PAGE無紙化檔案管理制度一、總則（一）目的為了適應(yīng)公司數(shù)字化轉(zhuǎn)型的需求，規(guī)范無紙化檔案管理工作，確保檔案的真實、完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在業(yè)務(wù)活動中形成的各類電子檔案的管理，包括但不限于文件、合同、報表、圖紙、影像資料等。（三）基本原則1.真實性原則：確保電子檔案內(nèi)容與原始紙質(zhì)檔案一致，真實反映公司業(yè)務(wù)活動。2.完整性原則：涵蓋公司業(yè)務(wù)活動全過程中形成的各類電子檔案，保證檔案的全面性。3.安全性原則：采取有效措施保障電子檔案的存儲、傳輸和使用安全，防止信息泄露和損壞。4.便利性原則：便于檔案的檢索、查詢、借閱和利用，提高工作效率。（四）管理職責(zé)1.檔案管理部門負(fù)責(zé)制定和完善無紙化檔案管理制度，并組織實施。指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的電子檔案收集、整理、歸檔和保管工作。負(fù)責(zé)電子檔案存儲系統(tǒng)的建設(shè)、維護(hù)和管理，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。提供電子檔案的檢索、查詢和借閱服務(wù)，促進(jìn)檔案的有效利用。2.各部門負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)活動中電子檔案的收集、整理和初步審核，確保檔案的真實性和完整性。按照檔案管理部門的要求，及時將審核后的電子檔案移交歸檔，并配合檔案管理部門做好檔案管理工作。嚴(yán)格遵守?zé)o紙化檔案管理制度，正確使用和保管電子檔案，不得擅自修改、刪除或泄露檔案信息。二、檔案收集與整理（一）收集范圍各部門應(yīng)按照公司業(yè)務(wù)活動的實際情況，全面收集在業(yè)務(wù)辦理過程中形成的各類電子文件，包括但不限于：1.各類公文、通知、報告、請示等文件類檔案。2.合同、協(xié)議、訂單等業(yè)務(wù)合同類檔案。3.財務(wù)報表、審計報告、稅務(wù)資料等財務(wù)類檔案。4.設(shè)計圖紙、技術(shù)文檔、項目資料等技術(shù)類檔案。5.會議紀(jì)要、活動記錄、照片、視頻等其他類檔案。（二）收集要求1.電子文件應(yīng)使用公司統(tǒng)一規(guī)定的格式和模板，確保文件的規(guī)范性和一致性。2.電子文件應(yīng)包含準(zhǔn)確的元數(shù)據(jù)信息，如文件標(biāo)題、日期、作者、來源等，以便于檔案的識別和管理。3.對于重要的電子文件，應(yīng)進(jìn)行備份存儲，防止數(shù)據(jù)丟失。備份存儲介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的可用性。（三）整理方法1.分類：按照檔案的性質(zhì)、來源、時間等因素進(jìn)行分類，如分為行政管理類、業(yè)務(wù)管理類、財務(wù)管理類、技術(shù)管理類等。2.編號：為每一份電子檔案賦予唯一的編號，編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于檔案的檢索和查詢。3.編目：編制電子檔案目錄，目錄應(yīng)包含檔案編號、標(biāo)題、日期、來源、保管期限等信息，確保檔案信息的清晰和準(zhǔn)確。三、檔案歸檔（一）歸檔時間各部門應(yīng)在業(yè)務(wù)活動結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)，將整理好的電子檔案移交檔案管理部門歸檔。對于時效性較強(qiáng)的檔案，應(yīng)及時移交歸檔。（二）歸檔流程1.各部門將審核后的電子檔案按照分類和編號順序整理好，填寫《電子檔案移交清單》，清單應(yīng)包含檔案編號、標(biāo)題、日期、來源、保管期限等信息。2.檔案管理部門收到各部門移交的電子檔案后，對檔案進(jìn)行核對和檢查，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.檔案管理部門將核對無誤的電子檔案按照規(guī)定的存儲方式進(jìn)行歸檔，并更新電子檔案目錄。（三）保管期限電子檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)國家法律法規(guī)和公司實際情況確定，一般分為永久、長期和短期三種。具體保管期限如下：1.永久保管：反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司具有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，如公司章程、營業(yè)執(zhí)照、重要會議紀(jì)要等。2.長期保管：在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，保管期限一般為[X]年。3.短期保管：在較短時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，保管期限一般為[X]年。四、檔案存儲與安全（一）存儲方式1.建立公司電子檔案存儲系統(tǒng)，采用磁盤陣列、磁帶庫等存儲設(shè)備進(jìn)行集中存儲，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。2.定期對電子檔案存儲系統(tǒng)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在異地，以防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。3.對于重要檔案，可采用光盤、硬盤等移動存儲設(shè)備進(jìn)行備份存儲，并定期進(jìn)行檢查和更新。（二）安全防護(hù)1.加強(qiáng)電子檔案存儲系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全設(shè)備，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊。2.對電子檔案存儲系統(tǒng)進(jìn)行用戶權(quán)限管理，根據(jù)用戶的工作職責(zé)和業(yè)務(wù)需求，分配不同的訪問權(quán)限，確保檔案信息的安全性。3.設(shè)置電子檔案存儲系統(tǒng)的訪問密碼，并定期更換密碼，防止密碼泄露。4.定期對電子檔案存儲系統(tǒng)進(jìn)行病毒查殺和漏洞掃描，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。（三）數(shù)據(jù)恢復(fù)與應(yīng)急處理1.制定電子檔案數(shù)據(jù)恢復(fù)計劃，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)演練，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞時能夠及時恢復(fù)數(shù)據(jù)。2.建立電子檔案應(yīng)急處理機(jī)制，在發(fā)生自然災(zāi)害、設(shè)備故障、網(wǎng)絡(luò)攻擊等突發(fā)事件時，能夠迅速采取措施，保障檔案數(shù)據(jù)的安全和業(yè)務(wù)的正常運行。3.定期對電子檔案應(yīng)急處理機(jī)制進(jìn)行評估和改進(jìn)，提高應(yīng)急處理能力。五、檔案檢索與利用（一）檢索方式1.建立電子檔案檢索系統(tǒng)，提供多種檢索方式，如按檔案編號、標(biāo)題、日期、來源、保管期限等進(jìn)行檢索，方便用戶快速查找所需檔案。2.定期對電子檔案檢索系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保檢索結(jié)果的準(zhǔn)確性和及時性。（二）利用流程1.用戶如需查閱電子檔案，應(yīng)填寫《電子檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的編號、標(biāo)題、查閱目的等信息。2.檔案管理部門收到查閱申請表后，對申請進(jìn)行審核，審核通過后為用戶提供檔案查閱服務(wù)。3.用戶查閱電子檔案時，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進(jìn)行，并遵守檔案查閱相關(guān)規(guī)定，不得擅自復(fù)制、傳播檔案信息。4.如需借閱電子檔案，用戶應(yīng)填寫《電子檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的編號、標(biāo)題、借閱期限等信息。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.檔案管理部門收到借閱申請表后，對申請進(jìn)行審核，審核通過后為用戶提供檔案借閱服務(wù)。借閱電子檔案應(yīng)使用移動存儲設(shè)備進(jìn)行拷貝，并在借閱期限內(nèi)歸還。6.借閱用戶應(yīng)妥善保管借閱的電子檔案，不得擅自修改、刪除或泄露檔案信息，如因保管不善導(dǎo)致檔案信息丟失或損壞，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（三）利用統(tǒng)計檔案管理部門應(yīng)定期對電子檔案的利用情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，統(tǒng)計內(nèi)容包括檔案查閱和借閱的次數(shù)、時間、用戶等信息，以便了解檔案的利用需求和趨勢，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對已到保管期限的電子檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的保管期限合理，避免過度保管或保管不足。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、嚴(yán)格保密的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對已到保管期限的電子檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.對已到保管期限的電子檔案進(jìn)行逐份審查，分析檔案的內(nèi)容、價值和利用情況，確定檔案是否仍具有保存價值。2.對于具有重要歷史價值、法律價值或業(yè)務(wù)參考價值的檔案，應(yīng)延長保管期限或轉(zhuǎn)為永久保管。3.對于已無保存價值的檔案，應(yīng)填寫《電子檔案銷毀申請表》，注明檔案編號、標(biāo)題、保管期限、銷毀原因等信息。（四）銷毀流程1.檔案鑒定小組對《電子檔案銷毀申請表》進(jìn)行審核，審核通過后報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門按照規(guī)定的銷毀方式對已無保存價值的電子檔案進(jìn)行銷毀。銷毀方式可采用數(shù)據(jù)擦除、物理銷毀等方式，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.銷毀電子檔案時，應(yīng)填寫《電子檔案銷毀清單》，清單應(yīng)包含檔案編號、標(biāo)題、保管期限、銷毀日期等信息。銷毀清單應(yīng)一式兩份，一份由檔案管理部門留存，一份報公司領(lǐng)導(dǎo)備案。（五）監(jiān)督檢查檔案管理部門應(yīng)定期對電