PAGE會計檔案應(yīng)如何管理制度會計檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強公司會計檔案管理，保證會計檔案的安全、完整、有效，根據(jù)《中華人民共和國會計法》、《中華人民共和國檔案法》以及國家有關(guān)會計檔案管理的規(guī)定，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分公司、子公司的會計檔案管理。（三）定義會計檔案是指公司在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。（四）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則。公司財務(wù)部門負責統(tǒng)一管理會計檔案工作，各分公司、子公司財務(wù)部門負責本單位會計檔案的具體管理，并接受公司財務(wù)部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。2.依法管理原則。嚴格遵守國家有關(guān)會計檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保會計檔案管理工作合法合規(guī)。3.安全保密原則。采取有效措施確保會計檔案的安全，防止會計檔案被篡改、毀損、丟失，同時嚴格遵守保密規(guī)定，防止會計信息泄露。4.便于利用原則。在確保會計檔案安全保密的前提下，應(yīng)便于會計檔案的查閱、使用，提高工作效率。二、會計檔案的內(nèi)容（一）會計憑證1.原始憑證，包括發(fā)票、收據(jù)、報銷單、借款單等。2.記賬憑證，包括收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證等。（二）會計賬簿1.總賬，按照會計科目分類登記經(jīng)濟業(yè)務(wù)的賬簿。2.明細賬，按照明細科目分類登記經(jīng)濟業(yè)務(wù)的賬簿，如應(yīng)收賬款明細賬、應(yīng)付賬款明細賬等。3.日記賬，按照經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生時間順序逐日逐筆登記的賬簿，如現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬。4.輔助賬簿，如固定資產(chǎn)卡片、低值易耗品臺賬等。（三）財務(wù)會計報告1.月度、季度、年度財務(wù)報表，包括資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等。2.會計報表附注，對財務(wù)報表的編制基礎(chǔ)、編制依據(jù)、編制原則和方法及主要項目等所作的解釋。3.財務(wù)情況說明書，對公司一定會計期間內(nèi)財務(wù)、成本等情況進行分析總結(jié)的書面文字報告。（四）其他會計資料1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表。2.銀行對賬單。3.納稅申報表。4.會計檔案移交清冊。5.會計檔案保管清冊。6.會計檔案銷毀清冊。7.其他具有保存價值的會計資料。三、會計檔案的整理（一）分類1.按照會計檔案的內(nèi)容，分為會計憑證類、會計賬簿類、財務(wù)會計報告類和其他會計資料類。2.在每一類中，再根據(jù)具體情況進行細分，如會計憑證類可分為收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證等。（二）編號1.對每一份會計檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。2.編號可采用順序編號的方式，如會計憑證從1號開始依次編號，會計賬簿可按照總賬、明細賬等分別編號。（三）裝訂1.會計憑證應(yīng)定期裝訂成冊，防止散失。2.裝訂時應(yīng)加具封面、封底，注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起訖日期、起訖號碼等內(nèi)容。3.會計賬簿在年度終了后，應(yīng)整理裝訂，在賬簿啟用表上加蓋單位公章，并由記賬人員、會計機構(gòu)負責人（會計主管人員）簽字或蓋章。（四）編目1.編制會計檔案目錄，目錄應(yīng)包括會計檔案的編號、名稱、日期、保管期限等內(nèi)容。2.會計檔案目錄應(yīng)一式兩份，一份留存會計檔案保管部門，一份交檔案管理部門。四、會計檔案的保管（一）保管期限1.會計憑證保管期限為30年。2.會計賬簿保管期限為30年。3.財務(wù)會計報告中，月度、季度、半年度財務(wù)會計報告保管期限為10年，年度財務(wù)會計報告永久保管。4.其他會計資料中，銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單保管期限為10年，納稅申報表保管期限為10年，會計檔案移交清冊保管期限為30年，會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊永久保管。（二）保管地點1.公司應(yīng)設(shè)立專門的會計檔案保管庫（室），確保會計檔案存放安全。2.會計檔案保管庫（室）應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件，配備必要的消防器材、防蟲藥品等。（三）保管要求1.會計檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找。2.定期對會計檔案進行檢查和核對，確保會計檔案的完整性和準確性。3.對電子會計檔案，應(yīng)定期進行備份，存儲在磁性介質(zhì)上的會計檔案應(yīng)定期復(fù)制，防止數(shù)據(jù)丟失。五、會計檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員查閱會計檔案，應(yīng)填寫《會計檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人批準后，到會計檔案保管部門查閱。2.查閱會計檔案時，應(yīng)在指定地點進行，不得將會計檔案攜帶出保管庫（室）。3.查閱人員不得在會計檔案上涂畫、標記、拆散原卷冊，更不得抽換。（二）借閱1.公司外部人員因工作需要查閱或借閱會計檔案，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)公司財務(wù)部門負責人批準后，方可辦理查閱或借閱手續(xù)。2.借閱會計檔案應(yīng)填寫《會計檔案借閱申請表》，注明借閱理由、借閱期限等內(nèi)容。3.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)對所借閱的會計檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播會計檔案內(nèi)容。六、會計檔案的銷毀（一）銷毀條件與范圍1.保管期滿的會計檔案，除本制度規(guī)定不得銷毀的情形外，可以按照規(guī)定程序銷毀。2.保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應(yīng)當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。3.正在項目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。（二）銷毀程序1.由公司財務(wù)部門提出會計檔案銷毀意見，編制《會計檔案銷毀清冊》，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。2.《會計檔案銷毀清冊》經(jīng)財務(wù)部門負責人審核后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.公司應(yīng)組織專人負責會計檔案的銷毀工作，銷毀時應(yīng)由財務(wù)部門、審計部門等相關(guān)人員共同監(jiān)銷。4.監(jiān)銷人員在會計檔案銷毀前，應(yīng)當按照《會計檔案銷毀清冊》所列內(nèi)容進行清點核對；在會計檔案銷毀后，應(yīng)當在《會計檔案銷毀清冊》上簽名或蓋章，并將監(jiān)銷情況報告公司領(lǐng)導(dǎo)。七、會計檔案的信息化管理（一）電子會計檔案的形成與收集1.公司應(yīng)加強會計信息化工作，確保電子會計檔案的真實、完整、有效。2.財務(wù)部門應(yīng)定期將電子會計檔案收集、整理，按照本制度規(guī)定的分類、編號等要求進行管理。（二）電子會計檔案的存儲與保管1.電子會計檔案應(yīng)存儲在磁性介質(zhì)或光盤等存儲介質(zhì)上，并定期進行備份。2.存儲電子會計檔案的介質(zhì)應(yīng)標明檔案名稱、年度、月份等內(nèi)容，并建立相應(yīng)的索引目錄。3.電子會計檔案保管庫（室）應(yīng)具備防磁、防火、防潮、防蟲、防盜等條件，確保電子會計檔案的安全。（三）電子會計檔案的查閱與利用1.公司內(nèi)部人員查閱電子會計檔案，應(yīng)通過公司規(guī)定的電子檔案管理系統(tǒng)進行操作，并填寫《電子會計檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人批準后查閱。2.外部人員查閱電子會計檔案，應(yīng)按照本制度規(guī)定的借閱程序辦理手續(xù)，經(jīng)公司財務(wù)部門負責人批準后，由財務(wù)部門指定專人負責提供查閱，并對查閱情況進行記錄。3.查閱電子會計檔案時，應(yīng)使用公司規(guī)定的軟件進行操作，不得對電子會計檔案進行修改、刪除等操作。八、監(jiān)督與檢查（一）公司財務(wù)部門應(yīng)定期對各分公司、子公司的會計檔案管理工作進行監(jiān)督檢查