行政人員考勤與報(bào)銷審核工具指南一、日常應(yīng)用場(chǎng)景說(shuō)明本工具適用于企業(yè)行政人員對(duì)員工考勤數(shù)據(jù)的月度匯總統(tǒng)計(jì)、報(bào)銷單據(jù)的規(guī)范審核及流程管理，也可作為新入職行政人員的操作培訓(xùn)參考。具體場(chǎng)景包括：每月固定周期內(nèi)收集員工考勤記錄并統(tǒng)計(jì)報(bào)表；日常接收員工報(bào)銷申請(qǐng)后，按公司制度審核單據(jù)合規(guī)性、金額準(zhǔn)確性及審批流程完整性；保證考勤與報(bào)銷數(shù)據(jù)真實(shí)可追溯，為薪資核算、財(cái)務(wù)審計(jì)提供依據(jù)。二、考勤審核操作流程第一步：原始考勤數(shù)據(jù)收集每月固定日期（如每月最后1個(gè)工作日）前，通過(guò)以下渠道收集員工考勤原始數(shù)據(jù)：打考勤機(jī)導(dǎo)出的打卡記錄（含上班、下班時(shí)間）；員工提交的紙質(zhì)/電子版《請(qǐng)假申請(qǐng)單》《加班申請(qǐng)單》（需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)）；特殊情況說(shuō)明（如出差、外出培訓(xùn)等，需附相關(guān)證明材料）。第二步：數(shù)據(jù)核對(duì)與異常標(biāo)記將收集到的數(shù)據(jù)導(dǎo)入考勤管理系統(tǒng)（或Excel表格），重點(diǎn)核對(duì)以下內(nèi)容：?jiǎn)T工姓名、部門、考勤月份與系統(tǒng)記錄是否一致；每日打卡記錄是否存在遲到（超過(guò)規(guī)定上班時(shí)間15分鐘內(nèi)）、早退（超過(guò)規(guī)定下班時(shí)間15分鐘內(nèi)）、缺勤（全天未打卡且無(wú)請(qǐng)假記錄）等異常情況；請(qǐng)假天數(shù)與請(qǐng)假單類型是否匹配（如事假、年假、病假等），年假/病假是否余額充足。對(duì)異常數(shù)據(jù)用特殊符號(hào)（如“△”）標(biāo)記，并記錄具體異常原因（如“△：3月5日遲到20分鐘，無(wú)說(shuō)明”）。第三步：請(qǐng)假與加班合規(guī)性確認(rèn)請(qǐng)假審核：檢查《請(qǐng)假申請(qǐng)單》的審批流程是否完整（員工→部門負(fù)責(zé)人→行政部門），請(qǐng)假事由是否符合公司制度（如病假需附醫(yī)院證明，事假需提前3天申請(qǐng)）；加班審核：核對(duì)加班申請(qǐng)單的加班時(shí)長(zhǎng)是否與打卡記錄一致，加班事由是否為工作需要（如周末項(xiàng)目加班需附部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)的工作任務(wù)說(shuō)明）。第四步：考勤數(shù)據(jù)匯總統(tǒng)計(jì)核對(duì)無(wú)誤后，按部門《月度考勤統(tǒng)計(jì)表》，統(tǒng)計(jì)以下指標(biāo)：應(yīng)出勤天數(shù)（根據(jù)當(dāng)月日歷及公司考勤制度計(jì)算）；實(shí)際出勤天數(shù)（總天數(shù)-請(qǐng)假天數(shù)-缺勤天數(shù)）；遲到/早退次數(shù)及累計(jì)時(shí)長(zhǎng)；加班總時(shí)長(zhǎng)（區(qū)分工作日加班、周末加班）。第五步：結(jié)果審核與反饋將匯總后的考勤表提交行政部門負(fù)責(zé)人審核，確認(rèn)無(wú)遺漏或錯(cuò)誤后，同步至人力資源部門用于薪資核算，并將考勤結(jié)果（含異常情況）反饋至各部門負(fù)責(zé)人及員工本人，保證有異議可3個(gè)工作日內(nèi)提出復(fù)核。三、報(bào)銷審核操作流程第一步：接收?qǐng)?bào)銷申請(qǐng)與材料員工提交報(bào)銷材料時(shí)，需檢查是否包含：完整填寫并簽字的《費(fèi)用報(bào)銷單》（含報(bào)銷事由、金額、日期）、與報(bào)銷事由對(duì)應(yīng)的原始憑證（如行程單、消費(fèi)記錄等）、附件清單（注明憑證張數(shù)及類型）；確認(rèn)報(bào)銷申請(qǐng)是否在費(fèi)用發(fā)生后的30天內(nèi)提交（逾期需注明原因并由部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)）。第二步：報(bào)銷事由與金額核對(duì)審核報(bào)銷事由是否符合公司費(fèi)用報(bào)銷范圍（如辦公費(fèi)、差旅費(fèi)、交通費(fèi)等），是否存在與工作無(wú)關(guān)的消費(fèi)（如個(gè)人購(gòu)物、娛樂(lè)消費(fèi)等）；核對(duì)報(bào)銷金額是否與原始憑證金額一致，計(jì)算是否準(zhǔn)確（如報(bào)銷金額包含多張憑證需分項(xiàng)匯總后加總）。第三步：票據(jù)合規(guī)性檢查原始憑證需滿足：抬頭為公司全稱、日期與報(bào)銷事由時(shí)間一致、金額清晰無(wú)涂改、加蓋出具單位公章（或財(cái)務(wù)專用章）；特殊費(fèi)用憑證要求（如：差旅費(fèi)需附行程單及住宿發(fā)票，交通費(fèi)需注明出行事由及路線）。對(duì)不符合要求的票據(jù)，退回員工補(bǔ)充或更換。第四步：審批流程執(zhí)行根據(jù)公司費(fèi)用審批權(quán)限表，逐級(jí)提交審批：?jiǎn)T工本人簽字確認(rèn)→部門負(fù)責(zé)人審核（確認(rèn)費(fèi)用合理性）→行政部門復(fù)核（審核票據(jù)合規(guī)性及流程完整性）→財(cái)務(wù)部門終審（確認(rèn)金額及支付方式）；超出審批權(quán)限的金額（如單筆報(bào)銷超過(guò)5000元），需提交至分管總經(jīng)理審批。第五步：報(bào)銷記錄歸檔審批通過(guò)后，在《費(fèi)用報(bào)銷登記表》中記錄報(bào)銷單號(hào)、申請(qǐng)人、報(bào)銷金額、審批日期、支付狀態(tài)等信息，并將所有報(bào)銷材料（含報(bào)銷單、原始憑證、審批單）按月分類歸檔，保存期限不少于2年，以備后續(xù)查閱。四、考勤統(tǒng)計(jì)模板表單月度考勤統(tǒng)計(jì)表員工編號(hào)姓名（*）部門應(yīng)出勤天數(shù)實(shí)際出勤天數(shù)遲到次數(shù)早退次數(shù)事假天數(shù)病假天數(shù)加班時(shí)長(zhǎng)（小時(shí)）備注001*行政部2221101053月8日遲到002*銷售部2220020283月15-16日病假003*技術(shù)部2222000012周末項(xiàng)目加班五、報(bào)銷審核模板表單費(fèi)用報(bào)銷單申請(qǐng)日期申請(qǐng)人（*）部門報(bào)銷事由報(bào)銷金額（元）票據(jù)明細(xì)（張數(shù)/類型）審批人審核狀態(tài)備注2023-03-20*行政部采購(gòu)辦公用品580.005/超市購(gòu)物發(fā)票張三（初審）已通過(guò)附清單2023-03-22*銷售部差旅費(fèi)（北京）2,350.008/火車票、住宿單、餐飲票李四（復(fù)審）已通過(guò)附行程單六、操作要點(diǎn)與常見問(wèn)題規(guī)避數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性優(yōu)先：考勤與報(bào)銷數(shù)據(jù)需經(jīng)二次核對(duì)，避免因人工計(jì)算錯(cuò)誤導(dǎo)致薪資偏差或財(cái)務(wù)糾紛；原始憑證需與系統(tǒng)記錄一致，杜絕“補(bǔ)錄”“修改”等操作。審批權(quán)限嚴(yán)控：嚴(yán)格按照公司制度執(zhí)行審批流程，不得越級(jí)審批或簡(jiǎn)化環(huán)節(jié)；對(duì)特殊報(bào)銷事由（如大額費(fèi)用、突發(fā)情況），需額外提交書面說(shuō)明并經(jīng)分管負(fù)責(zé)人確認(rèn)。保密與時(shí)效性：考勤與報(bào)銷信息僅限相關(guān)人員查閱，不得泄露員工個(gè)人數(shù)據(jù)；每月考勤匯總需在次月5日前完成，報(bào)銷審批需在提交后5個(gè)工作日內(nèi)反饋結(jié)果，保證薪資及費(fèi)用支付及時(shí)。異常情況處理：對(duì)考勤異常（如未打卡但實(shí)際出勤），