信息技術(shù)部門費用審批管理辦法為規(guī)范信息技術(shù)部門（以下簡稱“IT部門”）費用支出行為，強化預(yù)算管控，提升資金使用效益，保障部門業(yè)務(wù)有序開展，結(jié)合公司財務(wù)管理制度及信息技術(shù)工作實際需求，特制定本辦法。一、適用范圍本辦法適用于IT部門在日常運營、項目實施、技術(shù)研發(fā)等工作中產(chǎn)生的各類費用的申請、審批、報銷及管控工作。部門內(nèi)全體人員及涉及IT費用協(xié)作的關(guān)聯(lián)崗位須嚴格遵循本辦法。二、費用類型及定義IT部門費用主要涵蓋以下類別，各類別適用場景及定義如下：（一）硬件采購類包含服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、終端計算機、打印機、存儲設(shè)備等硬件設(shè)施的購置，以及硬件升級、配件更換等支出。此類費用需結(jié)合技術(shù)規(guī)劃、設(shè)備生命周期及業(yè)務(wù)需求，確保采購的必要性與性價比，原則上需提供三家及以上供應(yīng)商比價單。（二）軟件及服務(wù)類含正版軟件授權(quán)（如操作系統(tǒng)、辦公軟件、專業(yè)工具軟件）、云服務(wù)訂閱（如云計算資源、SaaS應(yīng)用）、系統(tǒng)運維服務(wù)（如第三方技術(shù)支持、數(shù)據(jù)備份服務(wù)）等。需優(yōu)先選用安全合規(guī)、滿足技術(shù)標準的軟件及服務(wù)，避免重復(fù)采購或無效訂閱，采購前需提交“技術(shù)匹配度分析報告”。（三）培訓(xùn)與研發(fā)類為提升團隊技術(shù)能力開展的外部培訓(xùn)、認證考試、專業(yè)課程費用，以及內(nèi)部技術(shù)研發(fā)、創(chuàng)新項目的研發(fā)投入（如原型開發(fā)、測試環(huán)境搭建）。培訓(xùn)需與崗位能力需求、技術(shù)發(fā)展方向匹配，研發(fā)投入需明確項目目標與預(yù)算關(guān)聯(lián)性，大額研發(fā)支出需附“項目立項書”。（四）差旅及會議類因技術(shù)調(diào)研、項目支持、行業(yè)會議等產(chǎn)生的差旅費（交通、住宿、差補），以及內(nèi)部技術(shù)研討會、跨部門協(xié)作會議的場地、物料等費用。差旅需遵循公司差旅標準，會議需提前明確主題與參與人員，控制開支范圍，差旅類需附“出差審批單”。（五）辦公及其他類辦公耗材（如網(wǎng)線、打印紙、硒鼓）、日常辦公用品、通訊費（如辦公網(wǎng)絡(luò)、設(shè)備流量）等常規(guī)支出，以及臨時技術(shù)咨詢、應(yīng)急維修等不可預(yù)見的零星費用。此類費用需遵循“按需申領(lǐng)、總額控制”原則，單次零星支出原則上不超過2000元。三、費用審批流程費用支出需遵循“申請-初審-復(fù)核-審批-執(zhí)行-報銷”的閉環(huán)管理流程，各環(huán)節(jié)要求如下：（一）申請發(fā)起費用發(fā)生前，申請人需結(jié)合業(yè)務(wù)需求填寫《IT部門費用申請單》，清晰說明費用類型、用途、預(yù)算金額及預(yù)計發(fā)生時間，并隨附必要支撐材料（如采購類需提供技術(shù)選型方案、三家供應(yīng)商報價單；培訓(xùn)類需提供課程大綱、參訓(xùn)人員名單；會議類需提供議程及參會人員范圍）。若為重復(fù)性支出（如月度軟件服務(wù)費），可按季度匯總申請，但需注明歷史支出情況及合理性說明。申請單經(jīng)直屬上級確認業(yè)務(wù)必要性后，提交部門預(yù)算管理員備案。（二）初審把關(guān)部門預(yù)算管理員作為流程初審節(jié)點，需從“合規(guī)性、合理性、預(yù)算匹配度”三方面審核：合規(guī)性：檢查費用是否在年度預(yù)算或?qū)ｍ楊A(yù)算額度內(nèi)，若為預(yù)算外支出，需同步提交《預(yù)算調(diào)整申請》；合理性：核查支撐材料是否完整（如報價單是否包含關(guān)鍵參數(shù)、培訓(xùn)內(nèi)容是否與崗位能力需求匹配）；流程匹配度：確認申請流程是否符合部門內(nèi)部分工（如硬件采購需經(jīng)技術(shù)主管確認技術(shù)方案）。初審?fù)ㄟ^后，預(yù)算管理員簽署意見并轉(zhuǎn)交部門負責人或授權(quán)主管復(fù)核。（三）分級審批根據(jù)費用金額及戰(zhàn)略重要性，實行“分級授權(quán)、權(quán)責對等”的審批機制：日常小額支出（≤3000元）：由部門負責人直接審批，重點關(guān)注支出的“必要性”——如辦公耗材是否因庫存不足、差旅是否為緊急技術(shù)支持等，審批后反饋申請人執(zhí)行。中額專項支出（3000元＜金額≤____元）：需經(jīng)部門負責人復(fù)核（確認業(yè)務(wù)邏輯）后，提交分管領(lǐng)導(dǎo)（如技術(shù)總監(jiān)）審批。分管領(lǐng)導(dǎo)需結(jié)合公司技術(shù)規(guī)劃，評估支出對業(yè)務(wù)的“支撐價值”（如軟件采購是否提升效率、培訓(xùn)是否解決技術(shù)瓶頸），確認后簽署意見。大額戰(zhàn)略支出（＞____元）：需經(jīng)部門負責人、分管領(lǐng)導(dǎo)雙重復(fù)核后，提交總經(jīng)理（或預(yù)算委員會）終審。此類支出需提前組織專題評審會，匯報支出的“戰(zhàn)略意義”（如硬件升級是否支撐業(yè)務(wù)擴張、研發(fā)投入是否布局核心技術(shù)）、預(yù)期收益及風(fēng)險控制方案，經(jīng)集體決策后審批。（四）執(zhí)行與報銷費用獲批后，申請人需嚴格按審批意見執(zhí)行（如采購需簽訂合規(guī)合同、培訓(xùn)需留存結(jié)業(yè)證明）。費用發(fā)生后，申請人需在30個工作日內(nèi)完成報銷材料整理：票據(jù)要求：提供國家正規(guī)發(fā)票（內(nèi)容與申請用途一致），特殊場景（如個人零星服務(wù)）需提供收款憑證+情況說明（部門負責人簽字）。附件要求：采購類需附合同、驗收單、資產(chǎn)入庫單；培訓(xùn)類需附結(jié)業(yè)證書、費用清單；差旅類需附行程單、住宿水單（與發(fā)票金額匹配）。報銷時效：逾期未報需提交書面說明（如項目延期、票據(jù)郵寄延誤），經(jīng)部門負責人審批可延期至60個工作日，超期原則上不予報銷。報銷材料經(jīng)預(yù)算管理員初審（核對票據(jù)真實性、附件完整性）后，提交財務(wù)部門終審。財務(wù)部門將結(jié)合預(yù)算執(zhí)行、審批流程完整性復(fù)核，確認無誤后完成款項支付。四、報銷管理要求（一）票據(jù)合規(guī)性報銷票據(jù)需為國家稅務(wù)機關(guān)認可的正規(guī)發(fā)票，內(nèi)容需與費用類型、申請用途一致（如采購服務(wù)器的發(fā)票需注明“服務(wù)器”或?qū)?yīng)型號）。若因特殊原因無法取得發(fā)票（如個人零星服務(wù)），需提供收款方簽收單、付款憑證，并附情況說明，經(jīng)部門負責人簽字確認后提交。（二）附件完整性除發(fā)票外，需根據(jù)費用類型補充對應(yīng)附件（如采購類需附合同、驗收單、資產(chǎn)入庫單；培訓(xùn)類需附結(jié)業(yè)證書、培訓(xùn)費用清單；差旅類需附行程單、住宿水單）。附件需清晰可辨，關(guān)鍵信息（如金額、日期、供應(yīng)商）需與發(fā)票一致。（三）預(yù)算管控報銷金額不得超出審批金額，若實際支出與預(yù)算偏差超過10%（或500元，以高者為準），需重新提交《費用調(diào)整申請單》，說明偏差原因（如市場價格波動、需求變更），按原審批流程重新審批后再行報銷。五、監(jiān)督與責任追究（一）內(nèi)部監(jiān)督部門預(yù)算管理員需按月匯總費用支出情況，對比預(yù)算執(zhí)行進度，形成《IT部門費用執(zhí)行分析報告》，提交部門負責人及財務(wù)部門。財務(wù)部門每季度對IT部門費用進行抽查，重點核查審批流程合規(guī)性、票據(jù)真實性及預(yù)算執(zhí)行偏差原因。（二）違規(guī)處理若發(fā)現(xiàn)以下違規(guī)行為，將視情節(jié)輕重要求責任人退回款項、扣減績效，情節(jié)嚴重的移交公司紀檢或司法機關(guān)處理：虛報費用：偽造票據(jù)、虛構(gòu)業(yè)務(wù)用途套取資金；越權(quán)審批：未經(jīng)授權(quán)或超越權(quán)限審批費用；流程缺失：未按規(guī)定提交申請、附件不全或虛假填報；預(yù)算超支：無正當理由超預(yù)算支出且未履行調(diào)整流程。（三）責任歸屬申請人對費用的真實性、合規(guī)性負責；審批人對審批內(nèi)容的合理性、合規(guī)性負責；預(yù)算管理員對流程完整性、票據(jù)合規(guī)性負責；財務(wù)部門對資金支付的合規(guī)性負責。若因協(xié)同失誤導(dǎo)致違規(guī)，按“誰主導(dǎo)、誰主責”原則劃分責任。六、附則1.本辦法由信息技術(shù)部門牽頭制定，解釋權(quán)歸信息技術(shù)部門所有。公司財務(wù)管理制度、預(yù)算管理辦法