2026年口腔醫(yī)療管理公司辦公用品領(lǐng)用登記管理制度第一章總則1.1制定目的：為規(guī)范公司及下屬各口腔機(jī)構(gòu)辦公用品的領(lǐng)用與登記管理工作，建立“按需領(lǐng)用、規(guī)范登記、節(jié)約高效、責(zé)任明晰”的管理體系，明確各環(huán)節(jié)操作標(biāo)準(zhǔn)與責(zé)任要求，有效控制辦公成本，提高辦公用品使用效率，保障日常辦公與診療輔助工作有序開展，依據(jù)公司財(cái)務(wù)管理制度、行政后勤管理規(guī)范等相關(guān)規(guī)定，結(jié)合口腔醫(yī)療行業(yè)辦公實(shí)際，特制定本制度。1.2適用范圍：本制度適用于公司及下屬所有口腔機(jī)構(gòu)各類辦公用品的計(jì)劃提報(bào)、采購統(tǒng)籌、領(lǐng)用申請(qǐng)、登記備案、使用管理、庫存管控、廢舊處置等全流程管理工作。覆蓋所有辦公用品類型，包括但不限于基礎(chǔ)辦公類（紙張、筆、文件夾、訂書機(jī)等）、辦公設(shè)備耗材類（打印機(jī)硒鼓、墨盒、復(fù)印紙等）、診療輔助辦公類（病歷夾、診療記錄單、消毒記錄冊等）、勞保用品類（醫(yī)用口罩、手套、防護(hù)服等）、其他辦公輔助用品（計(jì)算器、U盤、辦公用鑰匙等）。本制度約束對(duì)象為公司各部門、各口腔機(jī)構(gòu)全體員工及負(fù)責(zé)辦公用品管理的相關(guān)人員。1.3核心原則：堅(jiān)持“按需領(lǐng)用、厲行節(jié)約、規(guī)范登記、責(zé)任到崗、高效便捷”的核心原則。嚴(yán)格按照實(shí)際工作需求領(lǐng)用辦公用品，杜絕鋪張浪費(fèi)與閑置積壓；倡導(dǎo)節(jié)約使用辦公資源，推行綠色辦公理念；所有領(lǐng)用行為必須履行登記手續(xù)，確保領(lǐng)用信息可追溯；明確各部門及個(gè)人的領(lǐng)用與保管責(zé)任，保障辦公用品安全規(guī)范使用；優(yōu)化領(lǐng)用登記流程，在規(guī)范管理的前提下提升服務(wù)效率。1.4體系目標(biāo)：建立健全標(biāo)準(zhǔn)化的辦公用品領(lǐng)用登記管理體系，實(shí)現(xiàn)領(lǐng)用登記覆蓋率100%、庫存管理規(guī)范率100%、采購計(jì)劃匹配率≥95%、辦公成本同比下降5%-8%，有效減少辦公用品浪費(fèi)與積壓，提升領(lǐng)用服務(wù)滿意度≥96%，確保辦公用品精準(zhǔn)匹配辦公與診療輔助需求，為公司高效運(yùn)營提供有力支撐。第二章組織架構(gòu)與職責(zé)分工2.1組織架構(gòu)：公司設(shè)立辦公用品領(lǐng)用登記管理工作小組，由分管行政后勤副總經(jīng)理擔(dān)任組長，行政后勤部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任副組長，成員包括財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、各部門負(fù)責(zé)人、各口腔機(jī)構(gòu)主任。工作小組下設(shè)管理辦公室（掛靠行政后勤部門），配備專職辦公用品管理員，負(fù)責(zé)辦公用品領(lǐng)用登記的日常統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、制度落實(shí)、流程管控、庫存管理及數(shù)據(jù)匯總等工作。各口腔機(jī)構(gòu)指定專人擔(dān)任兼職辦公用品管理員，協(xié)助開展本機(jī)構(gòu)辦公用品的領(lǐng)用登記、分發(fā)及臺(tái)賬管理工作。2.2核心職責(zé)2.2.1工作小組：負(fù)責(zé)審定辦公用品領(lǐng)用登記管理制度及相關(guān)實(shí)施細(xì)則，審批年度辦公用品采購計(jì)劃、重大辦公設(shè)備耗材采購項(xiàng)目及領(lǐng)用登記管理重大問題處置方案；定期召開辦公用品管理專題會(huì)議，聽取工作進(jìn)展報(bào)告，協(xié)調(diào)解決領(lǐng)用登記、庫存管理、成本控制等過程中的重大問題；統(tǒng)籌管理資源配置，推動(dòng)領(lǐng)用登記管理體系持續(xù)優(yōu)化。2.2.2管理辦公室：負(fù)責(zé)制定辦公用品領(lǐng)用登記實(shí)施細(xì)則、年度采購計(jì)劃、領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)及庫存管理規(guī)范；建立健全辦公用品管理臺(tái)賬，實(shí)現(xiàn)從采購、入庫、領(lǐng)用到報(bào)廢的全流程信息追溯；負(fù)責(zé)辦公用品的采購統(tǒng)籌、驗(yàn)收入庫、庫存核查、分發(fā)管理等工作；組織開展辦公用品領(lǐng)用登記相關(guān)培訓(xùn)，提升員工節(jié)約使用與規(guī)范登記意識(shí)；收集整理領(lǐng)用登記及成本數(shù)據(jù)，開展分析評(píng)估，定期向工作小組提交工作報(bào)告。2.2.3各部門及口腔機(jī)構(gòu)職責(zé)行政后勤部門：作為牽頭管理部門，負(fù)責(zé)辦公用品領(lǐng)用登記的統(tǒng)籌管理與執(zhí)行工作；牽頭制定并動(dòng)態(tài)更新辦公用品領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)，優(yōu)化領(lǐng)用登記流程；負(fù)責(zé)公司總部及各口腔機(jī)構(gòu)辦公用品的統(tǒng)一采購統(tǒng)籌（特殊應(yīng)急用品除外）；負(fù)責(zé)總部辦公用品的直接領(lǐng)用登記、分發(fā)及庫存管理；指導(dǎo)各口腔機(jī)構(gòu)兼職管理員開展工作，定期開展業(yè)務(wù)督導(dǎo)與檢查；負(fù)責(zé)辦公用品相關(guān)檔案的收集、整理與歸檔。財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)辦公用品采購預(yù)算的審核與管理，重點(diǎn)審核采購計(jì)劃的合理性與經(jīng)濟(jì)性，確保預(yù)算符合公司財(cái)務(wù)管理制度；跟蹤采購費(fèi)用的支付流程，核查采購合同、驗(yàn)收單據(jù)、發(fā)票等資料的完整性與合規(guī)性；對(duì)辦公用品領(lǐng)用登記過程中的成本控制情況進(jìn)行監(jiān)督，分析辦公成本變動(dòng)趨勢，提出成本優(yōu)化建議；參與辦公用品年度盤點(diǎn)工作，核查賬實(shí)一致性。各部門負(fù)責(zé)人：負(fù)責(zé)統(tǒng)籌本部門辦公用品的領(lǐng)用管理工作；審核本部門員工的領(lǐng)用申請(qǐng)，確保領(lǐng)用需求真實(shí)合理，符合領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)；監(jiān)督本部門員工規(guī)范使用辦公用品，倡導(dǎo)節(jié)約理念；定期核查本部門領(lǐng)用登記臺(tái)賬，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并整改領(lǐng)用與使用過程中的問題；按要求提報(bào)本部門月度及年度辦公用品需求計(jì)劃。各口腔機(jī)構(gòu)主任：負(fù)責(zé)統(tǒng)籌本機(jī)構(gòu)辦公用品的領(lǐng)用登記管理工作；指定兼職管理員，明確其工作職責(zé)與考核標(biāo)準(zhǔn)；審核本機(jī)構(gòu)員工的領(lǐng)用申請(qǐng)，重點(diǎn)把控診療輔助辦公類及勞保用品的領(lǐng)用合理性，確保符合醫(yī)療規(guī)范要求；監(jiān)督本機(jī)構(gòu)辦公用品的使用與保管情況，尤其是醫(yī)用勞保用品的規(guī)范使用；按要求提報(bào)本機(jī)構(gòu)月度及年度辦公用品需求計(jì)劃，配合行政后勤部門開展庫存核查與盤點(diǎn)工作。專職/兼職辦公用品管理員：負(fù)責(zé)辦公用品的日常領(lǐng)用登記、臺(tái)賬更新工作，準(zhǔn)確記錄領(lǐng)用日期、領(lǐng)用部門/人員、物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等核心信息；負(fù)責(zé)辦公用品的驗(yàn)收入庫、庫存擺放、定期核查工作，及時(shí)預(yù)警庫存不足或積壓情況；按要求匯總領(lǐng)用登記數(shù)據(jù)，定期上報(bào)管理辦公室；協(xié)助開展辦公用品節(jié)約使用的宣傳引導(dǎo)工作；負(fù)責(zé)廢舊辦公用品的回收與登記處置工作。全體員工：嚴(yán)格按照本制度要求及領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)用辦公用品，履行領(lǐng)用登記手續(xù)；樹立節(jié)約意識(shí)，合理使用辦公用品，杜絕浪費(fèi)與私用；妥善保管個(gè)人領(lǐng)用的辦公用品，防止丟失與損壞；工作調(diào)動(dòng)或離職時(shí)，按要求辦理辦公用品交接或歸還手續(xù)；發(fā)現(xiàn)辦公用品質(zhì)量問題或庫存異常時(shí)，及時(shí)向管理員反饋。第三章辦公用品領(lǐng)用登記核心規(guī)范3.1領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范：行政后勤部門結(jié)合各部門及口腔機(jī)構(gòu)的工作性質(zhì)、人員數(shù)量、業(yè)務(wù)量等因素，制定差異化的辦公用品領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)?；A(chǔ)辦公類用品實(shí)行“人均月度定額領(lǐng)用”制度，明確各崗位每月可領(lǐng)用的基礎(chǔ)用品數(shù)量上限（如每人每月可領(lǐng)用中性筆2支、打印紙1包等）；辦公設(shè)備耗材類實(shí)行“按設(shè)備用量核定領(lǐng)用”制度，根據(jù)打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等設(shè)備的實(shí)際使用量及維護(hù)需求核定領(lǐng)用數(shù)量；診療輔助辦公類及勞保用品實(shí)行“按診療業(yè)務(wù)量及崗位需求領(lǐng)用”制度，由各口腔機(jī)構(gòu)根據(jù)每月診療人次、崗位防護(hù)要求合理領(lǐng)用，確保滿足診療工作需要的同時(shí)避免浪費(fèi)；特殊辦公用品（如U盤、計(jì)算器等）實(shí)行“按需申請(qǐng)、專人專管”制度，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人或機(jī)構(gòu)主任審核批準(zhǔn)后領(lǐng)用，明確保管責(zé)任人。3.2領(lǐng)用登記流程規(guī)范：所有辦公用品領(lǐng)用必須履行“申請(qǐng)-審核-登記-領(lǐng)取”的規(guī)范流程。個(gè)人領(lǐng)用基礎(chǔ)辦公類用品時(shí)，需向本部門或機(jī)構(gòu)管理員提交領(lǐng)用申請(qǐng)，說明領(lǐng)用物品名稱、數(shù)量及用途，經(jīng)管理員核對(duì)領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)后，在《辦公用品領(lǐng)用登記臺(tái)賬》中準(zhǔn)確記錄相關(guān)信息，領(lǐng)用人簽字確認(rèn)后領(lǐng)取物品；部門批量領(lǐng)用辦公用品時(shí)，需由部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)的《部門辦公用品批量領(lǐng)用申請(qǐng)表》，提交管理辦公室審核，審核通過后由管理員辦理登記分發(fā)手續(xù)；領(lǐng)用辦公設(shè)備耗材、診療輔助辦公類及勞保用品時(shí)，需額外提供相關(guān)使用說明或需求證明（如設(shè)備維護(hù)記錄、診療計(jì)劃等），經(jīng)審核符合領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)后辦理登記領(lǐng)用；應(yīng)急情況下（如突發(fā)診療需求、辦公設(shè)備故障急需耗材等），可先緊急領(lǐng)用，事后2個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)齊領(lǐng)用登記手續(xù)。3.3登記信息管理規(guī)范：辦公用品管理員需建立健全《辦公用品領(lǐng)用登記臺(tái)賬》，臺(tái)賬內(nèi)容包括領(lǐng)用日期、領(lǐng)用部門/機(jī)構(gòu)、領(lǐng)用人、物品名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、用途、領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)、審核人、發(fā)放人、備注等核心信息，確保信息真實(shí)、準(zhǔn)確、完整；臺(tái)賬實(shí)行電子化與紙質(zhì)化雙重管理，電子化臺(tái)賬實(shí)時(shí)更新，紙質(zhì)化臺(tái)賬由領(lǐng)用人簽字確認(rèn)后歸檔保存；領(lǐng)用登記臺(tái)賬需按月度、季度進(jìn)行匯總整理，形成《辦公用品領(lǐng)用月度匯總表》，提交管理辦公室備案；領(lǐng)用登記信息保存期限不少于2年，以備后續(xù)核查與追溯。3.4庫存與采購銜接規(guī)范：管理員需建立實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)的庫存管理臺(tái)賬，準(zhǔn)確記錄辦公用品的入庫、領(lǐng)用、庫存余量等信息，每日核查核心辦公用品庫存情況，每周開展一次全面庫存盤點(diǎn)；針對(duì)常用辦公用品，設(shè)定最低庫存預(yù)警線，當(dāng)庫存低于預(yù)警線時(shí)，及時(shí)向管理辦公室提交補(bǔ)充采購申請(qǐng)；管理辦公室匯總各部門及機(jī)構(gòu)的需求，結(jié)合庫存情況制定月度采購計(jì)劃，按審批流程報(bào)批后組織采購；采購的辦公用品到貨后，管理員需及時(shí)開展驗(yàn)收入庫，核對(duì)物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等信息，確認(rèn)無誤后更新庫存臺(tái)賬，確保采購、庫存、領(lǐng)用信息閉環(huán)銜接。3.5節(jié)約使用與廢舊處置規(guī)范：全體員工需節(jié)約使用辦公用品，推行紙張雙面打印、重復(fù)利用可回收辦公物品等綠色辦公方式；嚴(yán)禁將辦公用品挪作私用，禁止浪費(fèi)性使用（如隨意丟棄未用完的筆、大量閑置未使用的文件夾等）；診療輔助辦公類及勞保用品需嚴(yán)格按照醫(yī)療規(guī)范使用，杜絕違規(guī)使用與浪費(fèi)；廢舊辦公用品（如廢舊硒鼓、墨盒、破損文件夾等）實(shí)行分類回收管理，管理員設(shè)立專門回收點(diǎn)，定期收集廢舊物品，做好回收登記；可回收利用的廢舊物品統(tǒng)一交由行政后勤部門處置，不可回收的物品按環(huán)保要求妥善處理，醫(yī)療類廢舊勞保用品需按醫(yī)療廢棄物處理規(guī)范單獨(dú)處置，嚴(yán)禁隨意丟棄。第四章領(lǐng)用登記流程管理4.1需求提報(bào)與計(jì)劃制定流程：各部門及口腔機(jī)構(gòu)每月25日前，結(jié)合下月工作計(jì)劃及領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)，提報(bào)《月度辦公用品需求計(jì)劃表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人或機(jī)構(gòu)主任審核后提交管理辦公室；管理辦公室匯總各單位需求計(jì)劃，結(jié)合現(xiàn)有庫存情況、領(lǐng)用歷史數(shù)據(jù)及成本控制目標(biāo)，制定月度辦公用品采購計(jì)劃；采購計(jì)劃經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核預(yù)算、工作小組審批通過后，由行政后勤部門組織采購實(shí)施；對(duì)于突發(fā)應(yīng)急需求，各單位可提交《應(yīng)急辦公用品需求申請(qǐng)單》，經(jīng)工作小組審批后優(yōu)先采購。4.2采購驗(yàn)收入庫流程：行政后勤部門根據(jù)審批后的采購計(jì)劃，選擇資質(zhì)齊全、信譽(yù)良好的供應(yīng)商組織采購，簽訂正式采購合同；辦公用品到貨后，管理員聯(lián)合財(cái)務(wù)部門開展聯(lián)合驗(yàn)收，核對(duì)物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、合格證明等信息，確保符合采購要求；驗(yàn)收合格的，填寫《辦公用品驗(yàn)收入庫單》，各參與驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)后，管理員將物品分類存入指定庫房，更新庫存臺(tái)賬；驗(yàn)收不合格的，由行政后勤部門責(zé)成供應(yīng)商限期退換貨，整改后重新驗(yàn)收，直至合格；無法整改的，按合同約定追究供應(yīng)商責(zé)任。4.3領(lǐng)用登記與分發(fā)流程：個(gè)人或部門提出領(lǐng)用申請(qǐng)后，管理員核對(duì)申請(qǐng)信息是否符合領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)及流程要求；審核通過的，在領(lǐng)用登記臺(tái)賬中準(zhǔn)確記錄相關(guān)信息，領(lǐng)用人簽字確認(rèn)；管理員根據(jù)登記信息準(zhǔn)確發(fā)放辦公用品，確保發(fā)放物品與登記信息一致；批量領(lǐng)用或跨機(jī)構(gòu)領(lǐng)用的，需由領(lǐng)用單位指定專人領(lǐng)取，領(lǐng)取時(shí)核對(duì)物品數(shù)量與規(guī)格，確認(rèn)無誤后簽字確認(rèn)；管理員及時(shí)更新庫存臺(tái)賬，確保庫存信息與實(shí)際領(lǐng)用情況同步。4.4庫存核查與盤點(diǎn)流程：管理員每日開展庫存動(dòng)態(tài)核查，重點(diǎn)核查核心辦公用品庫存余量、物品擺放情況、是否存在過期或破損物品等，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決庫存問題；每月開展一次月度庫存盤點(diǎn)，核對(duì)庫存臺(tái)賬與實(shí)際庫存情況，形成《月度庫存盤點(diǎn)表》，對(duì)于盤盈、盤虧情況，查明原因并及時(shí)上報(bào)管理辦公室處理；每年12月底開展年度全面庫存盤點(diǎn)，全面核查所有辦公用品的庫存情況、領(lǐng)用登記臺(tái)賬完整性、成本控制情況等，形成《年度辦公用品領(lǐng)用登記與庫存管理報(bào)告》，提交工作小組審核。4.5交接與離職領(lǐng)用物品處理流程：員工因崗位調(diào)動(dòng)或離職時(shí)，需辦理辦公用品交接或歸還手續(xù)；調(diào)動(dòng)員工需將個(gè)人領(lǐng)用的辦公用品清單提交本部門管理員，辦理交接登記，明確后續(xù)保管責(zé)任人；離職員工需將個(gè)人領(lǐng)用的辦公用品（尤其是貴重物品如U盤、計(jì)算器等）歸還管理員，管理員核對(duì)領(lǐng)用登記臺(tái)賬，確認(rèn)物品完好歸還后，填寫《離職員工辦公用品歸還確認(rèn)單》，作為離職手續(xù)辦理的必要依據(jù)；未按要求歸還或造成辦公用品損壞的，按公司相關(guān)規(guī)定處理。4.6應(yīng)急處置流程：發(fā)現(xiàn)辦公用品存在質(zhì)量問題（如劣質(zhì)紙張、無法使用的耗材等）時(shí)，領(lǐng)用人需及時(shí)向管理員反饋，管理員核實(shí)情況后，填寫《辦公用品質(zhì)量問題反饋單》，提交行政后勤部門處理；行政后勤部門牽頭與供應(yīng)商協(xié)商退換貨事宜，及時(shí)更換合格物品，并更新相關(guān)臺(tái)賬；發(fā)生辦公用品丟失、被盜或大量浪費(fèi)等情況時(shí)，相關(guān)部門或個(gè)人需及時(shí)向管理辦公室上報(bào)，管理辦公室組織調(diào)查核實(shí)，查明原因后按公司相關(guān)規(guī)定處理；涉及醫(yī)療類勞保用品質(zhì)量問題或違規(guī)使用的，需同步向醫(yī)療質(zhì)量管理部門上報(bào)，確保處置符合醫(yī)療規(guī)范要求。第五章監(jiān)督檢查與考核評(píng)價(jià)5.1監(jiān)督檢查機(jī)制：建立“日常自查、月度抽查、年度考核”相結(jié)合的監(jiān)督體系。各部門及口腔機(jī)構(gòu)每日開展自查，核對(duì)本單位領(lǐng)用登記臺(tái)賬完整性、辦公用品使用規(guī)范性，及時(shí)整改問題；管理辦公室每周開展日常巡查，重點(diǎn)核查領(lǐng)用登記流程落實(shí)、庫存管理規(guī)范、臺(tái)賬信息準(zhǔn)確性等情況；每月聯(lián)合財(cái)務(wù)部門開展專項(xiàng)抽查，重點(diǎn)核查領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行、成本控制、采購與領(lǐng)用銜接等情況；工作小組每年組織開展全面考核，評(píng)估辦公用品領(lǐng)用登記管理體系的適用性與有效性。5.2考核評(píng)價(jià)體系：將辦公用品領(lǐng)用登記管理工作納入各部門及相關(guān)管理人員的績效考核，考核指標(biāo)包括領(lǐng)用登記完整率、庫存管理規(guī)范率、采購計(jì)劃匹配率、辦公成本控制成效、節(jié)約使用落實(shí)情況、員工領(lǐng)用滿意度等?？己藢?shí)行“月度考核、年度總評(píng)”的方式，月度考核結(jié)果與部門績效工資掛鉤，年度總評(píng)結(jié)果作為部門評(píng)優(yōu)、個(gè)人晉升的重要依據(jù)；對(duì)兼職辦公用品管理員的考核，重點(diǎn)評(píng)估其臺(tái)賬管理準(zhǔn)確性、領(lǐng)用服務(wù)效率及配合統(tǒng)籌管理工作的成效。5.3培訓(xùn)與引導(dǎo)機(jī)制：建立常態(tài)化培訓(xùn)引導(dǎo)機(jī)制，行政后勤部門每季度組織開展一次辦公用品領(lǐng)用登記管理專項(xiàng)培訓(xùn)，內(nèi)容包括制度規(guī)范、領(lǐng)用流程、庫存管理、節(jié)約使用技巧等；新員工入職培訓(xùn)中加入辦公用品領(lǐng)用登記相關(guān)內(nèi)容，確保新員工掌握規(guī)范要求；定期通過公司內(nèi)部公告、會(huì)議等形式，宣傳節(jié)約使用辦公用品的理念與方法，推廣綠色辦公經(jīng)驗(yàn)，營造節(jié)約辦公的良好氛圍。5.4獎(jiǎng)懲機(jī)制：對(duì)辦公用品領(lǐng)用登記管理工作表現(xiàn)突出的部門及個(gè)人，如嚴(yán)格執(zhí)行領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)、辦公