PAGE小學(xué)畢業(yè)生檔案管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范小學(xué)畢業(yè)生檔案的管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，為學(xué)生的升學(xué)及后續(xù)教育提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于小學(xué)畢業(yè)生檔案的收集、整理、保管、查閱、借閱等管理活動(dòng)。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)、生活等情況。2.完整性原則：確保檔案材料齊全，不遺漏重要信息。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)學(xué)生檔案信息，防止泄露。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和流程進(jìn)行檔案管理。二、檔案內(nèi)容（一）學(xué)生基本信息1.個(gè)人基本情況：包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、家庭住址、聯(lián)系電話等。2.學(xué)籍信息：學(xué)籍號(hào)、入學(xué)時(shí)間、畢業(yè)時(shí)間、所在班級(jí)等。（二）學(xué)習(xí)成績(jī)1.各學(xué)科成績(jī)：包括語(yǔ)文、數(shù)學(xué)、英語(yǔ)、科學(xué)、品德與社會(huì)等學(xué)科的平時(shí)成績(jī)、期中成績(jī)、期末成績(jī)。2.學(xué)業(yè)評(píng)價(jià)：教師對(duì)學(xué)生學(xué)習(xí)態(tài)度、學(xué)習(xí)能力、學(xué)習(xí)習(xí)慣等方面的綜合評(píng)價(jià)。（三）獎(jiǎng)懲情況1.校內(nèi)獎(jiǎng)勵(lì)：如三好學(xué)生、優(yōu)秀學(xué)生干部、學(xué)習(xí)標(biāo)兵等榮譽(yù)稱號(hào)及獲得的獎(jiǎng)勵(lì)證書(shū)。2.校內(nèi)處分：如違反校規(guī)校紀(jì)受到的警告、嚴(yán)重警告、記過(guò)、留校察看等處分記錄。3.校外獎(jiǎng)勵(lì)與處分：學(xué)生在社會(huì)活動(dòng)中獲得的獎(jiǎng)勵(lì)及受到的處分情況。（四）綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)1.道德品質(zhì)：學(xué)生的品德修養(yǎng)、行為規(guī)范等表現(xiàn)。2.公民素養(yǎng)：如愛(ài)國(guó)、守法、誠(chéng)信等方面的表現(xiàn)。3.學(xué)習(xí)能力：包括自主學(xué)習(xí)、合作學(xué)習(xí)、探究學(xué)習(xí)等能力。4.交流與合作：學(xué)生在與同學(xué)、老師、家長(zhǎng)等交流合作中的表現(xiàn)。5.運(yùn)動(dòng)與健康：體育鍛煉情況、體質(zhì)健康狀況等。6.審美與表現(xiàn)：藝術(shù)修養(yǎng)、審美情趣等方面的表現(xiàn)。（五）體質(zhì)健康測(cè)試1.身高、體重、視力等基本身體指標(biāo)測(cè)試數(shù)據(jù)。2.體育項(xiàng)目測(cè)試成績(jī)：如肺活量、跑步、跳遠(yuǎn)等項(xiàng)目的測(cè)試結(jié)果。（六）其他材料1.學(xué)生的獲獎(jiǎng)作品、證書(shū)復(fù)印件等。2.學(xué)生在校期間參加各類活動(dòng)的照片、視頻等資料。3.學(xué)生的體檢報(bào)告、疫苗接種記錄等。三、檔案收集（一）收集責(zé)任1.班主任負(fù)責(zé)組織本班學(xué)生檔案材料的收集工作，確保材料的完整性和準(zhǔn)確性。2.各學(xué)科任課教師負(fù)責(zé)提供學(xué)生的學(xué)習(xí)成績(jī)、學(xué)業(yè)評(píng)價(jià)等相關(guān)材料。3.學(xué)校相關(guān)部門負(fù)責(zé)提供學(xué)生的獎(jiǎng)懲情況、綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)、體質(zhì)健康測(cè)試等材料。（二）收集時(shí)間在小學(xué)畢業(yè)前[X]周內(nèi)完成檔案材料的收集工作。（三）收集要求1.材料應(yīng)真實(shí)、有效，由相關(guān)責(zé)任人簽字確認(rèn)。2.各類材料應(yīng)分類整理，確保清晰、易查。3.對(duì)于復(fù)印件材料，需注明原件存放處，并加蓋提供單位公章。四、檔案整理（一）整理原則按照檔案內(nèi)容的類別和時(shí)間順序進(jìn)行整理，做到條理清晰、便于查閱。（二）整理步驟1.分類：將收集到的檔案材料按照學(xué)生基本信息、學(xué)習(xí)成績(jī)、獎(jiǎng)懲情況、綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)、體質(zhì)健康測(cè)試、其他材料等類別進(jìn)行分類。2.排序：在每一類材料中，按照時(shí)間先后順序進(jìn)行排序。3.編目：為每一份檔案材料編制目錄，注明材料名稱、日期、來(lái)源等信息。4.裝訂：將整理好的檔案材料按照順序裝訂成冊(cè)，左側(cè)裝訂，確保牢固、整齊。（三）整理標(biāo)識(shí)在檔案封面和每一頁(yè)材料上標(biāo)注頁(yè)碼，以便于查閱和管理。五、檔案保管（一）保管責(zé)任學(xué)校指定專人負(fù)責(zé)小學(xué)畢業(yè)生檔案的保管工作，確保檔案的安全。（二）保管地點(diǎn)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，檔案柜應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等功能。（三）保管期限小學(xué)畢業(yè)生檔案應(yīng)長(zhǎng)期保管，以備升學(xué)及后續(xù)教育等需要查閱。（四）定期檢查定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，查看檔案是否有損壞、丟失等情況，如有問(wèn)題及時(shí)處理。六、檔案查閱（一）查閱權(quán)限1.學(xué)生本人及其監(jiān)護(hù)人有權(quán)查閱學(xué)生檔案。2.升學(xué)學(xué)校因招生需要，可查閱學(xué)生檔案，但需出具相關(guān)證明文件。3.教育行政部門及其他有關(guān)部門因工作需要，經(jīng)學(xué)校同意后可查閱學(xué)生檔案。（二）查閱流程1.查閱人填寫(xiě)《小學(xué)畢業(yè)生檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在單位或部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交學(xué)校檔案管理部門。3.檔案管理部門審核申請(qǐng)表，符合查閱條件的，安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。4.查閱人不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，查閱完畢后應(yīng)及時(shí)歸還檔案。七、檔案借閱（一）借閱權(quán)限除學(xué)生本人及其監(jiān)護(hù)人、升學(xué)學(xué)校、教育行政部門及其他有關(guān)部門外，其他單位或個(gè)人不得借閱小學(xué)畢業(yè)生檔案。（二）借閱流程1.借閱人填寫(xiě)《小學(xué)畢業(yè)生檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱目的、借閱期限等。2.申請(qǐng)表經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。3.檔案管理部門對(duì)借閱人進(jìn)行登記，收取一定的押金（如因保管不善造成檔案損壞或丟失，押金不予退還）。4.借閱人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人歸還檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真檢查檔案是否完好無(wú)損，如有問(wèn)題及時(shí)追究借閱人的責(zé)任。八、檔案保密（一）保密責(zé)任學(xué)校檔案管理人員及所有接觸學(xué)生檔案的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露學(xué)生檔案信息。（二）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)妥善保管檔案，防止檔案丟失、被盜。2.在查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格控制接觸范圍，無(wú)關(guān)人員不得在場(chǎng)。3.禁止通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)、電子郵件等方式傳輸學(xué)生檔案信息。4.對(duì)違反保密制度的人員，將依法依規(guī)追究其責(zé)任。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立小學(xué)畢業(yè)生檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化存儲(chǔ)、查詢、統(tǒng)計(jì)等功能，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)據(jù)錄入將紙質(zhì)檔案中的信息準(zhǔn)確錄入信息化管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的一致性和準(zhǔn)確性。（三）系統(tǒng)維護(hù)定期對(duì)信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行，及時(shí)更新系統(tǒng)數(shù)據(jù)。（四）數(shù)據(jù)安全加強(qiáng)信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全保護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限管理，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問(wèn)。十、檔案移交（一）移交時(shí)間小學(xué)畢業(yè)生檔案在學(xué)生畢業(yè)當(dāng)年[X]月底前，由學(xué)校檔案管理部門向當(dāng)?shù)亟逃姓块T指定的檔案保管機(jī)構(gòu)移交。（二）移交內(nèi)容1.紙質(zhì)檔案：按照整理好的檔案冊(cè)進(jìn)行移交。2.電子檔案：將信息化管理系統(tǒng)中的學(xué)生檔案數(shù)據(jù)備份后移交。（三）移交手續(xù)1.學(xué)校檔案管理部門與接收單位辦理檔案移交手續(xù)，填寫(xiě)《小學(xué)畢業(yè)生檔案移