PAGE居委檔案工作室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)居委檔案工作室的管理，確保檔案工作的規(guī)范化、科學(xué)化、制度化，有效保護(hù)和利用檔案資源，為社區(qū)建設(shè)、管理和服務(wù)提供有力支持，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于居委檔案工作室的所有工作人員，以及涉及檔案管理、查閱、利用等相關(guān)活動(dòng)的全體社區(qū)成員。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映社區(qū)工作的實(shí)際情況，不得篡改、偽造檔案信息。2.完整性原則：全面收集、整理各類檔案資料，確保檔案的齊全、完整，不遺漏重要信息。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及社區(qū)居民個(gè)人隱私、敏感信息等檔案資料進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。4.便利性原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案查閱、利用效率，方便社區(qū)工作人員和居民獲取所需檔案信息。二、檔案管理職責(zé)分工（一）工作室負(fù)責(zé)人職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)居委檔案工作室的管理工作，制定工作計(jì)劃和目標(biāo)，并組織實(shí)施。2.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，確保檔案管理工作合法合規(guī)。3.組織檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核，提高工作人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。4.定期檢查檔案管理工作的開展情況，及時(shí)解決存在的問題，對(duì)檔案工作進(jìn)行總結(jié)和評(píng)估。5.協(xié)調(diào)與其他部門或單位的檔案管理工作關(guān)系，促進(jìn)檔案資源的共享和利用。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。2.嚴(yán)格按照檔案管理的規(guī)范和流程，對(duì)各類檔案進(jìn)行科學(xué)管理，確保檔案的安全和完整。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理，做好防火、防潮、防蟲、防盜等安全防護(hù)工作，確保檔案實(shí)體安全。5.按照規(guī)定的期限和程序，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，并做好相關(guān)記錄。6.積極開展檔案信息資源的開發(fā)利用工作，為社區(qū)工作和居民提供檔案查閱、咨詢等服務(wù)。（三）其他工作人員職責(zé)1.各部門或崗位工作人員負(fù)責(zé)及時(shí)將工作中形成的各類文件材料收集齊全，并移交檔案管理人員進(jìn)行集中管理。2.在檔案管理工作中，積極配合檔案管理人員的工作，提供必要的協(xié)助和支持。3.嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)定，不得擅自查閱、借閱、復(fù)印檔案資料，不得私自留存、銷毀檔案。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.社區(qū)黨組織建設(shè)方面的文件材料，包括黨組織會(huì)議記錄、黨員名冊(cè)、入黨申請(qǐng)書、轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書等。2.社區(qū)居委會(huì)工作文件材料，如居委會(huì)會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、居民代表會(huì)議記錄等。3.社區(qū)民政工作文件材料，涵蓋低保申請(qǐng)審批表、特困人員供養(yǎng)檔案、殘疾人相關(guān)資料、優(yōu)撫對(duì)象檔案等。4.社區(qū)社會(huì)保障工作文件材料，包括就業(yè)失業(yè)登記資料、社會(huì)保險(xiǎn)參保信息、退休人員檔案等。5.社區(qū)環(huán)境衛(wèi)生與綠化工作文件材料，如環(huán)境衛(wèi)生檢查記錄、綠化養(yǎng)護(hù)計(jì)劃與總結(jié)等。6.社區(qū)安全管理工作文件材料，包含安全檢查記錄、消防工作檔案、應(yīng)急預(yù)案等。7.社區(qū)文化教育工作文件材料，如社區(qū)文化活動(dòng)記錄、青少年教育資料等。8.社區(qū)計(jì)劃生育工作文件材料，包括育齡婦女檔案、生育登記資料、計(jì)劃生育宣傳資料等。9.社區(qū)其他工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，如社區(qū)志愿者活動(dòng)記錄、社區(qū)共建協(xié)議等。（二）收集要求1.各部門或崗位工作人員應(yīng)在工作完成后及時(shí)將相關(guān)文件材料收集齊全，并進(jìn)行初步整理。2.收集的文件材料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、損壞，確保文件材料的真實(shí)性和完整性。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行收集，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行分類，一般可分為黨群工作類、社區(qū)建設(shè)類、民政工作類、社會(huì)保障類、環(huán)境衛(wèi)生類、安全管理類、文化教育類、計(jì)劃生育類等類別。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，確保目錄信息準(zhǔn)確、完整。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于保管和查閱。四、檔案保管（一）庫(kù)房建設(shè)1.檔案庫(kù)房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防蟲、防潮的房間，確保檔案保管環(huán)境安全。2.庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥品等。3.庫(kù)房應(yīng)設(shè)置專門的整理區(qū)、查閱區(qū)和辦公區(qū)，確保檔案管理工作有序開展。（二）檔案上架1.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序上架存放，排列整齊，便于查找和管理。2.不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放，以便于檔案的鑒定和銷毀。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并按照分類編號(hào)進(jìn)行存儲(chǔ)，同時(shí)建立電子檔案索引，方便查找和利用。（三）庫(kù)房管理1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)庫(kù)房進(jìn)行檢查，確保溫濕度適宜，設(shè)備運(yùn)行正常，檔案無損壞、丟失等情況。2.嚴(yán)格控制庫(kù)房的出入人員，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入庫(kù)房。3.做好庫(kù)房的清潔衛(wèi)生工作，保持庫(kù)房整潔，防止灰塵、雜物等對(duì)檔案造成損害。4.定期對(duì)檔案保管設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，確保設(shè)備的正常使用。五、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.社區(qū)工作人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到檔案工作室查閱。2.社區(qū)居民查閱與其自身利益相關(guān)的檔案資料，應(yīng)持有效身份證件，填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)居委檔案工作室負(fù)責(zé)人審核同意后，方可查閱。3.外單位或個(gè)人查閱居委檔案，須持有單位介紹信或相關(guān)證明材料，填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)居委檔案工作室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并報(bào)上級(jí)主管部門備案后，方可查閱。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)審核批準(zhǔn)后，檔案管理人員根據(jù)查閱人員的需求，提供相應(yīng)的檔案資料，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱場(chǎng)所，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）利用方式1.對(duì)于可公開利用的檔案資料，居委檔案工作室可根據(jù)實(shí)際情況，通過社區(qū)公告欄、網(wǎng)站、微信公眾號(hào)等渠道向社區(qū)居民公開，方便居民查閱和利用。2.對(duì)于涉及個(gè)人隱私或敏感信息的檔案資料，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，未經(jīng)授權(quán)不得對(duì)外提供利用。3.如因工作需要對(duì)檔案進(jìn)行復(fù)印、拍照、摘錄等，須經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。復(fù)印件、照片、摘錄等應(yīng)注明出處，并與原件核對(duì)無誤后，加蓋檔案工作室印章。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合社區(qū)工作實(shí)際，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面、客觀、公正的原則，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確可靠。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由居委檔案工作室負(fù)責(zé)人、檔案管理人員以及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案的保管期限進(jìn)行鑒定，并提出銷毀意見。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等進(jìn)行綜合分析，判斷其價(jià)值和保管期限。2.參考國(guó)家和地方有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合社區(qū)工作的特點(diǎn)和實(shí)際需求，確定檔案的保管期限。3.對(duì)于保管期限已滿或失去保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核同意后，進(jìn)行銷毀處理。（四）銷毀程序1.編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄擬銷毀檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)居委負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后，報(bào)上級(jí)主管部門備案。3.在指定的地點(diǎn)，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，確保檔案銷毀徹底、安全。4.銷毀工作完成后，在《檔案銷毀清冊(cè)》上注明銷毀日期，并由檔案管理人員、監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的居委檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和共享。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為社區(qū)工作和居民提供更加便捷、高效的檔案服務(wù)。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，并進(jìn)行分類存儲(chǔ)和管理。2.數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)：建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，錄入檔案的基本信息、目錄信息等，實(shí)現(xiàn)檔案信息的集中管理和快速檢索。3.系統(tǒng)功能模塊：包括檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等功能模塊，滿足檔案管理工作的各項(xiàng)需求。4.安全管理：采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、用戶權(quán)限管理等安全措施，確保檔案信息的安全可靠。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并分別保管在不同的地點(diǎn)。3.加強(qiáng)對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)的維護(hù)和更新，及時(shí)修復(fù)系統(tǒng)故障，優(yōu)化系統(tǒng)功能，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.建立健全檔案管理監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)居委檔案工作室的工作進(jìn)行檢查和監(jiān)督。2.監(jiān)督內(nèi)容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案管理工作流程的規(guī)范情況、檔案實(shí)體和信息的安全情況等。3.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落