建設(shè)項目工程合同管理制度一、總則為加強建設(shè)項目工程合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，維護公司的合法權(quán)益，提高經(jīng)濟效益，根據(jù)《中華人民共和國民法典》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司實際情況，制定本制度。本制度適用于公司所有建設(shè)項目工程合同的管理，包括但不限于勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理、物資采購等各類合同。合同管理應(yīng)遵循依法合規(guī)、平等自愿、誠實信用、全面履行的原則，確保合同的簽訂和履行符合法律法規(guī)和公司利益。二、合同管理部門及職責公司設(shè)立專門的合同管理部門，負責建設(shè)項目工程合同的統(tǒng)一管理。合同管理部門的主要職責包括：1.宣傳、貫徹國家有關(guān)合同的法律法規(guī)和政策，制定公司合同管理制度并組織實施。2.參與合同的起草、審核、簽訂工作，對合同的合法性、完整性、可行性進行審查。3.建立合同臺賬，對合同的簽訂、履行、變更、解除等情況進行跟蹤管理，及時掌握合同動態(tài)。4.監(jiān)督合同的履行情況，協(xié)調(diào)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題，對違約行為及時采取措施進行處理。5.負責合同檔案的管理，包括合同文本、附件、補充協(xié)議、履行過程中的往來文件等資料的收集、整理、歸檔和保管工作。6.組織合同管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高合同管理水平。三、合同簽訂管理（一）合同簽訂流程1.項目需求部門根據(jù)建設(shè)項目的實際情況，提出合同簽訂申請，填寫《合同簽訂申請表》，詳細說明合同的名稱、標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款、履行期限、地點和方式等主要內(nèi)容，并附相關(guān)的項目資料和背景說明。2.合同管理部門對《合同簽訂申請表》及相關(guān)資料進行初步審核，審核內(nèi)容包括合同申請的必要性、合法性、可行性等。對于不符合要求的申請，退回項目需求部門重新補充或修改。3.由項目需求部門負責組織合同的起草工作。合同起草應(yīng)依據(jù)國家法律法規(guī)和公司的相關(guān)規(guī)定，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，條款內(nèi)容應(yīng)具體、明確、完整，避免出現(xiàn)模糊不清或歧義的表述。對于重大合同或復(fù)雜合同，可聘請專業(yè)律師參與起草工作。4.合同起草完成后，項目需求部門將合同草案提交合同管理部門進行審核。合同管理部門重點審核合同的合法性、條款的完整性、違約責任的明確性等。同時，組織相關(guān)部門（如財務(wù)部門、技術(shù)部門等）進行會簽，各部門根據(jù)自身職責對合同草案提出審核意見。5.合同管理部門根據(jù)各部門的審核意見，與項目需求部門共同對合同草案進行修改完善，形成最終合同文本。6.最終合同文本經(jīng)公司法定代表人或其授權(quán)代表簽字并加蓋公司公章后生效。對于需要上級主管部門審批或備案的合同，按照相關(guān)規(guī)定辦理審批或備案手續(xù)。（二）合同簽訂的注意事項1.合同主體資格審查：在簽訂合同前，必須對對方當事人的主體資格進行嚴格審查，包括對方的營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、法定代表人身份證明等相關(guān)證件的真實性、有效性和合法性。對于重要合同，還應(yīng)進行實地考察或調(diào)查了解其信譽狀況和履約能力。2.合同條款的約定：合同條款應(yīng)詳細、明確，包括標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或報酬、履行期限、地點和方式、違約責任、爭議解決方式等主要內(nèi)容。對于質(zhì)量標準、驗收方法、付款方式等關(guān)鍵條款，應(yīng)作出具體、可操作的規(guī)定。3.合同擔保：對于金額較大、風險較高的合同，應(yīng)要求對方提供適當?shù)膿＃绫ＷC、抵押、質(zhì)押等。擔保條款應(yīng)明確擔保的方式、范圍、期限等內(nèi)容，并按照相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定辦理擔保手續(xù)。4.合同文本的規(guī)范：合同文本應(yīng)使用國家統(tǒng)一的合同示范文本或公司制定的標準合同文本。如無適用的示范文本或標準文本，應(yīng)確保合同文本的格式規(guī)范、語言通順、邏輯嚴謹。合同文本應(yīng)一式多份，雙方當事人各執(zhí)一份，公司相關(guān)部門留存一份。四、合同履行管理（一）合同履行的基本原則合同生效后，雙方當事人應(yīng)按照合同約定全面履行自己的義務(wù)。公司各部門應(yīng)密切配合，確保合同的順利履行。合同履行過程中，應(yīng)遵循誠實信用原則，不得擅自變更或解除合同。如因不可抗力、政策調(diào)整等客觀原因需要變更或解除合同的，應(yīng)按照合同約定或法律法規(guī)的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）合同履行的監(jiān)督與檢查1.合同管理部門負責對合同的履行情況進行跟蹤監(jiān)督，定期檢查合同的執(zhí)行進度、質(zhì)量、付款等情況。項目需求部門應(yīng)及時向合同管理部門反饋合同履行過程中的有關(guān)信息。2.合同履行過程中，如發(fā)現(xiàn)對方當事人有違約行為，應(yīng)及時書面通知對方，要求其限期改正。同時，收集和保存相關(guān)證據(jù)，以備追究對方違約責任時使用。3.對于合同履行過程中出現(xiàn)的重大問題或爭議，合同管理部門應(yīng)組織相關(guān)部門進行研究分析，制定解決方案，并及時向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報。（三）合同變更與解除1.合同變更：在合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)雙方當事人協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、變更的時間、變更的原因等事項。變更協(xié)議簽訂后，雙方當事人應(yīng)按照變更后的合同履行。2.合同解除：如出現(xiàn)法定或約定的解除合同情形，公司有權(quán)解除合同。解除合同應(yīng)按照合同約定或法律法規(guī)的規(guī)定通知對方當事人，并辦理相關(guān)的解除手續(xù)。合同解除后，雙方當事人應(yīng)按照合同約定或法律法規(guī)的規(guī)定處理善后事宜，如返還財產(chǎn)、賠償損失等。五、合同結(jié)算與支付管理（一）合同結(jié)算流程1.項目完成后，項目需求部門應(yīng)按照合同約定及時組織驗收。驗收合格后，項目需求部門向合同管理部門提交《合同結(jié)算申請表》及相關(guān)的驗收報告、結(jié)算資料等。2.合同管理部門對《合同結(jié)算申請表》及相關(guān)資料進行審核，審核內(nèi)容包括合同履行情況、驗收結(jié)果、結(jié)算金額等。對于符合結(jié)算條件的，簽署審核意見后提交財務(wù)部門進行結(jié)算。3.財務(wù)部門根據(jù)合同管理部門的審核意見和相關(guān)結(jié)算資料，對結(jié)算金額進行復(fù)核。復(fù)核無誤后，按照合同約定的付款方式和時間辦理結(jié)算付款手續(xù)。（二）合同支付管理1.合同支付應(yīng)嚴格按照合同約定的付款方式和時間進行。在支付前，財務(wù)部門應(yīng)審核相關(guān)的付款申請、發(fā)票、驗收報告等資料的真實性、合法性和完整性。對于不符合要求的付款申請，應(yīng)拒絕支付并及時反饋給相關(guān)部門。2.對于分期付款的合同，應(yīng)按照合同約定的進度和條件進行支付。每次支付前，項目需求部門應(yīng)提供相應(yīng)的進度報告或驗收證明，經(jīng)合同管理部門和財務(wù)部門審核確認后辦理支付手續(xù)。3.如因特殊情況需要提前或延遲支付合同款項的，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準，并與對方當事人協(xié)商一致，簽訂書面協(xié)議。六、合同檔案管理（一）合同檔案的內(nèi)容合同檔案包括合同文本、附件、補充協(xié)議、變更協(xié)議、解除協(xié)議、履行過程中的往來文件、信函、電報、傳真、電子郵件等與合同有關(guān)的所有資料。（二）合同檔案的整理與歸檔1.合同簽訂后，合同管理部門應(yīng)及時將合同文本及相關(guān)資料進行整理，按照合同的類別、項目名稱、簽訂時間等進行分類編號，并建立合同臺賬。2.合同履行過程中的往來文件、信函等資料，由相關(guān)部門及時收集整理后交合同管理部門歸檔。合同管理部門應(yīng)定期對合同檔案進行清理和補充，確保檔案資料的完整和準確。3.合同履行完畢后，合同管理部門應(yīng)將合同檔案進行裝訂成冊，存入專門的檔案柜或檔案庫進行保管。合同檔案的保管期限按照公司檔案管理制度的規(guī)定執(zhí)行。（三）合同檔案的查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱或借閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱/借閱申請表》，經(jīng)合同管理部門負責人批準后辦理查閱或借閱手續(xù)。查閱或借閱人員應(yīng)遵守檔案管理的相關(guān)規(guī)定，不得損壞、涂改或泄露合同檔案內(nèi)容。2.外部單位或個人因特殊原因需要查閱或借閱合同檔案的，應(yīng)持有相關(guān)的證明文件，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，在合同管理部門人員的陪同下進行查閱或借閱。七、合同風險管理（一）合同風險識別合同管理部門應(yīng)定期組織對建設(shè)項目工程合同進行風險評估，識別合同簽訂和履行過程中可能存在的風險因素，如市場風險、信用風險、法律風險、技術(shù)風險等。通過對合同條款的審查、對對方當事人的調(diào)查了解、對市場環(huán)境的分析等方式，及時發(fā)現(xiàn)潛在的風險隱患。（二）合同風險應(yīng)對措施1.對于識別出的合同風險，應(yīng)根據(jù)風險的性質(zhì)和程度制定相應(yīng)的應(yīng)對措施。對于市場風險，可通過合理定價、調(diào)整合同條款等方式進行規(guī)避；對于信用風險，可要求對方提供擔保、加強合同履行監(jiān)督等方式進行防范；對于法律風險，可聘請專業(yè)律師進行法律咨詢和指導(dǎo)，確保合同的合法性和有效性。2.建立合同風險預(yù)警機制，對合同履行過程中的異常情況及時進行預(yù)警。當出現(xiàn)可能影響合同履行的重大風險事件時，應(yīng)及時啟動應(yīng)急預(yù)案，采取有效的措施進行處理，避免或減少損失的發(fā)生。八、合同糾紛處理（一）糾紛處理原則發(fā)生合同糾紛時，應(yīng)遵循依法依規(guī)、公平公正、協(xié)商解決的原則，積極維護公司的合法權(quán)益。在處理糾紛過程中，應(yīng)注重收集和保存相關(guān)證據(jù)，為解決糾紛提供有力支持。（二）糾紛處理程序1.當發(fā)生合同糾紛時，項目需求部門應(yīng)及時向合同管理部門報告，并提供相關(guān)的合同資料和糾紛情況說明。合同管理部門應(yīng)組織相關(guān)部門進行研究分析，制定糾紛處理方案。2.首先應(yīng)嘗試通過協(xié)商的方式解決糾紛。由合同管理部門或相關(guān)部門與對方當事人進行溝通協(xié)商，爭取達成和解協(xié)議。協(xié)商過程中，應(yīng)記錄協(xié)商的內(nèi)容和結(jié)果，并形成書面文件。3.如協(xié)商不成，可根據(jù)合同約定的爭議解決方式，選擇仲裁或訴訟的方式解決糾紛。在選擇仲裁或訴訟方式時，應(yīng)考慮糾紛的性質(zhì)、金額大小、仲裁機構(gòu)或法院的管轄權(quán)等因素。4.對于仲裁或訴訟案件，公司應(yīng)委托專業(yè)律師代理，并積極配合律師的工作，提供相關(guān)的證據(jù)和資料。在案件處理過程中，應(yīng)及時向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報案件進展情況，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的指示調(diào)整處理策略。九、合同管理的考核與獎懲（一）考核內(nèi)容公司對合同管理部門和相關(guān)人員的工作進行考核，考核內(nèi)容包括合同管理制度的執(zhí)行情況、合同簽訂的質(zhì)量、合同履行的效果、合同風險的防范等方面。（二）考核方式考核采用定期考核和不定期檢查相結(jié)合的方式。定期考核每年進行一次，由公司組織相關(guān)部門對合同管理部門和相關(guān)人員的工作進行全面考核評價。不定期檢查根據(jù)工作需要隨時進行，對發(fā)現(xiàn)的問題及時進行整改。（三）獎懲措施1.對于在合同管