行業(yè)通用采購(gòu)需求規(guī)格書(shū)撰寫(xiě)指南一、適用范圍與應(yīng)用場(chǎng)景本指南適用于各類(lèi)企業(yè)、事業(yè)單位及公共機(jī)構(gòu)在開(kāi)展采購(gòu)活動(dòng)時(shí)，對(duì)采購(gòu)需求進(jìn)行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化描述的場(chǎng)景。具體包括但不限于：企業(yè)生產(chǎn)性原材料、設(shè)備、辦公用品等物資采購(gòu)；信息技術(shù)服務(wù)、咨詢服務(wù)、運(yùn)維服務(wù)等服務(wù)類(lèi)采購(gòu)；工程建設(shè)項(xiàng)目中的設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等采購(gòu)；采購(gòu)、國(guó)企采購(gòu)等合規(guī)性要求較高的采購(gòu)項(xiàng)目。無(wú)論采購(gòu)規(guī)模大小、金額高低，規(guī)范的采購(gòu)需求規(guī)格書(shū)均是保障采購(gòu)效率、控制采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)、明確買(mǎi)賣(mài)雙方權(quán)責(zé)的核心依據(jù)。二、采購(gòu)需求規(guī)格書(shū)撰寫(xiě)全流程（一）前期準(zhǔn)備：明確采購(gòu)目標(biāo)與邊界需求發(fā)起與對(duì)接由采購(gòu)需求部門(mén)（如生產(chǎn)部、行政部、項(xiàng)目部）填寫(xiě)《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》，明確采購(gòu)目的（如“替換老化設(shè)備以提升生產(chǎn)效率”“補(bǔ)充辦公耗材以滿足日常辦公”）、采購(gòu)標(biāo)的名稱(chēng)、預(yù)估數(shù)量、預(yù)算金額及期望交付時(shí)間。采購(gòu)部門(mén)與需求部門(mén)召開(kāi)需求對(duì)接會(huì)，核實(shí)采購(gòu)必要性與可行性，確認(rèn)采購(gòu)范圍是否清晰（如“是否包含安裝調(diào)試”“售后服務(wù)的具體期限”等）。市場(chǎng)調(diào)研與合規(guī)性確認(rèn)針對(duì)采購(gòu)標(biāo)的開(kāi)展初步市場(chǎng)調(diào)研，知曉主流技術(shù)參數(shù)、價(jià)格區(qū)間、供應(yīng)商資質(zhì)要求等，避免需求制定脫離市場(chǎng)實(shí)際。確認(rèn)采購(gòu)項(xiàng)目是否符合國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范及單位內(nèi)部采購(gòu)制度（如“是否必須公開(kāi)招標(biāo)”“是否需要節(jié)能認(rèn)證”“是否涉及進(jìn)口產(chǎn)品審批”等）。（二）核心內(nèi)容編制：需求要素結(jié)構(gòu)化呈現(xiàn)采購(gòu)需求規(guī)格書(shū)需涵蓋“基本信息+需求細(xì)節(jié)+商務(wù)條款+交付驗(yàn)收”四大核心模塊，具體撰寫(xiě)步驟基本信息模塊：明確采購(gòu)項(xiàng)目概要項(xiàng)目名稱(chēng)：簡(jiǎn)潔反映采購(gòu)標(biāo)的及用途，如“公司2024年度生產(chǎn)用A型鋼材采購(gòu)項(xiàng)目”。采購(gòu)單位：需求發(fā)起部門(mén)及所屬單位全稱(chēng)。聯(lián)系人及方式：需求部門(mén)對(duì)接人（如經(jīng)理）、采購(gòu)部門(mén)對(duì)接人（如專(zhuān)員），保證信息準(zhǔn)確。項(xiàng)目背景與采購(gòu)目的：簡(jiǎn)要說(shuō)明采購(gòu)原因（如“新生產(chǎn)線投產(chǎn)需配套設(shè)備”“現(xiàn)有設(shè)備故障無(wú)法修復(fù)”）及預(yù)期目標(biāo)（如“產(chǎn)能提升20%”“降低運(yùn)維成本15%”）。預(yù)算金額：明確最高限價(jià)（含稅/不含稅），超過(guò)預(yù)算需履行審批流程。采購(gòu)標(biāo)的詳細(xì)描述：界定需求核心內(nèi)容標(biāo)的名稱(chēng)與規(guī)格型號(hào)：需具體到品牌（可選）、型號(hào)、系列（如“聯(lián)想ThinkPadX1Carbon筆記本，型號(hào)2023款，i7處理器，16GB內(nèi)存，512GB固態(tài)硬盤(pán)”），避免使用“類(lèi)似品牌”“高端配置”等模糊表述。標(biāo)的數(shù)量與計(jì)量單位：明確采購(gòu)數(shù)量（如“100臺(tái)”“1年服務(wù)期”）、計(jì)量單位（臺(tái)/套/噸/人次等），若數(shù)量存在浮動(dòng)需說(shuō)明范圍及計(jì)價(jià)規(guī)則（如“數(shù)量90-110臺(tái)，單價(jià)固定，按實(shí)際交付結(jié)算”）。標(biāo)的用途與使用場(chǎng)景：說(shuō)明采購(gòu)標(biāo)的的具體應(yīng)用場(chǎng)景（如“用于車(chē)間-10℃環(huán)境下的物料存儲(chǔ)”“面向企業(yè)內(nèi)部員工提供年度體檢服務(wù)”），幫助供應(yīng)商理解需求本質(zhì)。技術(shù)參數(shù)要求：設(shè)定可量化、可驗(yàn)證的指標(biāo)核心參數(shù)（必須滿足項(xiàng)）：列出影響標(biāo)的功能、質(zhì)量、安全的關(guān)鍵指標(biāo)，需明確數(shù)值及允許偏差范圍（如“電源輸入：AC220V±10%，50Hz±1Hz”“工作溫度：-20℃~60℃”），避免“功能穩(wěn)定”“質(zhì)量?jī)?yōu)良”等主觀描述。一般參數(shù)（優(yōu)先滿足項(xiàng)）：對(duì)非核心但重要的指標(biāo)（如外觀尺寸、材質(zhì)、環(huán)保等級(jí)等）提出要求，可作為供應(yīng)商評(píng)分依據(jù)。標(biāo)準(zhǔn)與認(rèn)證要求：明確需遵循的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)（如“GB/T19001-2016質(zhì)量管理體系認(rèn)證”“ISO14001環(huán)境管理體系認(rèn)證”）或特定認(rèn)證（如“3C認(rèn)證”“節(jié)能產(chǎn)品認(rèn)證”）。商務(wù)條款要求：明確權(quán)責(zé)與交易規(guī)則報(bào)價(jià)要求：說(shuō)明報(bào)價(jià)是否含稅（增值稅率）、是否包含運(yùn)費(fèi)、安裝費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)等一切相關(guān)費(fèi)用，報(bào)價(jià)格式（如“需提供分項(xiàng)報(bào)價(jià)清單”）。交付要求：明確交付時(shí)間（如“合同簽訂后15個(gè)工作日內(nèi)交付”）、交付地點(diǎn)（如“采購(gòu)單位指定倉(cāng)庫(kù)，卸貨由供應(yīng)商負(fù)責(zé)”）、運(yùn)輸方式及風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移節(jié)點(diǎn)（如“貨物交付并簽收后風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移至采購(gòu)單位”）。付款方式：約定支付節(jié)點(diǎn)及比例（如“合同簽訂后支付30%預(yù)付款，交付驗(yàn)收合格后支付65%，質(zhì)保期滿后支付5%質(zhì)保金”），質(zhì)保期時(shí)長(zhǎng)（如“設(shè)備質(zhì)保1年，軟件質(zhì)保2年”）。驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)與方法：依據(jù)技術(shù)參數(shù)及行業(yè)規(guī)范制定可操作的驗(yàn)收流程（如“到貨檢驗(yàn)：核對(duì)數(shù)量、外觀、隨機(jī)文件；功能測(cè)試：按GB/T標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行負(fù)載測(cè)試，連續(xù)運(yùn)行72小時(shí)無(wú)故障”）。售后服務(wù)：明確服務(wù)響應(yīng)時(shí)間（如“故障響應(yīng)2小時(shí)內(nèi)，現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)24小時(shí)內(nèi)到達(dá)”）、服務(wù)內(nèi)容（如“免費(fèi)提供7*24小時(shí)電話支持，年度2次巡檢”）、備件供應(yīng)保障等。其他特殊要求如需供應(yīng)商提供資質(zhì)文件（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)業(yè)績(jī)合同）、培訓(xùn)服務(wù)（如操作人員培訓(xùn)不少于4課時(shí)）、知識(shí)產(chǎn)權(quán)聲明（如“軟件需為正版，不得侵犯第三方權(quán)利”）等，需在此部分單獨(dú)列出。（三）評(píng)審與修訂：保證需求合規(guī)性與可執(zhí)行性內(nèi)部評(píng)審采購(gòu)需求規(guī)格書(shū)編制完成后，需組織需求部門(mén)、技術(shù)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、法務(wù)部門(mén)（或合規(guī)部門(mén)）聯(lián)合評(píng)審，重點(diǎn)核查：需求是否完整無(wú)遺漏，技術(shù)參數(shù)是否科學(xué)合理；預(yù)算金額與市場(chǎng)行情是否匹配，是否存在超預(yù)算風(fēng)險(xiǎn)；條款是否符合法律法規(guī)及單位制度，是否存在排他性、歧視性條款。修訂與定稿根據(jù)評(píng)審意見(jiàn)修改完善需求規(guī)格書(shū)，經(jīng)需求部門(mén)負(fù)責(zé)人、采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批簽字后，作為采購(gòu)文件的組成部分發(fā)布。三、采購(gòu)需求規(guī)格書(shū)模板框架模塊條目填寫(xiě)說(shuō)明基本信息項(xiàng)目名稱(chēng)例：公司2024年辦公自動(dòng)化系統(tǒng)升級(jí)采購(gòu)項(xiàng)目采購(gòu)單位公司行政部聯(lián)系人及方式需求人：經(jīng)理（電話：X-X）；采購(gòu)人：專(zhuān)員（電話：X-X）項(xiàng)目背景與采購(gòu)目的為提升辦公效率，替換現(xiàn)有outdated辦公軟件，需采購(gòu)一套支持移動(dòng)端、具備云存儲(chǔ)功能的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。預(yù)算金額最高限價(jià)50萬(wàn)元（含稅）標(biāo)的詳細(xì)描述標(biāo)的名稱(chēng)與規(guī)格型號(hào)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，需包含OA審批、文檔管理、日程管理、即時(shí)通訊模塊，支持Windows、macOS、iOS、Android系統(tǒng)。標(biāo)的數(shù)量與計(jì)量單位1套（含服務(wù)器部署及100用戶授權(quán)）標(biāo)的用途與使用場(chǎng)景全公司員工日常辦公使用，支持遠(yuǎn)程辦公，需與現(xiàn)有HR系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接。技術(shù)參數(shù)要求核心參數(shù)（必須滿足項(xiàng)）1.系統(tǒng)并發(fā)用戶數(shù)≥500；2.數(shù)據(jù)存儲(chǔ)支持本地+云端雙備份，容量≥10TB；3.移動(dòng)端APP支持離線操作，自動(dòng)同步數(shù)據(jù)。一般參數(shù)（優(yōu)先滿足項(xiàng)）1.界面支持中英文切換；2.提供開(kāi)放API接口，支持第三方系統(tǒng)集成；3.支持WindowsServer2019及以上操作系統(tǒng)。標(biāo)準(zhǔn)與認(rèn)證要求需通過(guò)ISO27001信息安全管理體系認(rèn)證，軟件著作權(quán)證明齊全。商務(wù)條款要求報(bào)價(jià)要求報(bào)價(jià)含稅（稅率6%）、包含服務(wù)器部署、數(shù)據(jù)遷移、用戶培訓(xùn)及1年免費(fèi)維保費(fèi)用。交付要求合同簽訂后30個(gè)工作日內(nèi)完成系統(tǒng)部署上線，交付地點(diǎn)為采購(gòu)單位機(jī)房。付款方式簽訂合同支付30%預(yù)付款，系統(tǒng)上線驗(yàn)收合格后支付65%，質(zhì)保期滿后支付5%質(zhì)保金。驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)按《GB/T25000.51-2016系統(tǒng)與軟件工程系統(tǒng)與軟件質(zhì)量要求和評(píng)價(jià)》及附件技術(shù)規(guī)格書(shū)驗(yàn)收。售后服務(wù)7*24小時(shí)故障響應(yīng)，4小時(shí)內(nèi)提供解決方案，重大故障24小時(shí)內(nèi)現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)，質(zhì)保期內(nèi)免費(fèi)提供升級(jí)服務(wù)。其他特殊要求資質(zhì)文件需提供營(yíng)業(yè)執(zhí)照、軟件著作權(quán)證書(shū)、ISO27001認(rèn)證證書(shū)、近3年類(lèi)似項(xiàng)目業(yè)績(jī)合同（不少于3份）。培訓(xùn)要求提供2次集中培訓(xùn)（每次不少于8課時(shí)），覆蓋管理員及普通用戶，提供操作手冊(cè)及視頻教程。四、撰寫(xiě)過(guò)程中的關(guān)鍵要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避需求描述：避免模糊化與歧義禁止使用“優(yōu)質(zhì)”“高端”“類(lèi)似”等主觀詞匯，技術(shù)參數(shù)需量化（如“打印速度≥20頁(yè)/分鐘”而非“打印速度快”）；若允許供應(yīng)商提供替代方案，需明確替代方案的等效性判定標(biāo)準(zhǔn)（如“功能參數(shù)不低于核心參數(shù)的105%”）。參數(shù)設(shè)置：防止排他性與歧視性技術(shù)參數(shù)應(yīng)基于項(xiàng)目實(shí)際需求設(shè)定，避免僅為特定供應(yīng)商“量身定制”（如“必須使用品牌芯片”，除非該芯片為不可替代的核心部件）；若涉及專(zhuān)利、專(zhuān)有技術(shù)，需提供合法使用證明，避免侵犯第三方權(quán)益。合規(guī)性：保證符合法律法規(guī)與制度采購(gòu)需求不得違反《采購(gòu)法》《招標(biāo)投標(biāo)法》等法律法規(guī)，如“化整為零規(guī)避招標(biāo)”“設(shè)置不合理門(mén)檻”等；單位內(nèi)部有采購(gòu)管理制度的，需同步遵循（如“單一來(lái)源采購(gòu)的適用情形”“競(jìng)爭(zhēng)性談判的最低要求”）。預(yù)算匹配：防止需求與預(yù)算脫節(jié)市場(chǎng)調(diào)研階段需核實(shí)預(yù)算金額的合理性，若預(yù)算顯著低于市場(chǎng)價(jià)，可能導(dǎo)致流標(biāo)或采購(gòu)到劣質(zhì)產(chǎn)品；預(yù)算中應(yīng)充分考慮隱性成本（如運(yùn)輸費(fèi)、安裝費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)、后期維保費(fèi)等