銷售合同審批流程化處理手冊一、適用情境與范圍本手冊適用于公司所有銷售合同的審批流程管理，涵蓋新簽合同、合同續(xù)簽、合同條款變更（如標的物、金額、履行期限等調(diào)整）等場景。無論是常規(guī)產(chǎn)品銷售還是定制化服務(wù)合同，均需遵循本流程保證審批規(guī)范、權(quán)責(zé)清晰，防范合同風(fēng)險，保障公司合法權(quán)益。二、全流程操作指引（一）合同發(fā)起與材料準備發(fā)起主體：由銷售部門合同經(jīng)辦人（一般為銷售經(jīng)理某或客戶經(jīng)理某）發(fā)起流程。準備材料清單：《銷售合同（草案）》（需明確雙方主體信息、合同標的、數(shù)量/規(guī)格、單價/總價、履行期限、付款方式、違約責(zé)任、爭議解決方式等核心條款）；客方主體資質(zhì)材料（營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、法定代表人證件號碼明，若客戶為特殊行業(yè)需提供相關(guān)許可證，如食品經(jīng)營許可證等）；與合同相關(guān)的業(yè)務(wù)背景說明（如客戶需求確認函、報價單、技術(shù)協(xié)議附件等，保證合同內(nèi)容與業(yè)務(wù)實際一致）；合同審批流程表（需提前填寫發(fā)起人、合同基本信息，供后續(xù)各環(huán)節(jié)審批人填寫意見）。材料要求：所有材料需為正式掃描件（PDF格式）或電子文檔，內(nèi)容清晰、完整，關(guān)鍵信息（如公章、簽字日期）不得模糊。（二）部門初審：銷售部門內(nèi)部審核審核主體：銷售部門負責(zé)人某（或指定授權(quán)人）。審核內(nèi)容：合同主體信息：客戶名稱、統(tǒng)一社會信用代碼等與資質(zhì)材料是否一致，避免與“皮包公司”或無履約能力主體簽約；業(yè)務(wù)條款邏輯：數(shù)量、單價、總價計算是否準確，交付周期與客戶需求是否匹配，特殊要求（如定制化功能、交付地點）是否明確；客戶資信評估：結(jié)合歷史合作記錄、客戶付款情況，評估回款風(fēng)險（如新客戶需核查征信報告，大額合同需提供客戶近期財務(wù)報表）；合規(guī)性初檢：是否存在“霸王條款”或明顯對公司不利的約定（如違約責(zé)任不對等、爭議管轄地不利于公司）。輸出結(jié)果：審核通過：在合同審批流程表“部門初審意見”欄簽字確認，流轉(zhuǎn)至下一環(huán)節(jié)（法務(wù)審核）；審核不通過：退回經(jīng)辦人修改，注明修改意見（如“客戶資質(zhì)需補充2023年度審計報告”“違約責(zé)任條款需增加‘逾期付款按日萬分之五計算’”），修改后重新發(fā)起。（三）專業(yè)審核：法務(wù)與財務(wù)部門協(xié)同審核1.法務(wù)部門審核審核主體：公司法務(wù)專員某或外聘法律顧問。審核重點：合同合法性：條款是否符合《民法典》《公司法》等法律法規(guī)，是否存在無效或可撤銷情形（如違反強制性規(guī)定、惡意串通損害公司利益）；條款完整性：是否覆蓋核心要素（標的、質(zhì)量、履行方式、違約責(zé)任、爭議解決等），避免遺漏關(guān)鍵約定（如知識產(chǎn)權(quán)歸屬、保密義務(wù)）；風(fēng)險點排查：對“不可抗力”“合同解除權(quán)”“通知送達方式”等模糊條款進行明確，減少爭議隱患；文本規(guī)范性：合同編號是否唯一，排版是否清晰，無涂改（若有修改需雙方加蓋騎縫章）。輸出結(jié)果：在合同審批流程表“法務(wù)審核意見”欄填寫“同意”“附條件同意”（需注明條件，如“增加‘爭議提交仲裁’條款”）或“不同意并退回”，說明法律依據(jù)及修改建議。2.財務(wù)部門審核審核主體：財務(wù)主管某或應(yīng)收賬款專員。審核重點：價格政策：合同價格是否符合公司定價體系（如折扣權(quán)限是否越級、促銷活動是否審批）；付款方式：分期付款的節(jié)點是否合理（如預(yù)付款比例不低于30%，尾款在驗收后30日內(nèi)支付），避免“先貨后款”且無擔(dān)保的大額合同；稅務(wù)合規(guī)：發(fā)票類型（如增值稅專用發(fā)票）、開票時間、稅率約定是否準確，避免稅務(wù)風(fēng)險；財務(wù)指標：合同金額是否超出客戶信用額度，大額合同是否需評估客戶償債能力。輸出結(jié)果：在合同審批流程表“財務(wù)審核意見”欄簽字確認，對財務(wù)風(fēng)險點（如“客戶當(dāng)前信用額度不足，需追加擔(dān)保”）明確標注。（四）分級審批：按權(quán)限確定最終審批人根據(jù)合同金額及重要性，實行分級審批制度，具體權(quán)限合同類型金額范圍審批人常規(guī)銷售合同10萬元（含）以下銷售部門負責(zé)人某常規(guī)銷售合同10萬-50萬元（含）分管銷售副總某常規(guī)銷售合同50萬元以上總經(jīng)理某定制化/特殊合同任何金額總經(jīng)理某（若金額超100萬，需提交董事會審議）審批要點：審批人需綜合前面各環(huán)節(jié)審核意見，重點關(guān)注合同風(fēng)險與收益匹配度（如高風(fēng)險合同需增加風(fēng)控措施）；對“附條件同意”的合同，需確認修改條件是否落實，未落實的不得審批；審批時限：原則上收到完整材料后2個工作日內(nèi)完成，緊急合同可縮短至1個工作日，需在審批表備注“急件”。（五）用印與簽署用印申請：審批通過后，由經(jīng)辦人持《合同審批流程表》（各環(huán)節(jié)均已簽字）、合同最終文本、客戶方合同文本（若有）至行政部申請加蓋合同專用章。用印檢查：行政專員某需核對審批流程是否完整、合同文本與審批版本是否一致、用印文件份數(shù)是否符合要求（一般為正本2份，雙方各執(zhí)1份；副本若干份，財務(wù)、銷售、法務(wù)各存1份）。簽署規(guī)范：公司方：由法定代表人或授權(quán)代表簽字（需提供《授權(quán)委托書》），簽字需清晰、不易模仿，不得代簽；客戶方：需與合同主體一致，由法定代表人或授權(quán)簽字人簽字并加蓋公章（公章需清晰，與營業(yè)執(zhí)照名稱一致），若為個人客戶，需簽字按手印并提供證件號碼復(fù)印件。（六）合同歸檔與執(zhí)行跟蹤歸檔責(zé)任：合同簽署后3個工作日內(nèi)，由銷售經(jīng)辦人將以下材料提交檔案管理員某歸檔：合同正本（雙方已簽字蓋章）；《合同審批流程表》（原件）；客戶資質(zhì)材料、業(yè)務(wù)背景說明等附件；《合同執(zhí)行跟蹤表》（用于后續(xù)履行記錄，如交付時間、驗收情況、回款進度）。歸檔要求：電子檔存儲于公司指定合同管理系統(tǒng)（按“年份-客戶名稱-合同編號”規(guī)則命名），紙質(zhì)檔裝入檔案袋，標注“銷售合同-客戶名稱-合同編號”，存放于檔案室專用柜。執(zhí)行跟蹤：銷售部門按《合同執(zhí)行跟蹤表》定期跟進合同履行情況，如遇逾期交付、客戶拒付等異常，需及時上報部門負責(zé)人及法務(wù)部，啟動風(fēng)險應(yīng)對機制。三、常用模板工具（一）銷售合同審批流程表流程節(jié)點責(zé)任部門/人操作內(nèi)容完成時限意見/簽字合同發(fā)起銷售經(jīng)辦人某提交合同草案及相關(guān)材料-部門初審銷售部門負責(zé)人某審核業(yè)務(wù)條款與客戶資信1個工作日法務(wù)審核法務(wù)專員某審核合法性與條款完整性2個工作日財務(wù)審核財務(wù)主管某審核付款方式與財務(wù)風(fēng)險2個工作日分級審批審批人（按權(quán)限）最終審批按權(quán)限用印申請行政專員某核查材料并加蓋合同章1個工作日歸檔檔案管理員某整理合同文本及相關(guān)材料3個工作日（二）合同信息登記表合同編號合同名稱客戶名稱統(tǒng)一社會信用代碼合同金額（元）簽署日期履行期限銷售經(jīng)辦人存檔位置（電子/紙質(zhì)）XS2024001產(chǎn)品銷售合同A科技有限公司91110108150,0002024-03-152024-04-15至2024-07-15某電子檔/檔案室-01柜（三）合同審核意見表審核環(huán)節(jié)審核部門審核人審核意見修改要求（如有）簽字日期部門初審銷售部某客戶資信良好，業(yè)務(wù)條款邏輯清晰，同意提交法務(wù)審核。無某2024-03-10法務(wù)審核法務(wù)部某第5.4條“爭議解決方式”未明確管轄地，建議修改為“提交公司所在地人民法院訴訟”。增加“爭議由公司所在地人民法院管轄”條款某2024-03-12財務(wù)審核財務(wù)部某付款方式約定“驗收后60日內(nèi)付清尾款”，符合公司信用政策，無異議。無某2024-03-13四、關(guān)鍵風(fēng)險提示與操作規(guī)范（一）材料完整性風(fēng)險禁止“先簽后批”：合同未完成審批流程前，不得與客戶簽署或蓋章，避免無效合同風(fēng)險；必須核查客戶資質(zhì)：對新客戶或合作超1年的客戶，需重新核驗營業(yè)執(zhí)照（保證在有效期內(nèi)），避免與吊銷、注銷主體簽約；附件不可缺失：技術(shù)協(xié)議、報價單等附件是合同的組成部分，需與主合同一并審批歸檔。（二）審核時限風(fēng)險嚴格按流程節(jié)點時限處理：各環(huán)節(jié)審核人需在規(guī)定時限內(nèi)完成，非緊急情況不得拖延；若需延長審核時間，需提前通知發(fā)起人并說明原因；緊急合同處理：如客戶要求快速簽約，可由銷售部門負責(zé)人申請“綠色通道”，經(jīng)分管副總審批后，同步開展多環(huán)節(jié)審核（如銷售初審時法務(wù)同步預(yù)審），但最終審批權(quán)不得簡化。（三）審批權(quán)限風(fēng)險禁止越級審批：低級別審批人不得代替高級別審批人簽字，特殊情況需提交上一級審批人書面授權(quán)；合同變更需重新審批：已審批合同的任何條款變更（如金額增加10%、履行延期30天以上），需重新發(fā)起審批流程，不得在原合同上直接修改。（四）保密與檔案管理風(fēng)險合同信息保密：審批流程中接觸合同信息的所有人員（包括經(jīng)辦人、審核人、檔案管理員）需簽訂《保密協(xié)議》，不得向無關(guān)人員泄露合同內(nèi)容；檔案損毀風(fēng)險：紙質(zhì)檔案需存放在防火、防潮、防蟲環(huán)境中，電子檔需定期備份（每月1次），避免因意外導(dǎo)致合同丟失；查閱權(quán)限控制：非合同執(zhí)行部門人員查閱合同需經(jīng)部門負責(zé)人及法務(wù)部批準，并記錄查閱人、查閱時間、查閱用途。（