合同管理全流程模板風(fēng)險控制強(qiáng)化版一、適用業(yè)務(wù)范圍二、全流程操作指引（一）合同準(zhǔn)備階段：需求識別與前置審查操作步驟：需求提出與立項：業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求填寫《合同立項申請表》，明確合同目的、標(biāo)的、預(yù)算、合作方初步意向等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后啟動合同準(zhǔn)備流程。合作方資質(zhì)篩查：通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”“信用中國”等公開渠道查詢合作方主體資格（營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營范圍、資質(zhì)證書等），重點核查合作方是否為合法存續(xù)企業(yè)、有無經(jīng)營異常或失信記錄。涉及特殊行業(yè)（如建筑、醫(yī)療）的，需驗證其行業(yè)許可證件有效性。盡職調(diào)查（高風(fēng)險合同適用）：對合同金額較大（如超過50萬元）、合作周期較長（如超過1年）或涉及核心業(yè)務(wù)的合作方，開展盡職調(diào)查，內(nèi)容包括財務(wù)狀況（資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表）、履約能力（過往項目案例、客戶評價）、涉訴情況等，形成《合作方盡職調(diào)查報告》。風(fēng)險控制點：需求描述模糊可能導(dǎo)致合同條款與實際業(yè)務(wù)不符，需明確標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等核心要素；合作方資質(zhì)造假或超越經(jīng)營范圍可能導(dǎo)致合同無效，需留存資質(zhì)核查記錄；盡職調(diào)查缺失可能引發(fā)履約風(fēng)險，高風(fēng)險合同必須執(zhí)行調(diào)查流程。（二）合同談判與起草階段：條款明確與風(fēng)險預(yù)判操作步驟：談判方案制定：業(yè)務(wù)部門聯(lián)合法務(wù)、財務(wù)制定談判方案，明確談判底線（如價格浮動范圍、付款節(jié)點、違約責(zé)任核心條款）、談判分工及應(yīng)急預(yù)案。條款起草：根據(jù)談判結(jié)果，使用企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)合同模板（無模板時參考行業(yè)范本）起草合同，核心條款包括：主體信息：雙方全稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人、地址、聯(lián)系方式（禁止填寫個人隱私信息，僅保留企業(yè)公開聯(lián)系方式）；標(biāo)的與質(zhì)量：標(biāo)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（需引用國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或具體參數(shù)）；價款與支付：金額、計價方式、支付條件（如“驗收合格后30日內(nèi)支付”）、賬戶信息（需與合同主體一致）；履行期限與方式：交付/服務(wù)時間、地點、運輸方式、驗收流程；違約責(zé)任：明確違約情形（如逾期交貨、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)）及違約金計算方式（建議不超過實際損失的30%）、爭議解決方式（優(yōu)先約定企業(yè)所在地法院管轄）。內(nèi)部評審：業(yè)務(wù)部門確認(rèn)條款與業(yè)務(wù)一致，財務(wù)部門審核支付條款與財務(wù)制度匹配，法務(wù)部門審核法律風(fēng)險，形成《合同評審記錄表》并三方簽字確認(rèn)。風(fēng)險控制點：模糊條款（如“合理期限”“按市場價”）可能引發(fā)爭議，需量化或明確定義；違約責(zé)任不對等（如僅約束一方）可能導(dǎo)致顯失公平，需平衡雙方權(quán)利義務(wù)；爭議解決方式約定不明（如既約定仲裁又約定訴訟）可能導(dǎo)致條款無效，需明確單一管轄方式。（三）合同審核階段：多維度合規(guī)把關(guān)操作步驟：法務(wù)審核：重點審核合同主體合法性、條款完備性（是否遺漏必備條款）、法律效力（如是否存在《民法典》規(guī)定的無效情形）、風(fēng)險點（如格式條款是否提示說明）。財務(wù)審核：審核價款計算準(zhǔn)確性、支付方式與企業(yè)資金管理制度是否沖突、發(fā)票開具要求（如“價稅分離”條款）、稅務(wù)風(fēng)險（如是否涉及增值稅特殊處理）。業(yè)務(wù)部門復(fù)審：確認(rèn)合同內(nèi)容與談判結(jié)果一致，履約條件是否具備（如采購合同需確認(rèn)庫存、生產(chǎn)周期）。最終審批：根據(jù)合同金額分級審批（如10萬元以下由部門負(fù)責(zé)人審批，10-50萬元由分管副總審批，50萬元以上由總經(jīng)理審批），審批通過后形成《合同審批表》。風(fēng)險控制點：審核流程缺失可能導(dǎo)致風(fēng)險未被識別，需保證法務(wù)、財務(wù)、業(yè)務(wù)三方共同參與；越權(quán)審批可能導(dǎo)致合同效力瑕疵，需嚴(yán)格執(zhí)行分級審批權(quán)限；審核意見未落實可能導(dǎo)致風(fēng)險遺留，需在終稿中明確修改痕跡并留存記錄。（四）合同簽署階段：形式合規(guī)與用印管理操作步驟：文本核對：簽署前核對合同文本是否與審批版本一致，頁碼是否連續(xù)，有無修改（修改處需雙方蓋章或簽字確認(rèn)）。簽署授權(quán)：確認(rèn)簽署人是否具備合法授權(quán)（如法定代表人簽署需提供營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件，授權(quán)代理人簽署需提供《授權(quán)委托書》及代理人證件號碼復(fù)印件，授權(quán)范圍需明確）。用印管理：在合同指定位置（如落款處、騎縫處）加蓋企業(yè)公章或合同專用章，嚴(yán)格執(zhí)行“用印審批登記”制度，記錄用印日期、用印人、合同編號、份數(shù)等信息。文本分發(fā)：簽署后按份數(shù)（如正本1份、副本2份）分發(fā)，正本由法務(wù)部門存檔，副本交業(yè)務(wù)、財務(wù)部門執(zhí)行，合作方提供收據(jù)確認(rèn)收到份數(shù)。風(fēng)險控制點：簽署主體不適格（如超越授權(quán)范圍簽署）可能導(dǎo)致合同無效，需核查授權(quán)文件；用印不規(guī)范（如未騎縫章、用印位置錯誤）可能導(dǎo)致合同篡改或撕毀爭議，需保證騎縫章覆蓋合同連接處；合同文本分發(fā)未登記可能導(dǎo)致遺失或失控，需建立《合同分發(fā)臺賬》。（五）合同履行階段：動態(tài)監(jiān)控與異常處理操作步驟：履行交底：業(yè)務(wù)部門向執(zhí)行團(tuán)隊（如采購員、項目經(jīng)理）明確合同關(guān)鍵條款（交付時間、驗收標(biāo)準(zhǔn)、付款節(jié)點），簽訂《合同履行責(zé)任書》。進(jìn)度跟蹤：建立《合同履行跟蹤表》，記錄履行進(jìn)展（如生產(chǎn)進(jìn)度、物流信息）、對方履約情況（如是否按時交付、質(zhì)量是否達(dá)標(biāo)），定期（如每周/每月）向法務(wù)、財務(wù)部門同步。驗收與確認(rèn)：按照合同約定組織驗收（如貨物驗收需核對數(shù)量、質(zhì)量并簽署《驗收確認(rèn)單》；服務(wù)驗收需出具《驗收報告》），驗收不合格的及時書面通知對方整改并保留證據(jù)。付款管理：財務(wù)部門根據(jù)驗收確認(rèn)文件及合同約定支付款項，支付前審核發(fā)票真實性、合規(guī)性，避免超付或早付。風(fēng)險控制點：履行過程未跟蹤可能導(dǎo)致違約未及時發(fā)覺，需建立定期匯報機(jī)制；驗收流程不規(guī)范（如無書面記錄）可能導(dǎo)致質(zhì)量爭議，需保留驗收憑證；付款審核不嚴(yán)可能導(dǎo)致資金損失，需保證“驗收-付款”閉環(huán)。（六）合同變更與終止階段：程序合規(guī)與風(fēng)險隔離操作步驟：變更申請：因市場變化、需求調(diào)整等原因需變更合同時由業(yè)務(wù)部門提交《合同變更申請表》，說明變更原因、內(nèi)容及影響，附雙方協(xié)商一致的書面材料。變更審批：參照原合同審批流程執(zhí)行變更審批，重大變更（如金額增減超20%、期限延長超3個月）需重新履行法務(wù)、財務(wù)審核。變更簽署：審批通過后簽訂《合同變更協(xié)議》，明確變更內(nèi)容（如原條款“支付30%預(yù)付款”變更為“支付20%預(yù)付款”），作為原合同附件具有同等法律效力。終止處理：合同到期或因一方違約、不可抗力終止時，業(yè)務(wù)部門書面通知對方，清理債權(quán)債務(wù)（如未履行完畢的貨物退回、未付款項結(jié)算），簽署《合同終止確認(rèn)書》。風(fēng)險控制點：變更未履行書面程序可能導(dǎo)致變更無效，需簽訂書面變更協(xié)議；終止時未清理債權(quán)債務(wù)可能引發(fā)后續(xù)糾紛，需明確債權(quán)債務(wù)處理方案。（七）合同歸檔階段：完整保存與高效檢索操作步驟：資料整理：將合同文本、審批表、評審記錄、變更協(xié)議、驗收確認(rèn)單、付款憑證等資料按“一合同一檔”原則整理，標(biāo)注合同編號、名稱、簽訂日期。電子化歸檔：將紙質(zhì)資料掃描存入企業(yè)合同管理系統(tǒng)，錄入關(guān)鍵字段（如合同類型、對方主體、履行狀態(tài)），支持按條件檢索。保管期限：根據(jù)檔案管理規(guī)定明保證管期限（如普通合同保管10年，重大合同保管20年以上），到期前經(jīng)審批后銷毀，銷毀時需記錄銷毀清單并由監(jiān)銷人簽字。風(fēng)險控制點：資料不完整可能導(dǎo)致履約證據(jù)缺失，需保證合同全流程資料齊全；電子檔案未加密可能導(dǎo)致信息泄露，需設(shè)置訪問權(quán)限及備份機(jī)制。三、關(guān)鍵環(huán)節(jié)模板表單表1：合同立項申請表合同編號項目名稱需求部門合作方名稱（擬）合同標(biāo)的預(yù)算金額履行期限立理由附件清單部門負(fù)責(zé)人意見表2：合同評審記錄表合同名稱合同編號評審環(huán)節(jié)評審部門評審意見修改情況評審人日期法務(wù)審核法務(wù)部財務(wù)審核財務(wù)部業(yè)務(wù)復(fù)審業(yè)務(wù)部表3：合同履行跟蹤表合同編號履行階段計劃時間實際時間履行內(nèi)容責(zé)任人對方履約情況異常記錄處理措施交付驗收表4：合同變更申請表合同編號原合同主要條款變更原因變更后條款對合同影響分析審批意見雙方確認(rèn)方式四、風(fēng)險控制核心要點合規(guī)性優(yōu)先：嚴(yán)格遵守《民法典》《公司法》等法律法規(guī)，禁止簽訂“陰陽合同”“虛假合同”，保證合同內(nèi)容合法、形式合規(guī)。流程剛性執(zhí)行：嚴(yán)禁跳過審批環(huán)節(jié)、簡化審核流程，重大合同需引入外部法律顧問參與評審，