PAGE人事檔案查借閱制度依據(jù)一、總則（一）目的為了規(guī)范公司人事檔案的查借閱管理，確保人事檔案的安全與完整，維護(hù)員工的合法權(quán)益，特制定本制度依據(jù)。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工人事檔案的查借閱管理。（三）基本原則1.嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保人事檔案管理工作合法合規(guī)。2.遵循保密原則，對人事檔案內(nèi)容嚴(yán)格保密，防止信息泄露。3.規(guī)范操作流程，確保查借閱手續(xù)完備、記錄清晰。二、人事檔案的定義與范圍（一）定義人事檔案是公司記錄員工個人基本信息、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)情況、考核結(jié)果、薪資待遇、獎懲情況等資料的文件集合，是公司對員工進(jìn)行管理、評價、任用的重要依據(jù)。（二）范圍1.員工個人簡歷，包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況、聯(lián)系方式等。2.學(xué)歷學(xué)位證書、專業(yè)技術(shù)資格證書、職業(yè)資格證書等相關(guān)證明材料。3.入職登記表、勞動合同、崗位變動記錄等工作經(jīng)歷相關(guān)資料。4.培訓(xùn)記錄、學(xué)習(xí)成績單、參加培訓(xùn)證書等培訓(xùn)情況資料。5.績效考核記錄、年度考核結(jié)果、獎懲決定等考核與獎懲資料。6.薪資調(diào)整記錄、工資發(fā)放明細(xì)等薪資待遇資料。7.其他與員工個人相關(guān)的重要資料。三、查借閱權(quán)限與審批流程（一）查閱權(quán)限1.公司人力資源部門工作人員因工作需要，可查閱員工人事檔案。2.公司領(lǐng)導(dǎo)因工作需要，可查閱員工人事檔案，但需提前向人力資源部門提出申請。3.涉及員工勞動糾紛、法律訴訟等特殊情況，相關(guān)部門或人員按照法律程序可查閱員工人事檔案。（二）借閱權(quán)限1.一般情況下，員工人事檔案不允許外借。如有特殊情況需要外借，需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.外單位因工作需要查閱公司員工人事檔案，必須持有單位介紹信，并經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。（三）審批流程1.查閱申請：查閱人需填寫《人事檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息。2.部門負(fù)責(zé)人審批：查閱人所在部門負(fù)責(zé)人對申請進(jìn)行審核，簽署意見。3.人力資源部門審批：人力資源部門負(fù)責(zé)人根據(jù)申請情況進(jìn)行審批，對于符合規(guī)定的申請予以批準(zhǔn)，并安排查閱事宜。4.借閱申請：借閱人需填寫《人事檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱原因、借閱期限、歸還時間等，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、人力資源部門負(fù)責(zé)人、公司領(lǐng)導(dǎo)依次審批。四、查借閱手續(xù)辦理（一）查閱手續(xù)1.查閱人憑批準(zhǔn)后的《人事檔案查閱申請表》到人力資源部門辦理查閱手續(xù)。2.人力資源部門工作人員根據(jù)申請表內(nèi)容，提供相應(yīng)的人事檔案，并在專門的查閱登記簿上記錄查閱人姓名、查閱時間、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱人應(yīng)在規(guī)定的查閱地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出指定區(qū)域。查閱過程中，不得對檔案進(jìn)行涂改、圈劃、抽取、撤換等操作。（二）借閱手續(xù)1.借閱人憑批準(zhǔn)后的《人事檔案借閱申請表》到人力資源部門辦理借閱手續(xù)。2.人力資源部門工作人員對借閱人進(jìn)行借閱前的檔案內(nèi)容保密提醒，并要求借閱人在借閱登記簿上簽字確認(rèn)。3.工作人員將檔案交給借閱人時，需填寫檔案交接清單，注明檔案名稱、數(shù)量、交接時間等信息，雙方簽字確認(rèn)。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的人事檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得泄露檔案內(nèi)容。借閱期限屆滿，借閱人應(yīng)按時歸還檔案。歸還時，人力資源部門工作人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案的完整性和準(zhǔn)確性，確認(rèn)無誤后在交接清單上簽字。五、檔案查閱與借閱的注意事項(xiàng)（一）查閱注意事項(xiàng)1.查閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守查閱時間安排，不得拖延。2.查閱過程中，如有疑問或需要進(jìn)一步了解檔案內(nèi)容，應(yīng)及時與人力資源部門工作人員溝通。3.查閱結(jié)束后，查閱人應(yīng)將檔案歸還人力資源部門工作人員，并協(xié)助整理好檔案。（二）借閱注意事項(xiàng)1.借閱人應(yīng)按照批準(zhǔn)的借閱期限及時歸還檔案，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.借閱期間，借閱人應(yīng)確保檔案的安全，不得遺失、損壞、污損檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞情況，應(yīng)及時向人力資源部門報告。3.借閱人不得擅自復(fù)印、拍照、掃描檔案內(nèi)容，如有特殊需要，需經(jīng)人力資源部門批準(zhǔn)。六、檔案管理與保密要求（一）檔案管理1.人力資源部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管人事檔案，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔、通風(fēng)良好。2.定期對人事檔案進(jìn)行整理、歸檔，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。3.建立人事檔案電子信息系統(tǒng)，對檔案內(nèi)容進(jìn)行電子化管理，方便查閱和統(tǒng)計分析，但同時要做好電子檔案的安全防護(hù)工作。（二）保密要求1.所有接觸人事檔案的人員都應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.人力資源部門工作人員在查閱、整理檔案過程中，應(yīng)注意遮擋敏感信息，防止無關(guān)人員獲取。3.嚴(yán)禁在非工作場所談?wù)撊耸聶n案內(nèi)容，不得在互聯(lián)網(wǎng)等公共平臺傳播人事檔案相關(guān)信息。七、違規(guī)處理（一）對于違反本制度規(guī)定查閱、借閱人事檔案的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分。（二）如因違規(guī)行為導(dǎo)致人事檔案信息泄露、遺失、損壞等情況，給公司或員工造成損失的，違規(guī)人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。構(gòu)成犯罪的，將依法追究刑事