PAGE湖南人事檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強湖南地區(qū)人事檔案管理，確保人事檔案的真實性、完整性和保密性，充分發(fā)揮人事檔案在人才選拔、任用、培養(yǎng)、考核等方面的作用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于湖南地區(qū)各類企事業(yè)單位、社會團體以及其他組織中形成的人事檔案管理工作。（三）基本原則1.真實性原則：人事檔案內(nèi)容必須真實可靠，如實反映個人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務能力、工作表現(xiàn)等情況。2.完整性原則：全面收集、整理與個人相關的各類材料，確保檔案材料齊全完整。3.保密性原則：嚴格遵守保密規(guī)定，防止人事檔案信息泄露，保障個人隱私。4.動態(tài)管理原則：隨著人員的變動和時間的推移，及時更新和完善人事檔案內(nèi)容，保持檔案的時效性。二、人事檔案的內(nèi)容與分類（一）履歷材料1.個人簡歷、自傳。2.學歷、學位證書復印件，培訓結業(yè)證書復印件。3.工作經(jīng)歷證明材料，包括勞動合同、離職證明等。（二）自傳材料個人撰寫的反映自身經(jīng)歷、思想變化等情況的自傳。（三）鑒定、考核、考察材料1.年度考核登記表，績效考核評價結果。2.任期考核、聘期考核材料。3.各類專項考察材料，如干部選拔任用考察材料等。（四）學歷學位、培訓和專業(yè)技術職務（職稱）材料1.學歷學位證書、學歷認證報告。2.專業(yè)技術職務任職資格評審表、聘任文件。3.職業(yè)資格證書、技能等級證書。4.參加各類培訓的結業(yè)證書、培訓記錄等。（五）政審材料1.入黨、入團志愿書，入黨、入團申請書。2.政治歷史情況審查表，政治審查結論性材料。3.出國（境）審批表，在國（境）外表現(xiàn)情況材料。（六）黨團材料1.黨員、團員登記表，黨團組織關系介紹信。2.黨內(nèi)、團內(nèi)獎勵、處分材料。（七）獎勵材料1.各級政府、部門及單位頒發(fā)的獎勵證書、表彰決定。2.先進事跡材料、榮譽稱號授予文件。（八）處分材料1.黨紀政紀處分決定、處分審批表。2.法院判決書、裁定書。（九）工資、任免、出國（境）等材料1.工資變動審批表、工資條。2.任免文件、任職通知。3.出國（境）審批表、護照復印件等。（十）其他可供組織參考的材料1.體檢報告、健康證明。2.個人重大事項報告。3.其他反映個人情況的材料。三、人事檔案的收集與歸檔（一）收集要求1.各部門應指定專人負責收集本部門人員的檔案材料，并按照規(guī)定的時間和要求及時移交檔案管理部門。2.收集的檔案材料應真實、完整、有效，字跡清晰，格式規(guī)范。3.對于新入職人員，應在入職一個月內(nèi)將其檔案材料收集齊全并移交檔案管理部門。（二）歸檔程序1.檔案管理部門對收集到的檔案材料進行審核，檢查材料是否齊全、完整、真實，手續(xù)是否完備。2.對審核合格的檔案材料進行分類、整理，按照檔案內(nèi)容的先后順序和類別進行排列編號。3.將整理好的檔案材料裝入檔案袋或檔案盒，并在封面和盒脊上填寫檔案編號、姓名、單位等信息。4.將檔案存入專門的檔案庫房，按照檔案類別和保管期限進行分類存放。四、人事檔案的保管（一）保管場所與設施1.設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防高溫等條件。2.配備必要的檔案保管設備，如檔案架、檔案柜、除濕機、空調(diào)、消防器材等。3.檔案庫房應保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案整理與裝訂1.定期對人事檔案進行整理，檢查檔案材料的完整性和準確性，對破損、褪色的材料進行修復或更換。2.按照檔案管理的要求，對檔案材料進行裝訂，裝訂應牢固、整齊，便于查閱。（三）檔案清點與核對1.每年定期對人事檔案進行清點，核對檔案數(shù)量、檔案內(nèi)容是否與檔案目錄一致。2.發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞或信息錯誤等情況，應及時查明原因，并采取相應的措施進行處理。（四）檔案保管期限1.人事檔案的保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案主要包括：履歷材料、自傳材料、鑒定、考核、考察材料、學歷學位、培訓和專業(yè)技術職務（職稱）材料、政審材料、黨團材料、獎勵材料、處分材料、工資、任免、出國（境）等材料以及其他可供組織參考的重要材料。3.長期保管的檔案主要包括：一般的履歷材料、鑒定、考核、考察材料、學歷學位、培訓和專業(yè)技術職務（職稱）材料、黨團材料、獎勵材料、處分材料等，保管期限為60年。4.短期保管的檔案主要包括：一般的工作經(jīng)歷證明材料、培訓記錄等，保管期限為30年。五、人事檔案的查閱與借閱（一）查閱權限與范圍1.因工作需要查閱人事檔案的，必須經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并填寫《人事檔案查閱申請表》。2.查閱人事檔案應嚴格按照規(guī)定的范圍進行，不得擅自擴大查閱范圍。查閱檔案時，應在檔案管理部門指定的地點進行，不得將檔案帶出指定地點。3.涉及干部選拔任用、考核、獎懲等重要事項的檔案查閱，應經(jīng)組織人事部門負責人批準。（二）查閱手續(xù)與登記1.查閱人員應持有效證件，經(jīng)檔案管理部門工作人員核對無誤后，方可查閱檔案。2.查閱檔案時，應如實填寫《人事檔案查閱登記表》，詳細記錄查閱時間、查閱人員姓名、查閱內(nèi)容、查閱目的等信息。3.查閱完畢后，應及時將檔案歸還檔案管理部門，并由檔案管理部門工作人員在《人事檔案查閱登記表》上簽字確認。（三）借閱規(guī)定1.因特殊情況需要借閱人事檔案的，必須經(jīng)檔案管理部門負責人和組織人事部門負責人批準，并填寫《人事檔案借閱申請表》。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期借閱，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借他人，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，不得泄露檔案內(nèi)容。4.借閱期滿后，借閱人員應及時將檔案歸還檔案管理部門，并由檔案管理部門工作人員對檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應追究借閱人員的責任。六、人事檔案的轉遞（一）轉遞條件與范圍1.人員因工作調(diào)動、辭職、退休、升學、出國（境）等原因需要轉遞人事檔案的，應按照規(guī)定辦理檔案轉遞手續(xù)。2.檔案轉遞應通過機要交通或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞竭M行，嚴禁個人自帶檔案轉遞。（二）轉遞手續(xù)與程序1.轉出單位應填寫《人事檔案轉遞通知單》，詳細注明檔案轉遞的原因、轉遞單位、轉遞人員姓名、檔案內(nèi)容清單等信息，并加蓋單位公章。2.檔案管理部門對《人事檔案轉遞通知單》進行審核，確認無誤后，將檔案密封包裝，并在封口處加蓋單位公章。3.檔案管理部門將密封好的檔案連同《人事檔案轉遞通知單》一并交機要交通部門或?qū)Ｈ怂腿?，同時做好檔案轉遞登記工作。4.接收單位收到檔案后，應及時將《人事檔案轉遞通知單》回執(zhí)寄回轉出單位，并對檔案進行認真核對，如發(fā)現(xiàn)檔案有問題，應及時與轉出單位聯(lián)系解決。七、人事檔案的信息化管理（一）信息化建設目標建立湖南地區(qū)人事檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)人事檔案的數(shù)字化存儲、檢索、查閱、統(tǒng)計分析等功能，提高人事檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）信息錄入與維護1.對人事檔案中的各類材料進行數(shù)字化掃描，錄入人事檔案信息管理系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.定期對電子檔案數(shù)據(jù)庫進行維護和更新，確保檔案信息的準確性和完整性。3.加強對檔案信息管理系統(tǒng)的安全防護，設置用戶權限，防止檔案信息泄露和被篡改。（三）信息查詢與利用1.授權人員可通過人事檔案信息管理系統(tǒng)查詢相關人事檔案信息，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和查閱。2.利用人事檔案信息管理系統(tǒng)提供的統(tǒng)計分析功能，對人事檔案數(shù)據(jù)進行分析，為人才管理決策提供支持。八、人事檔案管理的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制建立健全人事檔案管理監(jiān)督機制，加強對人事檔案管理工作的全過程監(jiān)督，確保檔案管理工作規(guī)范、有序進行。（二）檢查內(nèi)容與方式1.定期對人事檔案管理工作進行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案材料的收集、歸檔、保管、查閱、借閱、轉遞等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定要求。2.檢查方式可采取自查、互查、抽查等方