PAGE檔案管理制度海報(bào)模板圖一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高公司管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）檔案定義本制度所稱檔案是指公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、報(bào)表、圖紙、照片、錄音、錄像等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則檔案應(yīng)保持其內(nèi)容和形式的完整性，不得隨意刪減、遺漏。4.安全性原則確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部職責(zé)1.制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作。3.建立健全公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。4.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理，確保檔案的安全保管。5.組織開(kāi)展檔案的鑒定、銷毀工作。6.為公司各部門及員工提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。7.對(duì)公司各部門的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管等工作，并定期向綜合管理部移交。2.明確本部門檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的具體工作。3.配合綜合管理部做好檔案的鑒定、銷毀等工作。4.在工作中形成的各類文件材料，應(yīng)按照檔案管理要求及時(shí)整理歸檔，不得私自留存。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真學(xué)習(xí)和貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和公司檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，做好檔案的收集、整理、保管、利用等工作。3.嚴(yán)格遵守檔案管理工作紀(jì)律，保守檔案機(jī)密，不得泄露檔案內(nèi)容。4.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并向上級(jí)報(bào)告。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過(guò)程中形成的各類文件材料。2.公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)等會(huì)議記錄、決議、紀(jì)要等文件材料。3.公司各項(xiàng)管理制度、規(guī)定、辦法等文件材料。4.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等文件材料。5.公司的各類工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、報(bào)表等文件材料。6.公司的工程建設(shè)、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、技術(shù)研發(fā)等活動(dòng)中形成的文件材料，包括項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、施工方案、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。7.公司的財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等文件材料。8.公司的人事檔案，包括員工入職、離職、晉升、調(diào)動(dòng)、培訓(xùn)、考核等相關(guān)材料。9.公司的行政公文、信函、傳真、電子郵件等文件材料。10.公司的聲像檔案，包括照片、錄音、錄像等。11.公司獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等實(shí)物檔案。12.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案的及時(shí)、完整收集。2.檔案收集人員應(yīng)按照檔案管理要求，對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行初步整理，剔除重復(fù)、無(wú)用的材料。3.對(duì)于重要文件材料，應(yīng)及時(shí)收集并移交綜合管理部，不得延誤。4.公司員工在工作中形成的文件材料，應(yīng)在工作完成后及時(shí)交本部門檔案管理人員進(jìn)行整理歸檔。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件材料的不同價(jià)值，進(jìn)行科學(xué)分類。3.便于保管和利用。（四）整理方法1.分類按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等因素，將檔案分為文書檔案、科技檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案、聲像檔案等類別。2.編號(hào)對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查找。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源、保管期限等信息，以便于查閱和統(tǒng)計(jì)。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持文件的原貌，不得損壞文件內(nèi)容。四、檔案的保管（一）保管期限檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案（1）公司設(shè)立、變更、注銷等過(guò)程中形成的重要文件材料。（2）公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)等會(huì)議記錄、決議、紀(jì)要等重要文件材料。（3）公司的年度財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等重要文件材料。（4）公司的人事檔案中的重要材料，如員工的任免文件、獎(jiǎng)勵(lì)處分決定等。（5）公司獲得的國(guó)家級(jí)榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等實(shí)物檔案。（6）其他具有重要?dú)v史價(jià)值和長(zhǎng)期利用價(jià)值的文件材料。2.長(zhǎng)期保管的檔案（1）公司的各項(xiàng)管理制度、規(guī)定、辦法等文件材料。（2）公司與外部單位簽訂的重要合同、協(xié)議、意向書等文件材料。（3）公司的工程建設(shè)、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、技術(shù)研發(fā)等活動(dòng)中形成的重要文件材料，如項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、施工方案、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。（4）公司的財(cái)務(wù)檔案中的重要材料，如會(huì)計(jì)憑證、賬簿等。（5）公司的人事檔案中的一般材料，如員工的入職登記表、培訓(xùn)記錄、考核表等。（6）其他具有一定歷史價(jià)值和較長(zhǎng)時(shí)間利用價(jià)值的文件材料。保管期限為15年至50年。3.短期保管的檔案（1）公司的行政公文、信函、傳真、電子郵件等一般性文件材料。（2）公司的聲像檔案中的一般性材料，如照片、錄音、錄像等。（3）其他具有短期利用價(jià)值的文件材料。保管期限為5年以下。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計(jì)、滅火器等，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類存放保管。檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.電子檔案建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)。電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，應(yīng)采取必要的安全防護(hù)措施，如設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限、安裝殺毒軟件等，確保電子檔案的安全。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并向上級(jí)報(bào)告。2.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的完整性和可讀性。4.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，防止檔案的丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。5.檔案庫(kù)房應(yīng)專人負(fù)責(zé)管理，無(wú)關(guān)人員不得擅自進(jìn)入。6.做好檔案庫(kù)房的防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等工作，確保檔案的安全保管。五、檔案的利用（一）查閱權(quán)限1.公司員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部辦理查閱手續(xù)。2.公司部門負(fù)責(zé)人查閱本部門檔案的，可直接到綜合管理部辦理查閱手續(xù)。3.公司高層管理人員查閱檔案的，可直接到綜合管理部辦理查閱手續(xù)。4.外部單位因工作需要查閱公司檔案的，應(yīng)出具單位介紹信，并填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，到綜合管理部辦理查閱手續(xù)。查閱檔案時(shí)，應(yīng)有公司人員陪同。（二）借閱權(quán)限1.公司員工因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.公司部門負(fù)責(zé)人借閱本部門檔案的，可直接到綜合管理部辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.公司高層管理人員借閱檔案的，可直接到綜合管理部辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.外部單位因工作需要借閱公司檔案的，應(yīng)出具單位介紹信，并填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，到綜合管理部辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱檔案時(shí)，應(yīng)有公司人員陪同。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理人員指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。2.查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)保持檔案的整潔、完好，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損等。3.查閱、借閱檔案后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案管理人員，并辦理歸還手續(xù)。4.檔案管理人員應(yīng)做好檔案查閱、借閱記錄，包括查閱、借閱時(shí)間、查閱人、借閱人、查閱內(nèi)容、歸還時(shí)間等信息。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，各部門負(fù)責(zé)人為成員。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)公司檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。（二）鑒定方法1.直接鑒定法對(duì)檔案逐件進(jìn)行審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等因素，確定檔案的價(jià)值和保管期限。2.分析比較法對(duì)同類檔案進(jìn)行分析比較，根據(jù)檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，確定檔案的價(jià)值和保管期限。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見(jiàn)，填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》。2