PAGE工程資料檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)工程資料檔案室的管理，確保工程資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮工程資料在工程建設(shè)、管理、維護(hù)及竣工驗(yàn)收等工作中的重要作用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有與工程建設(shè)相關(guān)的資料檔案管理工作，包括但不限于工程項(xiàng)目的前期規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、竣工驗(yàn)收等各個(gè)階段產(chǎn)生的文件、資料、圖紙、圖表、數(shù)據(jù)等各類(lèi)載體形式的檔案資料。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：工程資料應(yīng)如實(shí)反映工程建設(shè)的實(shí)際情況，確保資料內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：涵蓋工程建設(shè)全過(guò)程的各類(lèi)資料，保證資料的全面性和系統(tǒng)性，不遺漏重要信息。3.準(zhǔn)確性原則：資料的記錄、整理、歸檔應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、文字規(guī)范、圖表清晰。4.及時(shí)性原則：隨著工程進(jìn)度同步收集、整理和歸檔資料，確保資料的時(shí)效性，避免積壓和延誤。5.保密性原則：對(duì)涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密以及國(guó)家法律法規(guī)規(guī)定需保密的工程資料，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止資料泄露。二、管理職責(zé)（一）檔案室管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善工程資料檔案室的各項(xiàng)管理制度、工作流程和操作規(guī)范，并監(jiān)督執(zhí)行。2.統(tǒng)籌規(guī)劃工程資料檔案室的建設(shè)，包括檔案庫(kù)房的布局、設(shè)施設(shè)備的配備等，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境安全、適宜。3.組織開(kāi)展工程資料的收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、上架等日常管理工作，保證檔案資料的有序存放和便于查閱。4.負(fù)責(zé)建立工程資料檔案的檢索系統(tǒng)，編制檔案目錄、索引等檢索工具，提高檔案查詢(xún)效率。5.對(duì)工程資料檔案的利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)，跟蹤檔案的借閱、歸還等動(dòng)態(tài)信息，確保檔案的合理使用和安全回收。6.定期對(duì)工程資料檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)和核對(duì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案損壞、丟失等問(wèn)題，采取有效措施確保檔案的完整性和安全性。7.組織開(kāi)展檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，確保檔案管理工作的質(zhì)量和水平。8.負(fù)責(zé)與其他部門(mén)之間關(guān)于工程資料檔案管理工作的溝通協(xié)調(diào)，提供檔案資料方面的支持和服務(wù)。（二）項(xiàng)目部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)在工程建設(shè)過(guò)程中產(chǎn)生的各類(lèi)資料的收集、整理和初步審核工作，確保資料的真實(shí)、完整和準(zhǔn)確。2.按照工程資料檔案室的要求和規(guī)定，及時(shí)將整理好的資料移交檔案室，并辦理交接手續(xù)。3.在工程建設(shè)過(guò)程中，配合檔案室管理部門(mén)做好資料的補(bǔ)充、完善工作，對(duì)檔案室提出的資料問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行整改。4.負(fù)責(zé)對(duì)本部門(mén)查閱、借閱的工程資料進(jìn)行妥善保管，按照規(guī)定期限歸還，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、泄露或涂改檔案資料。5.協(xié)助檔案室管理部門(mén)開(kāi)展檔案管理相關(guān)的其他工作，如檔案清查、盤(pán)點(diǎn)等。（三）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司/組織的各項(xiàng)規(guī)章制度，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，確保工程資料檔案的安全和完整。2.熟練掌握檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)和技能，按照檔案管理工作流程和操作規(guī)范，認(rèn)真做好工程資料的收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、上架等日常工作。3.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理，定期檢查檔案存儲(chǔ)環(huán)境，做好溫濕度記錄、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等工作，確保檔案安全。4.積極為檔案利用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，及時(shí)、準(zhǔn)確地查找和提供所需檔案資料，做好檔案借閱、歸還登記和利用效果反饋工作。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并采取措施處理，確保檔案賬實(shí)相符。6.參與檔案管理信息化建設(shè)，協(xié)助錄入檔案信息，維護(hù)檔案管理系統(tǒng)，提高檔案管理工作的信息化水平。7.保守檔案機(jī)密，不得擅自向無(wú)關(guān)人員透露檔案內(nèi)容，嚴(yán)禁私自復(fù)制、傳播檔案資料。三、工程資料的收集與整理（一）收集范圍1.工程項(xiàng)目前期文件，包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證等。2.工程設(shè)計(jì)文件，如初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)變更通知、圖紙會(huì)審記錄等。3.工程施工過(guò)程中的各類(lèi)文件，包括施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底、工程質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件、試驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告、工程進(jìn)度報(bào)表等。4.工程監(jiān)理文件，如監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等。5.工程竣工驗(yàn)收文件，包括竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工圖、工程質(zhì)量保修書(shū)、工程結(jié)算文件等。6.其他與工程建設(shè)相關(guān)的文件，如會(huì)議紀(jì)要、來(lái)往信函、工程照片、影像資料等。（二）收集要求1.各項(xiàng)目部門(mén)應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)工程資料的收集工作，按照收集范圍及時(shí)、全面地收集各類(lèi)資料，確保資料的完整性。2.收集的工程資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、清晰，簽字蓋章手續(xù)齊全，不得偽造、篡改資料內(nèi)容。3.對(duì)工程建設(shè)過(guò)程中形成的電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其紙質(zhì)版本，并確保兩者內(nèi)容一致。電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)，便于管理和查閱。4.收集的資料應(yīng)及時(shí)整理，不得積壓，對(duì)于重要資料或緊急需要?dú)w檔的資料，應(yīng)優(yōu)先處理。（三）整理方法1.分類(lèi)：按照工程建設(shè)的不同階段、專(zhuān)業(yè)類(lèi)別、資料性質(zhì)等進(jìn)行分類(lèi)。例如，可分為前期文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗(yàn)收文件等大類(lèi)，每大類(lèi)再根據(jù)具體情況細(xì)分若干小類(lèi)。2.編號(hào)：為便于檔案的管理和查詢(xún)，對(duì)每一份工程資料進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，能夠反映資料的類(lèi)別、年份、順序等信息。3.編目：編制檔案目錄，詳細(xì)記錄每份檔案的編號(hào)、名稱(chēng)、日期、來(lái)源、保管期限等信息。目錄應(yīng)打印成冊(cè)，并建立電子目錄，方便檢索。4.裝訂：對(duì)紙張規(guī)格不一致、破損或易散失的資料進(jìn)行裝訂，確保資料整齊、牢固，便于長(zhǎng)期保存。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持資料的原貌，不得隨意裁剪或損壞資料內(nèi)容。5.裝盒：將整理好的資料裝入檔案盒，并在盒脊上標(biāo)明檔案的類(lèi)別、編號(hào)、起止日期等信息，以便快速查找。四、工程資料的歸檔與保管（一）歸檔流程1.項(xiàng)目部門(mén)在完成工程資料的收集、整理和初步審核后，填寫(xiě)《工程資料移交清單》，詳細(xì)列出移交資料的名稱(chēng)、數(shù)量、編號(hào)等信息。2.項(xiàng)目部門(mén)將整理好的工程資料連同《工程資料移交清單》一并提交給檔案室管理部門(mén)。3.檔案室管理部門(mén)對(duì)移交的工程資料進(jìn)行審核，核對(duì)資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)與項(xiàng)目部門(mén)溝通，要求其補(bǔ)充或整改。4.審核通過(guò)后，檔案室管理部門(mén)在《工程資料移交清單》上簽字確認(rèn)，并辦理資料交接手續(xù)。檔案室管理人員按照檔案分類(lèi)和編號(hào)規(guī)則，將資料歸檔上架，建立檔案臺(tái)賬。（二）保管期限1.工程資料的保管期限根據(jù)其重要程度和使用價(jià)值分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管：凡是反映工程建設(shè)全過(guò)程、對(duì)工程質(zhì)量和安全有重大影響、具有重要?dú)v史價(jià)值和法律憑證作用的資料，如工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工圖、工程質(zhì)量保修書(shū)等，應(yīng)永久保管。長(zhǎng)期保管：主要用于工程建設(shè)過(guò)程中的管理、維護(hù)和后期查閱參考的資料，如工程設(shè)計(jì)文件、施工組織設(shè)計(jì)、技術(shù)交底等，保管期限一般為[X]年。短期保管：在工程建設(shè)過(guò)程中臨時(shí)使用或時(shí)效性較強(qiáng)的資料，如工程進(jìn)度報(bào)表、試驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告等，保管期限一般為[X]年。2.保管期限的確定應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，同時(shí)結(jié)合公司/組織的實(shí)際情況進(jìn)行綜合判斷。（三）保管要求1.檔案庫(kù)房建設(shè)：檔案庫(kù)房應(yīng)具備良好的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。庫(kù)房應(yīng)安裝防火門(mén)、防盜門(mén)窗、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲(chóng)防鼠設(shè)施等，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境安全可靠。2.檔案存放方式：檔案應(yīng)按照分類(lèi)、編號(hào)順序上架存放，排列整齊有序。不同保管期限、不同類(lèi)別的檔案應(yīng)分開(kāi)存放，便于管理和查找。對(duì)于珍貴或易損的檔案，應(yīng)采取特殊的保護(hù)措施，如使用專(zhuān)柜存放、進(jìn)行復(fù)制備份等。3.檔案清點(diǎn)與核對(duì)：定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對(duì)，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞或其他異常情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的處理措施。4.檔案數(shù)字化管理：逐步推進(jìn)工程資料檔案的數(shù)字化管理工作，將重要檔案資料進(jìn)行掃描錄入，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步管理，確保兩者內(nèi)容一致、相互補(bǔ)充。同時(shí)，加強(qiáng)電子檔案的安全管理，設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，防止電子檔案信息泄露。五、工程資料的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱工程資料檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《工程資料查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容和查閱期限等信息。2.《工程資料查閱申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，提交給檔案室管理部門(mén)。3.檔案室管理部門(mén)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，確定查閱檔案的范圍，并安排專(zhuān)人協(xié)助查閱。查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。4.查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。查閱過(guò)程中如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案室管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。5.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案室，并在《工程資料查閱登記表》上簽字確認(rèn)。檔案室管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查核對(duì)，確保檔案完好無(wú)損。（二）借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱工程資料檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《工程資料借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱理由、借閱期限、歸還時(shí)間等信息。2.《工程資料借閱申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案室管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)持有效證件到檔案室辦理借閱手續(xù)，領(lǐng)取檔案資料。檔案室管理人員應(yīng)向借閱人員詳細(xì)說(shuō)明檔案的保管要求和注意事項(xiàng)，并在《工程資料借閱登記表》上記錄借閱檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、編號(hào)、借閱時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息。4.借閱人員必須嚴(yán)格遵守保密制度，妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人或泄露檔案內(nèi)容。如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前向檔案室管理部門(mén)申請(qǐng)辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案資料。如逾期未還，檔案室管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)催還，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。對(duì)于丟失或損壞借閱檔案的，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。六、工程資料的保密與安全（一）保密措施1.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的保密教育，提高其保密意識(shí)和責(zé)任感，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.對(duì)涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密以及國(guó)家法律法規(guī)規(guī)定需保密的工程資料，應(yīng)嚴(yán)格限制接觸范圍，設(shè)定保密級(jí)別，采取加密存儲(chǔ)、專(zhuān)人保管等措施。3.在檔案查閱、借閱過(guò)程中，嚴(yán)格執(zhí)行審批程序，對(duì)查閱、借閱人員的身份進(jìn)行核實(shí)，確保檔案資料不被無(wú)關(guān)人員接觸。同時(shí)，對(duì)查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，以便跟蹤和追溯。4.加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的安全管理，安裝監(jiān)控設(shè)備，設(shè)置門(mén)禁系統(tǒng)，限制非檔案管理人員進(jìn)入庫(kù)房。檔案管理人員離開(kāi)庫(kù)房時(shí)，應(yīng)確保門(mén)窗關(guān)閉、設(shè)備斷電，防止檔案資料被盜取或泄露。5.定期對(duì)檔案資料進(jìn)行保密檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改，消除保密隱患。對(duì)違反保密規(guī)定的行為，應(yīng)依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。（二）安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，明確檔案管理各環(huán)節(jié)的安全責(zé)任，確保檔案資料的實(shí)體安全和信息安全。2.加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全設(shè)施建設(shè)，配備必要的消防器材、防盜報(bào)警裝置、溫濕度監(jiān)測(cè)設(shè)備等，定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。3.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，針對(duì)火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊、泄密等突發(fā)事件，明確應(yīng)急處置流程和責(zé)任分工，定期組織演練，提高應(yīng)急處置能力。4.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全培訓(xùn)，提高其安全意識(shí)和應(yīng)急處理能力，確保在突發(fā)情況下能夠迅速、有效地采取措施，保護(hù)檔案資料的安全。5.關(guān)注國(guó)家和地方有關(guān)檔案安全的法律法規(guī)和政策變化，及時(shí)調(diào)整和完善檔案安全管理制度，確保檔案管理工作符合最新要求。七、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.定期對(duì)已到保管期限的工程資料檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的留存價(jià)值與保管期限相適應(yīng)。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判斷、嚴(yán)格把關(guān)的原則，綜合考慮檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存狀況等因素。3.鑒定工作應(yīng)由檔案室管理部門(mén)牽頭，組織相關(guān)部門(mén)的專(zhuān)業(yè)人員組成鑒定小組共同進(jìn)行，確保鑒定結(jié)果的客觀、公正。（二）鑒定內(nèi)容1.審查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，檢查檔案是否齊全、完整，內(nèi)容是否真實(shí)、準(zhǔn)確，簽字蓋章等手續(xù)是否完備。2.評(píng)估檔案的歷史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值，判斷檔案對(duì)工程建設(shè)、管理、維護(hù)及其他相關(guān)工作的重要性和參考作用。3.檢查檔案的保存狀況，包括檔案的載體是否老化、損壞，字跡是否清晰可讀等，評(píng)估檔案的保存期限是否已到。（三）銷(xiāo)毀程序1.鑒定小組根據(jù)鑒定結(jié)果，提出擬銷(xiāo)毀檔案的清單，包括檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、數(shù)量、保管期限等信息。2.《擬銷(xiāo)毀檔案清單》經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。3.銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人