PAGE房地產檔案管理制度范本一、總則（一）目的為加強公司房地產檔案的科學管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門在房地產開發(fā)、經(jīng)營、管理等活動中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司設立專門的檔案管理機構，對房地產檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則檔案內容必須真實反映公司房地產開發(fā)、經(jīng)營、管理等活動的實際情況，不得虛假或偽造。3.完整性原則全面收集、整理公司在房地產相關活動中形成的各類文件材料，確保檔案的齊全完整。4.保密性原則嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，對涉及公司商業(yè)秘密、客戶隱私等重要檔案進行保密管理，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則建立科學合理的檔案分類體系和檢索工具，便于檔案的查詢、借閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理機構設置公司設立檔案管理室，隸屬于行政部門，配備專職檔案管理人員，負責公司房地產檔案的日常管理工作。（二）檔案管理機構職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司房地產檔案管理制度并組織實施。2.負責收集、整理、歸檔公司在房地產開發(fā)、經(jīng)營、管理等活動中形成的各類文件材料，確保檔案的齊全完整。3.對檔案進行分類、編目、裝訂、上架等整理工作，建立科學合理的檔案檢索體系，方便檔案的查詢和利用。4.負責檔案的保管、保護工作，確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。5.按照規(guī)定的期限和程序，對檔案進行鑒定、銷毀工作，確保檔案的質量和價值。6.積極開展檔案的開發(fā)利用工作，為公司的決策、經(jīng)營、管理等提供檔案信息支持。7.組織開展檔案業(yè)務培訓和宣傳工作，提高公司員工的檔案意識和檔案管理水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.房地產項目前期文件包括項目立項批復、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、土地出讓合同、建設用地規(guī)劃許可證、建設工程規(guī)劃許可證等。2.工程建設文件包括工程勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位的資質證書、合同文件，工程圖紙、技術資料、施工組織設計、工程變更通知、工程質量驗收報告等。3.銷售與客戶文件包括商品房預售許可證、銷售合同、客戶資料、購房款收據(jù)、交房資料等。4.物業(yè)管理文件包括物業(yè)服務合同、業(yè)主公約、物業(yè)維修記錄、小區(qū)規(guī)劃圖等。5.財務與審計文件包括項目投資計劃、資金使用情況報告、財務審計報告等。6.其他相關文件包括公司在房地產開發(fā)、經(jīng)營、管理等活動中形成的各類會議紀要、通知、報告、函件等。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責本部門文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.對于重要文件材料，應實行跟蹤收集，確保文件材料的全過程管理。3.收集的文件材料應保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造或銷毀。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內在聯(lián)系，保持文件材料之間的有機聯(lián)系。2.按照房地產項目的不同階段和類別進行分類整理，便于檔案的管理和利用。3.分類應科學合理，層次分明，便于檢索和查詢。（四）整理方法1.分類根據(jù)檔案的性質和內容，將檔案分為房地產項目前期檔案、工程建設檔案、銷售與客戶檔案、物業(yè)管理檔案、財務與審計檔案等類別。2.編號對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的識別和管理。3.編目編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內容，便于檔案的查詢和利用。4.裝訂對紙質檔案進行裝訂，裝訂應整齊、牢固，便于保管和查閱。四、檔案的保管（一）保管場所檔案管理室應配備專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。（二）保管設備1.檔案架應選用堅固耐用、便于分類存放檔案的檔案架，檔案架應排列整齊，標識清晰。2.溫濕度控制設備安裝溫濕度計、空調、除濕機等設備，確保庫房內溫度保持在14℃24℃，相對濕度保持在45%60%。3.防火防盜設備安裝火災自動報警系統(tǒng)、滅火器、防盜門、防盜窗等設備，確保庫房的防火防盜安全。4.防蟲防鼠設備放置防蟲藥、防鼠板等設備，防止檔案被蟲蛀、鼠咬。（三）保管要求1.檔案應按照分類編號順序上架存放，便于查找和管理。2.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全和完整。3.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制，確保檔案的可讀性。4.電子檔案應存儲在安全可靠的存儲設備上，并定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關檔案鑒定的標準和規(guī)定，結合公司實際情況，對檔案進行科學鑒定。2.鑒定工作應堅持全面、歷史、發(fā)展的觀點，確保檔案的真實性、完整性和系統(tǒng)性。3.充分考慮檔案的保存價值和利用價值以及公司的發(fā)展需要，合理確定檔案的保管期限。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理機構負責人擔任組長，成員包括各部門負責人和檔案管理人員。鑒定小組負責對檔案進行定期鑒定。（三）鑒定方法1.直接鑒定法對每份檔案進行逐件審查，根據(jù)檔案的內容、來源、時間等因素，判斷其保存價值和保管期限。2.綜合分析法結合公司的發(fā)展規(guī)劃、業(yè)務需求和檔案利用情況，對檔案進行綜合分析，確定檔案的鑒定結果。（四）保管期限劃分1.永久保管凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管凡是在較長時間內對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管凡是在較短時間內對公司工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年以下。（五）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行鑒定，提出銷毀意見，編制銷毀清冊。2.銷毀清冊應包括檔案編號、題名、日期、保管期限、銷毀原因等內容，并經(jīng)檔案鑒定小組組長審核簽字。3.報公司領導審批，經(jīng)批準后方可進行銷毀。4.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。5.銷毀完畢后，監(jiān)銷人應在銷毀清冊上簽字，并將銷毀清冊歸檔保存。六、檔案的利用（一）利用原則1.依法利用原則嚴格遵守國家有關檔案利用的法律法規(guī)和公司檔案管理制度，確保檔案利用工作合法合規(guī)。2.方便快捷原則簡化檔案利用手續(xù)，提高檔案利用效率，為利用者提供方便快捷的服務。3.保密安全原則在檔案利用過程中，嚴格遵守保密制度，確保檔案信息安全，防止檔案信息泄露。（二）利用范圍1.公司內部人員因工作需要查閱、借閱檔案的公司內部人員，應填寫檔案利用申請表，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案管理室辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外部單位因工作需要查閱、借閱檔案的外部單位，應出具單位介紹信，并填寫檔案利用申請表，經(jīng)公司領導批準后，到檔案管理室辦理查閱、借閱手續(xù)。（三）利用方式1.查閱利用者可在檔案管理室查閱檔案，檔案管理人員應提供必要的協(xié)助和指導，確保利用者能夠正確查閱檔案。2.借閱利用者如需借閱檔案，應填寫檔案借閱申請表，經(jīng)批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.復制利用者如需復制檔案，應填寫檔案復制申請表，經(jīng)批準后，由檔案管理人員負責復制。復制的檔案應加蓋檔案管理室印章，與原件具有同等效力。（四）利用登記檔案管理室應建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復制等利用情況進行詳細登記，登記內容包括利用者姓名、單位、利用時間、利用內容、歸還時間等。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立公司房地產檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質量，為公司提供更加便捷、高效的檔案信息服務。3.加強檔案信息的安全管理，確保檔案信息的安全可靠。（二）信息化建設內容1.檔案數(shù)字化對公司現(xiàn)有的房地產檔案進行數(shù)字化處理，包括掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等工作，建立檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)庫。2.信息管理系統(tǒng)建設開發(fā)或選用適合公司檔案管理需求的房地產檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的分類管理、檢索查詢、借閱審批、統(tǒng)計分析等功能。3.安全保障體系建設建立檔案信息安全保障體系，包括網(wǎng)絡安全、數(shù)據(jù)備份與恢復、用戶權限管理等，確保檔案信息的安全可靠。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應熟練掌握檔案信息管理系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運行。2.嚴格遵守檔案信息安全管理制度，對檔案信息進行加密存儲和傳輸，防止信息泄露。3.定期對檔案信息管理系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。4.建立檔案信息備份制度，定期對檔案數(shù)據(jù)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機構公司設立檔案管理監(jiān)督檢查小組，由行政部門負責人擔任組長，成員包括檔案管理機構負責人和各部門兼職檔案員。監(jiān)督檢查小組負責對公司檔案管理工作進行定期監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況檢查各部門是否嚴格執(zhí)行公司檔案管理制度，檔案管理工作是否規(guī)范有序。2.檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀等工作情況檢查檔案的收集是否齊全完整，整理是否規(guī)范有序，保管是否安全可靠，鑒定是否準確合理，銷毀是否符合程序。3.檔案的利用情況檢查檔案利用手續(xù)是否齊全，利用登記是否規(guī)范，檔案信息是否安全保密。4.檔案信息化管理情況檢查檔案信息管理系統(tǒng)的運行情況，檔案數(shù)字化工作進展情況，檔案信息安全保障措施落實情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查監(jiān)督檢查小組每年定期對公司檔案管理工作進行全面檢查，檢查結果以書面形式通報各部門。2.不定期抽查根據(jù)工作需要，監(jiān)