PAGE檔案密集架庫房管理制度一、總則（一）目的為了加強檔案密集架庫房的管理，確保檔案的安全與完整，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)檔案密集架庫房的管理工作，包括檔案的存儲、保管、查閱、借閱等相關(guān)活動。（三）基本原則1.安全保密原則：確保檔案的安全，防止檔案信息的泄露、篡改和丟失。2.科學(xué)管理原則：運用科學(xué)的方法和技術(shù)，對檔案進(jìn)行分類、整理、存儲和保管。3.方便利用原則：在確保安全保密的前提下，便于檔案的查閱和借閱，提高檔案的利用效率。二、庫房環(huán)境管理（一）溫度與濕度控制1.庫房溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。2.配備溫濕度監(jiān)測設(shè)備，定期進(jìn)行監(jiān)測記錄，每天至少記錄一次。3.根據(jù)溫濕度變化情況，采取相應(yīng)的調(diào)控措施。當(dāng)溫度或濕度超出規(guī)定范圍時，應(yīng)及時采取通風(fēng)、除濕、加濕等措施進(jìn)行調(diào)整。（二）清潔與衛(wèi)生1.定期對庫房進(jìn)行清潔，保持地面、貨架、檔案密集架等清潔無灰塵。2.每周至少進(jìn)行一次全面清潔，包括擦拭貨架、檔案密集架表面，清掃地面等。3.嚴(yán)禁在庫房內(nèi)吸煙、飲食，保持庫房內(nèi)空氣清新。（三）防火與防盜1.庫房內(nèi)應(yīng)配備必要的消防器材，如滅火器、消火栓等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其性能良好。2.安裝防火、防盜報警裝置，如煙霧報警器、紅外線報警器等，并保證其正常運行。3.庫房門窗應(yīng)堅固可靠，具備良好的密封性，窗戶應(yīng)安裝防護(hù)欄。4.嚴(yán)格執(zhí)行庫房出入制度，非庫房管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫房。（四）防蟲與防鼠1.定期對庫房進(jìn)行防蟲、防鼠檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施。2.在庫房內(nèi)放置防蟲、防鼠藥品或器材，如驅(qū)蟲劑、鼠夾、鼠藥等，但要注意避免對檔案造成損害。3.保持庫房內(nèi)環(huán)境整潔，減少害蟲和老鼠的棲息場所。三、檔案密集架管理（一）檔案密集架的選型與安裝1.根據(jù)檔案存儲的需求和庫房空間情況，選擇合適規(guī)格和型號的檔案密集架。2.檔案密集架應(yīng)安裝牢固，排列整齊，通道寬度應(yīng)符合安全和使用要求。3.在安裝過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照廠家提供的安裝說明書進(jìn)行操作，并進(jìn)行質(zhì)量驗收。（二）檔案密集架的標(biāo)識與編號1.對每列檔案密集架進(jìn)行編號，編號應(yīng)清晰、醒目，便于識別和查找。2.在檔案密集架上設(shè)置標(biāo)識牌，標(biāo)明該列密集架存放檔案的類別、年度等信息。3.建立檔案密集架標(biāo)識與編號的管理臺賬，記錄標(biāo)識與編號的設(shè)置情況及變更情況，并定期進(jìn)行核對。（三）檔案密集架的維護(hù)與保養(yǎng)1.定期對檔案密集架進(jìn)行檢查，包括架體結(jié)構(gòu)、傳動部件、軌道等，發(fā)現(xiàn)問題及時維修。2.每半年至少進(jìn)行一次全面的維護(hù)保養(yǎng)，對架體進(jìn)行擦拭、潤滑，對軌道進(jìn)行清理等。3.對檔案密集架的電子控制系統(tǒng)進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保其正常運行。（四）檔案密集架的使用規(guī)范1.檔案管理人員應(yīng)熟悉檔案密集架的操作方法，嚴(yán)格按照操作規(guī)程進(jìn)行操作。2.開啟檔案密集架時，應(yīng)平穩(wěn)操作，避免碰撞和劇烈震動。3.嚴(yán)禁超載使用檔案密集架，不得在架體上堆放重物或其他雜物。4.使用完畢后，應(yīng)及時關(guān)閉檔案密集架，并將其鎖定。四、檔案存儲管理（一）檔案的分類與編號1.根據(jù)檔案的形成來源、內(nèi)容、時間等因素，對檔案進(jìn)行科學(xué)分類。2.為每類檔案編制統(tǒng)一的編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和查找。3.建立檔案分類與編號的管理目錄，詳細(xì)記錄各類檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)、編號規(guī)則及對應(yīng)內(nèi)容。（二）檔案的整理與上架1.對收集到的檔案進(jìn)行整理，包括文件材料的裝訂、編目、編頁等。2.按照檔案分類與編號的要求，將整理好的檔案上架存放，確保檔案排列有序。3.在檔案上架過程中，應(yīng)做好記錄，注明檔案的類別、編號、存放位置等信息。（三）檔案的存放方式1.檔案應(yīng)按照類別、年度等順序依次存放，同一類檔案應(yīng)集中存放在同一列或相鄰列的檔案密集架上。2.不同載體的檔案應(yīng)分別存放，如紙質(zhì)檔案、電子檔案、照片檔案等。3.對珍貴、重要的檔案應(yīng)采取特殊的存放保護(hù)措施，如專柜存放、加密存儲等。（四）檔案存儲的標(biāo)識與索引1.在檔案密集架上設(shè)置明顯的標(biāo)識，標(biāo)明該區(qū)域存放檔案的類別、年度等信息。2.建立檔案存儲索引，包括紙質(zhì)索引和電子索引，方便檔案管理人員和查閱人員快速查找檔案。3.定期對檔案存儲索引進(jìn)行更新和維護(hù)，確保其準(zhǔn)確性和完整性。五、檔案查閱管理（一）查閱申請1.本公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，提交至檔案管理部門。3.外部單位或人員查閱檔案，需持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，并填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)本公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可查閱。（二）查閱審批1.檔案管理部門收到查閱申請表后，應(yīng)進(jìn)行審核，核實查閱目的和查閱內(nèi)容是否符合規(guī)定。2.對于涉及重要機密或敏感信息的檔案查閱申請，應(yīng)報公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后，檔案管理部門應(yīng)在申請表上簽署意見，并安排專人負(fù)責(zé)接待查閱。（三）查閱服務(wù)1.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請表的要求，提供準(zhǔn)確、完整的檔案資料。2.查閱人員應(yīng)在指定的查閱地點進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出庫房。3.查閱過程中，檔案管理人員應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，確保查閱人員正確使用檔案，不得對檔案進(jìn)行涂改、損壞等操作。（四）查閱記錄1.對每次檔案查閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱時間、查閱人員、查閱內(nèi)容、查閱目的等信息。2.查閱記錄應(yīng)妥善保存，以備日后查詢和審計。六、檔案借閱管理（一）借閱申請1.本公司/組織內(nèi)部人員借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限、歸還時間等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后（涉及重要檔案的需公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批），提交至檔案管理部門。3.外部單位或人員借閱檔案，參照查閱申請流程，經(jīng)嚴(yán)格審批后，方可辦理借閱手續(xù)。（二）借閱審批1.檔案管理部門對借閱申請表進(jìn)行審核，重點審查借閱期限、歸還時間等是否合理。2.對于重要、珍貴檔案的借閱申請，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格評估，確保借閱安全。3.審批通過后，檔案管理部門與借閱人員簽訂《檔案借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。（三）借閱服務(wù)1.根據(jù)借閱申請表和協(xié)議的要求，為借閱人員提供檔案借閱服務(wù)。2.借閱人員應(yīng)憑有效證件領(lǐng)取檔案，并在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還。3.借閱期間，借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。（四）借閱歸還1.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的歸還時間內(nèi)將檔案歸還至檔案管理部門。2.檔案管理人員對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。3.借閱人員歸還檔案后，檔案管理部門應(yīng)在《檔案借閱申請表》和《檔案借閱協(xié)議》上注明歸還情況，并將相關(guān)記錄存檔。七、檔案數(shù)字化管理（一）數(shù)字化規(guī)劃1.根據(jù)檔案管理的實際需求和發(fā)展趨勢，制定檔案數(shù)字化規(guī)劃。2.規(guī)劃應(yīng)明確數(shù)字化的范圍、目標(biāo)、步驟以及技術(shù)要求等內(nèi)容。3.定期對數(shù)字化規(guī)劃進(jìn)行評估和調(diào)整，確保其與公司/組織的發(fā)展戰(zhàn)略相適應(yīng)。（二）數(shù)字化實施1.按照數(shù)字化規(guī)劃，組織開展檔案數(shù)字化工作。2.選擇專業(yè)的數(shù)字化加工服務(wù)機構(gòu)或自行組建數(shù)字化團隊，確保數(shù)字化工作的質(zhì)量和效率。3.在數(shù)字化過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，保證數(shù)字化檔案的準(zhǔn)確性和完整性。（三）數(shù)字化存儲與管理1.建立數(shù)字化檔案存儲系統(tǒng)，對數(shù)字化檔案進(jìn)行分類存儲和管理。2.為數(shù)字化檔案建立索引和元數(shù)據(jù)，便于快速檢索和利用。3.定期對數(shù)字化檔案存儲系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和備份，確保數(shù)據(jù)安全。（四）數(shù)字化檔案利用1.提供數(shù)字化檔案的在線查閱和下載服務(wù)，方便公司/組織內(nèi)部人員使用。2.制定數(shù)字化檔案利用的權(quán)限管理規(guī)定，嚴(yán)格控制查閱和下載范圍。3.對數(shù)字化檔案的利用情況進(jìn)行記錄和統(tǒng)計，為檔案管理決策提供依據(jù)。八、檔案銷毀管理（一）銷毀鑒定1.定期對超過保管期限或已失去保存價值的檔案進(jìn)行銷毀鑒定。2.成立檔案銷毀鑒定小組，由檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)組成。3.鑒定小組根據(jù)檔案的內(nèi)容、性質(zhì)、歷史價值等因素，對檔案是否需要銷毀進(jìn)行評估和鑒定。（二）銷毀審批1.經(jīng)鑒定小組鑒定同意銷毀的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案的類別、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.申請表經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。3.對于涉及重要機密或敏感信息的檔案銷毀，應(yīng)報上級主管部門備案。（三）銷毀實施1.檔案銷毀應(yīng)采用安全、環(huán)保的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等。2.銷毀過程應(yīng)由專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保檔案全部銷毀，不得遺留。3.對銷毀情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時間、地點、方式、檔案類別和數(shù)量等信息。（四）銷毀記錄與存檔1.將檔案銷毀申請表、審批文件、銷毀記錄等相關(guān)資料整理歸檔，保存期限按照檔案管理規(guī)定執(zhí)行。2.定期對檔案銷毀記錄進(jìn)行檢查和核對，確保其真實性和完整性。九、人員管理（一）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、存儲、保管、查閱、借閱等日常管理工作。2.嚴(yán)格遵守檔案管理的各項規(guī)章制度，確保檔案管理工作的規(guī)范、有序進(jìn)行。3.定期對檔案進(jìn)行清查和盤點，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理中存在的問題。4.協(xié)助公司/組織內(nèi)部各部門做好檔案的利用工作，提供必要的檔案信息服務(wù)。（二）人員培訓(xùn)與考核1.定期組織檔案管理人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案管理法律法規(guī)、業(yè)務(wù)知識、操作技能等方面。3.建立檔案管理人員考核制度，對其工作表現(xiàn)、業(yè)務(wù)能