PAGE水產(chǎn)良種場(chǎng)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)水產(chǎn)良種場(chǎng)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在良種場(chǎng)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、科研等各項(xiàng)工作中的作用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本場(chǎng)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于水產(chǎn)良種場(chǎng)各部門(mén)及全體員工在工作中形成的各類(lèi)檔案的管理。（三）檔案定義本制度所稱(chēng)檔案，是指水產(chǎn)良種場(chǎng)在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、科研、管理等活動(dòng)中直接形成的，對(duì)國(guó)家、社會(huì)和本單位具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由場(chǎng)綜合檔案室負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映水產(chǎn)良種場(chǎng)各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.完整性原則注重檔案的完整性，全面收集和保存與良種場(chǎng)相關(guān)的各類(lèi)文件材料，確保檔案能夠完整記錄場(chǎng)的發(fā)展歷程和工作成果。4.保密性原則對(duì)涉及良種場(chǎng)商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、借閱和利用，提高檔案的使用效率，為場(chǎng)的各項(xiàng)工作提供有力支持。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合檔案室1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理水產(chǎn)良種場(chǎng)各類(lèi)檔案，對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、整理、編目、裝訂等工作，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。3.建立檔案檢索工具，編制檔案目錄、索引等，方便檔案的查找和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的安全。5.按照規(guī)定的期限和程序，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀，確保檔案的質(zhì)量和價(jià)值。6.積極開(kāi)展檔案的開(kāi)發(fā)利用工作，為場(chǎng)的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、科研等提供檔案信息服務(wù)，根據(jù)需要編寫(xiě)檔案參考資料，舉辦檔案展覽等。7.負(fù)責(zé)對(duì)各部門(mén)檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和全體員工的檔案意識(shí)。（二）各部門(mén)檔案管理人員1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保本部門(mén)檔案的齊全、完整。2.按照檔案管理制度的要求，對(duì)本部門(mén)形成的文件材料進(jìn)行分類(lèi)整理，定期向綜合檔案室移交。3.協(xié)助綜合檔案室開(kāi)展檔案的查閱、借閱等利用工作，及時(shí)提供所需檔案資料。4.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的安全保管，防止檔案丟失、損壞和泄密。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理類(lèi)檔案包括場(chǎng)的各類(lèi)規(guī)章制度、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、請(qǐng)示報(bào)告、批復(fù)、合同協(xié)議、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。2.生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)類(lèi)檔案涵蓋水產(chǎn)養(yǎng)殖生產(chǎn)計(jì)劃、養(yǎng)殖記錄、魚(yú)苗魚(yú)種采購(gòu)與銷(xiāo)售合同、水質(zhì)檢測(cè)報(bào)告、飼料使用記錄、漁藥使用記錄、生產(chǎn)統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.科研項(xiàng)目類(lèi)檔案包含科研項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)書(shū)、研究方案、實(shí)驗(yàn)記錄、研究報(bào)告、成果鑒定材料、專(zhuān)利申請(qǐng)文件等。4.基本建設(shè)類(lèi)檔案涉及良種場(chǎng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項(xiàng)目的規(guī)劃設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、工程合同、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。5.設(shè)備儀器類(lèi)檔案包括設(shè)備儀器的購(gòu)置合同、說(shuō)明書(shū)、操作規(guī)程、維修記錄、報(bào)廢處理文件等。6.聲像電子類(lèi)檔案如良種場(chǎng)的照片、錄像、錄音、電子文檔等資料，記錄場(chǎng)的重要活動(dòng)、生產(chǎn)場(chǎng)景、科研成果等。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照檔案形成規(guī)律和歸檔要求，及時(shí)收集本部門(mén)在工作中產(chǎn)生的各類(lèi)文件材料，確保檔案的及時(shí)、完整。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全，載體應(yīng)符合檔案保管要求。3.對(duì)重要文件材料應(yīng)實(shí)行雙套制歸檔，即同時(shí)保存紙質(zhì)檔案和電子檔案，并確保兩者內(nèi)容一致。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接性。2.按照檔案的類(lèi)別和保管期限進(jìn)行分類(lèi)整理，便于檔案的管理和利用。3.整理后的檔案應(yīng)做到分類(lèi)科學(xué)、排列有序、編號(hào)規(guī)范、裝訂整齊。（四）整理方法1.分類(lèi)按照檔案的性質(zhì)和內(nèi)容，將檔案分為行政管理類(lèi)、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)類(lèi)、科研項(xiàng)目類(lèi)、基本建設(shè)類(lèi)、設(shè)備儀器類(lèi)、聲像電子類(lèi)等六大類(lèi)，每大類(lèi)下再根據(jù)具體情況細(xì)分若干小類(lèi)。2.編號(hào)對(duì)每一份檔案或每一組檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識(shí)別和查找。編號(hào)方法可采用年度類(lèi)別順序號(hào)的形式，如“2023行政001”表示2023年形成的行政管理類(lèi)第1份檔案。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包含檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容，以便快速檢索檔案信息。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式，確保檔案的整齊牢固。四、檔案的保管（一）保管期限1.永久保管對(duì)水產(chǎn)良種場(chǎng)具有重大歷史意義和長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，如場(chǎng)的歷史沿革、重要合同協(xié)議、科研成果等，應(yīng)永久保管。2.定期保管定期保管的檔案分為30年、10年兩種期限。其中，行政管理類(lèi)、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)類(lèi)、科研項(xiàng)目類(lèi)、基本建設(shè)類(lèi)、設(shè)備儀器類(lèi)等檔案中，反映場(chǎng)重要活動(dòng)、具有一定歷史價(jià)值和查考利用價(jià)值的檔案保管期限為30年；一般性的文件材料保管期限為10年。聲像電子類(lèi)檔案根據(jù)其內(nèi)容和價(jià)值確定保管期限。（二）保管設(shè)施1.綜合檔案室應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害生物等功能。2.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、密集架、溫濕度計(jì)、空調(diào)、除濕機(jī)、防蟲(chóng)藥品、滅火器等，確保檔案的安全保管。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。（三）檔案存放1.按照檔案的類(lèi)別、保管期限和編號(hào)順序，將檔案整齊排列存放在檔案柜或密集架上，便于查找和管理。2.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性。3.對(duì)重要和珍貴的檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如專(zhuān)柜存放、專(zhuān)人保管等，確保檔案的安全和完整。（四）檔案清查1.綜合檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問(wèn)題。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、保管狀況、利用情況等，對(duì)清查中發(fā)現(xiàn)的檔案丟失、損壞、霉變等問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并做好記錄。3.建立檔案清查臺(tái)賬，詳細(xì)記錄清查時(shí)間、清查人員、清查范圍、清查結(jié)果等信息，對(duì)清查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行跟蹤處理，確保檔案管理工作的持續(xù)改進(jìn)。五、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地看問(wèn)題、以維護(hù)檔案的完整與安全為前提、便于利用的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合檔案室負(fù)責(zé)人、各部門(mén)檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)專(zhuān)家組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見(jiàn)。（三）鑒定方法1.直接鑒定法對(duì)每一份檔案進(jìn)行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值和保管期限等因素，判斷其是否仍有保存價(jià)值。2.綜合評(píng)估法綜合考慮檔案的形成背景、歷史意義、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值、與其他檔案的關(guān)聯(lián)程度等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面評(píng)估，確定其保管期限和鑒定結(jié)論。（四）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)過(guò)鑒定，確無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，詳細(xì)列出檔案的編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息。2.《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》經(jīng)場(chǎng)領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行檔案銷(xiāo)毀工作。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并采用適當(dāng)?shù)匿N(xiāo)毀方式，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。4.檔案銷(xiāo)毀過(guò)程中，應(yīng)安排監(jiān)銷(xiāo)人員在場(chǎng)監(jiān)督，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，注明銷(xiāo)毀日期和方式等信息。5.銷(xiāo)毀后的《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》應(yīng)作為檔案資料永久保存，以備查考。六、檔案的利用（一）利用范圍1.場(chǎng)內(nèi)部員工因工作需要查閱、借閱檔案，以了解場(chǎng)的歷史情況、規(guī)章制度、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)、科研成果等信息，為工作提供參考依據(jù)。2.上級(jí)主管部門(mén)、相關(guān)業(yè)務(wù)單位因工作檢查、調(diào)研、合作等需要，查閱本場(chǎng)相關(guān)檔案資料。3.司法機(jī)關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察部門(mén)等因辦案需要，依法查閱本場(chǎng)檔案。（二）利用方式1.查閱員工或外部單位人員可到綜合檔案室查閱檔案，查閱時(shí)應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱登記表》，注明查閱日期、查閱人姓名、單位、查閱檔案名稱(chēng)及用途等信息。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱需求，提供相應(yīng)的檔案資料，并在現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督查閱過(guò)程，確保檔案的安全。2.借閱因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱檔案的名稱(chēng)及用途、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，報(bào)綜合檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案，按時(shí)歸還檔案。（三）利用審批1.場(chǎng)內(nèi)部員工查閱、借閱檔案，由所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批，涉及重要檔案的查閱、借閱，需經(jīng)場(chǎng)領(lǐng)導(dǎo)審批。2.外部單位查閱、借閱檔案，應(yīng)出具單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)場(chǎng)領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可辦理查閱、借閱手續(xù)。（四）利用登記建立檔案利用登記制度，對(duì)每一次檔案查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、單位、查閱（借閱）檔案名稱(chēng)、用途、歸還日期等信息。檔案利用登記冊(cè)應(yīng)妥善保管，以備查考。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步實(shí)現(xiàn)水產(chǎn)良種場(chǎng)檔案管理的信息化，建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）數(shù)字化檔案采集1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理要求，確保掃描圖像清晰可讀。2.對(duì)電子檔案進(jìn)行整理和規(guī)范，確保電子文件格式統(tǒng)一、元數(shù)據(jù)完整，便于檔案信息管理系統(tǒng)的錄入和存儲(chǔ)。3.在數(shù)字化檔案采集過(guò)程中，應(yīng)做好數(shù)據(jù)備份和質(zhì)量檢查工作，確保數(shù)字化檔案的準(zhǔn)確性和完整性。（三）檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)1.選用適合水產(chǎn)良種場(chǎng)檔案管理需求的檔案信息管理系統(tǒng)，系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、存儲(chǔ)、檢索、借閱管理、統(tǒng)計(jì)分析等功能。2.將采集的數(shù)字化檔案信息錄入檔案信息管理系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化管理。3.對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行定期維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行，及時(shí)處理系統(tǒng)運(yùn)行中出現(xiàn)的問(wèn)題。（四）信息化安全管理1.建立檔案信息化安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊、數(shù)據(jù)泄露等安全事故的發(fā)生。2