PAGE食品實(shí)驗(yàn)室檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)食品實(shí)驗(yàn)室檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在實(shí)驗(yàn)室各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本食品實(shí)驗(yàn)室全體員工及與實(shí)驗(yàn)室相關(guān)的各類檔案管理工作。（三）檔案定義本制度所指檔案是食品實(shí)驗(yàn)室在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：實(shí)驗(yàn)室檔案由專門(mén)的檔案管理部門(mén)或指定專人集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映實(shí)驗(yàn)室工作實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集、整理實(shí)驗(yàn)室在各個(gè)方面形成的檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：對(duì)涉及商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善實(shí)驗(yàn)室檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理實(shí)驗(yàn)室各類檔案，包括檔案的收集、整理、分類、編目、存儲(chǔ)、檢索、利用和銷毀等工作。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的安全和完整。4.開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。5.對(duì)各部門(mén)檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，組織檔案管理培訓(xùn)，提高員工檔案管理意識(shí)和技能。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)在工作活動(dòng)中形成檔案的收集、整理和初步分類，并定期移交至檔案管理部門(mén)。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案管理的日常工作，確保檔案的及時(shí)歸檔和妥善保管。3.配合檔案管理部門(mén)做好檔案的清查、核對(duì)、利用等工作，按照規(guī)定提供相關(guān)檔案資料。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛(ài)檔案管理工作，具備檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉實(shí)驗(yàn)室業(yè)務(wù)流程。2.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，確保檔案管理工作的規(guī)范、高效。3.負(fù)責(zé)檔案的具體收集、整理、編目、存儲(chǔ)、檢索、利用和銷毀等工作，及時(shí)更新檔案信息。4.對(duì)檔案的安全保密負(fù)責(zé)，采取必要的安全防護(hù)措施，防止檔案損壞、丟失和泄露。5.積極參與檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的信息化水平。三、檔案的分類與編號(hào)（一）分類原則根據(jù)食品實(shí)驗(yàn)室工作特點(diǎn)和檔案內(nèi)容，按照來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等進(jìn)行分類，確保分類科學(xué)合理，便于管理和查找。（二）分類方法1.行政管理類：包括實(shí)驗(yàn)室的行政文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案等。2.業(yè)務(wù)管理類：涵蓋實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目管理文件、質(zhì)量控制文件、標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程、檢驗(yàn)報(bào)告、原始記錄等。3.儀器設(shè)備類：包含儀器設(shè)備采購(gòu)合同、使用說(shuō)明書(shū)、維護(hù)保養(yǎng)記錄、校準(zhǔn)證書(shū)等。4.試劑耗材類：涉及試劑耗材采購(gòu)清單、出入庫(kù)記錄、質(zhì)量證明文件等。5.科研項(xiàng)目類：包括科研項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)書(shū)、研究報(bào)告、成果鑒定材料等。6.教育培訓(xùn)類：有員工培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)記錄、培訓(xùn)教材等。7.對(duì)外交流類：如合作協(xié)議、技術(shù)交流資料、來(lái)訪接待記錄等。8.其他類：不屬于上述分類的其他檔案，如榮譽(yù)證書(shū)、資質(zhì)認(rèn)證文件等。（三）編號(hào)規(guī)則1.采用層次分類編號(hào)法，每一級(jí)類別用一位數(shù)字表示，不同類別之間用“”連接。2.行政管理類編號(hào)為“1”，業(yè)務(wù)管理類編號(hào)為“2”，儀器設(shè)備類編號(hào)為“3”，試劑耗材類編號(hào)為“4”，科研項(xiàng)目類編號(hào)為“5”，教育培訓(xùn)類編號(hào)為“6”，對(duì)外交流類編號(hào)為“7”，其他類編號(hào)為“8”。3.每一類別的檔案再根據(jù)形成時(shí)間、內(nèi)容等進(jìn)行細(xì)分編號(hào)，如“21202301”表示業(yè)務(wù)管理類中的實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目管理文件，形成時(shí)間為2023年1月。四、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門(mén)兼職檔案員應(yīng)及時(shí)收集本部門(mén)在工作活動(dòng)中形成的各類檔案，確保檔案的齊全完整。2.檔案應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽署完備，載體應(yīng)符合耐久性要求。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式通用、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行備份存儲(chǔ)。（二）收集范圍1.行政管理類：包括上級(jí)文件、實(shí)驗(yàn)室內(nèi)部文件、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、人事任免文件、考勤記錄等。2.業(yè)務(wù)管理類：實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目任務(wù)書(shū)、實(shí)驗(yàn)方案、原始記錄、檢驗(yàn)報(bào)告、質(zhì)量控制數(shù)據(jù)、標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程修訂記錄等。3.儀器設(shè)備類：儀器設(shè)備購(gòu)置申請(qǐng)、采購(gòu)合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、使用說(shuō)明書(shū)、維護(hù)保養(yǎng)記錄、校準(zhǔn)證書(shū)、維修記錄等。4.試劑耗材類：試劑耗材采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)訂單、出入庫(kù)記錄、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、供應(yīng)商資質(zhì)文件等。5.科研項(xiàng)目類：科研項(xiàng)目申報(bào)書(shū)、立項(xiàng)批復(fù)、研究方案、實(shí)驗(yàn)記錄、研究報(bào)告、成果鑒定材料、知識(shí)產(chǎn)權(quán)相關(guān)文件等。6.教育培訓(xùn)類：培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)記錄、考試試卷、員工學(xué)習(xí)資料等。7.對(duì)外交流類：合作協(xié)議、技術(shù)交流報(bào)告、來(lái)訪接待記錄、對(duì)外宣傳資料等。8.其他類：榮譽(yù)證書(shū)、資質(zhì)認(rèn)證文件、實(shí)驗(yàn)室大事記、重要活動(dòng)照片及視頻等。（三）整理方法1.檔案管理人員按照分類編號(hào)規(guī)則對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類整理。2.對(duì)每份檔案進(jìn)行編目，填寫(xiě)檔案編號(hào)、題名、日期、來(lái)源、保管期限等信息，并編制目錄清單。3.去除檔案中的金屬物，對(duì)破損或褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.對(duì)于電子文件，按照電子檔案管理要求進(jìn)行整理，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，并確保電子文件與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。五、檔案的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，檔案柜應(yīng)堅(jiān)固、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜。2.按照檔案類別和編號(hào)順序排列存放，便于查找和管理。3.對(duì)于重要的紙質(zhì)檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，可采用縮微、數(shù)字化等方式進(jìn)行。4.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，采用磁盤(pán)陣列、磁帶庫(kù)等多種存儲(chǔ)方式進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。（二）保管期限1.根據(jù)檔案的重要性和使用價(jià)值，確定檔案的保管期限，分為永久、長(zhǎng)期和短期。2.永久保管的檔案包括實(shí)驗(yàn)室的重要規(guī)章制度、長(zhǎng)期科研項(xiàng)目檔案、資質(zhì)認(rèn)證文件、重大活動(dòng)記錄等。這類檔案具有重要的歷史價(jià)值和法律憑證作用，應(yīng)永久保存。3.長(zhǎng)期保管的檔案一般保管期限為10年至50年，如一般科研項(xiàng)目檔案、重要業(yè)務(wù)管理文件等。這些檔案在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)實(shí)驗(yàn)室工作具有重要參考價(jià)值，應(yīng)妥善保管較長(zhǎng)時(shí)間。4.短期保管的檔案保管期限為1年至10年，如一般性的行政文件、臨時(shí)性的業(yè)務(wù)資料等。此類檔案在較短時(shí)間后使用價(jià)值相對(duì)降低，可根據(jù)實(shí)際情況確定保管期限。（三）保管環(huán)境1.檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.配備必要的消防器材和防蟲(chóng)、防霉、防盜等設(shè)施，定期檢查維護(hù)，確保檔案安全。3.對(duì)電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行定期維護(hù)和檢查，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。六、檔案的檢索與利用（一）檢索工具建設(shè)1.建立完善的檔案檢索系統(tǒng)，包括紙質(zhì)檔案目錄、電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)等，方便檔案的查找和利用。2.檔案目錄應(yīng)包含檔案編號(hào)、題名、日期、來(lái)源、保管期限等詳細(xì)信息，便于快速定位所需檔案。3.電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)具備強(qiáng)大的檢索功能，可根據(jù)關(guān)鍵詞、日期、檔案類別等進(jìn)行多種方式檢索。（二）利用流程及權(quán)限1.實(shí)驗(yàn)室內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱及編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.查閱重要檔案或涉及機(jī)密信息的檔案，需經(jīng)實(shí)驗(yàn)室主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)審批后的申請(qǐng)表提供檔案，并做好查閱記錄，包括查閱時(shí)間、查閱人、檔案名稱及編號(hào)、查閱用途等。4.檔案一般不外借，如有特殊情況需要外借，須經(jīng)實(shí)驗(yàn)室主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限和歸還時(shí)間。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改或損壞檔案。5.利用檔案過(guò)程中如需摘錄、復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并在規(guī)定范圍內(nèi)使用。摘錄、復(fù)制的檔案材料應(yīng)注明出處和用途。（三）利用效果跟蹤1.對(duì)于因利用檔案而產(chǎn)生的科研成果、業(yè)務(wù)改進(jìn)等情況，相關(guān)部門(mén)應(yīng)及時(shí)反饋給檔案管理部門(mén)。2.檔案管理部門(mén)對(duì)檔案利用效果進(jìn)行跟蹤評(píng)估，總結(jié)檔案利用經(jīng)驗(yàn)，不斷完善檔案管理工作，提高檔案服務(wù)水平。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的保管期限、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和歷史價(jià)值等，確定檔案的存毀。鑒定工作應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確、公正。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)專家及檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行全面審查和鑒定，提出存毀意見(jiàn)。（三）鑒定方法1.檔案管理人員對(duì)到期檔案進(jìn)行初步清理，列出擬鑒定檔案清單。2.鑒定小組根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、保管期限等，綜合考慮其現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和歷史價(jià)值，對(duì)每份檔案進(jìn)行逐一審查。3.對(duì)于仍有利用價(jià)值的檔案，應(yīng)延長(zhǎng)保管期限；對(duì)于確無(wú)保存價(jià)值的檔案，鑒定小組應(yīng)出具銷毀意見(jiàn)。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組批準(zhǔn)銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清單》，注明檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，紙質(zhì)檔案可采用