PAGE河北實(shí)物檔案數(shù)字化制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)河北實(shí)物檔案的管理與利用，確保實(shí)物檔案信息的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本地區(qū)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于河北行政區(qū)域內(nèi)各級(jí)各類機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體等組織（以下簡(jiǎn)稱“各單位”）的實(shí)物檔案數(shù)字化工作。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：實(shí)物檔案數(shù)字化應(yīng)確保檔案內(nèi)容與原件一致，真實(shí)反映歷史事實(shí)。2.完整性原則：全面涵蓋實(shí)物檔案的各類信息，保證數(shù)字化成果的完整性。3.準(zhǔn)確性原則：數(shù)據(jù)錄入準(zhǔn)確無(wú)誤，圖像處理清晰、規(guī)范，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。4.安全性原則：采取有效措施保障實(shí)物檔案數(shù)字化過(guò)程中的信息安全，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改等情況發(fā)生。5.規(guī)范性原則：遵循國(guó)家和行業(yè)有關(guān)檔案數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，統(tǒng)一工作流程和技術(shù)要求。二、實(shí)物檔案界定與分類（一）實(shí)物檔案界定實(shí)物檔案是指各單位在工作活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的，以物質(zhì)實(shí)體形式存在的各種載體的檔案，包括但不限于獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、證書、印章、題詞、手稿、照片、錄音帶、錄像帶、實(shí)物模型等。（二）實(shí)物檔案分類1.榮譽(yù)類：如各類獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)狀、榮譽(yù)證書等。2.證件類：包括單位公章、法人章、業(yè)務(wù)專用章等各類印章，以及工作證件、資格證書等。3.文化藝術(shù)類：如領(lǐng)導(dǎo)題詞、名人字畫、珍貴手工藝品等。4.歷史見(jiàn)證類：具有歷史意義的實(shí)物模型、舊設(shè)備、老照片、錄音錄像資料等。5.其他類：不屬于上述分類的其他具有保存價(jià)值的實(shí)物檔案。三、實(shí)物檔案數(shù)字化流程（一）檔案收集與整理1.各單位應(yīng)明確實(shí)物檔案的收集范圍和要求，定期開展實(shí)物檔案的收集工作。2.對(duì)收集到的數(shù)據(jù)進(jìn)行初步整理，核對(duì)實(shí)物檔案的數(shù)量、內(nèi)容、來(lái)源等信息，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.按照實(shí)物檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案進(jìn)行分類編號(hào)，建立實(shí)物檔案目錄清單。（二）數(shù)字化前處理1.對(duì)實(shí)物檔案進(jìn)行清潔、修復(fù)、去污等處理，確保檔案表面整潔、無(wú)損壞，以便進(jìn)行數(shù)字化掃描。2.根據(jù)實(shí)物檔案的大小、形狀、材質(zhì)等特點(diǎn)，選擇合適的掃描設(shè)備和掃描方式，保證掃描圖像清晰、完整。3.對(duì)于一些特殊材質(zhì)的實(shí)物檔案，如易碎品、珍貴文物等，應(yīng)采取特殊的保護(hù)措施，確保掃描過(guò)程中檔案不受損壞。（三）數(shù)字化掃描1.掃描分辨率應(yīng)根據(jù)實(shí)物檔案的類型和用途確定，一般不低于300dpi，以保證圖像的清晰度和可識(shí)別性。2.掃描圖像應(yīng)保持原始檔案的色彩和內(nèi)容，避免出現(xiàn)偏色、模糊、變形等問(wèn)題。3.對(duì)掃描過(guò)程中產(chǎn)生的圖像文件進(jìn)行實(shí)時(shí)檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)調(diào)整掃描參數(shù)或重新掃描。（四）圖像處理1.對(duì)掃描后的圖像進(jìn)行去噪、去污、裁剪、拼接等處理，確保圖像的質(zhì)量符合要求。2.對(duì)于黑白圖像，可根據(jù)需要進(jìn)行灰度調(diào)整、對(duì)比度增強(qiáng)等操作；對(duì)于彩色圖像，應(yīng)保證色彩還原準(zhǔn)確。3.對(duì)圖像進(jìn)行編號(hào)、命名，建立與實(shí)物檔案目錄清單相對(duì)應(yīng)的圖像數(shù)據(jù)庫(kù)。（五）數(shù)據(jù)掛接與存儲(chǔ)1.將數(shù)字化處理后的圖像數(shù)據(jù)與實(shí)物檔案目錄清單進(jìn)行掛接，實(shí)現(xiàn)檔案信息的關(guān)聯(lián)查詢。2.選擇安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備和存儲(chǔ)方式，對(duì)數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。3.建立數(shù)據(jù)存儲(chǔ)管理制度，定期對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檢查、維護(hù)和更新，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（六）質(zhì)量檢測(cè)1.制定實(shí)物檔案數(shù)字化質(zhì)量檢測(cè)標(biāo)準(zhǔn)和流程，對(duì)數(shù)字化成果進(jìn)行全面檢測(cè)。2.質(zhì)量檢測(cè)內(nèi)容包括圖像清晰度、色彩準(zhǔn)確性、數(shù)據(jù)完整性、掛接準(zhǔn)確性等方面。3.對(duì)檢測(cè)中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行整改，直至數(shù)字化檔案質(zhì)量符合要求。（七）驗(yàn)收與移交1.各單位完成實(shí)物檔案數(shù)字化工作后，應(yīng)組織內(nèi)部驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后向檔案管理部門提交驗(yàn)收申請(qǐng)。2.檔案管理部門會(huì)同相關(guān)專業(yè)人員對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收內(nèi)容包括檔案數(shù)字化工作的組織實(shí)施、質(zhì)量控制、數(shù)據(jù)安全等方面。3.驗(yàn)收合格的實(shí)物檔案數(shù)字化成果應(yīng)及時(shí)移交至檔案管理部門進(jìn)行集中管理，并辦理交接手續(xù)。四、實(shí)物檔案數(shù)字化管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定實(shí)物檔案數(shù)字化工作規(guī)劃和制度，指導(dǎo)各單位開展實(shí)物檔案數(shù)字化工作。2.組織對(duì)各單位實(shí)物檔案數(shù)字化成果的驗(yàn)收工作，監(jiān)督檢查數(shù)字化工作的質(zhì)量和進(jìn)度。3.負(fù)責(zé)實(shí)物檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)的集中存儲(chǔ)和管理，建立實(shí)物檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)庫(kù)，提供檔案信息查詢、利用服務(wù)。4.定期對(duì)實(shí)物檔案數(shù)字化工作進(jìn)行總結(jié)和評(píng)估，不斷完善工作流程和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。（二）各單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)本單位實(shí)物檔案數(shù)字化工作的組織實(shí)施，明確專人負(fù)責(zé)，確保工作順利開展。2.按照本制度要求，做好實(shí)物檔案的收集、整理、分類編號(hào)等前期工作，為數(shù)字化工作提供準(zhǔn)確、完整的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。3.嚴(yán)格按照數(shù)字化流程和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，開展實(shí)物檔案數(shù)字化掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接與存儲(chǔ)等工作，保證數(shù)字化檔案的質(zhì)量。4.負(fù)責(zé)本單位實(shí)物檔案數(shù)字化工作的自查和整改，配合檔案管理部門做好驗(yàn)收工作。（三）技術(shù)支持部門職責(zé)1.為實(shí)物檔案數(shù)字化工作提供技術(shù)支持和保障，協(xié)助解決數(shù)字化過(guò)程中出現(xiàn)的技術(shù)問(wèn)題。2.負(fù)責(zé)數(shù)字化設(shè)備的選型、采購(gòu)、維護(hù)和管理，確保設(shè)備正常運(yùn)行。3.參與實(shí)物檔案數(shù)字化質(zhì)量檢測(cè)標(biāo)準(zhǔn)的制定和技術(shù)培訓(xùn)工作，提高工作人員的技術(shù)水平。五、實(shí)物檔案數(shù)字化安全管理（一）安全制度建設(shè)1.各單位應(yīng)建立健全實(shí)物檔案數(shù)字化安全管理制度，明確安全管理職責(zé)和工作流程。2.制定安全保密協(xié)議，與參與實(shí)物檔案數(shù)字化工作的人員簽訂保密承諾書，確保工作人員嚴(yán)格遵守安全保密規(guī)定。（二）人員安全管理1.加強(qiáng)對(duì)實(shí)物檔案數(shù)字化工作人員的安全保密教育和培訓(xùn)，提高工作人員的安全意識(shí)和操作技能。2.嚴(yán)格控制參與實(shí)物檔案數(shù)字化工作的人員范圍，對(duì)涉及檔案信息的工作人員進(jìn)行背景審查，確保人員可靠。3.要求工作人員嚴(yán)格遵守操作規(guī)程，不得擅自更改系統(tǒng)配置和數(shù)據(jù)信息，嚴(yán)禁在工作期間使用未經(jīng)授權(quán)的設(shè)備和軟件。（三）數(shù)據(jù)安全管理1.采取數(shù)據(jù)加密、訪問(wèn)控制、防火墻等技術(shù)手段，保障實(shí)物檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)和傳輸安全。2.定期對(duì)數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存儲(chǔ)，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。3.建立數(shù)據(jù)安全審計(jì)機(jī)制，對(duì)數(shù)據(jù)訪問(wèn)、操作等行為進(jìn)行記錄和審計(jì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。（四）物理安全管理1.對(duì)實(shí)物檔案數(shù)字化工作場(chǎng)所進(jìn)行安全防護(hù)，設(shè)置門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，防止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。2.確保數(shù)字化設(shè)備的物理安全，定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止設(shè)備被盜、損壞或遭受其他安全威脅。3.對(duì)存放實(shí)物檔案的場(chǎng)所進(jìn)行安全管理，采取防火、防潮、防蟲、防盜等措施，確保實(shí)物檔案的安全。六、實(shí)物檔案數(shù)字化利用與服務(wù)（一）利用原則1.實(shí)物檔案數(shù)字化成果應(yīng)在遵守國(guó)家法律法規(guī)和保密規(guī)定的前提下，依法依規(guī)提供利用服務(wù)。2.遵循“方便利用、確保安全”的原則，為檔案利用者提供便捷、高效的服務(wù)。（二）利用方式1.建立實(shí)物檔案數(shù)字化信息查詢平臺(tái)，為檔案利用者提供在線查詢服務(wù)。利用者可通過(guò)輸入關(guān)鍵詞、檔案編號(hào)等方式，快速檢索所需的實(shí)物檔案信息。2.根據(jù)利用者的需求，提供實(shí)物檔案數(shù)字化圖像的下載、打印等服務(wù)。對(duì)于涉及保密內(nèi)容的檔案，應(yīng)按照保密規(guī)定進(jìn)行處理。3.開展實(shí)物檔案數(shù)字化成果的展覽展示活動(dòng)，通過(guò)圖片、實(shí)物模型等形式，向社會(huì)公眾展示本地區(qū)或本單位的歷史文化和發(fā)展成就。（三）服務(wù)流程1.檔案利用者向檔案管理部門提出利用申請(qǐng)，填寫利用申請(qǐng)表，注明利用目的、利用內(nèi)容等信息。2.檔案管理部門對(duì)利用申請(qǐng)進(jìn)行審核，根據(jù)檔案的保密級(jí)別和利用范圍，決定是否批準(zhǔn)利用申請(qǐng)。3.對(duì)于批準(zhǔn)的利用申請(qǐng)，檔案管理部門按照利用者的需求，提供相應(yīng)的實(shí)物檔案數(shù)字化信息或服務(wù)，并做好利用記錄。4.利用結(jié)束后，檔案管理部門對(duì)利用情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保檔案信息的安全和完整。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)各單位實(shí)物檔案數(shù)字化工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期或不定期開展專項(xiàng)檢查和抽查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.實(shí)物檔案數(shù)字化工作的組織實(shí)施情況，包括人員配備、工作進(jìn)度、質(zhì)量控制等方面。2.實(shí)物檔案數(shù)字化工作是否符合本制度及相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。3.實(shí)物檔案數(shù)字化安全管理制度的執(zhí)行情況，包括人員安全管理、數(shù)據(jù)安全管理、物理安全管理等方面。4.實(shí)物檔案數(shù)字化成果的利用與服務(wù)情況，包括利用申請(qǐng)審核、利用記錄、信息安全等方面。（三）問(wèn)題整改1.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求