PAGE沁縣巡察辦檔案三合一制度一、總則（一）目的為加強沁縣巡察辦檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，提高檔案利用效率，更好地服務(wù)巡察工作，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合巡察工作實際，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于沁縣巡察辦在巡察工作中形成的各類文件材料、資料、記錄等檔案的管理。（三）基本原則及要求1.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映巡察工作的全過程和實際情況，確保檔案內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：全面收集巡察工作各環(huán)節(jié)產(chǎn)生的文件材料，保證檔案的齊全完整，不遺漏重要信息。3.系統(tǒng)性原則：對檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號和排列，使其具有內(nèi)在的邏輯性和系統(tǒng)性，便于查找和利用。4.安全性原則：采取有效措施確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。5.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)嚴(yán)格按照國家規(guī)定的檔案管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，做到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化操作。二、檔案管理職責(zé)分工（一）巡察辦主任職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)巡察辦檔案管理工作，對檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃和決策。2.審核檔案管理工作計劃、制度和重要檔案的保管、利用等情況。3.協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中出現(xiàn)的重大問題，保障檔案管理工作的順利開展。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、上架等日常管理工作。2.建立健全檔案管理臺賬，記錄檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況。3.對檔案進(jìn)行定期檢查和清點，確保檔案的安全和完整。4.按照規(guī)定提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好登記和跟蹤管理工作。5.協(xié)助開展檔案信息化建設(shè)，將檔案信息錄入管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。（三）巡察組組長職責(zé)1.組織本巡察組人員做好巡察工作中文件材料的收集、整理和移交工作。2.督促巡察組人員按照檔案管理要求及時歸檔，確保巡察檔案的質(zhì)量。3.對本巡察組形成檔案的完整性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。（四）巡察組工作人員職責(zé)1.在巡察工作過程中，及時收集、整理個人工作中形成的文件材料，并按照要求進(jìn)行分類存放。2.將巡察組工作中產(chǎn)生的各類文件材料，在規(guī)定時間內(nèi)移交檔案管理人員。3.配合檔案管理人員做好檔案的整理、核對等工作，確保檔案內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。三、檔案收集（一）收集范圍1.巡察準(zhǔn)備階段：包括巡察工作方案、巡察組組建文件、被巡察單位基本情況資料、與被巡察單位溝通協(xié)調(diào)記錄等。2.巡察了解階段：巡察談話記錄、調(diào)查問卷、查閱資料記錄、個別談話情況匯總、問題線索登記表等。3.巡察報告階段：巡察報告、反饋意見、被巡察單位整改報告等。4.巡察整改階段：整改方案、整改臺賬、整改情況報告、回訪檢查記錄等。5.其他相關(guān)材料：與巡察工作有關(guān)的會議記錄、領(lǐng)導(dǎo)批示、工作簡報、宣傳報道等。（二）收集要求1.巡察組工作人員應(yīng)在工作結(jié)束后及時將各自工作中形成的文件材料收集齊全，進(jìn)行初步整理。2.收集的文件材料應(yīng)保持原件的完整性，不得擅自涂改、損毀或丟失。3.對于電子文件，應(yīng)同時收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的可讀性和可利用性。4.巡察組組長負(fù)責(zé)對本巡察組收集的文件材料進(jìn)行審核把關(guān)，確保材料真實、準(zhǔn)確、完整后，及時移交檔案管理人員。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按巡察階段分類：分為巡察準(zhǔn)備、巡察了解、巡察報告、巡察整改四個階段。2.按文件材料性質(zhì)分類：分為綜合類、談話類、資料類、問題線索類、報告類等。3.按保管期限分類：分為永久、長期（1650年）、短期（15年以下）。（二）整理方法1.裝訂：對紙張規(guī)格不一致、破損的文件材料進(jìn)行修整，去除金屬物，采用線裝或膠裝方式進(jìn)行裝訂，確保整齊牢固。2.編頁號：在文件材料有文字的頁面正面右上角、背面左上角編寫頁號，空白頁不編號。3.編目：填寫卷內(nèi)文件目錄，包括順序號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁號、備注等項目，做到準(zhǔn)確無誤。4.裝盒：將整理好的檔案材料裝入檔案盒，在盒脊上填寫全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等信息。五、檔案保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.庫房內(nèi)配備必要的檔案裝具，如檔案架、檔案柜等，并保持整潔、通風(fēng)良好。（二）保管措施1.按照檔案保管期限和類別，對檔案進(jìn)行科學(xué)存放，便于查找和管理。2.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。3.對破損、褪色的檔案及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。4.做好檔案庫房的溫濕度記錄，采取有效措施調(diào)節(jié)溫濕度，使其符合檔案保管要求。六、檔案利用（一）利用范圍1.本巡察辦工作人員因工作需要查閱檔案。2.上級部門、其他相關(guān)單位因工作需要查閱檔案。3.按照規(guī)定需要向社會公開的檔案信息。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員根據(jù)查閱申請，提供檔案查閱服務(wù)，查閱人員應(yīng)在指定地點進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不超過[X]個工作日，特殊情況需延長的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，可為其提供檔案復(fù)印件，復(fù)印件應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并注明出處。（三）利用登記1.建立檔案利用登記臺賬，詳細(xì)記錄利用者姓名、單位、利用時間、利用目的、查閱或借閱檔案的名稱和數(shù)量等信息。2.對檔案利用情況進(jìn)行跟蹤管理，及時了解檔案歸還情況，確保檔案安全。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立巡察辦檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率，方便檔案信息的共享和利用。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.檔案管理人員應(yīng)及時將紙質(zhì)檔案信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、完整。2.定期對檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護和更新，保證數(shù)據(jù)的時效性和準(zhǔn)確性。（三）系統(tǒng)安全與保密1.加強檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護，設(shè)置用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。2.制定系統(tǒng)安全管理制度，定期進(jìn)行系統(tǒng)備份，確保數(shù)據(jù)安全。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合巡察工作實際，對檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.確保鑒定工作的客觀性、準(zhǔn)確性和公正性，避免隨意銷毀檔案。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由巡察辦主任擔(dān)任組長，檔案管理人員、巡察組組長等為成員。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、時間等進(jìn)行綜合分析，判斷其保存價值。2.參考檔案保管期限表，確定檔案的保管期限。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，編制檔案銷毀清冊，列出擬銷毀檔案的名稱、文號、日期、保管期限等信息。2.檔案銷毀清冊經(jīng)巡察辦主任審核批準(zhǔn)后，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。銷毀時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字，并將銷毀情況報告巡察辦主任。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機制1.建立檔案管理監(jiān)督檢查制度，定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查和評估。2.巡察辦內(nèi)部設(shè)立監(jiān)督檢查小組，負(fù)責(zé)對檔案管理工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案收集、整理、保管、利用等工作的質(zhì)量和規(guī)范性。3.檔案信息化建