PAGE執(zhí)法大隊檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強執(zhí)法大隊檔案室管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于執(zhí)法大隊全體工作人員在檔案管理工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：檔案室對執(zhí)法大隊各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化和標準化。2.真實準確原則：檔案內容必須真實反映執(zhí)法工作的實際情況，數(shù)據準確無誤。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞和泄密。4.方便利用原則：建立科學合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、利用，提高工作效率。二、檔案管理機構及職責（一）檔案室設置執(zhí)法大隊設立檔案室，配備專職檔案管理人員，負責檔案的日常管理工作。（二）檔案室職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，建立健全檔案管理制度。2.負責執(zhí)法大隊各類檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計工作。3.做好檔案的安全保密工作，防止檔案的丟失、損壞和泄密。4.開展檔案的編研工作，為執(zhí)法工作提供參考依據。5.負責檔案的查閱、借閱和利用工作，為執(zhí)法人員提供優(yōu)質服務。6.定期對檔案管理工作進行總結和評估，不斷改進檔案管理工作。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案工作，遵守檔案管理的各項規(guī)章制度。2.負責檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)。3.做好檔案的安全保密工作，嚴格執(zhí)行檔案查閱、借閱制度。4.積極開展檔案的編研工作，提高檔案的利用價值。5.負責檔案管理設備的維護和管理，確保設備的正常運行。6.完成領導交辦的其他檔案管理工作任務。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍執(zhí)法大隊檔案收集范圍包括：1.上級文件、指示、通知等。2.執(zhí)法工作計劃、總結、報告等。3.執(zhí)法案件卷宗，包括立案審批表、調查筆錄、證據材料、處罰決定書等。4.執(zhí)法檢查記錄、巡查記錄等。5.會議記錄、紀要等。6.人事檔案，包括人員基本信息、任免文件、考核材料等。7.財務檔案，包括財務報表、憑證、賬簿等。8.設備檔案，包括設備購置合同、說明書、維修記錄等。9.其他與執(zhí)法工作相關的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責檔案材料的收集工作，確保檔案材料的及時、完整、準確。2.收集的檔案材料應字跡清晰、內容完整、格式規(guī)范，嚴禁使用鉛筆、圓珠筆等書寫。3.對于重要的檔案材料，應進行備份或復制，以防原件損壞或丟失。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于管理和利用。3.便于保管和查閱，符合檔案管理的要求。（四）整理方法1.分類：按照檔案的類別、年度、保管期限等進行分類。2.編號：對每一類檔案進行編號，以便于查找和管理。3.裝訂：對零散的檔案材料進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等，便于查閱和檢索。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門應在每年年底前將本年度形成的檔案材料整理完畢，移交檔案室歸檔。2.歸檔的檔案材料應齊全完整，符合檔案管理的要求。3.檔案室應及時對歸檔的檔案進行審核，對不符合要求的檔案材料，應退回原部門重新整理。（二）保管期限執(zhí)法大隊檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：反映執(zhí)法大隊主要職能活動和歷史面貌的，對執(zhí)法工作有長遠利用價值的檔案。2.長期保管的檔案：在較長時間內對執(zhí)法工作有查考利用價值的數(shù)據。3.短期保管的檔案：在較短時間內對執(zhí)法工作有參考價值的檔案。（三）保管方式1.檔案室應配備專門的檔案庫房，保持庫房清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家規(guī)定的標準。2.檔案應分類存放，排列有序，便于查找和管理。3.對重要的檔案應采取特殊的保管措施，如加密存儲、異地備份等，確保檔案的安全。（四）檔案保管期限的劃分1.永久保管的檔案：上級機關頒發(fā)的屬于執(zhí)法大隊主管業(yè)務并要貫徹執(zhí)行的重要文件。執(zhí)法大隊制定的法規(guī)性文件、重要會議記錄、重要工作計劃、總結、報告等。執(zhí)法案件卷宗中的重大案件、典型案件。人事檔案中的任免文件、考核材料等。財務檔案中的年度財務報表、重要憑證等。2.長期保管的檔案：上級機關頒發(fā)的屬于執(zhí)法大隊主管業(yè)務的一般性文件。執(zhí)法大隊的一般性工作計劃、總結、報告等。執(zhí)法案件卷宗中的一般案件。人事檔案中的一般考核材料等。財務檔案中的季度財務報表、明細賬簿等。3.短期保管的檔案：上級機關頒發(fā)的屬于執(zhí)法大隊主管業(yè)務的臨時性文件。執(zhí)法大隊的臨時性工作計劃、總結、報告等。執(zhí)法檢查記錄、巡查記錄等。人事檔案中的一般信息材料等。財務檔案中的月度財務報表、記賬憑證等。（五）檔案的定期清查1.檔案室應定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質量和保管情況準確無誤。2.清查內容包括檔案的數(shù)量、保管期限、存放位置等，對清查中發(fā)現(xiàn)的問題應及時進行處理。3.清查結束后，應編制檔案清查報告，上報執(zhí)法大隊領導。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱范圍執(zhí)法大隊工作人員因工作需要，可以查閱檔案室的檔案。（二）查閱手續(xù)1.查閱檔案應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容等，經所在部門負責人簽字同意后，交檔案室辦理查閱手續(xù)。2.檔案室工作人員應根據查閱申請表，提供相應的檔案，并在查閱登記表上登記查閱時間和查閱人員。3.查閱人員應在檔案室指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。（三）借閱范圍因特殊情況需要借閱檔案的，須經執(zhí)法大隊領導批準。（四）借閱手續(xù)1.借閱檔案應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內容、借閱期限等，經所在部門負責人和執(zhí)法大隊領導簽字同意后，交檔案室辦理借閱手續(xù)。五、查閱與借閱范圍執(zhí)法大隊工作人員因工作需要，可以查閱檔案室的檔案。因特殊情況需要借閱檔案的，須經執(zhí)法大隊領導批準。（五）查閱與借閱要求1.查閱人員應愛護檔案，不得涂改、污損、抽取、撤換檔案材料。2.借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借他人，不得擅自復制、摘錄檔案內容。3.查閱和借閱檔案應按時歸還，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。4.查閱和借閱檔案結束后，檔案室工作人員應及時對檔案進行檢查，如有損壞或丟失，應及時報告并追究相關人員的責任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應遵循全面審查、區(qū)別對待、準確判定的原則，確保鑒定結果的科學性和準確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負責人、檔案管理人員和相關業(yè)務部門人員組成，負責對檔案進行鑒定。（三）鑒定內容1.檔案的內容是否反映執(zhí)法大隊的主要職能活動和歷史面貌。2.檔案的保存價值，包括對執(zhí)法工作的查考利用價值、歷史研究價值等。3.檔案的保管期限是否合理。（四）銷毀程序1.經鑒定小組鑒定，確無保存價值的檔案，應編制《檔案銷毀清冊》。2.《檔案銷毀清冊》應包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等內容，并經鑒定小組組長簽字確認。3.檔案銷毀清冊報執(zhí)法大隊領導批準后，由檔案室負責組織銷毀。4.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。5.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應在《檔案銷毀清冊》上簽字，并將《檔案銷毀清冊》存檔備查。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立執(zhí)法大隊檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化建設內容1.檔案數(shù)字化：對紙質檔案進行掃描、圖像處理等，形成電子檔案。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設：包括檔案錄入、檢索、借閱、統(tǒng)計等功能模塊。3.數(shù)據安全管理：采取數(shù)據備份、加密存儲、訪問控制等高數(shù)據安全管理措施，確保檔