PAGE計生站文書檔案管理制度一、總則（一）目的為加強計生站文書檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保管，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于計生站各科室在工作中形成的各類文書檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：計生站文書檔案由站綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，各科室應積極配合檔案室做好檔案的收集、整理和移交工作。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容必須真實反映計生站各項工作的實際情況，確保檔案信息的準確性。3.完整系統(tǒng)原則：檔案應全面涵蓋計生站工作的各個方面，保持檔案的完整性和系統(tǒng)性。4.安全保密原則：加強檔案的安全防護措施，確保檔案信息不泄露，同時嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)。二、檔案管理職責（一）綜合檔案室職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善計生站文書檔案管理制度。2.負責接收、收集、整理、保管和統(tǒng)計計生站各類文書檔案，確保檔案的齊全完整。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查閱利用。4.對檔案進行鑒定，定期銷毀已失去保存價值的檔案，并做好銷毀記錄。5.負責檔案的信息化建設，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務水平。6.組織開展檔案業(yè)務培訓和宣傳工作，提高全站人員的檔案意識和業(yè)務素質(zhì)。（二）各科室職責1.負責本科室文書材料的收集、整理和歸檔工作，確保材料的齊全完整，并按規(guī)定時間移交綜合檔案室。2.明確一名兼職檔案員，負責本科室檔案工作的日常管理，指導本科室人員正確形成和積累檔案材料。3.積極配合綜合檔案室做好檔案的查閱、利用和統(tǒng)計工作，如實提供相關檔案信息。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機關下發(fā)的與計生站工作相關的文件、指示、通知等。2.計生站制定的各類規(guī)章制度、工作計劃、總結、報告、統(tǒng)計報表等。3.計生站召開的各類會議的文件、記錄、紀要等。4.計生站開展業(yè)務工作形成的各類業(yè)務文件、資料、臺賬等。5.計生站與其他單位簽訂的合同、協(xié)議、函件等。6.計生站工作人員的任免、獎懲、考核等人事文件。7.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各科室應及時收集本科室工作中形成的各類文件材料，確保材料的真實性、完整性和準確性。2.對收集到的文件材料，應進行分類整理，剔除重復、無用的材料。3.收集的文件材料應保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、損壞。（三）整理方法1.文書檔案按年度保管期限機構（問題）進行分類。2.年度分類：將檔案按形成年度進行劃分。3.保管期限分類：保管期限分為永久、長期（16年至50年）、短期（15年以下）。4.機構（問題）分類：根據(jù)文件材料的內(nèi)容和來源，按站內(nèi)各科室或問題進行分類。5.卷內(nèi)文件材料應按排列順序依次編號，編號應清晰、準確。6.卷內(nèi)文件材料應編制頁號，標注在文件材料的右上角或右下角。7.卷內(nèi)文件材料應填寫卷內(nèi)目錄，包括順序號、文號、責任者、題名、日期、頁號、備注等項目。8.卷內(nèi)文件材料應裝訂整齊，采用三孔一線的方法裝訂，裝訂應牢固、整齊，便于翻閱。四、檔案的歸檔與移交（一）歸檔要求1.各科室兼職檔案員應在次年上半年將上一年度形成的檔案整理完畢，并向綜合檔案室移交。2.移交的檔案應符合整理要求，做到分類準確、排列有序、編目規(guī)范、裝訂整齊。3.檔案移交時，應填寫檔案移交清單，一式兩份，雙方簽字確認，各執(zhí)一份。（二）移交程序1.各科室兼職檔案員將整理好的檔案及檔案移交清單送至綜合檔案室。2.綜合檔案室對移交的檔案進行核對驗收，如發(fā)現(xiàn)問題，應及時通知移交科室進行整改。3.經(jīng)核對驗收合格的檔案，由綜合檔案室接收并辦理歸檔手續(xù)。五、檔案的保管（一）保管條件1.綜合檔案室應具備專門的檔案庫房，庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.檔案庫房應配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等設施設備，確保檔案的安全保管。3.檔案庫房應設置專門的檔案架（柜），檔案架（柜）應排列整齊，便于檔案的存放和查找。（二）保管期限1.永久保管的檔案：凡是反映計生站主要職能活動和基本歷史面貌的，對本單位、國家和社會具有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映計生站一般工作活動，在較長時間內(nèi)對本單位工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管。3.短期保管的檔案：凡是反映計生站短期工作活動，在較短時間內(nèi)對本單位工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管。（三）檔案清查1.綜合檔案室應定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的賬實相符。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，如發(fā)現(xiàn)問題，應及時采取措施進行處理。3.清查結束后，應填寫檔案清查報告，報站領導審閱。六、檔案的查閱與利用（一）查閱范圍1.站內(nèi)工作人員因工作需要查閱檔案的，可在綜合檔案室查閱。2.外單位因工作需要查閱計生站檔案的，須持單位介紹信，經(jīng)站領導批準后，方可查閱。（二）查閱程序1.查閱人員應填寫檔案查閱登記表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等。2.綜合檔案室工作人員根據(jù)查閱登記表，提供相應的檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。3.查閱人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、抽換、損壞，如需復印或摘錄檔案內(nèi)容，應經(jīng)綜合檔案室工作人員同意。4.查閱結束后，查閱人員應將檔案歸還綜合檔案室，并在查閱登記表上簽字確認。（三）利用規(guī)定1.檔案的利用應嚴格遵守國家有關法律法規(guī)和保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。2.未經(jīng)站領導批準，不得將檔案提供給無關人員查閱或利用。3.檔案利用過程中形成的各類記錄、證明等材料，應及時歸檔保存。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應遵循全面審查、歷史地分析、慎重決定的原則。2.根據(jù)檔案的保管期限和實際利用價值，對檔案進行科學鑒定，準確判定檔案的存毀。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由站領導、綜合檔案室人員及相關科室負責人組成，負責檔案鑒定工作的組織和實施。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的內(nèi)容是否反映計生站的主要職能活動和基本歷史面貌。2.檔案的保存價值，包括對本單位、國家和社會的利用價值。3.檔案的保管期限是否合理。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定，確無保存價值的檔案，應編制檔案銷毀清冊。2.檔案銷毀清冊應包括檔案題名、文號、責任者、日期、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。3.檔案銷毀清冊經(jīng)站領導審核批準后，方可進行銷毀。4.檔案銷毀應指定專人負責，在指定地點進行，并采用焚燒或粉碎等方式進行銷毀，確保檔案信息無法恢復。5.檔案銷毀過程中，應填寫檔案銷毀記錄，包括銷毀時間、地點、方式、監(jiān)銷人等信息，銷毀記錄應與檔案銷毀清冊一并保存。八、檔案的統(tǒng)計與信息化管理（一）統(tǒng)計工作1.綜合檔案室應建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.檔案統(tǒng)計報表應定期報送站領導，并抄送相關科室。3.檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)應真實、準確、完整，不得虛報、瞞報、漏報。（二）信息化管理1.推進檔案信息化建設，逐步實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。2.建立檔案數(shù)據(jù)庫，將檔案目錄及部分