PAGE檔案工作清單制度匯編范本一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本檔案工作清單制度匯編。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的相關(guān)工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的實(shí)際情況。3.完整性原則：全面收集公司各類檔案，確保無遺漏。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案查詢、借閱等利用效率。二、檔案分類及編號(hào)（一）檔案分類1.行政管理類：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議文件，行政辦公文件，人事檔案，資質(zhì)證書等。2.財(cái)務(wù)審計(jì)類：財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告，會(huì)計(jì)憑證，審計(jì)報(bào)告，稅務(wù)資料等。3.業(yè)務(wù)經(jīng)營類：市場營銷文件，合同協(xié)議，項(xiàng)目資料，產(chǎn)品研發(fā)文檔，客戶資料等。4.技術(shù)研發(fā)類：技術(shù)方案，實(shí)驗(yàn)報(bào)告，專利文件，技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。5.黨群工作類：黨組織建設(shè)文件，工會(huì)活動(dòng)資料，企業(yè)文化建設(shè)文檔等。（二）編號(hào)規(guī)則1.采用字母與數(shù)字相結(jié)合的方式進(jìn)行編號(hào)。2.一級(jí)分類用大寫字母表示，如“A”代表行政管理類，“B”代表財(cái)務(wù)審計(jì)類等。3.二級(jí)分類在一級(jí)分類字母后用兩位數(shù)字表示，如“A01”表示行政辦公文件，“A02”表示人事檔案等。4.具體檔案編號(hào)在二級(jí)分類編號(hào)后按順序依次編號(hào)，如“A01001”表示某一份行政辦公文件。三、檔案形成與收集（一）文件形成要求1.各部門及員工應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定和業(yè)務(wù)流程及時(shí)形成各類文件，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、清晰。文件起草應(yīng)使用規(guī)范的格式和字體，注明日期、起草人、審核人等信息。2.涉及多個(gè)部門的文件，主辦部門應(yīng)負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)相關(guān)部門共同起草，并確保文件內(nèi)容符合各部門職責(zé)和要求。（二）收集職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)人為本部門檔案收集的第一責(zé)任人，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保本部門形成的各類文件及時(shí)、完整地收集齊全。2.對(duì)于公司重大活動(dòng)、項(xiàng)目等形成的檔案，相關(guān)牽頭部門應(yīng)負(fù)責(zé)組織收集，并及時(shí)移交檔案管理部門。3.員工離職時(shí)，應(yīng)將個(gè)人保管的公司檔案全部移交所在部門，由部門統(tǒng)一整理后移交檔案管理部門。（三）收集時(shí)間1.日常工作中形成的文件，應(yīng)在文件辦理完畢后的[X]個(gè)工作日內(nèi)收集整理完畢。2.對(duì)于定期形成的文件，如月度報(bào)表、季度總結(jié)等，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間后的[X]個(gè)工作日內(nèi)收集。3.公司重大活動(dòng)、項(xiàng)目結(jié)束后，相關(guān)部門應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)將檔案收集整理完畢并移交檔案管理部門。四、檔案整理（一）整理原則按照檔案分類方案，遵循文件形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）整理方法1.行政管理類檔案：按文件性質(zhì)、時(shí)間順序進(jìn)行排列，同一性質(zhì)的文件按重要程度排列。2.財(cái)務(wù)審計(jì)類檔案：按會(huì)計(jì)年度、類別進(jìn)行整理，會(huì)計(jì)憑證應(yīng)按月裝訂成冊(cè)。3.業(yè)務(wù)經(jīng)營類檔案：按項(xiàng)目、合同等分類整理，同一項(xiàng)目或合同的相關(guān)文件應(yīng)集中在一起。4.技術(shù)研發(fā)類檔案：按技術(shù)類別、項(xiàng)目階段進(jìn)行整理，確保技術(shù)資料的完整性和連貫性。5.黨群工作類檔案：按活動(dòng)類型、時(shí)間順序進(jìn)行整理。（三）編目1.編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息。2.目錄應(yīng)一式兩份，一份裝訂在檔案盒內(nèi)，一份單獨(dú)成冊(cè)，便于查詢。五、檔案保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，確保庫房安全、整潔，并具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品等。（二）保管期限1.檔案保管期限分為永久、定期（[X]年、[X]年、[X]年等）。2.具體保管期限按照國家相關(guān)法律法規(guī)和公司實(shí)際情況確定，如涉及公司重大權(quán)益、歷史沿革等文件應(yīng)永久保存；一般性業(yè)務(wù)文件可根據(jù)實(shí)際需要確定保管期限。（三）檔案上架1.按照檔案編號(hào)順序?qū)n案上架存放，便于查找和管理。2.檔案應(yīng)存放在專用檔案盒內(nèi)，檔案盒應(yīng)標(biāo)明檔案編號(hào)、名稱、保管期限等信息。（四）定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行[X]次全面檢查。2.檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。六、檔案利用（一）利用范圍公司內(nèi)部員工因工作需要可查閱、借閱檔案；外部單位因法律法規(guī)規(guī)定或工作需要，經(jīng)公司批準(zhǔn)后可查閱相關(guān)檔案。（二）利用流程1.查閱流程查閱人填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的編號(hào)、名稱、查閱目的等信息。申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交檔案管理部門。檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)表提供檔案查閱服務(wù)，并在查閱登記表上記錄查閱時(shí)間、查閱人等信息。2.借閱流程借閱人填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱檔案的用途、歸還時(shí)間等。申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，檔案管理部門辦理檔案借閱手續(xù)，借閱人簽字確認(rèn)，并收取一定的押金（如需要）。借閱人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用限制1.涉及公司機(jī)密的檔案，未經(jīng)公司批準(zhǔn)，嚴(yán)禁對(duì)外提供或泄露。2.檔案查閱、借閱應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出公司。3.查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)保持檔案的整潔和完整，不得涂改、損壞、抽取、撤換檔案材料。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及專業(yè)人員組成。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。2.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定工作小組審核確認(rèn)后，予以銷毀。（三）銷毀流程1.檔案管理部門編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄擬銷毀檔案的編號(hào)、名稱、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)鑒定工作小組組長簽字確認(rèn)后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督銷毀檔案，銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，并由監(jiān)銷人簽字確認(rèn)。4.銷毀后的《檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)永久保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用等功能，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)據(jù)錄入1.對(duì)已整理好的檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整。2.將掃描后的檔案數(shù)據(jù)錄入檔案管理信息系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。（三）系統(tǒng)功能1.具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)等基本功能，方便用戶使用。2.能夠?qū)n案的利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為公