公司會(huì)議預(yù)訂與設(shè)施申請(qǐng)一體化工具模板說(shuō)明一、適用工作情境本工具適用于企業(yè)內(nèi)部各類會(huì)議及配套設(shè)施申請(qǐng)場(chǎng)景，覆蓋以下常見(jiàn)需求：常規(guī)會(huì)議：部門周會(huì)、月度總結(jié)會(huì)、項(xiàng)目進(jìn)度同步會(huì)等固定周期會(huì)議；專項(xiàng)研討：產(chǎn)品方案評(píng)審、技術(shù)難點(diǎn)攻克、跨部門協(xié)作對(duì)接等議題型會(huì)議；活動(dòng)接待：客戶來(lái)訪洽談、合作伙伴交流、內(nèi)部培訓(xùn)講座等需外部參與或特殊安排的會(huì)議；應(yīng)急會(huì)議：突發(fā)事務(wù)討論、臨時(shí)決策會(huì)議等需快速響應(yīng)的緊急安排。通過(guò)一體化流程，實(shí)現(xiàn)會(huì)議預(yù)訂與設(shè)施申請(qǐng)（如投影設(shè)備、會(huì)議室、茶歇、白板等）的同步管理，避免重復(fù)溝通，提升資源調(diào)配效率。二、全流程操作指南步驟1：發(fā)起申請(qǐng)——填寫基礎(chǔ)信息登錄公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)，進(jìn)入“會(huì)議與設(shè)施預(yù)訂”模塊，“新建申請(qǐng)”；填寫會(huì)議核心信息：會(huì)議主題：簡(jiǎn)潔明確，如“Q3產(chǎn)品迭代方案評(píng)審會(huì)”；會(huì)議類型：下拉選擇“常規(guī)會(huì)議/專項(xiàng)研討/活動(dòng)接待/應(yīng)急會(huì)議”；申請(qǐng)人：自動(dòng)關(guān)聯(lián)工號(hào)，無(wú)需手動(dòng)填寫；申請(qǐng)部門：選擇對(duì)應(yīng)部門，如“產(chǎn)品研發(fā)部”；會(huì)議時(shí)間：精確到開始-結(jié)束時(shí)間（需避開已預(yù)訂時(shí)段，系統(tǒng)自動(dòng)沖突檢測(cè)）；預(yù)計(jì)時(shí)長(zhǎng)：填寫會(huì)議預(yù)計(jì)持續(xù)時(shí)間（如“2小時(shí)”）；參會(huì)人數(shù)：預(yù)估參會(huì)人數(shù)（含申請(qǐng)人），用于匹配會(huì)議室容量；會(huì)議地點(diǎn)：系統(tǒng)根據(jù)人數(shù)、設(shè)備需求推薦可選會(huì)議室（或手動(dòng)指定）；會(huì)議目的：簡(jiǎn)要說(shuō)明會(huì)議核心目標(biāo)（如“確定產(chǎn)品功能優(yōu)先級(jí)”）。步驟2：設(shè)施需求——勾選配套資源在“設(shè)施申請(qǐng)”板塊，根據(jù)會(huì)議需求勾選所需設(shè)施（支持多選）：基礎(chǔ)設(shè)備：投影儀、音響系統(tǒng)、視頻會(huì)議終端、麥克風(fēng)、白板、馬克筆；環(huán)境布置：橫幅制作、桌型排列（課桌式/圓桌式/劇院式）、綠植擺放；服務(wù)支持：茶歇（含飲品、點(diǎn)心）、會(huì)議記錄、攝影攝像、技術(shù)支持人員；其他需求：特殊說(shuō)明（如“需提前測(cè)試視頻會(huì)議設(shè)備連接穩(wěn)定性”）。勾選后系統(tǒng)自動(dòng)關(guān)聯(lián)資源狀態(tài)（如“投影儀-3號(hào)會(huì)議室可用”），若資源沖突需更換備選方案。步驟3：提交審批——觸發(fā)流程流轉(zhuǎn)確認(rèn)信息無(wú)誤后，“提交申請(qǐng)”；系統(tǒng)根據(jù)會(huì)議類型及部門層級(jí)自動(dòng)匹配審批鏈：常規(guī)會(huì)議：部門負(fù)責(zé)人*經(jīng)理審批→行政部備案；跨部門會(huì)議：部門負(fù)責(zé)人經(jīng)理審批→涉事部門負(fù)責(zé)人總監(jiān)會(huì)簽→行政部備案；大型活動(dòng)/接待類會(huì)議：部門負(fù)責(zé)人經(jīng)理審批→行政部負(fù)責(zé)人總監(jiān)審批→分管副總*總審批；應(yīng)急會(huì)議：申請(qǐng)人直接提交至部門負(fù)責(zé)人*經(jīng)理加急審批，1小時(shí)內(nèi)完成流程。審批通過(guò)后，系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)送確認(rèn)通知至申請(qǐng)人及參會(huì)人員；駁回時(shí)需注明原因，申請(qǐng)人修改后可重新提交。步驟4：預(yù)訂確認(rèn)——資源鎖定與準(zhǔn)備行政部收到審批通過(guò)通知后，1個(gè)工作日內(nèi)完成以下操作：鎖定會(huì)議室及設(shè)施資源，在系統(tǒng)內(nèi)更新“已預(yù)訂”狀態(tài)；按需求聯(lián)系供應(yīng)商（如茶歇、橫幅）確認(rèn)交付時(shí)間；若需技術(shù)支持，提前協(xié)調(diào)IT人員到場(chǎng)調(diào)試設(shè)備；通過(guò)系統(tǒng)向申請(qǐng)人發(fā)送《會(huì)議預(yù)訂確認(rèn)函》，包含：會(huì)議地點(diǎn)、設(shè)施清單、聯(lián)系人及電話（內(nèi)部短號(hào)）。步驟5：會(huì)議前準(zhǔn)備——二次核對(duì)與提醒會(huì)議前1天，申請(qǐng)人登錄系統(tǒng)查看“會(huì)議準(zhǔn)備清單”，確認(rèn)：會(huì)議室設(shè)備（投影儀、麥克風(fēng)等）是否正?？捎?；茶歇、橫幅等是否按時(shí)送達(dá)；參會(huì)人員是否收到會(huì)議提醒（系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)送日歷邀請(qǐng)）；如遇特殊情況（如設(shè)備故障、時(shí)間沖突），行政部需提前2小時(shí)聯(lián)系申請(qǐng)人協(xié)商調(diào)整方案。步驟6：會(huì)后反饋與歸檔會(huì)議結(jié)束后，申請(qǐng)人需在系統(tǒng)內(nèi)填寫《會(huì)議反饋表》：實(shí)際參會(huì)人數(shù)、會(huì)議時(shí)長(zhǎng)、設(shè)施使用情況（如“投影儀使用正常，麥克風(fēng)音量清晰”）；設(shè)施損壞或遺失需注明（如“白板筆遺失1支，后續(xù)申請(qǐng)補(bǔ)領(lǐng)”）；會(huì)議紀(jì)要（作為附件，便于查閱）；行政部確認(rèn)反饋信息后，標(biāo)記該申請(qǐng)為“已完成”，資源狀態(tài)釋放至可用池；系統(tǒng)自動(dòng)歸檔所有數(shù)據(jù)，形成部門會(huì)議記錄臺(tái)賬。三、核心工具表格模板表1：會(huì)議預(yù)訂與設(shè)施申請(qǐng)表（發(fā)起階段填寫）字段名稱填寫要求示例會(huì)議主題簡(jiǎn)潔明確，不超過(guò)20字Q3產(chǎn)品迭代方案評(píng)審會(huì)會(huì)議類型下拉選擇（常規(guī)/專項(xiàng)/接待/應(yīng)急）專項(xiàng)研討申請(qǐng)人系統(tǒng)自動(dòng)關(guān)聯(lián)，無(wú)需填寫——申請(qǐng)部門選擇對(duì)應(yīng)部門產(chǎn)品研發(fā)部會(huì)議時(shí)間精確到“YYYY-MM-DDHH:MM-HH:MM”2023-10-2014:00-16:00預(yù)計(jì)時(shí)長(zhǎng)數(shù)字+單位（小時(shí)/分鐘）2小時(shí)參會(huì)人數(shù)預(yù)估總?cè)藬?shù)（含申請(qǐng)人）8人會(huì)議地點(diǎn)系統(tǒng)推薦或手動(dòng)選擇3號(hào)會(huì)議室（20人）會(huì)議目的簡(jiǎn)述核心目標(biāo)確定產(chǎn)品功能優(yōu)先級(jí)及排期所需設(shè)施勾選（多選）投影儀、白板、馬克筆、茶歇特殊需求文本框填寫（選填）需提前30分鐘調(diào)試視頻會(huì)議設(shè)備附件會(huì)議議程（如有）《Q3產(chǎn)品迭代議程.pdf》表2：會(huì)議設(shè)施使用清單與反饋表（會(huì)后填寫）字段名稱填寫要求示例會(huì)議編號(hào)系統(tǒng)自動(dòng)MT20231020001實(shí)際參會(huì)人數(shù)填寫實(shí)際到場(chǎng)人數(shù)7人實(shí)際會(huì)議時(shí)長(zhǎng)填寫實(shí)際開始-結(jié)束時(shí)間14:00-15:45（1小時(shí)45分鐘）設(shè)施使用情況逐項(xiàng)勾選“正常/異常/未使用”投影儀：正常；麥克風(fēng)：異常異常說(shuō)明設(shè)施異常時(shí)填寫原因麥克風(fēng)聲音沙啞，臨時(shí)更換備用設(shè)備損失/遺失情況如有損壞或遺失需填寫白板筆遺失1支（藍(lán)色）茶歇滿意度評(píng)分（1-5分）4分（種類充足，配送及時(shí)）會(huì)議紀(jì)要附件《Q3產(chǎn)品評(píng)審紀(jì)要20231020.docx》改進(jìn)建議文本框填寫（選填）建議增加備用麥克風(fēng)數(shù)量四、操作要點(diǎn)與溫馨提示提前規(guī)劃，預(yù)留緩沖時(shí)間常規(guī)會(huì)議需提前2個(gè)工作日提交申請(qǐng)，大型活動(dòng)/接待類會(huì)議需提前5個(gè)工作日，保證資源調(diào)配充足；會(huì)議時(shí)長(zhǎng)建議預(yù)留15分鐘緩沖，避免后續(xù)會(huì)議延誤。信息準(zhǔn)確，避免資源浪費(fèi)參會(huì)人數(shù)、會(huì)議時(shí)間等信息需真實(shí)填寫，系統(tǒng)將根據(jù)數(shù)據(jù)優(yōu)化會(huì)議室分配（如10人會(huì)議不占用20人會(huì)議室）；設(shè)施需求按實(shí)際勾選，臨時(shí)增項(xiàng)需提前1天聯(lián)系行政部確認(rèn)，無(wú)法保障現(xiàn)場(chǎng)供應(yīng)。應(yīng)急處理及時(shí)溝通會(huì)議當(dāng)天如遇緊急變更（時(shí)間/地點(diǎn)/人數(shù)），需立即通過(guò)系統(tǒng)或電話聯(lián)系行政部，同步更新信息；設(shè)施故障時(shí)，可聯(lián)系現(xiàn)場(chǎng)IT支持（短號(hào)X），同時(shí)系統(tǒng)內(nèi)提交“異常反饋”。資源愛(ài)護(hù)，規(guī)范使用會(huì)議室設(shè)備（如投影儀、白板）需按規(guī)范操作，使用后整理歸位；茶歇剩余物資需配合行政部回收，避免浪費(fèi)；設(shè)施損壞或遺失需按公司規(guī)定報(bào)備處理。反饋閉