PAGE華天大酒店檔案管理制度一、總則（一）目的為加強華天大酒店檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在酒店經(jīng)營管理、決策支持、歷史研究等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于華天大酒店各部門及全體員工。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指酒店在各項經(jīng)營管理活動中直接形成的，對酒店具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：酒店檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，由酒店綜合檔案室負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映酒店各項活動的真實情況，確保檔案內(nèi)容的真實性。3.完整性原則：全面收集和整理酒店在各個階段、各個方面形成的檔案，保證檔案的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及酒店機密的檔案進(jìn)行保密管理，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查找、借閱和利用，提高檔案利用效率。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）綜合檔案室1.負(fù)責(zé)制定和完善酒店檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理酒店各類檔案，包括文書檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案、工程檔案、聲像檔案等。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案的規(guī)范化管理。4..建立健全檔案檢索體系，編制各類檔案檢索工具，如目錄、索引等，方便檔案的查找和利用。5.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保檔案的安全與完整。6.按照規(guī)定的期限和程序，對檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的時效性和有效性。7.積極開展檔案利用工作，為酒店各部門提供檔案查閱、借閱服務(wù)，根據(jù)工作需要編寫檔案參考資料，為酒店決策提供支持。8.負(fù)責(zé)對酒店各部門檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高酒店檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。（二）各部門檔案管理員1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保本部門檔案的完整和安全。2.按照酒店檔案管理制度的要求，對本部門形成的檔案進(jìn)行分類整理，定期向綜合檔案室移交應(yīng)歸檔的檔案。3.協(xié)助綜合檔案室開展檔案利用工作，為本部門及其他部門查閱、借閱檔案提供便利。4.接受綜合檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，積極參加酒店組織的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高自身檔案管理水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.文書檔案：包括酒店發(fā)布的各類文件、通知、報告、請示、批復(fù)、會議紀(jì)要、合同協(xié)議、工作計劃與總結(jié)等。2.人事檔案：員工個人基本信息、履歷、考核、任免、獎懲、工資福利、培訓(xùn)、勞動合同等相關(guān)材料。3.財務(wù)檔案：會計憑證、賬簿、報表、審計報告、財務(wù)預(yù)算與決算等資料。4.業(yè)務(wù)檔案：客房、餐飲、會議、娛樂等經(jīng)營業(yè)務(wù)活動中形成的各類資料，如預(yù)訂記錄、入住登記、消費賬單、服務(wù)記錄、客戶反饋等。5.工程檔案：酒店建設(shè)、裝修、改造等工程項目中形成的項目立項文件、設(shè)計圖紙、施工資料、竣工驗收報告等。6.聲像檔案：酒店重大活動、會議、接待等拍攝的照片、錄像、錄音等資料。7.其他檔案：酒店在經(jīng)營管理過程中形成的具有保存價值的其他各類檔案。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案及時、完整地收集。2.檔案形成部門應(yīng)在文件材料形成后及時整理，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，定期向綜合檔案室移交。3.對于重要文件和緊急文件，應(yīng)及時報送綜合檔案室，確保檔案的時效性。4.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得擅自涂改或銷毀。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.分類科學(xué)、編號規(guī)范、排列有序、編目準(zhǔn)確。（四）整理方法1.文書檔案：按照年度保管期限機構(gòu)（問題）進(jìn)行分類整理，編制案卷目錄。2.人事檔案：按照干部檔案管理規(guī)定進(jìn)行整理，建立個人檔案盒，編目成冊。3.財務(wù)檔案：按照會計檔案管理辦法進(jìn)行整理，分年度、類別裝訂成冊，編制會計檔案目錄。4.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型，按照時間順序或業(yè)務(wù)流程進(jìn)行整理，建立檔案卷宗，編目索引。5.工程檔案：按照項目建設(shè)階段，分別整理立項文件、設(shè)計文件、施工文件、竣工驗收文件等，編制工程檔案目錄。6.聲像檔案：按照拍攝時間、內(nèi)容主題等進(jìn)行分類整理，注明拍攝時間、地點、人物、事由等信息，編制聲像檔案目錄。四、檔案的保管（一）檔案庫房建設(shè)1.酒店應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等條件。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機、消防器材、防蟲藥品、檔案密集架等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案存放1.檔案應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行存放，排列整齊，便于查找。2.文書檔案、人事檔案、財務(wù)檔案等應(yīng)存放在檔案密集架上，聲像檔案、實物檔案等應(yīng)存放在專門的檔案盒或陳列柜中。3.檔案應(yīng)按照年度、保管期限、類別等順序依次排列，建立檔案存放索引，注明檔案的存放位置。（三）檔案保管期限1.文書檔案的保管期限分為永久、定期（30年和10年）。2.人事檔案、財務(wù)檔案等按照國家有關(guān)規(guī)定確定保管期限。3.業(yè)務(wù)檔案、工程檔案等根據(jù)酒店實際情況確定保管期限，一般不少于5年。（四）檔案清查與盤點1.綜合檔案室應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查和盤點，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無誤。2.清查和盤點應(yīng)填寫檔案清查登記表，對發(fā)現(xiàn)的問題及時進(jìn)行處理，并做好記錄。3.如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞或泄密等情況，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行補救，并及時報告酒店領(lǐng)導(dǎo)。五、檔案的利用（一）利用原則1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和酒店檔案管理制度，確保檔案利用的合法性和安全性。2.堅持服務(wù)酒店經(jīng)營管理和各項工作的宗旨，積極為酒店各部門提供檔案利用服務(wù)。3.對涉及酒店機密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，限制查閱范圍，確保檔案信息不泄露。（二）利用方式1.查閱：酒店內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合檔案室查閱。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱期限、用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和綜合檔案室負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，綜合檔案室可為其提供檔案復(fù)制服務(wù)。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)綜合檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并注明復(fù)制用途。（三）利用登記1.綜合檔案室應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱、復(fù)制等情況進(jìn)行詳細(xì)登記。2.登記內(nèi)容包括利用者姓名、部門、利用時間、利用方式、檔案名稱、數(shù)量、歸還時間等。3.檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查詢。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.按照國家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合酒店實際情況，對檔案進(jìn)行科學(xué)、合理的鑒定。2.堅持全面審查、準(zhǔn)確判定檔案價值的原則，確保鑒定結(jié)果的客觀性和公正性。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定工作小組，由綜合檔案室負(fù)責(zé)人、各部門檔案管理員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。2.檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見和銷毀清單。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等進(jìn)行全面分析，判斷其保存價值。2.參考國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和酒店檔案管理的實際情況，確定檔案的保管期限是否已滿。3.對已失去保存價值的檔案，應(yīng)及時進(jìn)行鑒定和銷毀。（四）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審核，形成檔案銷毀清單，經(jīng)酒店領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實施。2.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的安全和徹底。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況報告酒店領(lǐng)導(dǎo)。4.檔案銷毀清單應(yīng)永久保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立華天大酒店檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理的信息化、自動化和規(guī)范化。2.通過檔案信息化管理，提高檔案管理效率，方便檔案的查找、利用和統(tǒng)計分析。3.確保檔案信息的安全存儲和傳輸，防止檔案信息泄露。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合酒店檔案管理的信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等全過程的信息化管理。3.系統(tǒng)安全管理：建立健全檔案信息系統(tǒng)安全管理制度，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、用戶認(rèn)證、訪問控制等安全措施，確保檔案信息系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行。（三）信息化管理要求1.