PAGE清華大學(xué)檔案館歸檔制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)清華大學(xué)檔案館的檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和學(xué)校的實(shí)際情況，制定本歸檔制度。（二）適用范圍本制度適用于清華大學(xué)各部門、各單位在教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種載體的文件材料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。學(xué)校檔案館負(fù)責(zé)全校檔案的集中統(tǒng)一管理，各部門、各單位應(yīng)按照本制度的要求，及時(shí)將檔案移交檔案館。2.完整準(zhǔn)確原則。歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整、真實(shí)準(zhǔn)確，能夠反映學(xué)校各項(xiàng)活動(dòng)的全過程。3.系統(tǒng)整理原則。歸檔的文件材料應(yīng)按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)和方法進(jìn)行系統(tǒng)整理，便于保管和利用。4.安全保密原則。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)安全保密的法律法規(guī)，確保檔案的安全和保密。二、歸檔范圍（一）黨群類1.學(xué)校黨委及各部門黨組織在工作中形成的文件材料，包括會(huì)議記錄、決議、決定、通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等。2.黨員名冊(cè)、入黨申請(qǐng)書、轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書、思想?yún)R報(bào)、黨費(fèi)繳納記錄等黨員檔案材料。3.學(xué)校組織開展的各類思想政治教育活動(dòng)、黨建工作研究等形成的文件材料。（二）行政類1.學(xué)校行政部門在行政管理工作中形成的文件材料，包括學(xué)校工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、通知、規(guī)定、辦法、細(xì)則等。2.學(xué)校行政會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等。3.學(xué)校機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制、干部任免、獎(jiǎng)懲等文件材料。4.學(xué)校對(duì)外聯(lián)系、合作交流、協(xié)議、合同等文件材料。（三）教學(xué)類1.學(xué)校教學(xué)管理工作中形成的文件材料，包括教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、課程表、教學(xué)日歷、考試試卷、成績冊(cè)等。2.教師教學(xué)工作中形成的教案、講稿、課件、教學(xué)研究成果等文件材料。3.學(xué)生學(xué)籍管理、招生錄取、畢業(yè)分配等文件材料，包括學(xué)生名冊(cè)、成績單、學(xué)位證書、畢業(yè)證書等。4.學(xué)校開展的教學(xué)改革、教學(xué)評(píng)估、教學(xué)競賽等活動(dòng)形成的文件材料。（四）科研類1.學(xué)?？蒲泄芾砉ぷ髦行纬傻奈募牧希蒲许?xiàng)目申請(qǐng)書、任務(wù)書、合同書、開題報(bào)告、中期檢查報(bào)告、結(jié)題報(bào)告等。2.科研人員在科研工作中形成的實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、研究報(bào)告、學(xué)術(shù)論文、著作等科研成果文件材料。3.學(xué)?？蒲袡C(jī)構(gòu)設(shè)置、科研團(tuán)隊(duì)建設(shè)、科研獎(jiǎng)勵(lì)等文件材料。（五）基建類1.學(xué)?；窘ㄔO(shè)項(xiàng)目在項(xiàng)目規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等過程中形成的文件材料，包括項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、工程預(yù)算、工程決算、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。2.學(xué)校基本建設(shè)項(xiàng)目的招投標(biāo)文件、合同協(xié)議、工程監(jiān)理文件等。3.學(xué)校基本建設(shè)項(xiàng)目的地質(zhì)勘察報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、消防設(shè)計(jì)審核意見等相關(guān)文件材料。（六）設(shè)備類1.學(xué)校購置的各類儀器設(shè)備在采購、驗(yàn)收、安裝調(diào)試、使用維護(hù)、報(bào)廢等過程中形成的文件材料，包括設(shè)備購置申請(qǐng)、采購合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、使用說明書、維修記錄、報(bào)廢申請(qǐng)等。2.學(xué)校自制的儀器設(shè)備在研制、調(diào)試、鑒定等過程中形成的文件材料，包括研制方案、技術(shù)圖紙、測試報(bào)告、鑒定證書等。（七）出版類1.學(xué)校出版的各類教材、專著、學(xué)報(bào)、校報(bào)等出版物在編輯、出版、發(fā)行等過程中形成的文件材料，包括出版計(jì)劃、編輯大綱、審稿意見、排版校樣、樣書等。2.學(xué)校出版物的版權(quán)登記、發(fā)行記錄等文件材料。（八）外事類1.學(xué)校外事活動(dòng)中形成的文件材料，包括出國（境）審批文件、邀請(qǐng)函、日程安排、會(huì)談紀(jì)要、協(xié)議合同等。2.學(xué)校接待外賓的相關(guān)文件材料，包括接待計(jì)劃、接待方案、會(huì)談?dòng)涗浀取?.學(xué)校與國外高校、科研機(jī)構(gòu)等開展合作交流的文件材料，包括合作協(xié)議、合作項(xiàng)目執(zhí)行情況報(bào)告等。三、歸檔要求（一）文件材料的質(zhì)量要求1.歸檔的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范。2.歸檔的文件材料應(yīng)使用耐久性強(qiáng)的書寫材料，如碳素墨水鋼筆、藍(lán)黑墨水鋼筆等，不得使用鉛筆、圓珠筆、復(fù)寫紙等易褪色的書寫材料。3.歸檔的文件材料應(yīng)統(tǒng)一使用A4紙規(guī)格，小于A4紙的應(yīng)粘貼在A4紙上，大于A4紙的應(yīng)折疊成A4紙大小。（二）文件材料的整理要求1.歸檔的文件材料應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類整理，同一類別的文件材料應(yīng)集中在一起。2.歸檔的文件材料應(yīng)按照文件形成的時(shí)間順序進(jìn)行排列，時(shí)間在前的排在前面，時(shí)間在后的排在后面。3.歸檔的文件材料應(yīng)編寫頁碼，頁碼應(yīng)編寫在文件的右下角，正面編在右上角，背面編在左上角。4.歸檔的文件材料應(yīng)編制目錄，目錄應(yīng)包括文件編號(hào)、文件題名、日期、頁數(shù)等內(nèi)容，目錄應(yīng)打印或書寫清晰，一式兩份，一份隨檔案裝訂，一份單獨(dú)成冊(cè)。（三）文件材料的裝訂要求1.歸檔的文件材料應(yīng)按照一定的順序進(jìn)行裝訂，一般應(yīng)左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得壓字、掉頁。2.歸檔的文件材料應(yīng)去除金屬物，如訂書釘、回形針、大頭針等，對(duì)于紙張較薄或易損壞的文件材料，應(yīng)采用粘貼或線裝等方式進(jìn)行裝訂。四、歸檔時(shí)間（一）當(dāng)年形成的文件材料，應(yīng)在次年上半年歸檔完畢。（二）跨年度的文件材料，應(yīng)在文件辦結(jié)后及時(shí)歸檔。（三）學(xué)校基本建設(shè)項(xiàng)目、科研項(xiàng)目等重大項(xiàng)目的文件材料，應(yīng)在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)歸檔完畢。五、歸檔程序（一）收集各部門、各單位應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，按照歸檔范圍的要求，及時(shí)將本部門、本單位在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的文件材料收集齊全。（二）整理收集到的文件材料應(yīng)按照歸檔要求進(jìn)行整理，包括分類、排序、編頁碼、編制目錄等。（三）裝訂整理好的文件材料應(yīng)按照裝訂要求進(jìn)行裝訂，確保文件材料的整齊、牢固。（四）移交各部門、各單位整理裝訂好的文件材料應(yīng)及時(shí)移交學(xué)校檔案館，移交時(shí)應(yīng)填寫檔案移交清單，一式兩份，雙方簽字確認(rèn)。六、檔案保管（一）庫房管理1.學(xué)校檔案館應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%60%之間。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、防蟲藥品、溫濕度測量設(shè)備等。（二）檔案裝具1.學(xué)校檔案館應(yīng)使用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案裝具，如檔案柜、檔案架、檔案盒等。2.檔案裝具應(yīng)分類存放檔案，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找和利用。（三）檔案保管期限1.學(xué)校檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案是指反映學(xué)校主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)學(xué)校、國家和社會(huì)具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。3.長期保管的檔案是指反映學(xué)校一般職能活動(dòng)，在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)學(xué)校工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為16年至50年。4.短期保管的檔案是指反映學(xué)校局部職能活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)學(xué)校工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為5年至15年。（四）檔案鑒定1.學(xué)校檔案館應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和密級(jí)。2.檔案鑒定工作應(yīng)由學(xué)校檔案館組織，相關(guān)部門、單位的檔案管理人員和專家參加。3.檔案鑒定應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等因素，綜合判斷檔案的價(jià)值，確定檔案的保管期限和密級(jí)。（五）檔案銷毀1.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，學(xué)校檔案館應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀工作應(yīng)由學(xué)校檔案館組織，相關(guān)部門、單位的檔案管理人員和監(jiān)督人員參加。3.在檔案銷毀前，應(yīng)編制檔案銷毀清冊(cè)，一式兩份，經(jīng)學(xué)校檔案館負(fù)責(zé)人審核簽字后，一份隨檔案銷毀，一份留存?zhèn)洳椤?.檔案銷毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息的徹底銷毀。七、檔案利用（一）利用原則1.學(xué)校檔案館應(yīng)遵循方便利用、保守機(jī)密的原則，為學(xué)校的教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)工作提供檔案服務(wù)。2.利用檔案應(yīng)遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和學(xué)校的規(guī)章制度，不得損害國家利益和學(xué)校利益。（二）利用范圍1.本校教職工因教學(xué)、科研、管理等工作需要，可以查閱、借閱本部門、本單位形成的檔案。2.本校學(xué)生因?qū)W習(xí)需要，可以查閱、借閱本人的學(xué)籍檔案、成績單等相關(guān)檔案。3.校外單位因工作需要，經(jīng)學(xué)校檔案館批準(zhǔn)，可以查閱、借閱與本單位工作相關(guān)的檔案。（三）利用手續(xù)1.本校教職工查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱、借閱申請(qǐng)表，經(jīng)本部門、本單位負(fù)責(zé)人簽字同意后，到學(xué)校檔案館辦理查閱、借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。2.本校學(xué)生查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱、借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在學(xué)院（系）輔導(dǎo)員簽字同意后，到學(xué)校檔案館辦理查閱、借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過一周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.校外單位查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱、借閱申請(qǐng)表，經(jīng)學(xué)校檔案館負(fù)責(zé)人審核同意后，到學(xué)校檔案館辦理查閱、借閱手續(xù)。查閱、借閱檔案應(yīng)派專人前來，不得將檔案帶出學(xué)校檔案館。（四）利用方