企業(yè)資產(chǎn)采購流程規(guī)范手冊前言本手冊旨在規(guī)范企業(yè)資產(chǎn)采購全流程，明確各部門職責(zé)分工，保證采購活動合規(guī)、高效、經(jīng)濟，保障企業(yè)資產(chǎn)質(zhì)量，降低采購風(fēng)險。手冊適用于企業(yè)各類生產(chǎn)經(jīng)營所需資產(chǎn)（包括但不限于生產(chǎn)設(shè)備、辦公設(shè)備、IT硬件、工具器具、低值易耗品等）的采購管理，涉及需求部門、采購部、財務(wù)部、行政部、法務(wù)部等相關(guān)部門及人員。一、手冊適用范圍與典型應(yīng)用場景（一）適用范圍企業(yè)類型：適用于各類規(guī)模企業(yè)，涵蓋制造業(yè)、服務(wù)業(yè)、科技型企業(yè)等。資產(chǎn)范圍：企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動中需采購的各類有形資產(chǎn)，包括固定資產(chǎn)（如機器設(shè)備、運輸車輛）、無形資產(chǎn)（如軟件系統(tǒng)、專利授權(quán)，需符合企業(yè)資產(chǎn)管理制度）以及低值易耗品（如辦公文具、勞保用品，單次采購金額或年累計采購金額達到企業(yè)規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)的需納入本流程）。涉及主體：需求部門（提出采購需求）、采購部（負責(zé)采購執(zhí)行）、財務(wù)部（負責(zé)預(yù)算審核與資金支付）、行政部（負責(zé)資產(chǎn)登記與統(tǒng)籌）、法務(wù)部（負責(zé)合同審核）及企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)（負責(zé)關(guān)鍵節(jié)點審批）。（二）典型應(yīng)用場景新增生產(chǎn)設(shè)備采購：生產(chǎn)部因擴大產(chǎn)能需新增生產(chǎn)線設(shè)備，需按流程提交需求、編制預(yù)算、組織招標(biāo)、簽訂合同、驗收投產(chǎn)。辦公設(shè)備更新：行政部因現(xiàn)有辦公電腦使用年限過長、功能不足，需為員工統(tǒng)一更換新設(shè)備，需走詢價、比價流程，優(yōu)先選擇性價比高的供應(yīng)商。IT系統(tǒng)采購：信息部為提升管理效率需采購ERP系統(tǒng)軟件，需進行供應(yīng)商技術(shù)評估、商務(wù)談判，簽訂定制化開發(fā)合同，并組織驗收與上線培訓(xùn)。低值易耗品批量采購：行政部因庫存不足需批量采購辦公文具，需匯總各部門需求、審核預(yù)算，通過定點供應(yīng)商協(xié)議采購，定期結(jié)算。二、資產(chǎn)采購全流程操作步驟詳解（一）需求提出與初審責(zé)任部門：需求部門配合部門：行政部（資產(chǎn)統(tǒng)籌）操作步驟：需求發(fā)起：需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展、資產(chǎn)報廢、功能升級等實際需求，填寫《資產(chǎn)采購申請表》（表1），詳細注明資產(chǎn)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)估單價、預(yù)算金額、用途、使用人、期望到貨時間等信息。需求初審：需求部門負責(zé)人審核需求合理性（如是否為必需資產(chǎn)、數(shù)量是否匹配實際工作需要），簽字確認(rèn)后提交行政部。資產(chǎn)統(tǒng)籌審核：行政部核對現(xiàn)有資產(chǎn)臺賬，確認(rèn)是否存在閑置可調(diào)撥資產(chǎn)，避免重復(fù)采購；審核資產(chǎn)規(guī)格是否符合企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)（如辦公設(shè)備品牌、配置需符合IT管理規(guī)范），審核通過后提交采購部。（二）預(yù)算編制與審核責(zé)任部門：財務(wù)部、需求部門配合部門：采購部操作步驟：預(yù)算申報：需求部門根據(jù)《資產(chǎn)采購申請表》中的預(yù)估金額，納入年度或月度采購預(yù)算計劃；未納入年度預(yù)算的臨時采購，需填寫《臨時采購預(yù)算申請表》，說明未納入預(yù)算的原因。預(yù)算審核：財務(wù)部審核預(yù)算的合規(guī)性（是否符合企業(yè)年度預(yù)算目標(biāo)、資金是否充足）、合理性（預(yù)估單價是否與市場行情匹配、總預(yù)算是否超部門額度），審核通過后提交企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。預(yù)算鎖定：審批通過后，財務(wù)部鎖定該筆采購預(yù)算，需求部門不得擅自超預(yù)算采購；確需調(diào)整預(yù)算的，需重新提交預(yù)算調(diào)整申請。（三）供應(yīng)商選擇與確定責(zé)任部門：采購部配合部門：需求部門、法務(wù)部、財務(wù)部操作步驟：供應(yīng)商尋源：采購部根據(jù)資產(chǎn)類型通過以下方式確定候選供應(yīng)商：公開招標(biāo)：達到企業(yè)規(guī)定金額（如單筆采購超10萬元）的資產(chǎn)，需在指定招標(biāo)平臺發(fā)布招標(biāo)公告，邀請3家及以上合格供應(yīng)商參與；詢價采購：未達到招標(biāo)金額的標(biāo)準(zhǔn)化資產(chǎn)（如辦公設(shè)備、通用耗材），向不少于3家供應(yīng)商詢價，獲取報價單；單一來源采購：只能從唯一供應(yīng)商處采購的（如專利產(chǎn)品、定制化設(shè)備），需提供獨家授權(quán)證明或情況說明，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。供應(yīng)商資質(zhì)審核：采購部審核供應(yīng)商營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書（如醫(yī)療器械經(jīng)營許可證、ISO認(rèn)證等）、財務(wù)狀況（近3年財務(wù)報表）、供貨業(yè)績（同類資產(chǎn)案例），保證供應(yīng)商具備合法經(jīng)營能力和履約能力。評估與確定：成立供應(yīng)商評估小組（由采購部、需求部門、技術(shù)專家組成），從價格、質(zhì)量、服務(wù)、信譽等維度進行綜合評分（評分標(biāo)準(zhǔn)可參考《供應(yīng)商評估表》（表2）），確定中標(biāo)或入選供應(yīng)商。結(jié)果公示：供應(yīng)商確定后，在企業(yè)內(nèi)部進行公示（公示期不少于2個工作日），無異議后進入合同簽訂環(huán)節(jié)。（四）合同簽訂與審批責(zé)任部門：采購部、法務(wù)部配合部門：需求部門、財務(wù)部操作步驟：合同擬定：采購部根據(jù)供應(yīng)商報價及談判結(jié)果，擬定采購合同，明確以下條款：雙方基本信息（供應(yīng)商名稱、地址、聯(lián)系方式；企業(yè)名稱、部門）；資產(chǎn)詳情（名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、總價、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗收標(biāo)準(zhǔn)）；履約條款（交付時間、地點、運輸方式、風(fēng)險轉(zhuǎn)移節(jié)點）；付款方式（預(yù)付款比例、到貨款比例、質(zhì)保金比例及支付條件）；售后服務(wù)（質(zhì)保期、故障響應(yīng)時間、維修條款、退換貨政策）；違約責(zé)任（逾期交付、質(zhì)量不達標(biāo)等情況的處理方式）。合同審核：需求部門審核資產(chǎn)技術(shù)參數(shù)、交付時間是否符合需求；法務(wù)部審核合同條款的合法性、完整性，避免法律漏洞；財務(wù)部審核付款方式、金額是否符合預(yù)算及財務(wù)制度。合同審批與簽訂：審核通過后，按企業(yè)審批權(quán)限逐級審批（如部門負責(zé)人→分管領(lǐng)導(dǎo)→總經(jīng)理），審批完成后由授權(quán)代表（如采購負責(zé)人、法務(wù)負責(zé)人）與供應(yīng)商雙方簽字蓋章，合同生效。（五）采購執(zhí)行與交付驗收責(zé)任部門：采購部、需求部門配合部門：行政部（物流協(xié)調(diào)）、財務(wù)部操作步驟：訂單下達：采購部根據(jù)簽訂的合同，向供應(yīng)商下達《采購訂單》，明確交付時間、地點、聯(lián)系人等信息，并跟蹤供應(yīng)商生產(chǎn)或備貨進度。物流跟蹤：供應(yīng)商發(fā)貨后，采購部及時獲取物流單號，通知行政部協(xié)調(diào)收貨事宜（如倉庫準(zhǔn)備、卸貨人員安排）。到貨初檢：資產(chǎn)到貨后，采購部、需求部門、行政部共同進行現(xiàn)場初檢，核對資產(chǎn)名稱、數(shù)量、外觀是否完好，配件、說明書、合格證等是否齊全，發(fā)覺問題當(dāng)場記錄并反饋供應(yīng)商。正式驗收：技術(shù)驗收：需求部門組織技術(shù)人員（如設(shè)備工程師、IT專員）按照合同約定的技術(shù)參數(shù)進行測試（如設(shè)備功能指標(biāo)、軟件功能模塊），出具《技術(shù)驗收報告》；質(zhì)量驗收：對資產(chǎn)質(zhì)量進行抽檢或全檢，保證符合國家標(biāo)準(zhǔn)及企業(yè)要求；數(shù)量驗收：清點資產(chǎn)數(shù)量，與采購訂單、合同一致。驗收確認(rèn)：驗收合格后，需求部門、采購部、行政部共同在《資產(chǎn)驗收單》（表3）上簽字確認(rèn)；驗收不合格的，由采購部聯(lián)系供應(yīng)商進行退換貨或整改，整改后重新驗收。（六）付款結(jié)算與財務(wù)入賬責(zé)任部門：財務(wù)部配合部門：采購部、需求部門操作步驟：付款申請：采購部根據(jù)合同約定及驗收情況，填寫《付款審批單》，附《采購合同》《資產(chǎn)驗收單》《發(fā)票》（由供應(yīng)商提供）等資料，提交財務(wù)部。付款審核：財務(wù)部審核資料的完整性（發(fā)票信息與合同、驗收單是否一致）、付款條件的合規(guī)性（是否達到付款節(jié)點、質(zhì)保金是否按約定預(yù)留），審核通過后按企業(yè)資金審批流程報批。資金支付：審批通過后，財務(wù)部通過銀行轉(zhuǎn)賬等方式向供應(yīng)商支付款項，并保留付款憑證。資產(chǎn)入賬：財務(wù)部根據(jù)《資產(chǎn)驗收單》《采購合同》《發(fā)票》等資料，進行資產(chǎn)臺賬登記，填寫《固定資產(chǎn)卡片》（表4）或《低值易耗品登記表》，納入企業(yè)資產(chǎn)管理體系。（七）檔案管理與資產(chǎn)維護責(zé)任部門：行政部、采購部、財務(wù)部操作步驟：檔案歸檔：采購部將采購全流程資料（包括《資產(chǎn)采購申請表》《預(yù)算審批表》《招標(biāo)/詢價文件》《采購合同》《驗收單》《付款憑證》等）整理成冊，按年度分類歸檔，保存期限不少于5年（重要資產(chǎn)檔案保存期限不少于10年）。資產(chǎn)登記：行政部將驗收合格的資產(chǎn)信息錄入企業(yè)資產(chǎn)管理系統(tǒng)，分配資產(chǎn)編號、貼資產(chǎn)標(biāo)簽（注明名稱、編號、使用部門、使用人等信息），定期更新資產(chǎn)臺賬（如轉(zhuǎn)移、報廢、處置等變動）。資產(chǎn)維護：需求部門負責(zé)資產(chǎn)的日常維護保養(yǎng)，建立《資產(chǎn)維護記錄表》（表5）；質(zhì)保期內(nèi)出現(xiàn)故障，由采購部聯(lián)系供應(yīng)商免費維修或更換；質(zhì)保期外的維修，需選擇正規(guī)服務(wù)商，費用由需求部門承擔(dān)（或按企業(yè)制度規(guī)定）。三、關(guān)鍵環(huán)節(jié)配套表單模板表1：資產(chǎn)采購申請表申請部門申請日期資產(chǎn)類別預(yù)算編號資產(chǎn)基本信息資產(chǎn)名稱規(guī)格型號單位數(shù)量預(yù)估單價（元）預(yù)算金額（元）資金來源期望到貨日期用途說明（詳細說明采購原因、使用場景、預(yù)期效益等）使用部門意見負責(zé)人簽字：_____________日期：_______行政部審核意見（是否可調(diào)撥、規(guī)格是否符合標(biāo)準(zhǔn)）負責(zé)人簽字：_____________日期：_______采購部審核意見（預(yù)算是否充足、采購方式建議）負責(zé)人簽字：_____________日期：_______財務(wù)部審核意見（預(yù)算合規(guī)性）負責(zé)人簽字：_____________日期：_______分管領(lǐng)導(dǎo)審批負責(zé)人簽字：_____________日期：_______表2：供應(yīng)商評估表供應(yīng)商名稱評估日期評估類型（□招標(biāo)□詢價□年度評審）評估維度評分標(biāo)準(zhǔn)分值得分資質(zhì)與信譽營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)齊全（10分）；近3年無重大違法記錄（10分）20價格報價低于市場平均價10%以上（20分）；與市場平均價持平（10分）；高于平均價10%以下（5分）20質(zhì)量保障質(zhì)量認(rèn)證體系完善（10分）；提供質(zhì)保期≥1年（10分）；售后響應(yīng)時間≤24小時（10分）30履約能力交貨及時率≥95%（10分）；同類項目經(jīng)驗豐富（10分）；合同履約率100%（10分）30總分100評估意見□推薦使用□備選□不推薦評估小組簽字：_____________采購部負責(zé)人簽字：_____________日期：_______表3：資產(chǎn)驗收單驗收日期驗收地點資產(chǎn)類別采購訂單號供應(yīng)商信息名稱：_________________________聯(lián)系人：_____________電話：_____________資產(chǎn)信息名稱規(guī)格型號單位驗收內(nèi)容□數(shù)量核對：與訂單一致（是/否）□外觀檢查：無破損（是/否）□配件齊全：是/否□技術(shù)參數(shù)測試：符合合同要求（是/否）驗收結(jié)論□合格□不合格（不合格原因：_________________________）簽字確認(rèn)需求部門：_____________采購部：_____________行政部：_____________日期：_______表4：固定資產(chǎn)卡片資產(chǎn)編號資產(chǎn)名稱規(guī)格型號取得日期制造商出廠編號計量單位數(shù)量資產(chǎn)原值（元）預(yù)計凈殘值（元）預(yù)計使用年限年折舊率使用部門使用人存放地點資產(chǎn)狀態(tài)（□在用□閑置□報廢）維修記錄日期維修內(nèi)容費用（元）備注管理員：_____________建卡日期：_______表5：資產(chǎn)維護記錄表資產(chǎn)編號資產(chǎn)名稱使用部門使用人維護日期維護類型（□日常保養(yǎng)□故障維修□定期檢修）維護內(nèi)容維護人員維護結(jié)果□正常□已修復(fù)□需進一步處理使用人確認(rèn)：_____________日期：_______管理員簽字：_____________日期：_______四、執(zhí)行過程中的風(fēng)險控制要點（一）需求管理風(fēng)險風(fēng)險點：需求部門虛報、瞞報需求或采購非必需資產(chǎn)，導(dǎo)致資源浪費?？刂拼胧盒枨蟛块T負責(zé)人需對需求合理性嚴(yán)格審核；行政部定期核對資產(chǎn)臺賬，避免重復(fù)采購；建立資產(chǎn)采購預(yù)算與實際使用效果掛鉤的考核機制。（二）預(yù)算管理風(fēng)險風(fēng)險點：預(yù)算編制不準(zhǔn)確（如預(yù)估價格遠低于或高于市場價），導(dǎo)致預(yù)算不足或資金閑置?？刂拼胧贺攧?wù)部需參考歷史采購數(shù)據(jù)、市場價格行情審核預(yù)算；需求部門臨時采購需詳細說明原因，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可執(zhí)行。（三）供應(yīng)商管理風(fēng)險風(fēng)險點：供應(yīng)商資質(zhì)造假、履約能力不足，導(dǎo)致資產(chǎn)質(zhì)量不達標(biāo)或交付延遲。控制措施：嚴(yán)格審核供應(yīng)商資質(zhì)，建立供應(yīng)商準(zhǔn)入門檻；定期對供應(yīng)商進行績效評估（如交付及時率、質(zhì)量合格率），淘汰不合格供應(yīng)商；重要資產(chǎn)采購需實地考察供應(yīng)商生產(chǎn)能力。（四）合同管理風(fēng)險風(fēng)險點：合同條款不明確（如驗收標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任模糊），引發(fā)糾紛。控制措施：法務(wù)部需對合同條款進行專業(yè)審核，明確雙方權(quán)利義務(wù)；合同簽訂前需與供應(yīng)商充分溝通關(guān)鍵條款（如質(zhì)保期、付款節(jié)點），避免歧義。（五）驗收管理風(fēng)險風(fēng)險點：驗收流于形式，未發(fā)覺資產(chǎn)質(zhì)量問題或數(shù)量短缺，導(dǎo)致企業(yè)損失。控制措施：需求部門、采購部、行政部共同參與驗收，技術(shù)人員需嚴(yán)格按照合同技術(shù)參數(shù)測試；驗收不合格的，需書面記錄問題并要求供應(yīng)商限期整改，整改不到位不