PAGE志愿服務(wù)站檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)志愿服務(wù)站檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在志愿服務(wù)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本志愿服務(wù)站在開(kāi)展志愿服務(wù)活動(dòng)過(guò)程中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：志愿服務(wù)站檔案由專門的檔案管理部門或人員集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映志愿服務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞和泄密。4.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于查閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善志愿服務(wù)站檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中管理志愿服務(wù)站的各類檔案，包括紙質(zhì)檔案和電子檔案。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、整理、編目、裝訂和上架，確保檔案的有序存放。4.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查閱和利用。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的質(zhì)量。6.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等工作。7.組織開(kāi)展檔案管理培訓(xùn)和宣傳工作，提高全體工作人員的檔案意識(shí)。（二）檔案形成部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在志愿服務(wù)活動(dòng)中形成檔案的收集、整理和移交工作。2.確保檔案的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，并按照檔案管理部門的要求進(jìn)行整理和分類。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱和利用工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、裝訂、上架、查閱、利用和保管等。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。4.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。5.積極參加檔案管理培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.志愿服務(wù)活動(dòng)方案、計(jì)劃、總結(jié)等文件材料。2.志愿者招募、培訓(xùn)、考核、表彰等相關(guān)材料。3.志愿服務(wù)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的各類記錄，如服務(wù)記錄、活動(dòng)照片、視頻等。4.志愿者和服務(wù)對(duì)象的反饋意見(jiàn)、感謝信等。5.與志愿服務(wù)站相關(guān)的會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等。6.上級(jí)部門下發(fā)的與志愿服務(wù)工作有關(guān)的文件、通知等。7.其他與志愿服務(wù)站工作相關(guān)的有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時(shí)將本部門在志愿服務(wù)活動(dòng)中形成的檔案材料收集齊全，不得遺漏。2.檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)收集到的檔案材料，應(yīng)按照檔案管理部門的要求進(jìn)行初步整理，確保材料的規(guī)范性。（三）整理方法1.分類：根據(jù)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，將檔案分為志愿服務(wù)活動(dòng)類、志愿者管理類、項(xiàng)目管理類、綜合類等類別。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。5.上架：將整理好的檔案上架存放，按照編號(hào)順序排列，便于查閱。四、檔案的保管（一）保管期限1.永久保管：對(duì)具有重要?dú)v史價(jià)值、法律憑證作用或長(zhǎng)期查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。2.定期保管：對(duì)在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，可定期保管，保管期限分為30年和10年。（二）保管條件1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，如滅火器、除濕機(jī)、防蟲(chóng)藥、防盜門等。3.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，檔案柜應(yīng)排列整齊，便于查找。4.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案的清點(diǎn)與檢查1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)，核對(duì)檔案的數(shù)量和保管情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。2.每年應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行一次全面檢查，檢查檔案的保管狀況、完整性和準(zhǔn)確性等，對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行整改。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.本志愿服務(wù)站工作人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.外單位人員查閱檔案的，應(yīng)持單位介紹信，并填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)志愿服務(wù)站負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱檔案時(shí)，應(yīng)有檔案管理人員在場(chǎng)。3.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案不得查閱。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》時(shí)，應(yīng)詳細(xì)注明查閱檔案的名稱、日期、內(nèi)容等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)批準(zhǔn)后，查閱人員到檔案管理部門查閱檔案。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)表提供的信息，及時(shí)查找并提供檔案供查閱人員使用。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。查閱過(guò)程中，應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）利用方式1.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱人員的需求，提供檔案的復(fù)印件或電子文檔等利用方式。2.提供檔案復(fù)印件時(shí)，檔案管理人員應(yīng)核對(duì)原件，并在復(fù)印件上加蓋“與原件核對(duì)無(wú)誤”章。3.提供電子文檔時(shí)，檔案管理人員應(yīng)確保電子文檔的準(zhǔn)確性和完整性，并按照查閱人員的要求進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換等處理。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理規(guī)定為依據(jù)，結(jié)合志愿服務(wù)站的實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅(jiān)持全面的歷史觀點(diǎn)，從檔案的形成背景、內(nèi)容價(jià)值、保管現(xiàn)狀等方面進(jìn)行綜合分析，準(zhǔn)確判斷檔案的保存價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見(jiàn)。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)檔案逐件進(jìn)行審查，判斷其保存價(jià)值。2.分析比較法：將檔案與同類檔案進(jìn)行比較，分析其獨(dú)特性和重要性。3.效益評(píng)估法：評(píng)估檔案對(duì)志愿服務(wù)站工作和社會(huì)發(fā)展的效益，確定其保存價(jià)值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，對(duì)失去保存價(jià)值的檔案編制《檔案銷毀清冊(cè)》，清冊(cè)應(yīng)包括檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)志愿服務(wù)站負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行。銷毀過(guò)程中，應(yīng)確保檔案徹底銷毀，不得遺漏。4.銷毀完畢后，銷毀人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，并將銷毀清冊(cè)存檔。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的志愿服務(wù)站檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，方便檔案的查閱和利用，為志愿服務(wù)工作提供有力支持。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，形成電子檔案，并進(jìn)行分類、整理、編目等處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：開(kāi)發(fā)或選用適合志愿服務(wù)站的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的錄入、存儲(chǔ)、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能。3.數(shù)據(jù)安全管理：采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問(wèn)控制等措施，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正