工程項(xiàng)目材料采購管理制度及流程一、總則為加強(qiáng)工程項(xiàng)目材料采購管理，規(guī)范采購行為，保證工程材料質(zhì)量，控制工程成本，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本制度。本制度適用于公司所有工程項(xiàng)目的材料采購活動(dòng)。二、職責(zé)分工（一）項(xiàng)目經(jīng)理1.負(fù)責(zé)根據(jù)工程進(jìn)度和施工需求，準(zhǔn)確編制材料采購計(jì)劃。2.對采購計(jì)劃的合理性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，確保采購的材料滿足工程施工的實(shí)際需要。3.組織相關(guān)人員對進(jìn)場材料進(jìn)行初步驗(yàn)收，協(xié)調(diào)解決材料使用過程中出現(xiàn)的問題。（二）采購部門1.依據(jù)項(xiàng)目經(jīng)理提交的采購計(jì)劃，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行材料采購。2.負(fù)責(zé)與供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判，簽訂采購合同，確保合同條款符合公司利益和相關(guān)法律法規(guī)要求。3.跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時(shí)處理采購過程中出現(xiàn)的問題，確保材料按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。4.建立供應(yīng)商檔案，對供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和管理，不斷優(yōu)化供應(yīng)商資源。（三）質(zhì)量部門1.制定材料質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)流程。2.對采購的材料進(jìn)行嚴(yán)格的質(zhì)量檢驗(yàn)，確保材料質(zhì)量符合工程要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。3.對不合格材料提出處理意見，并跟蹤處理結(jié)果。（四）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核采購合同中的付款條款，確保付款安排符合公司財(cái)務(wù)制度和資金狀況。2.辦理材料采購的付款手續(xù)，對采購費(fèi)用進(jìn)行核算和控制。3.定期與供應(yīng)商進(jìn)行對賬，確保賬目清晰準(zhǔn)確。三、材料采購計(jì)劃管理（一）計(jì)劃編制1.項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)在工程開工前，根據(jù)施工圖紙、施工進(jìn)度計(jì)劃和預(yù)算，詳細(xì)編制材料采購總計(jì)劃。采購總計(jì)劃應(yīng)包括材料名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購時(shí)間等內(nèi)容。2.在工程施工過程中，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)根據(jù)實(shí)際施工進(jìn)度，每月編制月度材料采購計(jì)劃。月度采購計(jì)劃應(yīng)在每月[具體日期]前提交給采購部門。3.對于因設(shè)計(jì)變更、工程進(jìn)度調(diào)整等原因需要臨時(shí)采購的材料，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)及時(shí)編制臨時(shí)采購計(jì)劃，并說明采購原因和緊急程度。（二）計(jì)劃審核1.采購部門收到項(xiàng)目經(jīng)理提交的采購計(jì)劃后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真審核。審核內(nèi)容包括計(jì)劃的合理性、準(zhǔn)確性、與工程進(jìn)度的匹配性等。2.對于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，采購部門應(yīng)及時(shí)與項(xiàng)目經(jīng)理溝通，要求其進(jìn)行修改和完善。3.審核通過的采購計(jì)劃應(yīng)提交給公司領(lǐng)導(dǎo)審批，審批通過后方可執(zhí)行。（三）計(jì)劃調(diào)整1.如因工程實(shí)際情況發(fā)生變化，需要對采購計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整時(shí)，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)及時(shí)提出調(diào)整申請，并說明調(diào)整原因和調(diào)整內(nèi)容。2.采購部門收到調(diào)整申請后，應(yīng)進(jìn)行評(píng)估和審核，如調(diào)整合理，應(yīng)及時(shí)修改采購計(jì)劃，并重新提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。四、供應(yīng)商選擇與管理（一）供應(yīng)商篩選1.采購部門應(yīng)通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商信息庫。供應(yīng)商信息應(yīng)包括供應(yīng)商名稱、地址、聯(lián)系方式、經(jīng)營范圍、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、信譽(yù)狀況等內(nèi)容。2.采購部門應(yīng)根據(jù)材料采購需求，從供應(yīng)商信息庫中篩選出符合要求的潛在供應(yīng)商。篩選時(shí)應(yīng)考慮供應(yīng)商的資質(zhì)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等因素。（二）供應(yīng)商考察1.對于重要材料或金額較大的采購項(xiàng)目，采購部門應(yīng)組織相關(guān)人員對潛在供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察?？疾靸?nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)場地、生產(chǎn)設(shè)備、質(zhì)量管理體系、人員素質(zhì)等。2.考察結(jié)束后，考察人員應(yīng)撰寫考察報(bào)告，對供應(yīng)商的綜合情況進(jìn)行評(píng)價(jià)，并提出是否選擇該供應(yīng)商的建議。（三）供應(yīng)商確定1.采購部門應(yīng)根據(jù)供應(yīng)商篩選和考察結(jié)果，綜合考慮各方面因素，確定最終的供應(yīng)商。對于同一材料，應(yīng)選擇至少[具體數(shù)量]家供應(yīng)商進(jìn)行比較，以確保采購到性價(jià)比最高的材料。2.確定供應(yīng)商后，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。（四）供應(yīng)商評(píng)價(jià)與管理1.采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)價(jià)，評(píng)價(jià)內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等方面。評(píng)價(jià)結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個(gè)等級(jí)。2.對于評(píng)價(jià)為優(yōu)秀的供應(yīng)商，應(yīng)給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)和優(yōu)惠政策，如增加采購份額、優(yōu)先合作等；對于評(píng)價(jià)為不合格的供應(yīng)商，應(yīng)及時(shí)終止合作，并從供應(yīng)商信息庫中刪除。3.采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、合作情況、評(píng)價(jià)結(jié)果等內(nèi)容，以便對供應(yīng)商進(jìn)行跟蹤和管理。五、采購合同管理（一）合同起草1.采購部門應(yīng)根據(jù)與供應(yīng)商談判達(dá)成的一致意見，起草采購合同。合同應(yīng)包括以下主要內(nèi)容：（1）合同雙方的名稱、地址、聯(lián)系方式等基本信息。（2）材料名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)等詳細(xì)信息。（3）質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)方法。（4）交貨時(shí)間、地點(diǎn)和方式。（5）付款方式和付款期限。（6）違約責(zé)任和爭議解決方式。（7）其他需要約定的事項(xiàng)。（二）合同審核1.采購合同起草完成后，采購部門應(yīng)將合同草案提交給公司法律部門和財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核。法律部門主要審核合同條款是否符合法律法規(guī)要求，是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)；財(cái)務(wù)部門主要審核合同中的付款條款是否合理，是否符合公司財(cái)務(wù)制度。2.審核過程中，相關(guān)部門應(yīng)提出審核意見，采購部門應(yīng)根據(jù)審核意見對合同進(jìn)行修改和完善。（三）合同簽訂1.經(jīng)過審核通過的采購合同，應(yīng)由公司法定代表人或其授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂。簽訂合同時(shí)，應(yīng)確保合同條款清晰、明確，雙方簽字蓋章齊全。2.合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)至相關(guān)部門，如項(xiàng)目經(jīng)理、質(zhì)量部門、財(cái)務(wù)部門等，以便各部門按照合同要求開展工作。（四）合同執(zhí)行與監(jiān)控1.采購部門應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定執(zhí)行采購任務(wù)，跟蹤合同的執(zhí)行情況。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在違約行為，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求其采取措施糾正違約行為。2.如因不可抗力等原因?qū)е潞贤瑹o法履行或需要變更合同條款時(shí)，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商，并簽訂補(bǔ)充協(xié)議。補(bǔ)充協(xié)議應(yīng)按照合同簽訂的程序進(jìn)行審核和簽訂。六、材料采購流程（一）需求確認(rèn)1.項(xiàng)目經(jīng)理根據(jù)工程進(jìn)度和施工需求，確定需要采購的材料清單，并填寫《材料采購申請表》，注明材料名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購時(shí)間等信息。2.《材料采購申請表》經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理簽字確認(rèn)后，提交給采購部門。（二）采購申請審批1.采購部門收到《材料采購申請表》后，對申請內(nèi)容進(jìn)行審核。審核通過后，提交給公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。2.公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)采購金額和重要程度，對采購申請進(jìn)行審批。對于金額較大或重要的采購項(xiàng)目，可能需要經(jīng)過公司高層會(huì)議討論決定。（三）供應(yīng)商選擇與報(bào)價(jià)1.采購部門根據(jù)審批通過的采購申請，從供應(yīng)商信息庫中選擇合適的供應(yīng)商，并向其發(fā)出詢價(jià)函。詢價(jià)函應(yīng)包括材料名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時(shí)間等內(nèi)容。2.供應(yīng)商收到詢價(jià)函后，應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)回復(fù)報(bào)價(jià)。采購部門應(yīng)收集各供應(yīng)商的報(bào)價(jià)信息，并進(jìn)行比較分析。（四）商務(wù)談判與合同簽訂1.采購部門根據(jù)供應(yīng)商報(bào)價(jià)情況，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判。談判內(nèi)容包括價(jià)格、交貨期、付款方式、質(zhì)量保證等方面。2.談判達(dá)成一致意見后，采購部門與供應(yīng)商簽訂采購合同。合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時(shí)將合同副本發(fā)送給供應(yīng)商和相關(guān)部門。（五）材料采購與運(yùn)輸1.供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定的時(shí)間、地點(diǎn)和方式將材料交付給公司。采購部門應(yīng)跟蹤材料的生產(chǎn)和運(yùn)輸情況，確保材料按時(shí)、按質(zhì)、按量到達(dá)施工現(xiàn)場。2.對于需要運(yùn)輸?shù)牟牧希少彶块T應(yīng)選擇合適的運(yùn)輸方式和運(yùn)輸公司，并辦理相關(guān)的運(yùn)輸手續(xù)。（六）材料驗(yàn)收1.材料到達(dá)施工現(xiàn)場后，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)組織相關(guān)人員對材料進(jìn)行初步驗(yàn)收。初步驗(yàn)收內(nèi)容包括材料的品種、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、外觀質(zhì)量等。2.質(zhì)量部門應(yīng)按照材料質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)流程，對材料進(jìn)行嚴(yán)格的質(zhì)量檢驗(yàn)。檢驗(yàn)合格的材料方可辦理入庫手續(xù)；檢驗(yàn)不合格的材料，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求其更換或退貨。（七）付款結(jié)算1.財(cái)務(wù)部門根據(jù)采購合同約定的付款方式和付款期限，辦理材料采購的付款手續(xù)。付款前，應(yīng)審核相關(guān)的發(fā)票、驗(yàn)收單等憑證是否齊全、合規(guī)。2.采購部門應(yīng)定期與供應(yīng)商進(jìn)行對賬，確保賬目清晰準(zhǔn)確。如發(fā)現(xiàn)賬目不符，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。七、材料庫存管理（一）入庫管理1.材料入庫時(shí)，倉庫管理人員應(yīng)根據(jù)采購合同和驗(yàn)收單，對材料的品種、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量等進(jìn)行核對。核對無誤后，辦理入庫手續(xù)，填寫《材料入庫單》。2.《材料入庫單》應(yīng)一式多聯(lián)，分別由倉庫管理人員、采購部門、財(cái)務(wù)部門留存。（二）庫存盤點(diǎn)1.倉庫管理人員應(yīng)定期對庫存材料進(jìn)行盤點(diǎn)，盤點(diǎn)周期一般為每月一次。盤點(diǎn)時(shí)應(yīng)做到賬實(shí)相符，如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。2.盤點(diǎn)結(jié)束后，倉庫管理人員應(yīng)編制《庫存盤點(diǎn)報(bào)告》，報(bào)告中應(yīng)包括庫存材料的實(shí)際數(shù)量、金額、盤盈盤虧情況等內(nèi)容。《庫存盤點(diǎn)報(bào)告》應(yīng)提交給采購部門和財(cái)務(wù)部門。（三）出庫管理1.施工班組需要領(lǐng)用材料時(shí)，應(yīng)填寫《材料領(lǐng)用單》，注明材料名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、用途等信息。《材料領(lǐng)用單》經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理簽字確認(rèn)后，方可到倉庫領(lǐng)取材料。2.倉庫管理人員應(yīng)根據(jù)《材料領(lǐng)用單》發(fā)放材料，并在《材料領(lǐng)用單》上簽字確認(rèn)。發(fā)放材料時(shí)應(yīng)遵循先進(jìn)先出的原則，確保材料的質(zhì)量和有效期。（四）庫存控制1.采購部門應(yīng)根據(jù)工程進(jìn)度和庫存情況，合理控制材料庫存水平。對于庫存積壓的材料，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，如調(diào)劑使用、退貨等。2.對于常用材料，應(yīng)建立安全庫存，以確保工程施工的連續(xù)性。安全庫存的數(shù)量應(yīng)根據(jù)材料的采購周期、使用量等因素確定。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司審計(jì)部門應(yīng)定期對工程項(xiàng)目材料采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購計(jì)劃的執(zhí)行情況、供應(yīng)商選擇與管理情況、采購合同簽訂與執(zhí)行情況、材料驗(yàn)收與庫存管理情況等。2.審計(jì)部門在監(jiān)督檢查過程中，如發(fā)現(xiàn)存在違規(guī)行為或管理漏洞，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改情況。