公司行政公文撰寫及審核規(guī)范工具一、適用范圍與典型場景本工具適用于公司內(nèi)部各類行政公文的標(biāo)準(zhǔn)化撰寫與規(guī)范化審核，覆蓋以下典型場景：內(nèi)部事務(wù)通知：如會(huì)議安排、工作部署、假期通知等；請(qǐng)示與報(bào)告：如事項(xiàng)請(qǐng)示、工作進(jìn)展匯報(bào)、專項(xiàng)報(bào)告等；對(duì)外函件：如合作邀請(qǐng)、業(yè)務(wù)溝通、事務(wù)函告等；管理制度類文件：如管理辦法、實(shí)施細(xì)則、操作規(guī)范等；事務(wù)性公文：如介紹信、證明材料、情況說明等。二、公文撰寫及審核全流程操作指引（一）發(fā)文準(zhǔn)備階段明確發(fā)文目的與依據(jù)確定公文需解決的核心問題（如“明確項(xiàng)目推進(jìn)分工”“通知會(huì)議召開”），并標(biāo)注發(fā)文依據(jù)（如“根據(jù)公司會(huì)議精神”“根據(jù)部門申請(qǐng)”）。若涉及跨部門事項(xiàng)，提前與相關(guān)部門溝通，保證內(nèi)容無爭議。確定主送與抄送范圍主送機(jī)關(guān)：指公文的主要執(zhí)行或知悉對(duì)象（如“各部門”“各項(xiàng)目部”），需頂格書寫，明確具體單位或群體。抄送機(jī)關(guān)：需知曉公文內(nèi)容但不直接執(zhí)行的對(duì)象（如“人力資源部”“財(cái)務(wù)部”），標(biāo)注于文末“抄送：”之后，用逗號(hào)分隔多個(gè)單位。（二）起草文稿階段公文結(jié)構(gòu)要素簡明扼要概括公文核心內(nèi)容，格式為“發(fā)文事由+文種”（如“關(guān)于召開年度工作總結(jié)會(huì)議的通知”“項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)請(qǐng)示”），標(biāo)題長度不超過30字，不使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)（除書名號(hào)、引號(hào)外）。開頭：說明發(fā)文背景、目的或依據(jù)（如“為保障項(xiàng)目順利推進(jìn)，根據(jù)……要求，現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知”）；主體：分條列項(xiàng)闡述具體事項(xiàng)，使用“一、”“（一）”“1.”“（1）”四級(jí)序號(hào)，每條內(nèi)容單一，邏輯清晰；結(jié)尾：提出執(zhí)行要求或規(guī)范（如“請(qǐng)各部門于月日前反饋落實(shí)情況”“特此請(qǐng)示，妥否，請(qǐng)批示”）。附件：如有支撐材料（如會(huì)議議程、預(yù)算表），在下方注明“附件：1.會(huì)議議程；2.項(xiàng)目預(yù)算表”，附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)。語言與格式規(guī)范使用書面語，避免口語化、歧義表述（如“盡快”明確為“月日前完成”，“大概”明確為“約%”）；涉及數(shù)字、日期、計(jì)量單位等統(tǒng)一規(guī)范（如日期用“2023年10月1日”，數(shù)字用阿拉伯?dāng)?shù)字“5人”“100件”）。（三）格式排版階段頁面設(shè)置：A4紙張，頁邊距上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm，頁碼位于頁腳居中，格式為“-1-”；字體與字號(hào)：二號(hào)小標(biāo)宋簡體，居中；三號(hào)仿宋GB2312，一級(jí)標(biāo)題黑體、二級(jí)標(biāo)題楷體GB2312、三級(jí)標(biāo)題仿宋GB2312加粗；機(jī)關(guān)名稱與成文日期：三號(hào)仿宋GB2312。（四）部門內(nèi)部審核階段審核人職責(zé)：由部門負(fù)責(zé)人或指定專人（*審核人）擔(dān)任，重點(diǎn)審核：內(nèi)容完整性：是否包含發(fā)文目的、具體事項(xiàng)、執(zhí)行要求等核心要素；邏輯準(zhǔn)確性：事項(xiàng)表述是否清晰，有無矛盾或遺漏；格式規(guī)范性：是否符合排版、字體、序號(hào)等格式要求。審核反饋：*審核人需在公文稿紙“審核意見”欄簽署明確意見（如“同意印發(fā)”“需補(bǔ)充材料后再次審核”），并標(biāo)注日期。（五）跨部門會(huì)簽階段（如需）涉及多個(gè)部門職責(zé)的公文，需由主辦部門依次送相關(guān)部門會(huì)簽，會(huì)簽人（*會(huì)簽人）在“會(huì)簽意見”欄簽署意見并蓋章，保證各部門無異議。（六）領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)階段根據(jù)公文重要性及公司權(quán)限，報(bào)請(qǐng)對(duì)應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)：一般事務(wù)性公文：部門負(fù)責(zé)人（*簽發(fā)人）簽發(fā)；重要事項(xiàng)公文：分管副總經(jīng)理（*簽發(fā)人）簽發(fā)；涉及公司戰(zhàn)略、重大決策的公文：總經(jīng)理（*簽發(fā)人）簽發(fā)。*簽發(fā)人需在“簽發(fā)意見”欄明確“同意”“原則同意，需修改內(nèi)容”等意見，并簽署姓名及日期。（七）編號(hào)印發(fā)階段文號(hào)登記：由行政部統(tǒng)一編發(fā)文號(hào)（如“行字〔2023〕號(hào)”），登記《公文發(fā)文登記表》，記錄文號(hào)、標(biāo)題、簽發(fā)人、印發(fā)日期、印發(fā)范圍等信息。排版校對(duì)：根據(jù)簽發(fā)意見修改后，最終排版校對(duì)，保證無誤后印制，加蓋公司公章。分發(fā)與歸檔：按主送、抄送范圍分發(fā)，原件及電子版交行政部歸檔保存。三、標(biāo)準(zhǔn)公文格式模板與審核記錄表（一）標(biāo)準(zhǔn)公文格式模板公司文件行字〔2023〕號(hào)簽發(fā)人：*簽發(fā)人關(guān)于事項(xiàng)的通知各部門：為……（目的依據(jù)），根據(jù)……（具體要求），現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知一、事項(xiàng)內(nèi)容（一）具體安排1執(zhí)行要求：……時(shí)間節(jié)點(diǎn)：……（二）具體安排2……二、工作要求（一）請(qǐng)各部門負(fù)責(zé)人高度重視，……（二）落實(shí)過程中如有問題，及時(shí)反饋至部門（聯(lián)系人：*經(jīng)辦人，電話：X）。材料清單公司（印章）2023年月日抄送：部門、部門。公司行政部2023年月印發(fā)（二）公文審核記錄表環(huán)節(jié)審核人審核意見審核日期備注部門審核*審核人內(nèi)容完整，格式規(guī)范，同意提交會(huì)簽2023–財(cái)務(wù)部會(huì)簽*會(huì)簽人補(bǔ)充經(jīng)費(fèi)預(yù)算明細(xì)（見附件），符合財(cái)務(wù)規(guī)定2023–已補(bǔ)充總經(jīng)理簽發(fā)*簽發(fā)人同意印發(fā)，請(qǐng)按通知要求抓好落實(shí)2023–文號(hào)登記*登記人文號(hào)：行字〔2023〕號(hào)，印發(fā)范圍：各部門、各項(xiàng)目部2023–四、操作關(guān)鍵點(diǎn)與常見問題規(guī)避（一）內(nèi)容完整性與準(zhǔn)確性避免漏項(xiàng)：公文需包含“標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、發(fā)文機(jī)關(guān)、成文日期”核心要素，涉及事項(xiàng)需明確“誰來做、怎么做、何時(shí)完成”；數(shù)據(jù)準(zhǔn)確：涉及數(shù)據(jù)、日期、金額等內(nèi)容需反復(fù)核對(duì)，避免筆誤（如“2023年”誤寫為“2022年”，“5萬元”誤寫為“50萬元”）。（二）邏輯層次清晰分條列項(xiàng)需遵循“同一層級(jí)內(nèi)容性質(zhì)一致”原則，避免“1.會(huì)議時(shí)間；2.參會(huì)人員；3.注意事項(xiàng)按時(shí)提交”等邏輯混亂表述。（三）流程合規(guī)性嚴(yán)格按“起草→部門審核→會(huì)簽（如需）→領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)→編號(hào)印發(fā)”流程操作，不得跳過審核環(huán)節(jié)直接簽發(fā)；涉密公文需按公司保密管理規(guī)定單獨(dú)標(biāo)注密級(jí)，嚴(yán)格控制知悉范圍。（四）版本控制公文修改需標(biāo)注版本號(hào)（如“V1.1”“V2.0”），避免最終印發(fā)版本與簽發(fā)版本不一致；多人協(xié)作起草時(shí)，使用“修訂模式”標(biāo)注修改