PAGE采購(gòu)合同及檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司采購(gòu)合同及檔案管理，規(guī)范采購(gòu)行為，維護(hù)公司合法權(quán)益，提高采購(gòu)工作效率和質(zhì)量，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有采購(gòu)合同的簽訂、履行、變更、終止以及采購(gòu)檔案的建立、保管、查閱、銷毀等管理活動(dòng)。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：采購(gòu)合同及檔案管理應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保各項(xiàng)活動(dòng)合法合規(guī)。2.全面管理原則：涵蓋采購(gòu)合同從簽訂到終止的全過(guò)程以及相關(guān)檔案資料的全生命周期管理。3.職責(zé)明確原則：明確各部門(mén)及人員在采購(gòu)合同及檔案管理中的職責(zé)，確保工作有序開(kāi)展。4.保密安全原則：保護(hù)公司商業(yè)秘密和采購(gòu)信息安全，防止信息泄露。二、采購(gòu)合同管理（一）合同簽訂1.采購(gòu)需求確認(rèn)各部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)需要提出采購(gòu)申請(qǐng)，詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等內(nèi)容。采購(gòu)部門(mén)對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行審核，核實(shí)需求的合理性和必要性，對(duì)于重大采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行論證。2.供應(yīng)商選擇采購(gòu)部門(mén)通過(guò)多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)，并對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和篩選。評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，選擇合格的供應(yīng)商，并與其簽訂合作協(xié)議或框架合同，明確雙方的權(quán)利義務(wù)和合作條件。3.合同起草與審核采購(gòu)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目的具體情況，起草采購(gòu)合同文本。合同應(yīng)明確雙方的基本信息、采購(gòu)標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、付款方式、違約責(zé)任等主要條款。合同文本起草完成后，應(yīng)提交給公司內(nèi)部相關(guān)部門(mén)進(jìn)行審核。審核部門(mén)包括法務(wù)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、技術(shù)部門(mén)等，各部門(mén)根據(jù)職責(zé)對(duì)合同條款進(jìn)行審查，提出修改意見(jiàn)。法務(wù)部門(mén)重點(diǎn)審查合同的合法性、合規(guī)性和風(fēng)險(xiǎn)防范條款；財(cái)務(wù)部門(mén)審查付款方式、結(jié)算周期等財(cái)務(wù)條款；技術(shù)部門(mén)審查技術(shù)規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等技術(shù)條款。4.合同簽訂采購(gòu)合同經(jīng)審核通過(guò)后，由公司法定代表人或其授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂合同。簽訂合同應(yīng)使用公司統(tǒng)一的合同模板，并加蓋公司公章或合同專用章。合同簽訂過(guò)程中，應(yīng)確保雙方簽字蓋章齊全，合同條款明確、具體、無(wú)歧義。對(duì)于重要合同，可進(jìn)行公證或見(jiàn)證，以增強(qiáng)合同的法律效力。（二）合同履行1.采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)跟蹤采購(gòu)合同的履行情況，及時(shí)掌握供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度、質(zhì)量控制、交貨時(shí)間等信息。2.根據(jù)合同約定，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)提前通知供應(yīng)商準(zhǔn)備貨物或服務(wù)，并在交貨前進(jìn)行驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。3.供應(yīng)商交貨時(shí)，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)組織相關(guān)人員按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收程序進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格的，辦理入庫(kù)手續(xù)；驗(yàn)收不合格的，應(yīng)及時(shí)通知供應(yīng)商進(jìn)行整改或退換貨處理。4.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)按照合同約定的付款方式和時(shí)間，及時(shí)辦理付款手續(xù)。付款前，應(yīng)審核相關(guān)發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等憑證，確保付款依據(jù)充分、合規(guī)。（三）合同變更1.在采購(gòu)合同履行過(guò)程中，如因市場(chǎng)變化、不可抗力等原因需要變更合同條款的，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商，并簽訂書(shū)面變更協(xié)議。2.合同變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、原因、生效時(shí)間等條款，并經(jīng)雙方簽字蓋章確認(rèn)。3.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)將合同變更情況及時(shí)通知公司內(nèi)部相關(guān)部門(mén)，確保各部門(mén)了解合同變更對(duì)業(yè)務(wù)的影響，并做好相應(yīng)的調(diào)整工作。（四）合同終止1.采購(gòu)合同履行完畢，雙方的權(quán)利義務(wù)即告終止。采購(gòu)部門(mén)應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)合同履行情況進(jìn)行總結(jié)和評(píng)價(jià)，確保合同目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。2.如因合同解除、不可抗力等原因?qū)е潞贤崆敖K止的，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)按照合同約定和相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，辦理終止手續(xù)，并妥善處理善后事宜。3.合同終止后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)將合同檔案整理歸檔，妥善保管相關(guān)資料，以備后續(xù)查閱和審計(jì)。三、采購(gòu)檔案管理（一）檔案范圍采購(gòu)檔案包括采購(gòu)活動(dòng)中形成的各類文件、資料、記錄等，具體包括但不限于采購(gòu)申請(qǐng)、采購(gòu)計(jì)劃、供應(yīng)商評(píng)估報(bào)告、采購(gòu)合同文本、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、發(fā)票、付款憑證、往來(lái)信函等。（二）檔案建立1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)采購(gòu)檔案的收集、整理和歸檔工作。在采購(gòu)活動(dòng)過(guò)程中，相關(guān)人員應(yīng)及時(shí)將各自工作中產(chǎn)生的文件資料移交檔案管理人員。2.檔案管理人員應(yīng)按照檔案管理的要求，對(duì)收集到的文件資料進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂，并建立檔案目錄。檔案目錄應(yīng)清晰反映檔案的內(nèi)容、存放位置等信息，便于查閱和管理。3.采購(gòu)檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保存。電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)路徑進(jìn)行存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行備份，確保檔案數(shù)據(jù)的安全和完整。（三）檔案保管1.公司應(yīng)設(shè)立專門(mén)的檔案保管場(chǎng)所，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，確保采購(gòu)檔案的安全保管。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。對(duì)于破損、變質(zhì)的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.采購(gòu)檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，采購(gòu)合同及相關(guān)檔案的保管期限為[X]年，重要采購(gòu)項(xiàng)目的檔案保管期限應(yīng)適當(dāng)延長(zhǎng)。（四）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱采購(gòu)檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《采購(gòu)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。2.檔案管理人員根據(jù)審批后的申請(qǐng)表，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱時(shí)間、查閱人員、查閱內(nèi)容、歸還時(shí)間等信息。3.查閱人員應(yīng)在指定的檔案查閱場(chǎng)所查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱場(chǎng)所。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.涉及公司商業(yè)秘密或敏感信息的采購(gòu)檔案，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。（五）檔案銷毀1.采購(gòu)檔案保管期限屆滿后，檔案管理人員應(yīng)提出檔案銷毀申請(qǐng)，填寫(xiě)《采購(gòu)檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息，并附上檔案清單。2.《采購(gòu)檔案銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)公司內(nèi)部相關(guān)部門(mén)審核，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行檔案銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。銷毀過(guò)程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并做好銷毀記錄。銷毀記錄應(yīng)包括銷毀時(shí)間、銷毀地點(diǎn)、銷毀方式、監(jiān)督人員等信息。4.檔案銷毀后，檔案管理人員應(yīng)將銷毀記錄整理歸檔，以備后續(xù)查閱和審計(jì)。四、職責(zé)分工（一）采購(gòu)部門(mén)1.負(fù)責(zé)采購(gòu)合同的起草、簽訂、履行、變更、終止等管理工作。2.組織供應(yīng)商選擇、評(píng)估和管理工作，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)。3.協(xié)調(diào)公司內(nèi)部各部門(mén)在采購(gòu)合同管理中的工作，及時(shí)溝通合同履行情況。4.負(fù)責(zé)采購(gòu)檔案的收集、整理和初步歸檔工作。（二）法務(wù)部門(mén)1.審核采購(gòu)合同的合法性、合規(guī)性和風(fēng)險(xiǎn)防范條款，提出法律意見(jiàn)和建議。2.參與重大采購(gòu)項(xiàng)目的合同談判和簽訂工作，提供法律支持。3.處理采購(gòu)合同糾紛和法律事務(wù)，維護(hù)公司合法權(quán)益。（三）財(cái)務(wù)部門(mén)1.審核采購(gòu)合同的付款方式、結(jié)算周期等財(cái)務(wù)條款，確保公司資金安全和合理使用。2.負(fù)責(zé)采購(gòu)合同付款的審核和辦理工作，監(jiān)督付款流程的執(zhí)行情況。3.參與采購(gòu)項(xiàng)目的成本核算和效益分析工作，提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持。（四）技術(shù)部門(mén)1.審核采購(gòu)合同中涉及的技術(shù)規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等技術(shù)條款，確保采購(gòu)標(biāo)的符合公司技術(shù)要求。2.參與采購(gòu)項(xiàng)目的技術(shù)驗(yàn)收工作，提供技術(shù)支持和指導(dǎo)。（五）檔案管理部門(mén)1.負(fù)責(zé)采購(gòu)檔案的集中保管、整理、歸檔和查閱服務(wù)工作。2.制定采購(gòu)檔案管理制度和流程，規(guī)范檔案管理行為。3.定期對(duì)采購(gòu)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案安全和完整。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)采購(gòu)合同及檔案管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)合同的簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定，采購(gòu)檔案的建立、保管、查閱、銷毀等工作是否規(guī)范。2.公司管理層應(yīng)不定期對(duì)采購(gòu)合同及檔案管理工作進(jìn)行抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并督促整改。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立采購(gòu)合同及檔案管理工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)采購(gòu)部門(mén)及相關(guān)人員的工作進(jìn)行量化考核。考核內(nèi)容包括合同