PAGE審計(jì)事務(wù)所檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)審計(jì)事務(wù)所檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在審計(jì)工作及事務(wù)所發(fā)展中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本審計(jì)事務(wù)所全體員工在審計(jì)業(yè)務(wù)及相關(guān)管理活動(dòng)中形成的各類檔案。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則事務(wù)所設(shè)立專門的檔案管理部門，對(duì)各類檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性與完整性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映審計(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)的全過程，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)可靠，同時(shí)涵蓋審計(jì)項(xiàng)目從啟動(dòng)到結(jié)束的各個(gè)環(huán)節(jié)形成的資料，確保檔案的完整性。3.保密性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密及個(gè)人隱私的檔案信息進(jìn)行保密管理，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則檔案管理應(yīng)便于審計(jì)人員及其他相關(guān)人員查閱和使用，提高檔案利用效率，為事務(wù)所的業(yè)務(wù)開展和決策提供有力支持。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善事務(wù)所檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中管理事務(wù)所各類檔案，包括紙質(zhì)檔案和電子檔案，進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂、存儲(chǔ)等工作。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、鑒定、統(tǒng)計(jì)和保管期限的調(diào)整，確保檔案質(zhì)量。5.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，采取必要的防護(hù)措施，防止檔案損壞、丟失和泄密。（二）檔案管理人員1.具備檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉審計(jì)業(yè)務(wù)流程。2.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、歸檔、保管和借閱等具體工作。3.對(duì)檔案的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審核，確保檔案符合歸檔要求。4.協(xié)助審計(jì)人員及其他相關(guān)人員查閱檔案，提供必要的檔案利用服務(wù)。（三）各業(yè)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)本部門在審計(jì)業(yè)務(wù)及相關(guān)活動(dòng)中形成檔案的收集、整理和初步分類，并定期移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的管理工作，按照檔案管理制度的要求提供相關(guān)資料和信息。3.對(duì)本部門檔案的利用情況進(jìn)行登記和反饋，協(xié)助檔案管理部門進(jìn)行檔案利用效果的跟蹤和評(píng)估。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類1.審計(jì)業(yè)務(wù)檔案年度審計(jì)項(xiàng)目檔案：按照不同的審計(jì)客戶和審計(jì)年度，將每個(gè)審計(jì)項(xiàng)目的相關(guān)資料單獨(dú)組卷，包括審計(jì)計(jì)劃、審計(jì)工作底稿、審計(jì)報(bào)告等。專項(xiàng)審計(jì)檔案：針對(duì)特定專項(xiàng)審計(jì)項(xiàng)目形成的檔案，如經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)、專項(xiàng)調(diào)查審計(jì)等。2.行政管理檔案事務(wù)所規(guī)章制度檔案：包括事務(wù)所制定的各項(xiàng)規(guī)章制度、管理辦法等文件。人事檔案：?jiǎn)T工的入職、離職、考核、晉升等人事相關(guān)資料。財(cái)務(wù)檔案：事務(wù)所的財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、稅務(wù)資料等。業(yè)務(wù)合同檔案：與客戶簽訂的審計(jì)業(yè)務(wù)約定書、其他業(yè)務(wù)合同等。3.業(yè)務(wù)培訓(xùn)檔案內(nèi)部培訓(xùn)檔案：事務(wù)所組織的各類內(nèi)部培訓(xùn)課程的資料，如培訓(xùn)教材、學(xué)員名單、培訓(xùn)記錄等。外部培訓(xùn)檔案：?jiǎn)T工參加外部專業(yè)培訓(xùn)的相關(guān)資料，如培訓(xùn)證書、培訓(xùn)總結(jié)等。4.資質(zhì)榮譽(yù)檔案事務(wù)所資質(zhì)證書檔案：包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、執(zhí)業(yè)資格證書、資質(zhì)等級(jí)證書等相關(guān)文件。獲得的榮譽(yù)檔案：事務(wù)所獲得的各類榮譽(yù)證書、表彰文件等。（二）檔案編號(hào)1.檔案編號(hào)采用“分類代碼+年份+流水號(hào)”的方式。2.分類代碼：按照檔案分類類別，分別用不同的字母或數(shù)字表示，如審計(jì)業(yè)務(wù)檔案用“SJ”表示，行政管理檔案用“XZ”表示等。3.年份：用四位數(shù)字表示檔案形成的年份，如“2023”。4.流水號(hào)：按照檔案形成的先后順序，從“001”開始依次編號(hào)。例如，一份2023年形成的審計(jì)業(yè)務(wù)檔案，編號(hào)為“SJ2023001”。四、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)在審計(jì)項(xiàng)目結(jié)束或相關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)完成后，及時(shí)將形成的檔案資料收集齊全，確保檔案的完整性。2.收集的檔案資料應(yīng)包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、照片、錄音錄像等各種形式的資料。3.對(duì)于涉及多個(gè)部門的檔案資料，由牽頭部門負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)收集，確保檔案資料不遺漏。（二）整理要求1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行分類整理。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)去除金屬物，采用A4紙規(guī)格進(jìn)行折疊或粘貼，使其整齊統(tǒng)一。3.電子檔案應(yīng)按照文件類型、時(shí)間順序等進(jìn)行分類存儲(chǔ)，文件名應(yīng)規(guī)范準(zhǔn)確，便于識(shí)別和查找。4.檔案資料應(yīng)進(jìn)行編號(hào)、編目，編制檔案目錄清單，注明檔案的名稱、編號(hào)、日期、來(lái)源等信息。5.對(duì)于重要的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行裝訂成冊(cè)，并在封面注明檔案名稱、編號(hào)、日期等信息。五、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)在檔案整理完成后，及時(shí)將檔案移交檔案管理部門進(jìn)行歸檔。2.檔案管理部門對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核，確認(rèn)檔案資料齊全、整理規(guī)范后，辦理歸檔手續(xù)。3.歸檔的檔案應(yīng)按照檔案編號(hào)順序依次排列上架，確保檔案存放有序。（二）保管期限1.審計(jì)業(yè)務(wù)檔案的保管期限根據(jù)審計(jì)項(xiàng)目的性質(zhì)和重要程度確定，一般分為永久、長(zhǎng)期（10年）和短期（3年）。涉及重大經(jīng)濟(jì)案件、重要審計(jì)項(xiàng)目等檔案應(yīng)永久保管。一般審計(jì)項(xiàng)目檔案保管期限為長(zhǎng)期（10年）。一般性的審計(jì)工作底稿等檔案保管期限為短期（3年）。2.行政管理檔案、業(yè)務(wù)培訓(xùn)檔案、資質(zhì)榮譽(yù)檔案等的保管期限根據(jù)其性質(zhì)和重要程度參照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般為長(zhǎng)期（10年）或永久保管。（三）保管措施1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行定期備份，存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點(diǎn)，防止電子檔案丟失或損壞。備份介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。4.建立檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫(kù)、出庫(kù)、保管期限、存放位置等信息，定期對(duì)檔案進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。5.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫(kù)房，檔案管理人員進(jìn)入庫(kù)房時(shí)應(yīng)做好登記，離開庫(kù)房時(shí)應(yīng)檢查門窗是否關(guān)閉、設(shè)備是否正常運(yùn)行等。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.事務(wù)所內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)審批后的申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案資料，并對(duì)查閱過程進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案資料的安全和完整。3.查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。如需復(fù)印或摘抄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。4.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.事務(wù)所內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。borrowingperiodshallgenerallynotexceed[X]workingdays.Iftherearespecialcircumstancesthatrequireanextensionoftheborrowingperiod,therenewalproceduresshallbehandledinadvance.3.借閱檔案時(shí)，借閱人員應(yīng)持有效證件到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)，檔案管理部門應(yīng)將檔案資料當(dāng)面清點(diǎn)交給借閱人員，并要求借閱人員在《檔案借閱登記表》上簽字確認(rèn)。4.借閱人員應(yīng)對(duì)借閱的檔案資料妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。如因保管不善造成檔案損壞、丟失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。5.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，歸還時(shí)應(yīng)確保檔案資料完好無(wú)損，檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查驗(yàn)收，確認(rèn)無(wú)誤后辦理歸還手續(xù)。（三）外部人員查閱與借閱1.外部單位或個(gè)人因工作需要查閱或借閱事務(wù)所檔案的，應(yīng)出具單位介紹信或相關(guān)證明文件，填寫《檔案查閱（借閱）申請(qǐng)表》，注明查閱（借閱）目的、查閱（借閱）內(nèi)容、查閱（借閱）時(shí)間等信息，經(jīng)事務(wù)所分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱或借閱。2.外部人員查閱或借閱檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守事務(wù)所檔案管理制度和國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，不得擅自將檔案帶出事務(wù)所或泄露檔案內(nèi)容。如需復(fù)印或摘抄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)事務(wù)所同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。3.查閱或借閱結(jié)束后，陪同人員應(yīng)及時(shí)收回檔案資料，并檢查檔案是否完好無(wú)損。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門和事務(wù)所分管領(lǐng)導(dǎo)，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、準(zhǔn)確判定的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和可靠性。2.根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行綜合評(píng)估，確定檔案的存毀。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、資深審計(jì)人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行審查和鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，列出擬銷毀檔案清單，注明檔案名稱、編號(hào)、形成時(shí)間、保管期限等信息。2.將擬銷毀檔案清單提交檔案鑒定小組進(jìn)行審查鑒定。鑒定小組應(yīng)逐份查閱檔案，根據(jù)檔案的價(jià)值和保管期限等因素，確定檔案是否需要銷毀。3.對(duì)于確定需要銷毀的檔案，鑒定小組應(yīng)出具鑒定報(bào)告，說(shuō)明銷毀的理由和依據(jù)。鑒定報(bào)告經(jīng)事務(wù)所分管領(lǐng)導(dǎo)審批后生效。（四）銷毀程序1.根據(jù)審批后的鑒定報(bào)告，檔案管理部門組織實(shí)施檔案銷毀工作。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行銷毀，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。2.對(duì)于紙質(zhì)檔案，可采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷毀；對(duì)于電子檔案，應(yīng)采用專業(yè)的