PAGE廳機(jī)關(guān)專業(yè)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)廳機(jī)關(guān)專業(yè)檔案的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在廳機(jī)關(guān)各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于廳機(jī)關(guān)各部門在履行職能活動中形成的專業(yè)檔案，包括但不限于業(yè)務(wù)文件、技術(shù)資料、會議記錄、統(tǒng)計報表、合同協(xié)議、資質(zhì)證照等各類具有保存價值的文件材料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則廳機(jī)關(guān)專業(yè)檔案實行集中統(tǒng)一管理，由廳辦公室檔案管理部門歸口負(fù)責(zé)，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實完整原則檔案的形成應(yīng)遵循真實、準(zhǔn)確、完整的要求，如實反映廳機(jī)關(guān)各項工作的實際情況，不得擅自篡改、偽造檔案內(nèi)容。3.方便利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率，滿足廳機(jī)關(guān)各項工作對檔案信息的需求。4.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全保護(hù)措施，確保檔案的實體安全和信息安全，嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，防止檔案信息的泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）廳辦公室檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定廳機(jī)關(guān)專業(yè)檔案管理制度并組織實施。2.負(fù)責(zé)廳機(jī)關(guān)專業(yè)檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等日常管理工作。3.建立健全廳機(jī)關(guān)專業(yè)檔案管理臺賬，對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行詳細(xì)登記。4.負(fù)責(zé)檔案庫房的安全管理，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全存放。5.開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，提高檔案管理的信息化水平。6.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高廳機(jī)關(guān)工作人員的檔案意識和檔案管理能力。7.負(fù)責(zé)向同級國家綜合檔案館移交應(yīng)進(jìn)館的檔案。8.對廳機(jī)關(guān)各部門的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)，定期檢查檔案管理情況，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（二）廳機(jī)關(guān)各部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門專業(yè)檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的及時、完整。2.按照廳機(jī)關(guān)專業(yè)檔案管理制度的要求，對本部門形成的文件材料進(jìn)行分類整理，定期向廳辦公室檔案管理部門移交。3.配合廳辦公室檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，如實提供相關(guān)檔案信息。4.加強(qiáng)對本部門工作人員的檔案意識教育，督促其做好文件材料的收集和整理工作，確保檔案質(zhì)量。三、檔案收集（一）收集范圍廳機(jī)關(guān)各部門應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和本制度的要求,收集本部門在履行職能活動中形成的具有保存價值的各類文件材料，包括但不限于以下內(nèi)容：1.業(yè)務(wù)文件：上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與本部門業(yè)務(wù)相關(guān)的文件、本部門制定的業(yè)務(wù)工作方案、計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)等。2.技術(shù)資料：科研項目立項報告、研究成果報告、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、操作規(guī)程、技術(shù)圖紙、測試報告等。3.會議記錄：各類工作會議、專題會議、研討會等的會議記錄、紀(jì)要。4.統(tǒng)計報表：本部門業(yè)務(wù)工作的統(tǒng)計報表、數(shù)據(jù)匯總分析報告等。5.合同協(xié)議：與外單位簽訂的各類合同、協(xié)議、合作意向書等。6.資質(zhì)證照：本部門及工作人員獲得的各類資質(zhì)證書、許可證、榮譽(yù)證書等。其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)建立健全文件材料收集制度，明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全，符合檔案整理要求。3.對電子文件材料，應(yīng)按照國家有關(guān)電子文件管理的規(guī)定進(jìn)行收集，確保電子文件的格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)完整、真實可用。4.各部門應(yīng)定期將收集的文件材料進(jìn)行整理，向廳辦公室檔案管理部門移交，移交時應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。四、檔案整理（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）整理方法1.分類根據(jù)廳機(jī)關(guān)專業(yè)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，按照以下分類方法進(jìn)行整理：業(yè)務(wù)類：按照業(yè)務(wù)工作的類別進(jìn)行分類，如政策法規(guī)、行政審批、市場監(jiān)管、公共服務(wù)等。技術(shù)類：按照技術(shù)領(lǐng)域或?qū)I(yè)方向進(jìn)行分類，如工程技術(shù)、信息技術(shù)、醫(yī)療衛(wèi)生技術(shù)等。會議類：按照會議的類型或主題進(jìn)行分類，如工作會議、專題會議、學(xué)術(shù)會議等。統(tǒng)計類：按照統(tǒng)計報表的種類或統(tǒng)計時間段進(jìn)行分類。合同類：按照合同的類型或簽訂時間進(jìn)行分類。資質(zhì)證照類：按照資質(zhì)證照的類別或頒發(fā)時間進(jìn)行分類。其他類別。2.編號對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則，便于檔案的管理和查找。編號方法可采用數(shù)字編號、字母編號或數(shù)字與字母相結(jié)合的方式，具體編號方案由廳辦公室檔案管理部門統(tǒng)一制定。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容，確保目錄信息準(zhǔn)確、完整。檔案目錄應(yīng)打印成冊，并建立電子目錄數(shù)據(jù)庫，方便檔案的檢索和利用。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，不掉頁、不壓字，便于檔案的保管和查閱。裝訂時應(yīng)去除文件材料上的金屬物，對破損的文件材料進(jìn)行修復(fù)。5.裝盒將整理好的檔案裝入檔案盒，檔案盒應(yīng)符合檔案保管要求，盒面應(yīng)標(biāo)明檔案編號、題名、保管期限等信息。檔案盒應(yīng)排列整齊，存放在檔案架上。五、檔案歸檔（一）歸檔時間各部門應(yīng)在每年[具體時間]前，將上一年度形成的專業(yè)檔案整理完畢，向廳辦公室檔案管理部門移交歸檔。對于重大項目、重要活動等形成的檔案，應(yīng)在項目結(jié)束或活動完成后及時歸檔。（二）歸檔程序1.各部門將整理好的檔案按照檔案移交清單的內(nèi)容進(jìn)行核對，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和完整性。2.廳辦公室檔案管理部門對接收的檔案進(jìn)行檢查，對不符合歸檔要求的檔案，應(yīng)及時退回原部門進(jìn)行補(bǔ)充或整改。3.經(jīng)檢查合格的檔案，由廳辦公室檔案管理部門進(jìn)行登記入庫，并按照檔案分類方案進(jìn)行排列上架。六、檔案保管（一）保管場所廳機(jī)關(guān)應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全存放。檔案庫房應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥等。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行排列上架，存放有序，便于查找。2.定期對檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的實體安全。對破損、褪色的檔案，應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.嚴(yán)格控制檔案庫房的溫濕度，溫度應(yīng)保持在[具體溫度范圍]，濕度應(yīng)保持在[具體濕度范圍]。4.做好檔案庫房的清潔衛(wèi)生工作，定期進(jìn)行清掃，保持庫房整潔。5.加強(qiáng)對檔案庫房的安全管理，配備必要的安全防護(hù)設(shè)施，如監(jiān)控設(shè)備、門禁系統(tǒng)等，防止檔案被盜、被搶、被篡改等情況的發(fā)生。6.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的安全。七、檔案鑒定（一）鑒定組織成立廳機(jī)關(guān)檔案鑒定工作小組，由廳辦公室檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，各部門檔案管理人員為成員。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對廳機(jī)關(guān)專業(yè)檔案的鑒定工作進(jìn)行組織和指導(dǎo)。（二）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、歷史地看問題、以辯證唯物主義和歷史唯物主義為指導(dǎo)的原則，準(zhǔn)確判定檔案的價值。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的真實性：審查檔案內(nèi)容是否真實反映廳機(jī)關(guān)各項工作的實際情況，有無篡改、偽造等情況。2.檔案的完整性：檢查檔案是否齊全完整，是否存在缺頁、漏項等情況。3.檔案的價值：根據(jù)檔案的形成時間、內(nèi)容、來源、形式等因素，綜合判定檔案的保存價值，確定檔案的保管期限。（四）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案進(jìn)行逐件審查，直接判斷檔案的價值。2.分析比較法：將檔案與同類檔案進(jìn)行比較分析，判斷檔案的價值。3.專家咨詢法：對于專業(yè)性較強(qiáng)的檔案，可咨詢相關(guān)專家的意見，確定檔案的價值。（五）保管期限劃分檔案的保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限分為[具體年限]年、[具體年限]年。1.永久保管的檔案：廳機(jī)關(guān)制定的重要政策法規(guī)、規(guī)范性文件。廳機(jī)關(guān)的年度工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表等綜合性文件材料。廳機(jī)關(guān)召開的重要會議、重大活動的文件材料。廳機(jī)關(guān)與外單位簽訂的重要合同、協(xié)議。廳機(jī)關(guān)獲得的重要榮譽(yù)證書、資質(zhì)證照。其他具有重要保存價值的文件材料。2.定期保管的檔案：定期保管的檔案根據(jù)其價值和實際需要確定保管期限，期滿后經(jīng)鑒定可以銷毀的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。（六）鑒定結(jié)果處理檔案鑒定工作小組應(yīng)根據(jù)鑒定結(jié)果，編制檔案鑒定意見書，提出檔案的存毀意見。對擬銷毀的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀清單，經(jīng)廳機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。對仍需保存的檔案，應(yīng)按照規(guī)定調(diào)整保管期限，并做好相關(guān)記錄。八、檔案利用（一）利用范圍廳機(jī)關(guān)工作人員因工作需要，可以查閱利用本部門及其他部門的專業(yè)檔案。外單位因工作需要查閱利用廳機(jī)關(guān)專業(yè)檔案的，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.內(nèi)部查閱廳機(jī)關(guān)工作人員查閱利用檔案，應(yīng)填寫檔案查閱登記表，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的、查閱時間等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到廳辦公室檔案管理部門查閱。2.外部查閱外單位查閱利用廳機(jī)關(guān)專業(yè)檔案，應(yīng)提前向廳辦公室檔案管理部門提交查閱申請函，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的、查閱時間等內(nèi)容，并加蓋單位公章。廳辦公室檔案管理部門對查閱申請進(jìn)行審核，經(jīng)廳機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，安排專人負(fù)責(zé)查閱，并做好查閱記錄。查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。（三）利用方式1.查閱檔案查閱人員應(yīng)在檔案管理人員的陪同下，在檔案查閱室查閱檔案，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照、攝像檔案內(nèi)容。如需摘抄、復(fù)制、拍照、攝像檔案內(nèi)容的，應(yīng)按照規(guī)定辦理審批手續(xù)。2.借閱因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱登記表，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限、借閱用途等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到廳辦公室檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。檔案借閱期限一般不得超過[具體天數(shù)]天，如需延長借閱期限的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、污損、丟失檔案。（四）利用監(jiān)督與反饋廳辦公室檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對檔案利用工作的監(jiān)督，定期檢查檔案查閱、借閱記錄及檔案利用情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。檔案利用人員應(yīng)及時反饋檔案利用過程中發(fā)現(xiàn)的問題，如檔案內(nèi)容不完整、字跡不清等，以便檔案管理部門及時進(jìn)行處理。九、檔案統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容廳辦公室檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計。統(tǒng)計內(nèi)容包括檔案數(shù)量、種類、保管期限、查閱利用人次、查閱利用檔案數(shù)量等。（二）統(tǒng)計方法檔案統(tǒng)計應(yīng)采用定期統(tǒng)計和不定期統(tǒng)計相結(jié)合的方式。定期統(tǒng)計應(yīng)每月、每季度、每年進(jìn)行一次，統(tǒng)計結(jié)果應(yīng)及時上報廳機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人。不定期統(tǒng)計應(yīng)根據(jù)工作需要隨時進(jìn)行，對重要檔案管理情況進(jìn)行專項統(tǒng)計。（三）統(tǒng)計報表廳辦公室檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求，定期編制檔案統(tǒng)計報表，報表內(nèi)容應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整。檔案統(tǒng)計報表應(yīng)報送廳機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人及上級檔案管理部門，并妥善保存。十、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)推進(jìn)廳機(jī)關(guān)專業(yè)檔案信息化建設(shè)，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫,實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和水平，為廳機(jī)關(guān)各項工作提供便捷的檔案信息服務(wù)。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對廳機(jī)關(guān)現(xiàn)有的專業(yè)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫。檔案數(shù)字化應(yīng)確保掃描圖像清晰、完整，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)開發(fā)或選用適合廳機(jī)關(guān)檔案管理工作的檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀、利用等全過程的信息化管理。檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、檢索、借閱、統(tǒng)計等功能，方便檔案管理人員操作和利用。3.檔案信息安全保障加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)中的信息安全保障工作，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、訪問控制、防火墻等安全措施，確保檔案信息的安全。（三）建設(shè)要求