2026/01/08物業(yè)公司行政部

年終總結(jié)匯報(bào)人:CONTENTS目錄01

行政部工作概述02

工作成果展示03

工作問題分析04

未來工作計(jì)劃行政部工作概述01部門職能與團(tuán)隊(duì)情況核心職能定位負(fù)責(zé)物業(yè)全園區(qū)行政統(tǒng)籌，包括固定資產(chǎn)管理（全年完成300+設(shè)備臺(tái)賬更新）、會(huì)務(wù)服務(wù)（保障年度業(yè)主大會(huì)等60+場(chǎng)會(huì)議）及后勤支持。團(tuán)隊(duì)架構(gòu)配置現(xiàn)有12人團(tuán)隊(duì)，設(shè)行政主管1名、會(huì)務(wù)專員2名、后勤專員3名、采購專員2名、檔案管理員2名、實(shí)習(xí)生2名，分工明確。人員能力提升年度組織辦公軟件培訓(xùn)4場(chǎng)（覆蓋100%員工），開展應(yīng)急演練2次，團(tuán)隊(duì)獲集團(tuán)“年度高效執(zhí)行部門”稱號(hào)。年度工作整體目標(biāo)

提升后勤服務(wù)響應(yīng)效率全年實(shí)現(xiàn)維修響應(yīng)平均時(shí)長(zhǎng)≤2小時(shí)，較去年縮短30%，全年處理報(bào)修1200+次，滿意度達(dá)95%以上。

優(yōu)化行政成本管控體系推行辦公用品集中采購，年度辦公經(jīng)費(fèi)同比下降15%，成功與3家供應(yīng)商簽訂長(zhǎng)期合作協(xié)議。

完善安全管理規(guī)范組織消防演練4次、設(shè)備安全檢查12次，全年實(shí)現(xiàn)零安全事故，應(yīng)急物資儲(chǔ)備達(dá)標(biāo)率100%。工作成果展示02行政管理工作成果

辦公設(shè)備維護(hù)優(yōu)化全年完成32臺(tái)打印機(jī)、28臺(tái)電腦的定期檢修，響應(yīng)維修請(qǐng)求46次，故障處理平均耗時(shí)從2小時(shí)縮短至45分鐘。

會(huì)議服務(wù)保障升級(jí)為年度業(yè)主大會(huì)、月度管理層會(huì)議等78場(chǎng)會(huì)議提供服務(wù)，提前1小時(shí)到場(chǎng)布置，會(huì)議材料準(zhǔn)確率達(dá)100%。

固定資產(chǎn)盤點(diǎn)管理對(duì)全小區(qū)526件固定資產(chǎn)進(jìn)行標(biāo)簽化盤點(diǎn)，建立電子臺(tái)賬，資產(chǎn)賬實(shí)不符率從8%降至2%以下。后勤保障工作成果設(shè)施設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)全年完成園區(qū)32部電梯維護(hù)保養(yǎng)，故障響應(yīng)時(shí)間控制在15分鐘內(nèi)，年度故障率同比下降20%，保障業(yè)主日常出行安全。物資采購與庫存管理建立數(shù)字化庫存系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)辦公用品、清潔物資等12類物資動(dòng)態(tài)監(jiān)控，庫存周轉(zhuǎn)率提升15%，避免物資短缺或積壓。園區(qū)環(huán)境清潔服務(wù)每日對(duì)公共區(qū)域進(jìn)行3次清掃，重點(diǎn)區(qū)域每小時(shí)巡查保潔，全年處理業(yè)主清潔投訴12起，滿意度達(dá)98%。人力資源管理成果

人員招聘與配置優(yōu)化全年完成物業(yè)客服、工程維修等崗位招聘32人，新員工試用期通過率達(dá)92%，填補(bǔ)各項(xiàng)目人力缺口。

員工培訓(xùn)體系搭建組織消防演練、禮儀服務(wù)等專項(xiàng)培訓(xùn)18場(chǎng)，參訓(xùn)員工236人次，考核合格率提升至95%。

績(jī)效考核機(jī)制完善推行"季度KPI+360度評(píng)價(jià)"考核模式，優(yōu)秀員工占比從20%提升至28%，員工工作積極性顯著提高。對(duì)外溝通協(xié)作成果

社區(qū)活動(dòng)聯(lián)合舉辦聯(lián)合街道辦開展“中秋鄰里節(jié)”，組織猜燈謎、免費(fèi)體檢等活動(dòng)，吸引300余戶業(yè)主參與，獲街道辦年度“優(yōu)秀協(xié)作單位”稱號(hào)。

政府部門對(duì)接優(yōu)化全年與住建局、消防支隊(duì)等部門溝通28次，協(xié)助完成小區(qū)消防設(shè)施改造驗(yàn)收，整改效率提升40%，獲消防支隊(duì)書面表揚(yáng)。

外部服務(wù)單位協(xié)調(diào)協(xié)調(diào)保潔、綠化等外包單位處理突發(fā)問題15起，如暴雨后2小時(shí)內(nèi)完成車庫排水，業(yè)主滿意度調(diào)查顯示相關(guān)服務(wù)評(píng)分達(dá)92分。制度建設(shè)與執(zhí)行成果

行政管理制度修訂完成《辦公用品申領(lǐng)管理辦法》修訂，明確A4紙、打印機(jī)墨盒等物資申領(lǐng)流程，較去年減少15%的庫存積壓。

流程優(yōu)化落地推行“線上報(bào)修-派工-驗(yàn)收”閉環(huán)系統(tǒng)，全年處理工程報(bào)修單320件，平均響應(yīng)時(shí)間縮短至4小時(shí)。

制度培訓(xùn)考核組織3場(chǎng)制度宣講會(huì)，覆蓋行政部及各物業(yè)項(xiàng)目共85人，考核通過率達(dá)92%，確保制度執(zhí)行到位。工作問題分析03工作流程存在的問題

審批流程冗余辦公用品采購需經(jīng)部門主管、行政經(jīng)理、財(cái)務(wù)總監(jiān)三級(jí)審批，單次采購審批平均耗時(shí)48小時(shí)，曾導(dǎo)致應(yīng)急打印機(jī)墨盒延遲3天到位。

跨部門協(xié)作脫節(jié)物業(yè)維修單需經(jīng)行政部登記、工程部派工、客服部反饋，上月因流程斷點(diǎn)導(dǎo)致3號(hào)樓電梯故障報(bào)修后24小時(shí)未處理。

文檔流轉(zhuǎn)效率低合同蓋章需線下填寫申請(qǐng)單、找3個(gè)部門負(fù)責(zé)人簽字，本月一份租戶合同因簽字延誤導(dǎo)致簽約時(shí)間推遲5個(gè)工作日。團(tuán)隊(duì)協(xié)作方面的不足

跨部門溝通效率低月度物業(yè)設(shè)備檢修時(shí)，因未提前與工程部同步需求，導(dǎo)致維修工具準(zhǔn)備不足，延誤檢修進(jìn)度2天。

信息共享機(jī)制缺失前臺(tái)接待記錄的業(yè)主特殊需求未及時(shí)同步至保潔部，導(dǎo)致老年業(yè)主預(yù)約的上門保潔服務(wù)漏排。

協(xié)作流程不明確季度社區(qū)活動(dòng)籌備中，行政部與客服部職責(zé)重疊，出現(xiàn)活動(dòng)物資重復(fù)采購，造成500元預(yù)算浪費(fèi)。未來工作計(jì)劃04改進(jìn)工作的具體措施

優(yōu)化行政采購流程推行“陽光采購”平臺(tái)，參考萬科物業(yè)集中采購模式，將供應(yīng)商比價(jià)時(shí)間從3天壓縮至1天，降低15%辦公物資成本。

升級(jí)檔案管理系統(tǒng)引入電子檔案管理系統(tǒng)，如采用金蝶檔案云，實(shí)現(xiàn)合同、文件線上歸檔，調(diào)取時(shí)間從2小時(shí)縮短至5分鐘。

優(yōu)化會(huì)務(wù)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)制定《會(huì)務(wù)服務(wù)SOP手冊(cè)》，參照龍湖物業(yè)“5分鐘響應(yīng)機(jī)制”，確保會(huì)議設(shè)備調(diào)試提前1小時(shí)完成，全年零失誤。下一年度工作目標(biāo)規(guī)劃

辦公流程數(shù)字化升級(jí)引入釘釘OA系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)報(bào)修、采購流程線上化，目標(biāo)將審批時(shí)效從3天縮短至8小時(shí)，參考萬科物業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型案例。

行政成本精細(xì)化管控推行辦公用品