PAGE檔案館制度規(guī)范建設(shè)方案一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案館的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，有效發(fā)揮檔案在各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度規(guī)范建設(shè)方案。（二）適用范圍本方案適用于本公司/組織檔案館及各部門(mén)檔案管理工作。（三）基本原則1.依法治檔原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，依法開(kāi)展檔案管理工作。2.集中統(tǒng)一原則：檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案資源的整合與共享。3.科學(xué)管理原則：運(yùn)用科學(xué)的方法和技術(shù)手段，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。4.服務(wù)利用原則：充分發(fā)揮檔案的作用，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案館設(shè)置設(shè)立獨(dú)立的檔案館，配備專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)公司/組織檔案的集中管理。（二）檔案館職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本公司/組織檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管公司/組織各部門(mén)形成的各類(lèi)檔案，確保檔案的完整與安全。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、編目、數(shù)字化處理等，建立科學(xué)的檔案檢索體系，方便檔案的查詢(xún)與利用。4.開(kāi)展檔案的鑒定、銷(xiāo)毀工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行價(jià)值評(píng)估，及時(shí)剔除失去保存價(jià)值的檔案。5.提供檔案查閱、借閱服務(wù)，根據(jù)規(guī)定為公司/組織內(nèi)部人員和外部相關(guān)單位提供檔案利用。6.參與公司/組織重大活動(dòng)、項(xiàng)目的檔案管理工作，確保檔案資料的同步收集與整理。7.組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高公司/組織全體人員的檔案意識(shí)。（三）各部門(mén)檔案管理職責(zé)1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理、保管工作，并定期向檔案館移交。2.按照檔案管理要求，做好本部門(mén)檔案的分類(lèi)、編號(hào)、裝訂等基礎(chǔ)工作，確保檔案的規(guī)范整理。3.在工作中形成的各類(lèi)文件材料，應(yīng)及時(shí)歸檔，不得積壓或擅自銷(xiāo)毀。4.積極配合檔案館開(kāi)展檔案管理工作，提供必要的協(xié)助和支持。三、檔案收集與歸檔（一）收集范圍1.公司/組織設(shè)立、變更、注銷(xiāo)等過(guò)程中形成的各類(lèi)文件材料，包括章程、協(xié)議、批復(fù)等。2.公司/組織各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的文件、合同、報(bào)表、報(bào)告、會(huì)議記錄等。3.公司/組織重要會(huì)議、重大活動(dòng)、項(xiàng)目建設(shè)等形成的文件、照片、音像資料等。4.公司/組織人事管理、財(cái)務(wù)管理、行政管理等方面的文件材料。5.公司/組織對(duì)外宣傳、交流合作等活動(dòng)中產(chǎn)生的文件材料。6.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）歸檔要求1.各部門(mén)應(yīng)在文件材料形成后及時(shí)進(jìn)行整理，按照檔案分類(lèi)方案進(jìn)行分類(lèi)。2.歸檔文件應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案同時(shí)歸檔的方式，電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并按照規(guī)定格式存儲(chǔ)。4.歸檔文件應(yīng)編制目錄，注明文件名稱(chēng)、日期、編號(hào)、保管期限等信息。（三）移交程序1.各部門(mén)檔案管理人員定期將整理好的檔案移交至檔案館。2.移交時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。3.檔案館對(duì)接收的檔案進(jìn)行核對(duì)、驗(yàn)收，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)通知移交部門(mén)進(jìn)行整改。四、檔案整理與分類(lèi)（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類(lèi)方法1.采用年度—機(jī)構(gòu)—保管期限分類(lèi)法。2.先按年度將檔案分為不同年度類(lèi)別，再在每個(gè)年度內(nèi)按機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類(lèi)，最后根據(jù)保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三類(lèi)。（三）編號(hào)規(guī)則1.檔案編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。2.編號(hào)格式為：年度+機(jī)構(gòu)代碼+保管期限代碼+流水號(hào)。3.年度采用公元紀(jì)年，如“2023”；機(jī)構(gòu)代碼根據(jù)公司/組織內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置進(jìn)行編制；保管期限代碼：永久為“Y”，長(zhǎng)期為“C”，短期為“D”；流水號(hào)為該類(lèi)檔案的順序號(hào)。（四）編目要求1.編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。2.案卷目錄應(yīng)注明案卷編號(hào)、題名、年度季度、保管期限、件數(shù)、頁(yè)數(shù)等信息。3.卷內(nèi)文件目錄應(yīng)注明序號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁(yè)號(hào)、備注等信息。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案館應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具1.采用符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架等裝具存放檔案，確保檔案存放安全、整齊。2.檔案裝具應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，如有損壞及時(shí)更換。（三）檔案保管期限劃分1.永久保管的檔案：凡是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本公司/組織、國(guó)家和社會(huì)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。2.長(zhǎng)期保管的檔案：保管期限為16年至50年的檔案。3.短期保管的檔案：保管期限為較短時(shí)間的檔案，一般為15年以下。（四）檔案清點(diǎn)與檢查1.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)，每年至少一次，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置正確。2.對(duì)檔案的保管狀況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并做好記錄。六、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案館負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員等組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織與實(shí)施。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等因素，綜合判斷檔案的保存價(jià)值，確定保管期限。（三）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)到期檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見(jiàn)。2.對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案編制銷(xiāo)毀清單，注明檔案名稱(chēng)、編號(hào)、日期、保管期限等信息。3.銷(xiāo)毀清單經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。（四）銷(xiāo)毀方式1.采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷(xiāo)毀，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。2.銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、人員等信息，并由監(jiān)銷(xiāo)人員簽字確認(rèn)。七、檔案利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外部相關(guān)單位因履行法定職責(zé)或合作需要查閱、借閱檔案。（二）利用手續(xù)1.公司/組織內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、內(nèi)容等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到檔案館辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外部單位查閱、借閱檔案，應(yīng)出具單位介紹信和查閱人員有效身份證件，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)。（三）利用方式1.查閱檔案可在檔案館內(nèi)進(jìn)行，如需復(fù)印或摘錄，應(yīng)經(jīng)檔案館同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。2.借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定期限歸還，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（四）利用監(jiān)督1.檔案館應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)，及時(shí)掌握檔案利用動(dòng)態(tài)。2.對(duì)檔案利用過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案的安全與完整，防止檔案丟失、損壞或泄露。八、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用等功能，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)字化處理1.對(duì)館藏檔案進(jìn)行全面數(shù)字化掃描，確保數(shù)字化檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.數(shù)字化檔案應(yīng)進(jìn)行質(zhì)量檢測(cè)，確保圖像清晰、完整，符合存儲(chǔ)要求。（三）信息化系統(tǒng)建設(shè)1.選用適合本公司/組織的檔案信息化管理軟件，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、編目、存儲(chǔ)、檢索、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。2.建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)檔案信息進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)，方便查詢(xún)與統(tǒng)計(jì)。（四）數(shù)據(jù)安全管理1.加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同介質(zhì)和地點(diǎn)，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。九、檔案人員管理（一）人員配備檔案館應(yīng)根據(jù)工作需要，配備足夠數(shù)量的專(zhuān)業(yè)檔案管理人員，檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能。（二）培訓(xùn)與考核1.定期組織檔案管理人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案管理法律法規(guī)、業(yè)務(wù)知識(shí)、信息化技術(shù)等。2.建立檔案管理