一、總則為規(guī)范公共機(jī)構(gòu)檔案管理工作，保障檔案的完整、安全與有效利用，充分發(fā)揮檔案在機(jī)構(gòu)運(yùn)行、決策服務(wù)及歷史研究中的價(jià)值，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》等法律法規(guī)，結(jié)合本機(jī)構(gòu)實(shí)際，制定本制度。本制度適用于本公共機(jī)構(gòu)及所屬各單位（部門）的檔案管理活動(dòng)，涵蓋文書、科技、會(huì)計(jì)、人事、聲像、實(shí)物等各類檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定與銷毀等環(huán)節(jié)。檔案管理工作遵循“集中統(tǒng)一、分級(jí)管理”原則，堅(jiān)持真實(shí)、完整、安全、便捷利用的要求，實(shí)行部門協(xié)同、專人負(fù)責(zé)、全程管控的管理機(jī)制。二、檔案管理體制與職責(zé)（一）管理部門職責(zé)本機(jī)構(gòu)設(shè)立檔案管理部門（如辦公室/綜合管理部），作為檔案工作的歸口管理部門，履行以下職責(zé)：1.貫徹執(zhí)行檔案法律法規(guī)及上級(jí)管理要求，制定本機(jī)構(gòu)檔案管理制度并組織實(shí)施；2.統(tǒng)籌規(guī)劃檔案管理工作，指導(dǎo)、監(jiān)督各部門（單位）的檔案形成、收集、整理工作；3.負(fù)責(zé)檔案的集中保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用及信息化建設(shè)；4.組織檔案工作人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升專業(yè)能力。（二）部門（單位）職責(zé)各部門（單位）應(yīng)明確專（兼）職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的日常收集、整理與移交，配合檔案管理部門開展檔案檢查、利用等工作，確保本部門檔案資料的完整性與時(shí)效性。（三）檔案人員要求檔案工作人員應(yīng)具備相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)或技能，熟悉檔案管理規(guī)范，嚴(yán)格遵守保密制度；發(fā)生人員變動(dòng)時(shí)，須做好工作交接，確保檔案管理工作的連續(xù)性。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍本機(jī)構(gòu)在履行職能過程中形成的具有保存價(jià)值的各類資料，均應(yīng)納入檔案收集范圍，主要包括：1.文書檔案：政策文件、會(huì)議紀(jì)要、請示批復(fù)、工作計(jì)劃總結(jié)、合同協(xié)議等；2.科技檔案：基建工程、設(shè)備儀器、科研項(xiàng)目等相關(guān)設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收資料；3.會(huì)計(jì)檔案：會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等；4.人事檔案：干部任免、考核、獎(jiǎng)懲、工資調(diào)整等材料（按人事管理規(guī)定執(zhí)行）；5.聲像檔案：照片、錄音、錄像、電子文件等；6.實(shí)物檔案：榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)杯、印章等具有紀(jì)念或憑證價(jià)值的實(shí)物。（二）整理要求1.檔案整理應(yīng)遵循“分類科學(xué)、組卷合理、編目規(guī)范”的原則，按照檔案類型、年度、保管期限等維度進(jìn)行分類；2.紙質(zhì)檔案需進(jìn)行編號(hào)、裝訂、編目，電子檔案應(yīng)確保格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)完整，與紙質(zhì)檔案形成對應(yīng)關(guān)系；3.檔案整理過程中，需剔除重復(fù)、無保存價(jià)值的材料，確保檔案內(nèi)容準(zhǔn)確、精煉。（三）移交程序各部門（單位）應(yīng)在每年固定月份前，將上一年度形成的檔案按要求整理完畢，填寫《檔案移交清單》，與檔案管理部門辦理移交手續(xù)；重大活動(dòng)、專項(xiàng)工作形成的檔案，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成移交。四、檔案的保管（一）保管條件檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專用檔案庫房，配備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防高溫等設(shè)施設(shè)備，定期檢查庫房溫濕度，確保檔案保管環(huán)境安全、穩(wěn)定。（二）保管期限檔案保管期限分為永久和定期（30年、10年），具體劃分標(biāo)準(zhǔn)按《機(jī)關(guān)檔案管理期限表》執(zhí)行；檔案管理部門應(yīng)定期對檔案保管期限進(jìn)行復(fù)核，確保劃分準(zhǔn)確。（三）鑒定與銷毀1.檔案管理部門每數(shù)年組織一次檔案鑒定工作，成立由檔案人員、業(yè)務(wù)部門代表、法律人員等組成的鑒定小組，對保管期滿的檔案進(jìn)行價(jià)值評估；2.經(jīng)鑒定無保存價(jià)值的檔案，由鑒定小組提出銷毀意見，編制《檔案銷毀清冊》，報(bào)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人審批后實(shí)施銷毀；3.檔案銷毀時(shí)，須有兩人以上監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認(rèn)，銷毀過程應(yīng)全程記錄。五、檔案的利用與開發(fā)（一）利用規(guī)定1.本機(jī)構(gòu)工作人員因工作需要查閱檔案，須填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在檔案管理場所查閱；如需借閱紙質(zhì)檔案，應(yīng)在指定時(shí)間內(nèi)歸還，不得涂改、損毀；2.外單位人員查閱檔案，須持單位介紹信及有效證件，經(jīng)本機(jī)構(gòu)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱，原則上不提供檔案原件借閱。（二）開發(fā)與服務(wù)檔案管理部門應(yīng)結(jié)合工作需求，開展檔案編研工作，編制《大事記》《組織機(jī)構(gòu)沿革》《專題檔案匯編》等資料；同時(shí)，建立檔案檢索系統(tǒng)（如目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫），提升檔案利用效率，為決策咨詢、歷史研究等提供支持。六、安全與保密（一）安全管理1.檔案庫房應(yīng)實(shí)行專人值守或安裝監(jiān)控設(shè)備，非檔案工作人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入；2.定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對，發(fā)現(xiàn)檔案損毀、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取補(bǔ)救措施；3.加強(qiáng)電子檔案的安全管理，定期備份數(shù)據(jù)，采用加密、權(quán)限控制等技術(shù)手段，防止數(shù)據(jù)泄露或損壞。（二）保密要求1.檔案工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對涉密檔案的查閱、復(fù)制、傳遞等環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格管控；2.借閱涉密檔案須經(jīng)保密管理部門審批，借閱人應(yīng)簽訂保密承諾書；3.發(fā)生檔案