后，辦理歸還手續(xù)，退還押金。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則：綜合管理部門應定期對檔案進行鑒定，一般每[X]年進行一次全面鑒定。2.價值鑒定原則：根據(jù)檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值和保存價值，確定檔案的保管期限。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務部門人員和檔案管理人員組成。鑒定小組負責對檔案進行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對每份檔案進行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，判斷其價值和保管期限。2.分析比較法：將檔案與同類檔案進行比較分析，判斷其價值和保管期限的合理性。（四）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映合作社主要職能活動和歷史面貌的，對合作社發(fā)展有長遠利用價值的檔案，應列為永久保管。2.定期保管：定期保管的檔案分為[X]年、[X]年、[X]年三種。凡是在一定時期內(nèi)對合作社工作有查考利用價值的檔案，可列為定期保管。（五）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，對失去保存價值的檔案編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案的題名、日期、保管期限、數(shù)量等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)合作社分管領導審核批準后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀過程的安全、徹底。監(jiān)銷人員應在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。4.銷毀后的《檔案銷毀清冊》應長期保存，以備查考。七、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.綜合管理部門應建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.檔案統(tǒng)計報表應定期報送合作社領導和上級主管部門，為檔案管理決策提供依據(jù)