ICS13.100CCSC7721DB21/T4337—2025前言 2規(guī)范性引用文件 3術(shù)語和定義 4基本要求 25基礎(chǔ)檔案管理要求 26法定安全評價項目檔案管理要求 37安全評價從業(yè)人員技術(shù)檔案管理要求 48儀器設(shè)備檔案管理要求 49檔案保管要求 410檔案保存期限 5附錄A（資料性）法定安全評價項目檔案歸檔目錄（式樣） 6附錄B（規(guī)范性）安全評價檔案保存期限 7DB21/T4337—2025本文件按照GB/T1.1—2020《標準化工作導(dǎo)則第1部分：標準化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則》的規(guī)定起草。請注意本文件的某些內(nèi)容可能涉及專利。本文件的發(fā)布機構(gòu)不承擔識別專利的責任。本文件由遼寧省應(yīng)急管理廳提出并歸口。本文件起草單位：遼寧省檢驗檢測認證中心。本文件主要起草人：高成鳳、王立群、戚作秋、張亭亭、郝銀貴、宋榮全、張德敬、張新法、田佳琦、李昌千、馬巖、郝崑、王成利、高緒鎮(zhèn)、趙增暉、徐廣大、任克京、楊驍、張良哲、李精華、王春雨、馬丹丹、任嘉、姚丹丹、馮冰、郭洋、肇梓彤、趙城、謝丹、徐廣宇。本文件發(fā)布實施后，任何單位和個人如有問題和意見建議，均可通過來電、來函等方式進行反饋，有關(guān)單位將及時答復(fù)并認真處理，根據(jù)實際情況依法進行評估及復(fù)審。歸口管理部門和聯(lián)系電話：遼寧省應(yīng)急管理廳（沈陽市皇姑區(qū)北陵大街45-1號）文件起草單位和聯(lián)系電話：遼寧省檢驗檢測認證中心（沈陽市和平區(qū)文萃路4-2DB21/T4337—20251安全評價檔案管理規(guī)范本文件規(guī)定了安全評價檔案管理的基本要求、基礎(chǔ)檔案管理要求、法定安全評價項目檔案管理要求、安全評價從業(yè)人員技術(shù)檔案管理要求、儀器設(shè)備檔案管理要求、檔案保管要求以及檔案保存期限。本文件適用于安全評價機構(gòu)對安全評價機構(gòu)基礎(chǔ)檔案、法定安全評價項目檔案、安全評價從業(yè)人員技術(shù)檔案以及儀器設(shè)備檔案的管理，相關(guān)法律法規(guī)另有規(guī)定的除外。其他安全評價項目檔案管理可參照本規(guī)范執(zhí)行。2規(guī)范性引用文件下列文件中的內(nèi)容通過文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，僅該日期對應(yīng)的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。GB/T11822科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求GB/T18894電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范AQ/T8001安全評價通則DA/T1檔案工作基本術(shù)語DA/T22歸檔文件整理規(guī)則3術(shù)語和定義下列術(shù)語和定義適用于本文件。3.1檔案管理archivesmanagement對國家機構(gòu)、社會組織以及個人在社會活動中形成的有保存價值的材料進行收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等。3.2安全評價檔案technicalarchivesofSafetyevaluation安全評價機構(gòu)在技術(shù)服務(wù)及日常管理過程中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像資料等，主要包括基礎(chǔ)檔案、法定安全評價項目檔案、安全評價從業(yè)人員技術(shù)檔案、儀器設(shè)備檔案。3.3法定安全評價項目檔案archivesoflegalsafetyevaluationproject法定安全評價項目檔案是指安全評價機構(gòu)在從事資質(zhì)認可業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的安全評價技術(shù)服務(wù)時，按照有關(guān)規(guī)定所形成的各種文字、圖表、聲像資料等，包括安全評價報告、過程控制文件、現(xiàn)場勘驗和檢測檢驗記錄、現(xiàn)場影像資料、會議評審資料、報告修改說明及相關(guān)電子文件等資料。2DB21/T4337—20253.4電子檔案electronicarchives電子文件以數(shù)碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統(tǒng)閱讀、處理并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募?基本要求4.1安全評價機構(gòu)應(yīng)建立安全評價檔案管理制度，明確責任部門和相關(guān)人員職責，對本機構(gòu)安全評價涉及的各類資料做好收集、整理、立卷、裝盒、歸檔、保管和銷毀等工作。4.2安全評價機構(gòu)應(yīng)設(shè)置專（兼）職檔案管理員，負責檔案室及檔案日常管理工作。4.3安全評價機構(gòu)應(yīng)設(shè)有專用檔案室，檔案室面積不得少于100m2。檔案室應(yīng)配備檔案柜（架）、消防器材、溫濕度計、門禁等設(shè)備設(shè)施，且應(yīng)滿足防盜、防火、防潮、防蟲、防鼠等要求。4.4檔案同時存在紙質(zhì)和電子兩種載體形式的，在內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上應(yīng)保持一致。不一致時應(yīng)以紙質(zhì)檔案記載信息為準。4.5安全評價檔案應(yīng)按照國家法律法規(guī)和標準規(guī)范的要求，采取有效的檔案管理措施，保證檔案的真實性、完整性、安全性和可溯源性。4.6安全評價機構(gòu)是檔案管理的責任主體，應(yīng)對本機構(gòu)的安全評價檔案損壞、散失、失密等承擔全部責任。4.7安全評價機構(gòu)因注銷、解散、改制、分立或者合并等原因發(fā)生變化的，應(yīng)及時報告資質(zhì)認可機關(guān)，提出處置意見并妥善處置相關(guān)檔案。5基礎(chǔ)檔案管理要求5.1安全評價機構(gòu)應(yīng)建立本機構(gòu)的基礎(chǔ)檔案，發(fā)生變化時應(yīng)及時更新。5.2安全評價機構(gòu)應(yīng)指定專人負責基礎(chǔ)檔案資料的收集、整理及更新。5.3基礎(chǔ)檔案應(yīng)包括但不限于以下內(nèi)容：——營業(yè)執(zhí)照或法人證書復(fù)印件；——安全評價機構(gòu)資質(zhì)證書復(fù)印件；——法人承諾書原件；——過程控制手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、記錄表格（文件）及安全評價管理制度；——過程控制體系運行過程中形成的文件和記錄（含人員培訓(xùn)計劃和記錄）；——安全評價從業(yè)人員基本信息匯總表（含人員簽字）；——安全評價從業(yè)人員資格證書原件或復(fù)印件；——安全評價從業(yè)人員學(xué)歷證書、技術(shù)職稱證書及認定專業(yè)能力有關(guān)證明文件等的復(fù)印件；——安全評價從業(yè)人員法定勞動關(guān)系證明材料復(fù)印件（包括勞動合同，基本養(yǎng)老保險、失業(yè)保險、基本醫(yī)療保險和工傷保險有效證明或住房公積金有效繳存證明）；——儀器設(shè)備基本信息匯總表（類別、儀器編號、名稱、規(guī)格型號、生產(chǎn)廠家、檢定或校準證書有效期和證書編號、有效期）；DB21/T4337—20253——其他與安全評價技術(shù)服務(wù)相關(guān)的基礎(chǔ)資料。6法定安全評價項目檔案管理要求6.1安全評價機構(gòu)應(yīng)按照“一項目一檔案”的立檔原則建立法定安全評價項目檔案。6.2法定安全評價項目檔案可采用電子版和（或）紙質(zhì)版歸檔文件。6.3法定安全評價項目檔案應(yīng)包括但不限于以下內(nèi)容：——風險分析記錄；——技術(shù)服務(wù)合同；——評價任務(wù)通知書；——評價計劃書；——現(xiàn)場考察原始記錄；——客戶提供的原始材料（含法定檢測檢驗報告復(fù)印件）及清單；——評價報告內(nèi)部審核痕跡稿；——評價報告內(nèi)部審核記錄表；——評價報告技術(shù)負責人審核痕跡稿；——評價報告技術(shù)負責人審核記錄表；——過程控制負責人審核記錄表；——評價報告報審稿（紙質(zhì)版）；——評價報告專家評審意見及修改說明（如開展了外部專家評審）；——評價報告?zhèn)浒父澹堎|(zhì)版）；——安全評價從業(yè)告知書；——評價過程中采集的各類影像資料；——其他安全評價相關(guān)資料。6.4安全評價機構(gòu)應(yīng)在對項目組下達評價任務(wù)通知書時派發(fā)項目編號，項目編號應(yīng)連續(xù)且唯一。若評價任務(wù)通知書下達后項目中止，項目組組長應(yīng)及時告知檔案管理員并做好登記，確保空缺的項目編號有據(jù)可循。6.5法定安全評價項目檔案以安全評價項目為單位，檔案材料收集整理工作完成后，項目組應(yīng)編制歸檔目錄（參考格式見附錄A），歸檔人、項目組組長審核后簽字確認。檔案材料移交給檔案管理員后，檔案管理員應(yīng)對照歸檔目錄對歸檔材料進行形式審查，核對無誤后簽字辦理歸檔交接手續(xù)。歸檔工作應(yīng)當自安全評價報告?zhèn)浒父搴灠l(fā)之日起的20個工作日之內(nèi)完成。6.6法定安全評價項目檔案經(jīng)核對無誤后，由檔案管理員對非裝訂成冊材料按形成時間先后順序排列，并按“第幾頁共幾頁”的格式統(tǒng)一編寫頁碼，建立索引和目錄。編碼后的有關(guān)評價資料應(yīng)裝訂成冊，資料較多的可分冊裝訂。6.7項目組組長對項目歸檔材料的真實性、完整性和規(guī)范性負責。負責歸檔的項目組成員應(yīng)確保歸檔材料完整、規(guī)范；負責形成或收集檔案材料的項目組成員應(yīng)確保相關(guān)材料真實。6.8項目組應(yīng)按照規(guī)定的檔案內(nèi)容收集和形成歸檔材料。相關(guān)材料原則上應(yīng)保留原件，項目委托方提供的復(fù)印件上應(yīng)有委托單位或其陪同人員的簽章；評價過程形成的記錄表格應(yīng)保存原件，如必須謄寫，DB21/T4337—20254原件應(yīng)一并保存；檔案材料中所有簽名均應(yīng)為本人簽字；技術(shù)服務(wù)過程中形成的影像資料應(yīng)同其他紙質(zhì)材料一同歸檔。法定安全評價項目檔案歸檔目錄（樣式）見附錄A。6.9評價檔案的檔案盒面或盒脊應(yīng)注明年度、項目名稱、項目編號、類型（安全預(yù)評價或設(shè)立評價、安全現(xiàn)狀評價、安全驗收評價等）、保存期限等信息。6.10安全評價過程控制負責人每年應(yīng)至少抽查3份評價檔案，檢查檔案的真實性和完整性。7安全評價從業(yè)人員技術(shù)檔案管理要求7.1安全評價機構(gòu)應(yīng)按照“一人一檔”的原則建立安全評價從業(yè)人員技術(shù)檔案。7.2安全評價從業(yè)人員技術(shù)檔案可采用電子版和（或）紙質(zhì)版歸檔文件。7.3安全評價機構(gòu)應(yīng)指定專人負責安全評價從業(yè)人員技術(shù)檔案資料的收集、整理，發(fā)生變化時應(yīng)及時更新。7.4安全評價從業(yè)人員技術(shù)檔案應(yīng)應(yīng)包括但不限于以下內(nèi)容：——安全評價從業(yè)人員簡歷表；——安全評價從業(yè)人員資格證書（復(fù)印件）；——安全評價從業(yè)人員學(xué)歷證明（復(fù)印件）；——安全評價從業(yè)人員職稱證書（復(fù)印件）；——認定專業(yè)能力的其他證明材料（復(fù)印件）；——注冊安全工程師相關(guān)資格證書（復(fù)印件）；——勞動合同（復(fù)印件）；——其他相關(guān)業(yè)績成果：論文、專著、專利、科研成果、標準等（復(fù)印件）；——其他相關(guān)證明資料。8儀器設(shè)備檔案管理要求8.1安全評價機構(gòu)應(yīng)按照“一設(shè)備一檔案”的立檔原則建立儀器設(shè)備檔案。8.2儀器設(shè)備檔案可采用電子版和（或）紙質(zhì)版歸檔文件。8.3安全評價機構(gòu)應(yīng)指定專人負責儀器設(shè)備檔案資料的收集、整理，發(fā)生變化時應(yīng)及時更新。8.4儀器設(shè)備管理檔案內(nèi)應(yīng)至少包括以下內(nèi)容：——儀器設(shè)備購置憑證（或復(fù)印件）；——儀器設(shè)備操作規(guī)程（使用說明書、指南）；——儀器設(shè)備定期維護保養(yǎng)記錄；——檢定及校準證書；——其他有關(guān)資料。9檔案保管要求9.1紙質(zhì)檔案DB21/T4337—202559.1.1檔案應(yīng)定期清理核對，檔案銷毀時應(yīng)有記錄說明。9.1.2檔案應(yīng)定期檢查，對破損褪變的檔案應(yīng)進行修裱、復(fù)制和其它技術(shù)處理。9.1.3安全評價機構(gòu)應(yīng)建立檔案鑒定和銷毀制度，檔案經(jīng)識別達到保存期限可以銷毀的應(yīng)按程序進行銷毀，并應(yīng)保存銷毀審批及實施記錄。9.1.4安全評價機構(gòu)應(yīng)嚴格執(zhí)行檔案管理制度，借閱、更正、復(fù)印、交接、保存、銷毀檔案應(yīng)辦理相關(guān)手續(xù)，并保存相關(guān)記錄。9.2電子檔案9.2.1電子檔案的保管應(yīng)符合紙質(zhì)檔案的要求。9.2.2歸檔載體應(yīng)做防寫處理，避免擦、劃、觸摸記錄涂層。9.2.3歸檔載體應(yīng)采取避免擠壓損壞的措施。9.2.4電子檔案存放室應(yīng)遠離強磁場、強熱源，并與有害氣體隔離。9.2.5超過保存期限的電子檔案的鑒定和銷毀，參照9.1.3，其刪除和銷毀應(yīng)符合GB/T18894的要求。9.3檔案保密管理9.3.1安全評價機構(gòu)應(yīng)制定并實施檔案保密管理制度。9.3.2涉及國家保密的安全評價項目檔案應(yīng)按照有關(guān)保守國家秘密的法律法規(guī)的規(guī)定和要求執(zhí)行。9.4定期檢查9.4.1安全評價機構(gòu)應(yīng)定期進行檔案管理檢查。檢查內(nèi)容包括檔案室的消防安全、環(huán)境設(shè)施安全、各項檔案管理制度的執(zhí)行情況等。9.4.2安全評價機構(gòu)應(yīng)將檔案管理納入本機構(gòu)內(nèi)審計劃，對本機構(gòu)安全評價檔案管理流程及有關(guān)執(zhí)行情況實施審核。9.5檔案索引9.5.1為方便檔案的使用和檢索，提高檔案資料的使用和管理效率，安全評價機構(gòu)應(yīng)編制檔案資料索9.5.2編制的檔案索引目錄應(yīng)結(jié)構(gòu)合理、信息準確、方便使用。10檔案保存期限10.1